Trabajar de forma más inteligente en Calendario y Eventos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Identificar las funciones de calendario que ayudan sus representantes a trabajar con mayor eficiencia a través del proceso de ventas.
- Personalizar la configuración de calendario más útil para sus representantes.
- Comprender cómo se puede utilizar el calendario con objetos de Salesforce para ayudar los representantes a vender de forma más inteligente.
Nota
¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Entre paréntesis se incluyen las traducciones a modo de referencia. En su instancia de Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración local a los Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés, y (3) copiar y pegar solo los valores en inglés. Siga las instrucciones que figuran aquí.
Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.
Trabajar de forma más inteligente en Calendario y Eventos
Fuera de Salesforce, los calendarios y eventos son funciones sencillas. Puede ser incluso algo aburridas si somos honestos. Pero en Salesforce, los calendarios y eventos pueden hacer mucho para ayudar los empleados a alcanzar sus objetivos de negocio. Además, pueden ayudar sus equipos a colaborar de forma más efectiva que cualquier otra herramienta de calendario estándar. Echemos un vistazo a las formas en que puede ayudar a sus representantes a que trabajen de forma más inteligente en vez de más dura en calendarios y eventos.
Personalizar calendarios
Los representantes de ventas pueden utilizar calendarios de objetos para mostrar hilos relacionados con registros específicos, como oportunidades y tareas. Por ejemplo, Lance tiene algunas oportunidades importantes para cerrar este mes. Desea asegurarse de que está completando tareas para esas oportunidades a tiempo y priorizando sus clientes de forma efectiva. Lance crea un calendario de objetos para mostrar las fechas de todas sus próximas oportunidades basándose en sus fechas de cierre.
Crear vistas de lista de eventos personalizadas
La administrador Maria puede ayudar sus representantes a personalizar sus calendarios creando vistas de lista y objetos personalizados en que pueden basar sus calendarios de objetos. Los representantes como Erin y Lance pueden utilizar vistas de listas para ver más eventos indicados en una sola vista para ayudarles a planificar sus días o revisar eventos pasados. Además, pueden crear vistas de lista personalizadas para revisar eventos basándose en contactos, prospectos y otros puntos de datos.
Existen varias vistas de lista predefinidas que son útiles para los representantes y no requieren ningún cambio.
- Mis eventos recientes
- Los eventos recientes de mi equipo
- Los próximos eventos de mi equipo
- Mis próximos eventos
- Nuevo esta semana
- Visto recientemente
- Agenda de hoy
Los representantes pueden ajustar qué campos aparecen en (la mayoría de) estas vistas de lista o utilizarlos como puntos de inicio para personalizar vistas de lista que se centran en los datos más importantes para ellos.
Para facilitar las cosas para sus representantes, Maria también creó una vista de lista personalizada para que la utilicen sus representantes.
Personalizar y combinar vistas de calendario
Los representantes pueden agregar calendarios de recursos, calendarios públicos, listas de usuarios y calendarios de usuarios para determinar lo que ven en sus calendarios. A continuación pueden ajustar su vista para profundizar más. También pueden utilizar la vista de disponibilidad con listas de usuario para encontrar una hora para programar entre miembros del equipo. Puede personalizar el formato de evento compacto para tarjetas de vista previa de eventos de modo que sus representantes vean los campos de eventos que más les importan.
Para hacer que la visualización de programaciones sea más rápida y sencilla, los calendarios de lista de usuarios pueden combinarse con vistas de disponibilidad. Echemos un vistazo a cómo puede esta combinación ayudar a Lance y Erin. Comparten clientes más grandes para dispersar la carga de trabajo. Además, junto con otros miembros de su equipo de ventas clave, comparten responsabilidades como evaluaciones in situ para clientes posibles y actuales. Estas evaluaciones requieren al menos medio día de disponibilidad para programar, ya que Lance y Erin dejarán la oficina para estas evaluaciones y no estarán disponibles para otros clientes.
Howard, el asistente administrativo del equipo, a menudo programa evaluaciones in situ. Además de Lance o Erin, se requieren dos técnicos de placas solares y su furgoneta de equipo para estas evaluaciones. Howard necesita una forma más rápida de agregar el calendario de cada uno a su vista de modo que pueda averiguar cuándo cada uno está libre en el mismo día mientras que tiene clientes esperando al teléfono. Maria lo hace realidad configurando listas de usuarios y agregando calendarios de lista de usuario para acelerar el proceso de programación de Howard.
Activar calendarios de lista de usuario
Veamos cómo trabaja Maria con ajustes de calendario para facilitarle la programación a Howard. Para trabajar con las siguientes actividades, primero cree un Grupo público para sus representantes de ventas. Empiece por dirigirse a Setup (Configuración).
- Haga clic en
y en Configuración. La página Configuración se abre en una nueva ficha. - En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese
Groups(Grupos) y, luego, seleccione Public Groups (Grupos públicos). - Haga clic en Nuevo.
- Para Etiqueta, ingrese
Sales Reps(Representantes de ventas).
Si esta fuera su organización real, agregaría usuarios específicos al grupo. Por ahora, guarde todo así como está. - Haga clic en Guardar.
Ahora puede crear una nueva lista de usuarios para los representantes de ventas.
- Ingrese
Users(Usuarios) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios). - Seleccione Crear nueva vista.
- Para el nombre de vista, ingrese
Sales Team(Equipo de ventas). - En Visibilidad restringida, seleccione Visible to certain groups of users (Visible para determinados grupos de usuarios).
- Seleccione Group (Grupo): Sales Reps (Representantes de ventas) y, luego, haga clic en Add (Agregar).
Agregue filtros para eliminar usuarios predeterminados como plataforma y proceso automatizado de esta vista de lista ya que todos los usuarios podrán verlos.
- Haga clic en Guardar.
Solo queda una cosa por hacer antes de agregar la nueva lista de usuarios al calendario: habilitar la configuración.
- Desde Configuración, ingrese
Actividaden el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración de actividad. - Seleccione Agregar listas de usuarios a vistas de calendario en Lightning Experience.
- Haga clic en Enviar.
Ahora, cuando los representantes seleccionan la opción Agregar calendarios en la sección Otros calendarios del panel lateral Calendario, verán listas de usuarios como una opción en el cuadro de diálogo Agregar calendarios.
Cuando los usuarios agregan una lista de usuarios, todos los usuarios en esa lista aparecen en su sección Calendarios de Chatter. Pueden activar o desactivar la lista, dependiendo de sus necesidades de programación. Entonces, cuando Howard agrega la lista de usuarios que incluye los calendarios de Erin y Lance, puede rápidamente programar una evaluación para un cliente mientras están al teléfono, manteniendo el proceso de ventas en marcha.
Para asegurarse de que sus representantes obtienen el máximo provecho de calendarios de lista de usuarios, Maria se asegura de que saben acerca de vista de disponibilidad. Los representantes pueden ver una vista de día con todos sus calendarios visibles en columnas para comparar fácilmente programas basándose en la disponibilidad de un cliente.
Ayudar los equipos a permanecer conectados con calendarios públicos
Algunos eventos están basados en equipos, incluyendo plazos, eventos clave, capacitación e interactuaciones. El gestor de ventas, Lincoln, desea que su equipo asista a una próxima exposición de energía verde donde probablemente encontrarán muchos nuevos clientes potenciales. También sabe de algunos otros seminarios sobre tecnología de energía solar a los que el equipo puede asistir. Pero Lincoln no desea aglomerar sus ya aglomerados programas y distraerlos de la venta. Solicita a Maria agregar un calendario público para su equipo de modo que pueda programar eventos como exposiciones y seminarios allí.
Así es como Maria configura calendarios públicos para los representantes de ventas de Lincoln, lo que hace que la programación para el equipo sea más sencilla y eficiente.
- En Setup (Configuración), ingrese
Public(Público) en el cuadro de búsqueda rápida; luego, seleccione Public Calendars and Resources (Recursos y calendarios públicos). - En la lista Calendarios públicos, haga clic en New (Nuevo).
- Para el nombre, ingrese
Expos & Seminars(Exposiciones y seminarios). - Marque Activo.
- Haga clic en Save (Guardar).
Se creó su calendario, pero también debe otorgar permiso para que el grupo Representantes de ventas vea los eventos. - Haga clic en Compartir.
- Haga clic en Agregar.
- Seleccione Group (Grupo): Sales Reps (Representantes de ventas) y, luego, haga clic en Add (Agregar).
Deje Calendar Access (Acceso a calendario) como Show Details (Mostrar detalles) para que el grupo Representantes de ventas solo pueda verlo. - Haga clic en Guardar.
Una vez que finaliza la configuración de calendarios públicos, Lincoln indica a sus representantes que agreguen el nuevo calendario público a su vista desde el área Other Calendars (Otros calendarios) en el panel lateral. Los representantes pueden ocultar calendarios públicos para despejar su vista cuando necesitan centrarse en otros eventos.
Sacar el máximo provecho de sus eventos
Una vez que sus calendarios están conectados y personalizados, Maria se asegura de que sus representantes de ventas tienen todo lo que necesitan para programar en sus formatos de eventos. Los representantes se benefician de ver asistentes, crear eventos recurrentes con series de eventos y configurar recordatorios.
Si aún no lo tiene, revise las ventajas de sincronizar eventos entre Salesforce y Microsoft Outlook o Google Calendar utilizando Captura de actividad de Einstein. Los asistentes a eventos de Salesforce solo reciben invitaciones si su organización está configurada para sincronizar a través de uno de estos productos.
Esta es una lista de los campos de formato de evento estándar que debería considerar agregar. No dude en agregar otros o personalizar sus propios campos también.
- Asistentes
- Recordatorio establecido
- Repetir
Relacionar asistentes automáticamente
Otra forma de facilitar la programación para sus representantes es activando la función relacionar asistentes automáticamente. Lance y Erin a menudo crean eventos con clientes y desean asegurarse de que sus eventos aparecen en las noticias en tiempo real de Actividad en la página de registro del contacto. La función relacionar asistentes automáticamente permite a los representantes agregar asistentes a reuniones y tener el registro apropiado agregado automáticamente al campo Nombre. Para habilitar esta función, asegúrese de que esté seleccionada la opción Allow Users to Relate Multiple Contacts to Tasks and Events (Permitir que los usuarios relacionen múltiples contactos con tareas y eventos). Lo hizo en la unidad anterior, así que ya puede relacionar asistentes automáticamente.
Configurar recursos
Si su compañía se apoya en diferentes herramientas para demostraciones de clientes u otros fines, puede catalogar esos elementos como recursos en Salesforce. De esta forma puede mantener un seguimiento de elementos y permitir a los usuarios comprobar recursos, como un sistema de biblioteca.
Lance tiene una visita a domicilio para realizar un estudio sobre el terreno y necesita un furgón equipado con todas las herramientas y equipamientos para los técnicos con el fin de completar su evaluación. Así es como Maria configura recursos de modo que Lance y los otros representantes tienen todo lo que necesitan para demostrar productos o evaluar las necesidades de un cliente de forma efectiva.
- En Setup (Configuración), ingrese
Public(Público) en el cuadro de búsqueda rápida; luego, seleccione Public Calendars and Resources (Recursos y calendarios públicos). - En la lista Recursos, haga clic en New (Nuevo).
- Para el nombre, ingrese
Demonstration Truck(Camión de demostración). - Marque Activo.
- Haga clic en Save (Guardar).
Al igual que antes, necesita otorgar acceso a los representantes de ventas a este recurso. Esta vez, les permitirá que lo agreguen a Eventos. - Haga clic en Compartir.
- Haga clic en Agregar.
- Seleccione Group (Grupo): Sales Reps (Representantes de ventas) y, luego, haga clic en Add (Agregar).
- Para Acceso a calendario, seleccione Show Details and Add Events (Mostrar detalles y agregar eventos).
- Haga clic en Guardar.
Ahora, Lance y Erin puede automáticamente agregar un furgón al evento para su evaluación in situ de modo que todo lo que los técnicos tienen que hacer es recogerlo en el almacén.
Crear nuevos eventos desde cualquier lugar
La siguiente herramienta útil para los representantes es acciones globales. Configurar esto permite a los representantes crear rápidamente eventos desde oportunidades y otros objetos estándar en Salesforce. Digamos, por ejemplo, que Lance llega a una oportunidad con la que no se contactó en varios meses.
Desea programar una reunión para realizar un seguimiento ya que las notas indican que el contacto estaba interesado en saber más. El uso de acciones globales para eventos permite a Lance y los otros representantes crear rápidamente eventos desde oportunidades y otros objetos estándar en Salesforce. De este modo, los representantes pueden mover oportunidades por el proceso de ventas aún más rápido. Así es como Maria configura esto.
- Desde Setup (Configuración), ingrese
Globalen el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Global Actions (Acciones globales). - Haga clic en Nueva acción.
- Para el objeto de destino, seleccione Event (Evento).
- Para la etiqueta, ingrese
Quick Meet(Reunión rápida). - Haga clic en Save (Guardar).
Ahora puede simplificar el diseño para que los representantes de ventas creen un evento más rápido. - Haga clic en el icono Remove (Eliminar) (
) para Description (Descripción), Name (Nombre), Related To (Relacionado con) y uno de los Blank Spaces (Espacios en blanco). - Haga clic en Save (Guardar).
Si alguna vez quiere ajustar el formato, tan solo haga clic en Edit Layout (Modificar formato) en la acción. Por ahora, ya que el botón está destinado para crear reuniones, llenemos previamente el asunto. - Haga clic en New (Nuevo) en la lista Valores de campo predefinidos.
- Para el nombre de campo, ingrese Subject (Asunto).
- Para el valor de formula, ingrese
"Meeting"("Reunión").
Asegúrese de incluir las comillas. - Haga clic en Guardar.
Maria puede ingresar esta acción en el formato donde sea útil para agregar una nueva reunión. Por ejemplo, el formato de oportunidad.
