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Enviar email mediante Salesforce

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Permitir a los usuarios enviar email desde Gmail y Office 365 mediante Salesforce.
  • Personalizar la visualización de email en Salesforce.
  • Usar la función Email mejorado para adaptar el email a las necesidades de los representantes.

Enviar email de servicios externos mediante Salesforce

Los equipos de ventas de Ursa Major Solar se basan en gran medida en la comunicación con los prospectos y contactos mediante Gmail, al que han cambiado recientemente. Durante el día, estos representantes de ventas usan Salesforce para trabajar con los prospectos y gestionar su negocio de ventas. No obstante, también trabajan con Gmail para mantener la comunicación directa con los prospectos y contactos.

Reducir el cambio de contexto

Lincoln, el responsable de ventas, ha oído que cambiar entre Salesforce y Gmail no es un método eficiente para los representantes y además el cambio de contexto requiere una cantidad de tiempo no razonable. Maria intenta averiguar si Salesforce ofrece alguna solución a este inconveniente.

Al final, Maria encuentra una solución que permite a sus representantes de ventas conectar sus cuentas de Gmail con Salesforce. A continuación se describe el proceso.
  1. En Configuración, ingrese Email externo en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Enviar a través de servicios de email externos.

    Configuración para el envío mediante servicios de email externos

  2. Active uno de los servicios de email que usa la compañía.

Cómo pueden los representantes de ventas empezar a enviar email mediante Salesforce

Ahora, los representantes de ventas de Maria puede conectar sus cuentas de Gmail con Salesforce. Sin embargo, los representantes deben tener el perfil de usuario estándar o el permiso de usuario “Enviar a través de servicios de email externos”. Con cualquiera de ellos, la próxima vez que los representantes redactan un email en Salesforce, se muestra un mensaje. A continuación, los representantes pueden iniciar el proceso para conectar su cuenta de email con Salesforce.

Mensaje para conectar la cuenta de email externa con Salesforce

Si los representantes de Maria optan por conectar Gmail, deben seguir un par de instrucciones sencillas.

Mensaje para permitir la conexión de Salesforce con email externo

Los representantes de ventas pueden gestionar su configuración de email externo desde Configuración de mi email en su configuración personal.

Configuración de mi email

La página Configuración de mi email ofrece a los representantes de Maria la posibilidad de enviar email mediante su cuenta externa. Esta opción les permite además personalizar el nombre y la firma que se muestran en los mensajes de email salientes.

Si el envío de email desde Gmail u Office 365 mediante Salesforce es útil para sus equipos de ventas, debe tener en cuenta los siguientes aspectos.
  • Gmail y Office 365 controlan la disponibilidad y el cumplimiento.
  • Los mensajes de email que los representantes envían mediante Salesforce proceden de direcciones de email de Gmail u Office 365.
  • Los mensajes de email enviados mediante flujos de trabajo y desencadenadores se siguen enviando mediante Salesforce.
  • La gestión de reenvíos no se admite cuando el envío se realiza mediante cuentas de email externas.
  • Si los representantes envían email desde Office 365 o Gmail, el protocolo Transport Layer Security (TLS) (Seguridad de la capa de transporte) se gestiona a través del servicio de email externo y no a través de la configuración de Salesforce.
  • La información de entrega de email en el caso de Gmail u Office 365 no está disponible en los registros de email. Debe obtener los registros de email de Gmail u Office 365.

Mejorar la experiencia de email de los representantes en Salesforce

Siguiendo con el tema de la reducción del cambio de contexto en el caso de los representantes de ventas, el objetivo de Maria es animarlos a enviar email desde Gmail mediante Salesforce. De este modo, los representantes se pueden concentrar en los prospectos y las negociaciones sin necesidad de cambiar a otra aplicación. La función Email mejorado de Salesforce puede ayudar a Maria a lograr esto.

Adaptar el email para satisfacer las necesidades de la compañía

Maria puede ayudar aún más a los representantes mediante la configuración de funciones y opciones de email de mayor utilidad para Ursa Major. Por ejemplo, Maria puede hacer lo siguiente:
  • Agregar campos personalizados a los mensajes de email.
  • Configurar desencadenadores basados en mensajes de email.
  • Utilizar la API de Salesforce para gestionar los mensajes de email
  • Personalizar los formatos de página para los mensajes de email.
  • Ayudar a los representantes a relacionar los mensajes de email con otros registros de Salesforce.
Puede obtener más información sobre estas funciones en la sección Recursos.

Información útil sobre la función Email mejorado

Se proporciona activada y lista para su uso, a menos que configure la compañía para el uso de Email para registro de casos. Si la compañía no usa Email para registro de casos, los representantes ya pueden usar campos personalizados, flujos de trabajo y desencadenadores con mensajes de email sin necesidad de activar Email mejorado.
  • En el caso de Email mejorado, los mensajes de email enviados desde Salesforce se guardan como registros EmailMessage y registros de tarea. Si embargo, solo se muestra el registro EmailMessage en la página de detalles de email.
  • En el caso de los mensajes de email agregados desde Prospectos Web, Salesforce for Outlook y Lightning for Outlook, Salesforce almacena estos mensajes como registros de tarea incluso si se ha activado Email mejorado.
  • Los campos de divisa personalizados no son compatibles con el objeto EmailMessage.
  • Los registros EmailMessage solo pueden ser de un tipo.
  • Las reglas de flujo de trabajo solo pueden usar los registros EmailMessage para actualizar campos de registros de caso.
Ahora que Maria conoce todos estos detalles, está deseando ayudar a sus representantes a mejorar su experiencia de email en Salesforce.

Recursos

Use estos recursos para obtener más información sobre cómo permitir a los representantes de ventas enviar email desde Gmail u Office 365 mediante Salesforce.