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Modificar reportes para otras audiencias

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir distintas formas de modificar los reportes.
  • Adaptar los reportes a los distintos usuarios.
  • Modificar un reporte con filtros permanentes.
  • Modificar un reporte sobre la marcha.

Modificar reportes y tableros para otras audiencias

Los representantes de ventas no son los únicos usuarios que desean saber cómo funciona todo en Ursa Major. Los ejecutivos de la compañía también necesitan datos. Sin embargo, están centrados en otros aspectos además de unos cuantos representantes de ventas y negociaciones. Desean saber qué está ocurriendo en toda la compañía.

Ursa Major tiene un departamento de ventas de grandes dimensiones y activo con numerosos responsables. Maria sabe que va suponer un ahorro de tiempo el hecho de que los ejecutivos de Ursa Major puedan buscar en los datos recopilados de todos los representantes de ventas. Ahora que tiene varios reportes configurados para los responsables de ventas, va a crear unos cuantos reportes adicionales mediante un método sencillo.

La forma más fácil de hacerlo todo

¿Cuál es forma más fácil de realizar cualquier acción? Use algo que ya tenga y haga unas ligeras variaciones. Probablemente ya ha observado cómo hemos convertido un solo reporte en tres reportes en la unidad anterior. La reutilización del trabajo es eficiente y Salesforce permite cambiar los reportes mediante distintos métodos. Vamos a revisar algunos de los cambios que ya ha probado.

Modificaciones permanentes

  • Aplicar filtros nuevos. Los filtros determinan la cantidad de datos que se van a incluir en el reporte. Puede limitar los datos incluidos en el reporte mediante un filtro restrictivo, como el establecimiento del intervalo de fechas para el reporte en La semana pasada. O bien, puede ampliar los datos, como cuando opta por mostrar las oportunidades con cualquier estado. Haga clic en el botón Agregar para crear una prueba lógica, como incluir solo los registros con un importe superior a 10.000 $.
  • Cambiar el modo de agrupación de la información. Es más fácil ver determinada información si se recopila y muestra como un grupo. Por ejemplo, es posible que desee ordenar el grupo por propietario de la oportunidad para revisar el progreso del propietario o bien por tipo para comprobar si el negocio programado es estratégico.
  • Cambiar qué información se resume. La acción de resumen realiza cálculos en los datos numéricos. Por ejemplo, es posible que desee calcular el valor total de las oportunidades abiertas mediante Suma. O bien, es posible que desee determinar el volumen medio de las negociaciones mediante Media.
  • Crear fórmulas. Puede procesar los datos con fórmulas. Por ejemplo, determine la antigüedad media de las oportunidades de un representante determinado mediante la agrupación por representante. A continuación, cree una fórmula para mostrar la antigüedad media de las negociaciones del representante.

Modificaciones temporales

Usted u otros usuarios individuales pueden modificar los reportes mientras los visualizan mediante dos métodos.

  • Ordenar columnas. Haga clic en un encabezado de columna para cambiar el orden de clasificación de los datos en función del contenido de la columna.
  • Aplicar filtros temporales. Para restringir los datos de un reporte, abra el panel de filtro. Este filtro temporal cambia la visualización, pero no cambia los datos incluidos en el reporte.

Modificaciones automáticas.

Los datos que puede ver cada usuario dependen de su perfil, permisos, configuración de colaboración y posición en la jerarquía de usuarios. Como administrador, al ejecutar el reporte de oportunidades en curso, puede ver todos los datos de su organización. Sin embargo, cuando un representante de ventas ejecuta el mismo reporte, las únicas oportunidades que se muestran en el reporte son aquellas para las que el representante tiene permiso de visualización.

La práctica garantiza la perfección

Maria va a hacer algunos ajustes rápidos y fáciles en sus reportes existentes para ampliarlos con el fin de proporcionar la perspectiva global que necesitan los ejecutivos.

Modificar permanentemente el volumen de negocio cerrado anual hasta la fecha

Esta tarea es fácil dado que Maria ya ha creado una versión de un reporte de volumen de negocio cerrado. Lo mismo ocurre en su caso si ha completado el reto de la unidad anterior. No obstante, en este reporte se resumía todo el volumen de negocio del año anterior. Uno de los ejecutivos de Maria ha solicitado un reporte que le ayude a hacer un seguimiento de los resultados de la compañía en relación con el incremento de ventas a los clientes por actualizaciones. Solo desea ver las actualizaciones cerradas en el último mes.

  1. Busque y ejecute el reporte de volumen de negocio cerrado anual hasta la fecha.
    1. Haga clic en la ficha Reportes.
    2. Seleccione el reporte de volumen de negocio cerrado anual hasta la fecha.
    3. Haga clic en Modificar.
  2. Desde FILTROS, actualice el intervalo del filtro de fecha a Último mes. Haga clic en Aplicar.
  3. Filtre por un solo tipo de cliente.
    1. Desde la búsqueda Agregar filtro..., seleccione Tipo.
    2. Deje igual a como el Operador.
    3. Desde Valores, seleccione Cliente existente - Actualización.
    4. Haga clic en Aplicar.
  4. Filtro para clientes existentes
  5. Haga clic en Guardar como y guarde el reporte como un nuevo reporte llamado Actualizaciones (último mes).

Filtrar reporte de actualizaciones (último mes) sobre la marcha

Si no ha cerrado ninguna oportunidad últimamente, el nuevo reporte de actualizaciones (último mes) no mostrará ningún dato al ejecutarlo. Es posible que se pregunte cuándo fue la última vez que su compañía completó una actualización.

  1. Busque y ejecute el reporte de actualizaciones (último mes).
  2. Haga clic en Icono de filtro.
  3. En el panel de filtro, haga clic en el filtro Fecha de cierre.
  4. Cambie Intervalo a 2 años fiscales anteriores. Panel de filtro temporal
  5. Haga clic en Aplicar.

Recursos

Use estos recursos para obtener más información acerca de los reportes y tableros.