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Información general sobre reportes y tableros para responsables de ventas

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir cómo los reportes y tableros son de utilidad para su compañía.
  • Configurar un nuevo reporte personalizado desde el principio.
  • Modificar los reportes existentes para adaptarlos a las nuevas necesidades.

Por qué son útiles los reportes y tableros

El personal de Ursa Major Solar tiene todo tipo de preguntas sobre su negocio. Los ejecutivos de la compañía desean conocer la perspectiva global. Los responsables desean conocer el desempeño de sus equipos. Además, los representantes pueden trabajar mejor en las negociaciones más productivas si saben dónde concentrar los esfuerzos.

¿Le resulta familiar? Al planificar la implementación de Salesforce para Ursa Major, la administradora de Salesforce Maria Jimenez recopiló una lista de preguntas a las que los ejecutivos, responsables y representantes de ventas responden con frecuencia. ¿Cuál es el volumen de ventas de la compañía? ¿Están los representantes haciendo lo suficiente para cerrar más negociaciones? ¿Aumentarán las ventas el próximo mes? Ahora se está preparando para abordar las respuestas.

De forma conjunta, los reportes y tableros ayudan a los equipos de ventas a recopilar y procesar los datos para responder a estas preguntas. Maria revisa los datos de su compañía con algunos reportes personalizados para cada tipo de usuario. Ha considerado la posibilidad de descargar paquetes de reportes y tableros de Salesforce AppExchange y es posible que lo haga en el futuro. Sin embargo, ha completado el módulo Reportes y tableros de Lightning Experience y está familiarizada con el generador de reportes. Además, Maria sabe que Salesforce facilita la configuración de reportes y tableros. Ahora va a practicar sus habilidades con algunos reportes y tableros básicos.

Le recomendamos que haga como Maria y complete Reportes y tableros de Lightning Experience antes de avanzar en este módulo. Es importante que comprenda cómo se crean, guardan y comparten los reportes en Salesforce, y cómo usar el generador de reportes.

En este módulo pondrá en práctica sus conocimientos para crear un conjunto de reportes para ejecutivos, responsables y representantes de ventas. Al final, puede aplicar lo que ha aprendido para crear y modificar reportes, y configurar tableros.

Reportes para responsables

Los responsables de la compañía dependen en gran medida de Salesforce. Desean conocer el desempeño de los representantes y poder comunicar a sus superiores qué está ocurriendo.

Maria ha decidido empezar a crear reportes para los responsables de ventas directos. Cumplir los requisitos establecidos para los datos es fundamental para el éxito de la implementación de Salesforce. Los responsables de Ursa Major desean saber qué volumen de negocio se está logrando y qué hay en las oportunidades en curso de cada representante. Además, conviene conocer el desempeño de cada representante en negociaciones anteriores. Asimismo, Maria piensa que puede crear un reporte y configurar distintas secciones de resumen, filtros de datos y fórmulas para crear poder crear tres reportes adicionales. Es como tener tres reportes en uno, lo que puede facilitar mucho el trabajo. ¿A quién no le gusta lo fácil?

Más adelante, ella puede modificar los reportes para que sean de más utilidad para otras partes interesadas, como los ejecutivos y los representantes de ventas. Una vez que complete los reportes, va a crear un tablero que permita a los responsables de Ursa Major ver los resultados de estos tres equipos de un vistazo.

Pero, lo primero es lo primero.

Crear un reporte de oportunidades básico

Lo primero que Maria debe hacer es configurar un reporte básico sencillo en el que se muestren todas las oportunidades creadas en la organización de Salesforce de Ursa Major. Este reporte se crea en tan solo unos segundos.

  1. Haga clic en la ficha Reportes.
  2. Haga clic en Nuevo reporte.
  3. En la lista Seleccionar tipo de registro, seleccione Oportunidades, luego haga clic en Continuar. Tipo de reporte basado en el objeto Oportunidad
  4. Haga clic en Crear.

Maria podría agregar algunos filtros, fórmulas, niveles de resumen y otros elementos ahora. Sin embargo, su plan es usar este reporte básico como punto de partida para otros informes. Por lo tanto, va guardarlo tal como está.

  1. Haga clic en Guardar.
    1. Nombre del reporte: Oportunidades en curso
    2. Descripción del reporte: Todas las oportunidades de Salesforce
    3. Carpeta de reportes: Reportes públicos
    Cuadro de diálogo Guardar reporte.
  2. Haga clic en Guardar.

La organización de Salesforce de Maria aún no tiene muchos datos y su reporte será bastante breve. Cuantas más oportunidades creen los representantes de Ursa Major, más datos tendrá ella para generar cada reporte.

De forma predeterminada, el intervalo de fechas del reporte está establecido para mostrar solo los datos de trimestre fiscal actual. Si es como Maria y no tiene ninguna oportunidad cerrada en el trimestre fiscal actual, su reporte también estará en blanco.

Nota

Nota

¿Quién no ha deseado ser rico alguna vez? Esta es la gran oportunidad de los Trailblazers. Si está siguiendo el proceso en su organización de Developer Edition y creando los reportes con Maria, observará pronto que los datos de su organización no son ideales para probar nuestros reportes con intervalos de fechas, como El mes pasado o incluso Este año.

Puede solucionar este problema y parecerse a un millonario en ciernes si configura unas cuantas oportunidades ficticias en la organización de DE. Solo tiene que ir a la ficha Oportunidades, hacer clic en Nueva y salir a divertirse. No se olvide de agregar unos cuantos productos. O unos cuantos miles de productos. Cuantos más agregue, más rico parecerá.

Adelante, inténtelo. Esperaremos un poco hasta que se convierta en un millonario ficticio. Pero, por favor, no tarde mucho. La música del ascensor nos está volviendo locos.

Ahora que el reporte básico de Maria está listo, va a usarlo para generar una serie de reportes más útiles para su compañía, empezando por unos cuantos reportes que han solicitado los responsables de ventas.

Reporte de oportunidades en curso por representante

En la oportunidad en curso se muestra a los representantes y sus responsables en qué negociaciones están trabajando actualmente. Si los responsables comprenden lo que implica la oportunidad en curso, pueden tomar mejores decisiones en relación con la asignación de recursos y predecir mejor los futuros ingresos.

Los responsables de Maria desean poder ver qué tiene cada representante en la oportunidad en curso. Para obtener estos datos, Maria va a empezar por el reporte básico de oportunidades en curso y va a modificarlo para mostrar lo que está haciendo cada representante.

  1. Busque y ejecute el reporte de oportunidades en curso.
    1. Haga clic en la ficha Reportes.
    2. Seleccione el reporte de oportunidades en curso.
    3. Haga clic en Modificar.
  2. Para establecer el ámbito del reporte utilizando los filtros estándar, haga clic en FILTROS.Filtros estándar
    1. En el panel Filtros, establezca Estado de oportunidad en Abierta. Haga clic en Aplicar.
    2. Para Fecha de cierre, establezca el Intervalo como Siempre. Haga clic en Aplicar.
  3. Para personalizar las columnas como se requiere, haga clic en DETALLAR.
    1. Utilizando la búsqueda Agregar columna..., agregue estas columnas:
      • Tipo
      • Origen del prospecto
      • Siguientes pasos
      • Periodo fiscal
      • Edad
      • Fecha de creación
      • Función del propietario
    2. Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los siguientes encabezados de columna:
      • Propietario de la oportunidad
      • Nombre de la cuenta
    3. Desde la lista Columnas, arrastre Propietario de oportunidad y Nombre de cuenta y suéltelos justo encima de la columna Nombre de oportunidad.
    4. En el panel Campos, arrastre el campo Duración de la etapa al panel de vista previa y suéltelo a la derecha de la columna Etapa.
  4. Para agrupar filas por Propietario de oportunidad, seleccione Propietario de oportunidad desde la búsqueda Agregar grupo....
  5. Agregar un campo de resumen. Desde el encabezado de columna Importe en el panel de vista previa, haga clic en el botón de flecha y haga clic en Resumir | Suma.
  6. Guarde una copia del reporte como Oportunidad en curso por representante (de modo que no se pierda el reporte Oportunidades en curso original).
    1. Haga clic en Ejecutar reporte.
    2. Haga clic en el botón Acción (flecha hacia abajo) en la parte superior, seleccione Guardar como, y luego complete los detalles de Guardar reporte.
      • Nombre del reporte: Reporte de oportunidades en curso por representante
      • Haga clic en Seleccionar carpeta | Reportes públicos | Seleccionar reportes público.
    3. Haga clic en Crear.

Ahora tiene un reporte en el que las oportunidades de la compañía están organizadas según sus representantes propietarios y en el que se muestra en qué medida cada cuenta puede ser valiosa.

Reporte de porcentaje de ganancia de representantes de ventas

Maria está teniendo una buena racha. Además, sus responsables desean saber qué representantes tienen más probabilidades de cerrar negociaciones. Para ayudarles, les va a proporcionar información sobre qué representantes tienen los porcentajes de ganancia más altos. Podría empezar por el reporte de oportunidades en curso. Sin embargo, el reporte de oportunidades en curso por representante se parece más a lo que necesita. Por lo tanto, va a modificar este reporte.

  1. Para ver las oportunidades cerradas por cada representante de ventas, modifique el reporte de oportunidades en curso por representante.
    1. Haga clic en la ficha Reportes.
    2. Haga clic en el botón Acción (flecha hacia abajo) junto al reporte Oportunidades en curso por representante y, a continuación, seleccione Modificar.
    3. En el panel FILTROS, haga clic en el filtro estándar Estado de oportunidad, seleccione Cerrado, y haga clic en Aplicar.
  2. Desde DETALLAR, elimine la columna Importe buscándola en la lista Columnas y haciendo clic en X.
  3. Para mostrar los porcentajes de ganancia por representante de ventas, agregue una columna fórmula de resumen.
    1. Desde la lista Columnas, haga clic en la flecha más acciones (apuntando hacia abajo) y luego haga clic en Agregar columna de fórmula de resumen. A continuación, haga clic en Cambiar a editor completo.
      • Nombre de la columna: Porcentaje de ganancia
      • Descripción: Proporción de oportunidades ganadas para su conversión en oportunidades cerradas.
      • Formato: Porcentaje
      • Número de decimales: 2
      • ¿Dónde se debería aplicar esta fórmula? Todos los niveles de resumen
      • Desde CAMPOS, seleccione Ganada y haga clic en Insertar>. Verifique que WON:SUM está insertada en el campo Fórmula.
      • Haga clic o escriba /.
      • Desde CAMPOS, seleccione Cerrada y haga clic en Insertar>. Verifique que CLOSED:SUM está insertada en el campo Fórmula.
      • Compruebe si la fórmula se muestra como WON:SUM / CLOSED:SUM.
      • Haga clic en Comprobar sintaxis. Si es válida, continúe. Si no, solucione la fórmula.
      • Haga clic en Aceptar.
      Fórmula de porcentaje de ganancia.
    2. En el panel Vista previa, haga clic en el conmutador Filas de detalles para ocultar detalles. Ocultar detalles en el panel de vista previa
  4. Haga clic en la flecha Más acciones (orientada hacia abajo) junto a Guardar y seleccione Guardar como. Guarde el reporte como un nuevo reporte denominado Porcentaje de ganancia por representante de ventas.
  5. Haga clic en Ejecutar.

El reporte debería tener un aspecto parecido a éste.

Vista previa del reporte de porcentajes de ganancia por representante de ventas

Maria solo ha tardado unos minutos en crear un par de reportes que les van a gustar mucho a los responsables. Si hubiera un reporte de porcentaje de ganancia para crear los mejores reportes, ella ocuparía el primer puesto.