Conocer la caja de herramientas de ventas
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Diferenciar entre tecnologías de venta comunes.
- Explicar el papel del equipo de operaciones de ventas en la evaluación, implantación y adopción de esta tecnología.
Este módulo se produjo en colaboración con GreenFig, que es propietario de los productos, los servicios y las funciones de GreenFig que se describen aquí; brinda asistencia para estos; y realiza su mantenimiento. El uso de productos, servicios y funciones de GreenFig se rige por las políticas de privacidad y los acuerdos de servicio que mantiene GreenFig.
La mayoría de las responsabilidades del equipo de operaciones de ventas están directamente relacionadas con la pila tecnológica de ventas de una empresa. Una pila tecnológica de ventas es todo el software que utiliza un equipo de ventas concreto. (En contraposición a una pila tecnológica de marketing, que incluye las herramientas de software que utiliza el equipo de marketing. ¿Sabe cómo se llama la colección de toda la tecnología que utiliza un determinado equipo financiero?)
Administradores de tecnología
Si no se cuenta con un equipo de operaciones de ventas dedicado a supervisar los cambios tecnológicos importantes, el mantenimiento y la incorporación de nuevas herramientas pueden tener resultados imprevistos.
- Falta de claridad en los procesos
- Agotamiento en los departamentos de TI
- Disminución de la eficiencia en los flujos de trabajo
- Equipos aislados
Las empresas confían en el equipo de operaciones de ventas para guiar la adopción de la creciente lista de tecnologías disponibles para gestionar las ventas y las funciones empresariales. Incluso con el apoyo del equipo de operaciones de ventas, una herramienta de ventas mal elegida puede atar a un equipo a ciclos de implementación largos y costosos.
La implementación efectiva de estas herramientas en el trabajo diario del equipo de ventas depende en definitiva de su adopción, algo que analizaremos con detalle más adelante.
Tecnología común de ventas
No todas las empresas utilizan todas estas herramientas, pero la mayoría de ellas cuentan con alguna combinación de las siguientes como parte de su pila tecnológica de ventas.
| Herramienta de ventas |
Objetivo |
|---|---|
| Gestión de las relaciones con los clientes (CRM) |
Una tecnología, como Salesforce, para administrar las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes existentes y potenciales. |
| Planificación de recursos empresariales (ERP) |
La ERP realiza un seguimiento de los recursos de la empresa (efectivo, materias primas, capacidad de producción) y del estado de los compromisos empresariales, como los pedidos y las nóminas de los distintos departamentos (fabricación, compras, ventas, contabilidad, etc.). |
| Compensación de ventas |
Tecnología que automatiza la contabilidad y administración de comisiones y planes de incentivos. |
| Seguimiento y registro de email |
Esta herramienta registra los datos de actividad de cada email de ventas enviado y se sincroniza automáticamente con CRM. |
| Firma electrónica |
Automatiza el proceso de firma de documentos, como las propuestas, las declaraciones de trabajo (SOW) o los contratos. |
| Plataforma como servicio (PaaS) |
Categoría de servicio de computación en la nube que permite a las compañías desarrollar, ejecutar y gestionar aplicaciones. |
| Visualización de datos |
Programas informáticos que transforman los datos de texto en gráficos y diagramas para mostrar mejor los patrones, las tendencias y las correlaciones. |
| Enriquecimiento de datos |
Herramientas que perfeccionan o mejoran de otro modo los datos sin procesar. Por ejemplo, algunas herramientas de enriquecimiento de datos cuentan con datos sobre el sector y los ingresos anuales de millones de compañías, que pueden agregarse a los registros de cuentas para contribuir a una planificación territorial más inteligente. |
| Sistema de gestión de contenido (CMS) |
Software que permite a los usuarios crear, gestionar o modificar contenido digital para publicarlo en un sitio web. |
| Software de automatización de marketing* |
Tecnología que automatiza las actividades de marketing, como el email, las redes sociales y las acciones en sitios web. * No se trata de una herramienta de ventas, pero es fundamental que el equipo de operaciones de ventas la comprenda y la supervise. |
Gestionar la pila tecnológica de ventas
Ninguna herramienta cubre todas las funciones o los procesos que necesita un equipo de ventas. Si tenemos esto en cuenta, la compatibilidad y la integración son algunas de las primeras consideraciones a la hora de evaluar nuevas herramientas. Ahora bien, es más fácil decirlo que hacerlo.
Recuerde: en Fundamentos de operaciones de ventas, el equipo de ventas necesitaba una mejor manera de recuperar los materiales de marketing. El departamento de operaciones de ventas colaboró con los departamentos de gestión de ventas, marketing y TI para implantar un mejor sistema de gestión de contenido, con el que todos los equipos estuvieran de acuerdo y que se integrara con su CRM.
Una vez implementada la herramienta, el departamento de operaciones de ventas estableció normas de uso para ayudar a los equipos de ventas a lograr los resultados empresariales deseados. Por lo general, esto se traduce en una mejor calidad de los datos, una mayor productividad de las ventas y un pago preciso de las comisiones, entre muchas otras cosas.
¿Cómo deciden las organizaciones adoptar estas herramientas y crear procesos en torno a ellas? El equipo de operaciones de ventas recomienda nuevas herramientas cuando surge una clara ineficacia en el proceso del equipo de ventas o cuando uno o varios equipos solicitan ayuda con una nueva iniciativa. El equipo de operaciones de venta también puede recomendar la retirada de una herramienta cuando su costo supera su valor.
Escalar o derribar
Independientemente del cambio de sistemas que se produzca, la escalabilidad hace o deshace los procesos de venta. Los mejores sistemas y procesos son los que pueden adaptarse al crecimiento; por ejemplo, un equipo de ventas que pasa de ser un grupo reducido y local a una organización matricial y posiblemente global. La escalabilidad depende de dos factores principales:
- La cantidad de pasos de un proceso
- Si esos pasos son manuales o automáticos
Por regla general, los procesos que dependen de que los departamentos de ventas y de operaciones de ventas realicen actividades manuales no se escalan bien. Por ejemplo, confiar en cinco personas para introducir datos en Salesforce, aunque no es lo ideal, requiere menos supervisión que un equipo de 50 personas que introducen datos.
Además, cuantos más pasos haya en un proceso de ventas, ya sea manual o automatizado, más oportunidades habrá de que se produzcan errores. Sencillamente, los procesos automatizados respaldan mejor a los equipos de ventas y requieren menos mantenimiento con el transcurso del tiempo tras su implementación.
Sugerencias de adopción de tecnología para el equipo de ventas
- Considere si la adopción en curso de una nueva herramienta se debe a una necesidad de ventas, a una necesidad de eficiencia o a una solicitud directa de un ejecutivo. No siempre coinciden, y es responsabilidad del equipo de operaciones de ventas conciliar estas necesidades.
- Incluya a un miembro del equipo de ventas en el proceso de selección de proveedores. Suele ser un líder de ventas.
- ¿Cambiarán o se perderán funciones clave? Esta posibilidad debe comunicarse de forma transparente y justificarse ante el departamento de ventas.
Lo siguiente
Ahora que comprende mejor la pila tecnológica de ventas, exploremos la relación que las ventas tienen con estas herramientas. También compartimos las mejores prácticas para impulsar la adopción interna de nuevas tecnologías.