Resolver y evitar los datos duplicados en Salesforce
Objetivos de aprendizaje
- Explicar la diferencia entre reglas de coincidencia y reglas de duplicados.
- Identificar funciones de reglas de coincidencia estándar.
- Descubrir opciones para la personalización de reglas de coincidencia.
- Crear reglas de coincidencia.
Reglas para datos libres de duplicados
Las reglas de coincidencias y reglas de duplicados funcionan juntas para garantizar que sus equipos de ventas trabajan con datos libres de duplicados. Antes de que sus representantes guarden registros nuevos y actualizados, las reglas de coincidencia y reglas de duplicados proporcionan advertencias de posibles duplicados. Usted gestiona reglas de coincidencia y reglas de duplicados en Configuración.
Reglas de coincidencia
Echemos un vistazo a cómo funcionan las reglas de coincidencia en Salesforce.
Campo de contacto y prospecto | Algoritmos de coincidencia | Gestión especial | Ejemplo |
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Nombre |
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Si el registro contiene un valor para los campos Nombre y Apellidos, esos valores se trasladan para considerar posibles errores de entrada de datos. | El nombre es Luis y el apellido es Antonio. La regla de coincidencia evalúa el nombre como Antonio y el apellido como Luis. |
Cargo |
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Considera acrónimos y títulos completos. | El título es VP. La regla de coincidencia considera VP y Vicepresidente. |
Calle de correo |
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Las direcciones se dividen en secciones y se comparan con esas secciones. Cada sección tiene su propio método de coincidencia y puntuaje de coincidencia. Los puntuajes de sección se ponderan para determinar un solo puntuaje para el campo. Este proceso funciona mejor con datos de Norteamérica.
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La gestión de duplicados compara estas dos direcciones.
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Activar una regla de coincidencia
- En Configuración, Maria ingresa Reglas de coincidencia en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de coincidencia.
- Hace clic en Activar junto a las reglas para cuentas y prospectos.
¡Es sencillo!
Crear una regla de coincidencia personalizada para contactos
Para contactos, Maria desea incluir coincidencias parciales para el campo Calle de correo.
- En Configuración, Maria ingresa Reglas de coincidencia en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de coincidencia.
- Hace clic en Nueva regla.
- Maria selecciona Contacto.
- Proporciona a la regla un nombre descriptivo, Calle de correo parcial con coincidencia de contacto personalizado. También agrega una descripción de modo que otros administradores comprendan su valor.
- María agrega los criterios de coincidencia, luego guarda la regla de coincidencia y la activa.
Bloquear duplicados con calles de correo parciales
Ahora obtengamos información acerca del uso de reglas de duplicados para gestionar registros.Cuando las reglas de coincidencia hacen el trabajo de identificar posibles duplicados, las reglas de duplicados intervienen y determinan qué hacer con ellos. Como administrador, elige si impedir a sus equipos de ventas crear registros duplicados.
Supongamos que permite a los representantes crear registros duplicados. Puede crear tipos de reporte que muestran posibles registros duplicados creados cuando sus representantes omiten las advertencias. Platicaremos más sobre estos reportes un poco más tarde.
- En Configuración, Maria ingresa Reglas de duplicados en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de duplicados.
- Hace clic en Nueva regla y selecciona Contacto.
- Maria asigna a la regla de duplicados un nombre y una descripción.
- Bloquea la creación de duplicados. También impide a sus equipos modificar contactos que dan como resultado duplicados.
- Compara el contacto nuevo a actualizado con contactos que ya están en Salesforce utilizando la regla de coincidencia personalizada que creó anteriormente. A continuación, guarda la regla de duplicados y la activa.
Reporte acerca de la creación de cuentas y prospectos duplicados
- En Configuración, Maria ingresa Tipos de reporte en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Tipos de reporte. A continuación hace clic en Nuevo tipo de reporte personalizado.
- Selecciona el objeto principal, Cuentas. Asigna al tipo de reporte un nombre y lo almacena en una categoría.
- Maria selecciona Elementos de registro duplicado, de modo que los registros de cuenta duplicados recién creados aparecen en el reporte. A continuación, guarda el tipo de reporte.
- Desde aquí, Maria puede ajustar el formato de página. A continuación, repite este procedimiento para prospectos.
La creación de un entorno libre de duplicados mantiene sus equipos de ventas en su juego A y la gestión de ventas informada acerca de la calidad de sus datos.
Recursos
- Ayuda de Salesforce: Standard Matching Rules
- Ayuda de Salesforce: Standard Duplicate Rules
- Ayuda de Salesforce: Personalizar reglas de coincidencia
- Ayuda de Salesforce: Reglas de coincidencia
- Ayuda de Salesforce: Reglas de duplicados