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Trabajar de forma más inteligente en Calendario y Eventos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Identificar las funciones de calendario que ayudan sus representantes a trabajar con mayor eficiencia a través del proceso de ventas.
  • Personalizar la configuración de calendario más útil para sus representantes.
  • Comprender cómo se puede utilizar el calendario con objetos de Salesforce para ayudar los representantes a vender de forma más inteligente.

Trabajar de forma más inteligente en Calendario y Eventos

Fuera de Salesforce, los calendarios y eventos son funciones sencillas. Puede ser incluso algo aburridas si somos honestos. Pero en Salesforce, los calendarios y eventos pueden hacer mucho para ayudar los empleados a alcanzar sus objetivos de negocio. Además, pueden ayudar sus equipos a colaborar de forma más efectiva que cualquier otra herramienta de calendario estándar. Echemos un vistazo a las formas en que puede ayudar sus representantes a trabajar de forma más inteligente en vez de más dura en calendarios y eventos.

Ayudar los representantes a personalizar sus calendarios

Los representantes de ventas pueden utilizar calendarios de objetos para mostrar hilos relacionados con registros específicos, como oportunidades y tareas. Por ejemplo, Lance tiene algunas oportunidades importantes para cerrar este mes. Desea asegurarse de que está completando tareas para esas oportunidades a tiempo y priorizando sus clientes de forma efectiva. Lance crea un calendario de objetos para mostrar las fechas de todas sus próximas oportunidades basándose en sus fechas de cierre.

Ventana Modificar calendario de objetos, mostrando el filtro Todas las oportunidades aplicado.

Crear vistas de lista de eventos personalizadas

La administrador Maria puede ayudar sus representantes a personalizar sus calendarios creando vistas de lista y objetos personalizados en que pueden basar sus calendarios de objetos. Los representantes como Erin y Lance pueden utilizar vistas de listas para ver más eventos indicados en una sola vista para ayudarles a planificar sus días o revisar eventos pasados. Además, pueden crear vistas de lista personalizadas para revisar eventos basándose en contactos, prospectos y otros puntos de datos.

Existen varias vistas de lista predefinidas que son útiles para representantes y no requieren ningún cambio:
  • Mis eventos recientes
  • Los eventos recientes de mi equipo
  • Los próximos eventos de mi equipo
  • Mis próximos eventos
  • Nuevo esta semana
  • Visto recientemente
  • Agenda de hoy

Los representantes pueden ajustar qué campos aparecen en (la mayoría de) estas vistas de lista o utilizarlos como puntos de inicio para personalizar vistas de lista que se centran en los datos más importantes para ellos.

Para facilitar las cosas para sus representantes, Maria también creó una vista de lista personalizada para que la utilicen sus representantes.

Ventana Nueva vista de lista.

Personalizar y combinar vistas de calendario

Los representantes pueden agregar calendarios, calendarios públicos, listas de usuarios y más para determinar lo que ven en sus calendarios. A continuación pueden ajustar su vista para profundizar más. También pueden utilizar la vista de disponibilidad con listas de usuario para encontrar una hora para programar entre miembros del equipo. Puede personalizar el formato de evento compacto para tarjetas de vista previa de eventos de modo que sus representantes vean los campos de eventos que más les importan.

Para hacer que la visualización de programaciones sea más rápida y sencilla, los calendarios de lista de usuarios pueden combinarse con vistas de disponibilidad. Echemos un vistazo a cómo puede esta combinación ayudar a Lance y Erin. Comparten clientes más grandes para dispersar la carga de trabajo. Además, junto con otros miembros de su equipo de ventas clave, comparten responsabilidades como evaluaciones in situ para clientes posibles y actuales. Estas evaluaciones requieren al menos medio día de disponibilidad para programar ya que Lance y Erin dejarán la oficina y dejarán de estar disponibles para otros clientes.

Howard, el asistente administrativo del equipo, a menudo programa evaluaciones in situ. Además de Lance o Erin, se requieren dos técnicos de placas solares y su furgoneta de equipo para estas evaluaciones. Howard necesita una forma más rápida de agregar el calendario de cada uno a su vista de modo que pueda averiguar cuándo cada uno está libre en el mismo día mientras que tiene clientes esperando al teléfono. Maria lo hace realidad configurando listas de usuarios y agregando calendarios de lista de usuario para acelerar el proceso de programación de Howard.

Recibir experiencia práctica con Calendario

A continuación, le mostramos los pasos que realizó Maria para personalizar parámetros en el Calendario de Salesforce. No existe un reto práctico en este módulo, pero si desea seguir y probar los pasos, aquí le mostramos cómo iniciar su Trailhead Playground. En primer lugar, asegúrese de que inició sesión en Trailhead. A continuación, haga clic en su avatar de usuario de la esquina superior derecha de esta página y seleccione Organizaciones de prácticas desde el menú desplegable. Haga clic en el nombre de usuario para iniciar su organización. ¿Desea crear una nueva organización? Consulte el módulo Gestión de Trailhead Playground para aprender cómo hacerlo.

Activar calendarios de lista de usuario

Ahora, veamos cómo trabaja Maria con ajustes de calendario para facilitar la programación a Howard.

  1. En Configuración, ingrese Usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Usuarios.
  2. Seleccione Crear nueva vista.
  3. Complete todos los campos requeridos y haga la lista visible para los usuarios necesarios. Luego, haga clic en Guardar.
    Nota

    Nota

    Agregue filtros para eliminar usuarios predeterminados como plataforma y proceso automatizado de esta vista de lista ya que será visible para todos los usuarios.

  4. Desde Configuración, ingrese Actividad en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración de actividad.
  5. Seleccione Agregar listas de usuarios a vistas de calendario en Lightning Experience. A continuación haga clic en Enviar.
Página Configuración de actividad en Configuración.

Ahora, cuando los representantes seleccionan la opción Agregar calendarios en la sección Otros calendarios del panel lateral Calendario, verán listas de usuarios como una opción en el cuadro de diálogo Agregar calendarios.

Ventana Agregar calendarios mostrando la selección de la lista de usuarios.

Cuando los usuarios agregan una lista de usuarios, todos los usuarios en esa lista aparecen en su sección Calendarios de Chatter. Pueden activar o desactivar la lista, dependiendo de sus necesidades de programación. Entonces, cuando Howard agrega la lista de usuarios que incluye los calendarios de Erin y Lance, puede rápidamente programar una evaluación para un cliente mientras están al teléfono, manteniendo el proceso de ventas en marcha.

Panel lateral Calendario mostrando una lista de usuarios denominada Evaluaciones in situ.

Para asegurarse de que sus representantes obtienen el máximo provecho de calendarios de lista de usuarios, Maria se asegura de que saben acerca de vista de disponibilidad. Los representantes pueden ver una vista de día con todos sus calendarios visibles en columnas para comparar fácilmente programas basándose en la disponibilidad de un cliente.

Página Calendario, mostrando vista de disponibilidad de múltiples calendarios de usuario para un día.

Ayudar los equipos a permanecer conectados con calendarios públicos

Algunos eventos están basados en equipos, incluyendo plazos, eventos clave, capacitación e interactuaciones. El gestor de ventas, Lincoln, desea que su equipo asista a una próxima exposición de energía verde donde probablemente encontrarán muchos nuevos clientes potenciales. También sabe de algunos otros seminarios sobre tecnología de energía solar a los que el equipo puede asistir. Pero Lincoln no desea aglomerar sus ya aglomerados programas y distraerlos de la venta. Solicita a Maria agregar un calendario público para su equipo de modo que pueda programar eventos como exposiciones y seminarios allí.

Así es como Maria configura calendarios públicos para los representantes de ventas de Lincoln, lo que hace que la programación para el equipo sea más sencilla y eficiente.

  1. En Configuración, ingrese Recursos y calendarios públicos en el cuadro Búsqueda rápida, luego seleccione Recursos y calendarios públicos.
  2. Cree un calendario público.
    • Haga clic en Nuevo, asigne un nombre al calendario, seleccione Activo, y guarde el calendario.
    • Haga clic en Compartir. Agregue los grupos públicos, las funciones o las personas con las que desea compartir el calendario.

Una vez que finaliza la configuración de calendarios públicos, Lincoln indica a sus representantes agregar su nuevo calendario público a su vista desde el área Otros calendarios en el panel lateral. Los representantes pueden ocultar calendarios públicos para despejar su vista cuando necesitan centrarse en otros eventos.

Sacar el máximo provecho de sus eventos

Una vez que sus calendarios están conectados y personalizados, Maria se asegura de que sus representantes de ventas tienen todo lo que necesitan para programar en sus formatos de eventos. Los representantes se benefician de ver asistentes, crear eventos recurrentes con series de eventos, recordatorios, recursos y acciones globales.

Si aún no lo tiene, revise las ventajas de sincronizar eventos entre Salesforce y Microsoft Outlook o Google Calendar utilizando Lightning Sync o Captura de actividad de Einstein. Los asistentes a eventos de Salesforce solo reciben invitaciones si su organización está configurada para sincronizar a través de uno de estos productos.

Esta es una lista de los campos de formato de evento estándar que debería considerar agregar. No dude en agregar otros o personalizar sus propios campos también.

  • Asistentes
  • Recordatorio establecido
  • Repetir
Ventana Nuevo evento, mostrando todos los campos de formato de evento disponibles.

Relacionar asistentes automáticamente

Otra forma de facilitar la programación para sus representantes es activando la función relacionar asistentes automáticamente. Lance y Erin a menudo crean eventos con clientes y desean asegurarse de que sus eventos aparecen en las noticias en tiempo real de Actividad en la página de registro del contacto. La función relacionar asistentes automáticamente permite a los representantes agregar asistentes a reuniones y tener el registro apropiado agregado automáticamente al campo Nombre. Así es como Maria activa esta función.
  1. Desde Configuración, ingrese Actividad en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración de actividad.
  2. Seleccione Relacionar asistentes automáticamente a eventos de usuarios en Lightning Experience y Permitir a los usuarios relacionar múltiples contactos a tareas y eventos.
  3. Haga clic en Guardar.

Configurar recursos

Si su compañía se apoya en diferentes herramientas para demostraciones de clientes u otros fines, puede catalogar esos elementos como recursos en Salesforce. De esta forma puede mantener un seguimiento de elementos y permitir a los usuarios comprobar recursos, como un sistema de biblioteca. Lance tiene una visita a domicilio para realizar un estudio sobre el terreno y necesita un furgón equipado con todas las herramientas y equipamientos para los técnicos con el fin de completar su evaluación. Así es como Maria configura recursos de modo que Lance y los otros representantes tienen todo lo que necesitan para demostrar productos o evaluar las necesidades de un cliente de forma efectiva.
  1. En Configuración, ingrese Recursos y calendarios públicos en el cuadro Búsqueda rápida, luego seleccione Recursos y calendarios públicos.
  2. Cree un recurso.
    • Haga clic en Nuevo, asigne un nombre al recurso, seleccione Activo, y guarde el recurso.
    • Haga clic en Compartir. Agregue los grupos públicos, las funciones o las personas que pueden reservar este recurso y verlo en sus calendarios.
Ahora, Lance y Erin puede automáticamente agregar un furgón al evento para su evaluación in situ de modo que todo lo que los técnicos tienen que hacer es recogerlo en el almacén.

Crear nuevos eventos desde cualquier lugar

La siguiente herramienta útil para los representantes es acciones globales. Configurar esto permite a los representantes crear rápidamente eventos desde oportunidades y otros objetos estándar en Salesforce. Digamos, por ejemplo, que Lance llega a una oportunidad con la que no se contactó en varios meses. Desea programar una reunión para realizar un seguimiento ya que las notas indican que el contacto estaba interesado en saber más. El uso de acciones globales para eventos permite a Lance y los otros representantes crear rápidamente eventos desde oportunidades y otros objetos estándar en Salesforce. De este modo, los representantes pueden mover oportunidades por el proceso de ventas aún más rápido. Así es como Maria configura esto.

  1. En Configuración, ingrese Acciones en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Acciones globales.
  2. Haga clic en Nueva acción.
  3. Seleccione Crear un registro como el Tipo de acción.
  4. Seleccione el Objeto de destino Evento.
  5. Seleccione cualquier etiqueta estándar o ingrese una etiqueta personalizada para la acción. Los usuarios ven esta etiqueta como el nombre de la acción.
  6. Personalice el formato de evento. Los usuarios solo verán este formato cuando creen eventos desde botones de acción rápida global.
Maria configura listas de usuario, recursos y calendarios públicos para mejorar la experiencia de calendario de sus representantes. A continuación mostró a sus representantes cómo personalizar sus vistas de lista de eventos y vistas de calendario, que les ayudó a ahorrar tiempo, priorizar su trabajo y colaborar con mayor facilidad. Maria también mejoró el formato de evento para asegurarse de que sus representantes tienen la información más importante para ellos.

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