Empiece a realizar un seguimiento de su progreso
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Ayudar a los representantes a usar las actividades

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Identificar las funciones de actividad que hacen avanzar el proceso de ventas.
  • Comprender cómo la cronología de actividad ayuda a los representantes a mejorar las ventas.
  • Determinar qué personalizaciones de la actividad son más útiles para los representantes.

Mantener la productividad de los representantes mediante actividades

Las actividades son los eventos y las tareas que los representantes de ventas gestionan en Salesforce. Lightning Experience ayuda los representantes a estar preparados para cualquier reunión y saber qué tarea es su máxima prioridad en estos momentos.

Seguimiento conjunto de eventos y tareas

¿Se acuerda de los dos nuevos representantes de ventas Erin y Lance? Los conoció en el módulo de rutas de ventas y espacios de trabajo. Desean hacer un seguimiento conjunto de reuniones y tareas en listas y reportes para mantenerse informados de todos sus prospectos, contactos, oportunidades, cuentas y campañas.

Erin y Lance desean vender mejor

Es muy sencillo. Estas son las ubicaciones en las que pueden hacerlo.
Dónde Qué conviene saber
En páginas de inicio En Eventos de hoy se muestran las cinco próximas reuniones en su calendario hoy y en Tareas de hoy se muestran sus cinco próximas tareas que vencen hoy. Las reuniones se eliminan de Eventos de hoy una vez que concluyen.
En una vista Kanban Un triángulo de color amarillo en una oportunidad indica que la negociación no tiene reuniones o tareas programadas. Para poner la negociación en marcha, haga clic en el triángulo y cree una actividad.
En la cronología de actividad Los representantes ven sus tareas abiertas, reuniones programadas y actividad anterior en una oportunidad, un prospecto, una cuenta o un contacto.
En reportes de actividades Los representantes y responsables de ventas ejecutan varios reportes para obtener más información acerca del progreso y el historial de cuentas y negociaciones.

Además, si ha activado Actividades compartidas, los representantes y responsables pueden ejecutar determinados reportes estándar o personalizados que muestren detalles de eventos, tareas, llamadas e emails. En estos reportes se muestran además detalles de contactos relacionados, cuentas, oportunidades y otros registros asociados.

Dado que Erin y Lance están concentrados hoy en los prospectos, van a trabajar bastante en la cronología de actividad.

Cronología de actividad en un prospecto

Erin está trabajando ahora en un prospecto para Shelley Major. Aquí, Erin ve que ya ha llamado a Shelley para presentarse (1). Esta puerta ya está abierta.

En Siguientes pasos, Erin ve los eventos y las tareas programados que se deben completar para que avance el proceso con el prospecto (2). Aquí podemos ver que Erin debe organizar un seminario web, hacer una llamada de seguimiento y enviar un paquete de marketing. Se puede gestionar, ¿verdad?

Ahora que ya tiene el paquete de marketing en la bandeja de salida de email, marca la tarea para tacharla.

Tarea completada en la cronología de actividad

Muy satisfactorio.

Relacionar varios contactos con un solo evento o tarea

Maria, nuestra administradora de Salesforce, se entera por Lincoln, el responsables de ventas, de que para sus representantes es útil relacionar un evento o una tarea con varios contactos. Esto se debe a que los eventos y las tareas se aplican con frecuencia a varios contactos.

Por lo tanto, debe activar la función Actividades compartidas para permitir que sus representantes de ventas relacionen varios contactos con un solo evento o una sola tarea.

Antes de activar Actividades compartidas, conviene conocer algunos aspectos.
  • Los representantes pueden relacionar un evento o una tarea con 50 contactos como máximo. A continuación, el evento o la tarea se relaciona con los contactos en la cronología de actividad, las listas relacionadas y los reportes.
  • En cada contacto se muestran sus eventos y tareas relacionados en Actividades abiertas e Historial de actividades junto con otros detalles del contacto.
  • En un evento o una tarea, los representantes ven los nombres de todos los contactos relacionados con esta actividad junto con otros detalles.
  • Confirme que la lista relacionada Nombre se muestra en los formatos de página de detalles de actividad.
  • Los representantes designan un contacto como el contacto principal en la actividad. Si un representante elimina el contacto principal, el siguiente contacto de la lista relacionada de la actividad será el nuevo contacto principal.
  • En el peor de los casos, deberá esperar 48 horas para la que función Actividades compartidas esté disponible para los equipos de ventas después de activarla. No obstante, esto solo ocurre si hay muchos representantes de ventas haciendo un seguimiento de infinidad de actividades. Lo más probable es que Actividades compartidas esté disponible mucho antes de 48 horas.

    Con independencia del tiempo que tarde, los representantes de ventas pueden seguir trabajando en Salesforce durante la activación del proceso.

Para activar Actividades compartidas, ingrese Configuración de actividad en el cuadro Búsqueda rápida y seleccione Configuración de actividad (1). A continuación, seleccione Permitir que los usuarios relacionen varios contactos con tareas y eventos (2).

Función Actividades compartidas activada en Configuración de actividad

Hacer un seguimiento de las relaciones con las personas y compañías con las que se trabaja

Lincoln le explica a Maria que algunos de los contactos de los que sus representantes hacen un seguimiento en Salesforce tienen relaciones de negocio con más de una cuenta. Antes, los representantes creaban contactos duplicados para cada cuenta con la que los clientes hacían negocios. Esta no es la solución ideal. Por lo tanto, Maria echa un vistazo a la función Contactos en múltiples cuentas. Al parecer esta función ayuda a sus equipos de ventas a relacionar contactos con varias cuentas, que es justo lo que Lincoln quería hacer.

Para obtener más información sobre la función Contactos en múltiples cuentas y cómo configurarla, vea el video Configurar Contactos en múltiples cuentas en la sección Recursos.

Maria está en el buen camino para conseguir que sus representantes alcancen un mayor nivel de productividad. Además de permitir que los representantes accedan a la cronología de actividad, Maria configura Salesforce para que los representantes puedan relacionar varios contactos con un evento o una tarea. Además, los representantes pueden hacer ahora un seguimiento de las relaciones con los clientes y las compañías con los que trabajan.

Recursos

Use estos recursos para obtener más información sobre las opciones Actividades compartidas y Contactos en múltiples cuentas.