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Configurar plantillas de presupuestos y realizar seguimiento de contratos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Explicar cómo ayudan las plantilla los representantes de ventas a preparar de forma eficiente presupuestos para clientes.
  • Configurar plantillas de presupuestos.
  • Crear contratos.

Fundamentos de Presupuestos

Cuando sus representantes de ventas trabajan en sus negociaciones, preparan presupuestos para clientes. Los presupuestos muestran a sus clientes los precios de los productos y servicios que ofrece su compañía.

Sus representantes tienen la flexibilidad para crear un conjunto de presupuestos que muestran diferentes combinaciones de productos, descuentos y cantidades. De ese modo, sus clientes pueden comparar precios.

No obstante, lo primero es lo primero. Nuestro administrador de Salesforce, María, activa Presupuestos. A continuación se describe el proceso.

Activar Presupuestos

  1. En Configuración, María ingresa Presupuesto en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Ajustes de presupuestos.
  2. A continuación selecciona Activar.Activar Presupuestos desde Configuración
  3. María selecciona el formato de página en el que desea que aparezca la lista relacionada Presupuestos y luego guarda su trabajo.Seleccionar formatos de página en que desea que aparezcan presupuestos

Nuestro representante de ventas, Lance, continúa trabajando en una oportunidad. Establece el estado de la oportunidad como Propuesta / Precio del presupuesto. Ahora está preparado para obtener un presupuesto para su cliente en Dickenson PLC. Veamos cómo prepara el presupuesto.

Crear un presupuesto

Lance está en la etapa de propuesta en su oportunidad, desde la que crea su presupuesto.
  1. Desde la oportunidad, inicia un nuevo presupuesto.

    Crear un presupuesto desde la lista relacionada Presupuestos

  2. Ingresa detalles específicos para el presupuesto.

    Nuevos detalles del presupuesto

  3. Lance guarda su trabajo y a continuación aparece el nuevo presupuesto.

    Nuevo presupuesto aparece en la lista relacionada Presupuestos

    En este punto, selecciona el presupuesto y ve que el producto de la oportunidad aparece como una partida. Lance puede agregar otros productos como partidas si lo desea.

    Producto aparece como una Partida de presupuesto

    Ha terminado por ahora, pero puede elegir más adelante agregar más partidas al presupuesto.

  4. Lance planifica enviar múltiples presupuestos a su cliente. Tras acordar, él y su cliente, un presupuesto específico, Lance está listo para sincronizar el presupuesto. Cuando sincroniza el presupuesto, sus partidas aparecen como los productos de la oportunidad. De ese modo, Lance no se arriesga a tener discrepancias entre las partidas en su presupuesto y los productos en su oportunidad.

    Sincronizar partidas de presupuesto con productos en oportunidades

Preparar presupuestos para la entrega a clientes

Obtuvimos información acerca de cómo los representantes crean presupuestos. Ahora es tiempo de ver lo que sucede con esos presupuestos más adelante. ¡Esto le implica, así que siga leyendo!

Sus representantes de ventas genera archivos PDF para los presupuestos que envían a sus clientes. Salesforce incluye una plantilla estándar, pero a veces sus representantes desean generar archivos PDF de presupuestos con detalles diferentes.

Un ejemplo de esto, los representantes en Ursa Major. Desean excluir el campo Impuesto cuando proporcionan presupuestos a clientes para planes de servicio. Por lo que su administradora, María, crea una plantilla para ellos. A continuación se describe el proceso.

Crear una plantilla de presupuesto

  1. En Configuración, María ingresa Plantillas en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Plantillas de presupuestos.

    Acceder a plantillas de presupuestos desde Configuración

  2. María crea una plantilla. A continuación, le asigna un nombre y la guarda.

    Nombre para nueva plantilla

  3. María a continuación se desplaza a la sección Totales y elimina el campo Impuestos.
  4. A continuación guarda su trabajo. María está lista para lanzar la plantilla para sus representantes, de modo que la activa.

    Activar vínculo a plantilla de presupuesto

Cómo generan los representantes de ventas salidas de PDF para Presupuestos

  1. Desde un presupuesto, los representantes de María hacen clic en Crear PDF.

    Seleccionar una plantilla de presupuesto

  2. A continuación, sus representantes seleccionan la plantilla de su elección.
  3. Los representantes crean a continuación el archivo PDF. ¿Y ven? ¡Ningún impuesto sobre ventas!

    Salida de PDF sin Impuestos sobre ventas

  4. A continuación, los representantes guardan los archivos PDF en sus registros de presupuestos, donde pueden acceder a los archivos PDF y enviarlos a sus clientes.

    Archivo PDF de salida accesible desde registro de presupuesto

Fundamentos de contratos

Cuando un cliente decide qué productos o servicios comprar, su representante entrega un contrato que documenta los precios y las condiciones que aceptan ambas partes. Muchas de las compañías utilizan contratos para establecer las condiciones para hacer negocios con otras compañías.

Salesforce ayuda sus representantes a crear, seguir y gestionar los contratos que entregan para sus cuentas y oportunidades. Los representantes realizan un seguimiento de contratos a través del proceso de aprobación de su compañía. Además, pueden utilizar alertas de flujo de trabajo para recordarles acerca de renovaciones de contratos.

Configurar contratos para aparecer en detalles de oportunidad

Los representantes de ventas de María desean ver contratos en sus oportunidades. Por lo que utiliza accesibilidad de campo y seguridad a nivel de campo (no formatos de página) para incluir un contrato en detalles de oportunidad.
  1. Desde Configuración, María hace clic en Gestor de objetos en la parte superior de la página. Selecciona el objeto Oportunidad y hace clic en Contrato en el área de campos. A continuación, hace clic en Establecer seguridad a nivel de campo.

    Establecer seguridad a nivel de campo para ver contratos desde oportunidades

  2. Selecciona Visible para cada perfil donde desea que aparezca la lista relacionada Contratos y luego guarda sus cambios.

    Establecer seguridad a nivel de campo para agregar contratos a detalles de oportunidades

  3. María hace clic en Ver accesibilidad de campo.
  4. Para uno de los perfiles para el que María desea que los contratos estén disponibles, hace clic en Oculto.

    Personalizar acceso de campo en oportunidades

  5. María selecciona Visible bajo Formato de página.

    Acceso de campo establecido como Visible

  6. A continuación guarda sus cambios. Los perfiles están ahora marcados como Modificables.

    Perfiles marcados como modificables.

  7. Para verificar que sus cambios entraron en vigor, María crea una oportunidad y le agrega un contrato.

    Agregar Contrato a Nueva oportunidad

    Tras guardar la nueva oportunidad, ve el contrato relacionado con ella en detalles de oportunidad.

    Contratos relacionados en la ficha Detalles.

Cómo crean los representantes contratos y los relacionan con oportunidades

Ahora que María configura contactos para aparecer en detalles de oportunidades, veamos cómo su representante de ventas, Lance, crea contratos y los relaciona con estas oportunidades.

Crear un contrato

  1. Desde el Iniciador de aplicación, Lance busca Contratos y la selecciona desde la lista Elementos.

    Contratos desde el Iniciador de aplicación

  2. A continuación, haga clic en Nuevo.

    Hacer clic en Nuevo

  3. Lance ingresa detalles específicos de este contrato. A continuación, guarda su trabajo.

    Nuevos detalles del contrato

    Lance ve el nuevo contrato.

    Aparece Nuevo contrato

    Además, aparece automáticamente en la lista relacionada Contratos en la cuenta Dickenson PLC.

    Nuevo contrato aparece en la cuenta

Relacionar un contrato con una oportunidad

  1. Lance abre una oportunidad para Dickenson PLC que desea relacionar con un contrato.
  2. Hace clic en Detalles.

    Detalles de oportunidad

  3. A continuación, Lance selecciona un contrato de una lista que s específica de la cuenta Dickenson PLC.
  4. Guarda su trabajo, y ve el contrato relacionado con su oportunidad.

    Contacto aparece en Oportunidad

María puso sus representantes de ventas en el buen camino para la venta de productos desde una lista de precios que creó. ¿Recuerda cómo esos precios eran más bajos que los valores de lista estándar?

A continuación, María activó Presupuestos, de modo que sus representantes pueden proporcionar presupuestos a sus clientes. Cuando sus representantes y sus clientes aceptan presupuestos específicos, sus representantes pueden a continuación sincronizar las partidas de presupuestos con los productos de la oportunidad.

Y finalmente, configura contratos para aparecer en detalles de oportunidad; útil para proporcionar a los representantes un acceso rápido a contratos relacionados con sus oportunidades.

Recursos

Utilice estos recursos para obtener información acerca de presupuestos, plantillas de presupuestos y contratos.