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Resolver y prevenir datos duplicados

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Explicar la diferencia entre reglas de coincidencia y reglas de duplicados.
  • Identificar funciones de reglas de coincidencia estándar.
  • Descubrir opciones para la personalización de reglas de coincidencia.
  • Crear reglas de coincidencia.

Inmersión en las reglas

Las reglas de coincidencias y reglas de duplicados funcionan juntas para garantizar que sus equipos de ventas trabajan con datos libres de duplicados. Antes de que sus representantes guarden registros nuevos y actualizados, las reglas de coincidencia y reglas de duplicados proporcionan advertencias de posibles duplicados. Usted gestiona reglas de coincidencia y reglas de duplicados en Configuración.

Gestionar reglas de coincidencia y reglas de duplicados en Configuración

Pero, ¿cuál es la diferencia entre reglas de coincidencia y reglas de duplicados?
Reglas de coincidencia
Echemos un vistazo a cómo funcionan reglas de coincidencia en Salesforce.

Desarrollamos nuestra reglas de coincidencia estándar para devolver el mejor conjunto posible de candidatos para cuentas de negocio, contactos, prospectos y cuentas personales. Este es un ejemplo de algunos de los criterios de coincidencia que incluimos para registros de contacto y prospecto.
Campo de contacto y prospecto Algoritmos de coincidencia Gestión especial Ejemplo
Nombre
  • Exacto
  • Iniciales
  • Distancia de Jaro-Winkler
  • Metaphone 3
  • Variante de nombre
Si el registro contiene un valor para los campos Nombre y Apellidos, esos valores se trasladan para considerar posibles errores de entrada de datos. El nombre es Luis y el apellido es Antonio.

La regla de coincidencia evalúa el nombre como Antonio y el apellido como Luis.

Cargo
  • Acrónimo
  • Exacto
  • Distancia de Kullback-Liebler
Considera acrónimos y títulos completos. El título es VP.

La regla de coincidencia considera VP y Vicepresidente.

Calle de correo
  • Modificar distancia
  • Exacto
Las direcciones se dividen en secciones y se comparan con esas secciones. Cada sección tiene su propio método de coincidencia y puntuaje de coincidencia.
Los puntuajes de sección se ponderan para determinar un solo puntuaje para el campo. Este proceso funciona mejor con datos de Norteamérica.
  • Nombre de calle (Modificar distancia, 50% del puntuaje de coincidencia del campo)
  • Número de calle (Exacto, 20% del puntuaje de coincidencia del campo)
  • Sufijo de calle (Exacto, 15% del puntuaje de coincidencia del campo)
  • Número de conjunto (Exacto, 15% del puntuaje de coincidencia del campo)
La gestión de duplicados compara estas dos direcciones.
  • 123 Market St, Ste 100
  • 123 Market Dr, Ste 300
Solo el número de calle y el nombre de calle coinciden. El campo tiene un puntuaje de coincidencia de 70 de un posible de 80. Esta comparación no coincide.
También le proporcionamos otras formas de identificar duplicados. Por ejemplo, algunos de sus contactos incluyen números de teléfono con códigos de país. De modo que crea una regla de coincidencia personalizada para incluir coincidencias parciales para números de teléfono. Salesforce marca contactos con números de teléfono coincidentes como duplicados, aunque uno incluya un código de país y el otro no.
Reglas de duplicados
Ahora obtengamos información acerca del uso de reglas de duplicados para gestionar registros.

Cuando las reglas de coincidencia hacen el trabajo de identificar posibles duplicados, las reglas de duplicados intervienen y determinan qué hacer con ellos. Como administrador, elige si impedir a sus equipos de ventas crear registros duplicados.

Supongamos que permite a los representantes crear registros duplicados. Puede crear tipos de reporte que muestran posibles registros duplicados creados cuando sus representantes omiten las advertencias. Platicaremos más sobre estos reportes un poco más tarde.

Activar una regla de coincidencia

Le proporcionamos reglas de coincidencia estándar. Si estableció su instancia de Salesforce para Winter ’15 o anterior, como María, activa las reglas estándar que desea utilizar. María, sin embargo, desea activar reglas estándar solo para cuentas y prospectos. Tiene otros planes para sus contactos, que trataremos tras este procedimiento.
  1. En Configuración, María ingresa Reglas de coincidencia en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de coincidencia.
  2. Hace clic en Activar junto a las reglas para cuentas y prospectos.

    Seleccionar Activar para cuentas y prospectos

    ¡Fácil!

Crear una regla de coincidencia personalizada para contactos

Para contactos, María desea incluir coincidencias parciales para el campo Calle de correo.

Además, en vez de permitir a representantes de ventas crear los duplicados, desea impedirles hacerlo, tema que trataremos tras este procedimiento.
  1. En Configuración, María ingresa Reglas de coincidencia en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de coincidencia.
  2. Hace clic en Nueva regla.

    Crear una nueva regla

  3. María selecciona Contacto.

    Seleccionar Contacto para el objeto

  4. Proporciona a la regla un nombre descriptivo, Calle de correo parcial con coincidencia de contacto personalizado. También agrega una descripción de modo que otros administradores comprendan su valor.

    Asignar nombre a la nueva regla de coincidencia

  5. María agrega los criterios de coincidencia. La opción Comparar campos en blanco compara registros con esos campos vacíos y considera los registros como duplicados. Pero eso no es lo que María desea. Guarda su regla y la activa.

    Activar la nueva regla de coincidencia

Bloquear duplicados con calles de correo parciales

Antes de que una regla de coincidencia activa haga cualquier cosa, la asocia con una regla de duplicados. María desea evitar que equipos de ventas creen duplicados cuando el campo Calle de correo incluye variantes, como SW Barnes Ave y Southwest Barnes Avenue.
  1. En Configuración, María ingresa Reglas de duplicados en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de duplicados.
  2. Hace clic en Nueva regla y selecciona Contacto.

    Nueva regla de duplicados para contactos

  3. María asigna a la regla de duplicados un nombre y una descripción.

    Nombre y descripción de la nueva regla de duplicados

  4. Bloquea la creación de duplicados. También impide a sus equipos modificar contactos que dan como resultado duplicados.

    Bloquear duplicados en crear y modificar

  5. Compara el contacto nuevo a actualizado con contactos que ya están en Salesforce utilizando la regla de coincidencia personalizada que creó anteriormente. A continuación, agrega su regla de duplicados.

    Comparar contactos nuevos y actualizados con unos en Salesforce

Reporte acerca de la creación de cuentas y prospectos duplicados

María no impide a los representantes crear duplicados para cuentas y prospectos. Por lo que Lincoln desea ver la calidad de datos de cuentas y prospectos y cuán bien funcionan las reglas de duplicados. Para ayudar a Lincoln, María configura tipos de reportes personalizados. Lincoln puede a continuación ejecutar reportes acerca de cuentas y prospectos que sus representantes crean tras omitir las advertencias de crear posibles registros duplicados.
  1. En Configuración, María ingresa Tipos de reporte en el cuadro Búsqueda rápida y a continuación seleccione Tipos de reporte. A continuación hace clic en Nuevo tipo de reporte personalizado.
  2. Selecciona el objeto principal, Cuentas. Asigna al tipo de reporte un nombre y lo almacena en una categoría.

    Objeto principal es Cuentas

  3. María selecciona Elementos de registro duplicado, de modo que los registros de cuenta duplicados recién creados aparecen en el reporte. A continuación, guarda el tipo de reporte.

    Seleccionar Elementos de registro duplicado como el objeto relacionado

  4. Desde aquí, María puede ajustar el formato de página. A continuación, repite este procedimiento para prospectos.

    Ajustar el formato de página según sea necesario

    La creación de un entorno libre de duplicados mantiene sus equipos de ventas en su juego A y la gestión de ventas informada acerca de la calidad de sus datos.

Recursos

Utilice estos recursos para obtener más información acerca de reglas de coincidencia y reglas de duplicados.