Conozca al equipo de operaciones de ventas
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Describir las especialidades que conforman la disciplina de operaciones de ventas.
- Identificar las diversas formas en que las operaciones de ventas asisten al equipo de ventas en la realización de sus objetivos.
Este módulo se produjo en colaboración con GreenFig, que es propietario de los productos, los servicios y las funciones de GreenFig que se describen aquí; brinda asistencia para estos; y realiza su mantenimiento. El uso de productos, servicios y funciones de GreenFig se rige por las políticas de privacidad y los acuerdos de servicio que mantiene GreenFig.
Estamos en la cuarta revolución industrial. La transformación digital ocupa la mente de todos. Las compañías evalúan las tecnologías, desde los sistemas de registro hasta la inteligencia artificial, que las ayudarán a escalar y tener éxito a largo plazo. En las ventas, cada acción que realiza un cliente en un sitio web, una aplicación o un dispositivo conectado se puede recopilar como un punto de datos. Sin embargo, estos datos suelen permanecer aislados y no se pueden procesar. Los departamentos de ventas tradicionales no cuentan con las habilidades y la experiencia para gestionar esos datos y ponerlos a trabajar para ellos. Como resultado, se pierden ingresos y oportunidades en manos de competidores listos para llegar a los clientes antes que nosotros. Las operaciones de ventas proporcionan la respuesta a esa brecha de habilidades de datos y mucho más.
Administradores de tecnología, procesos y métricas
Si bien se los conoce por muchos títulos, los profesionales de operaciones de ventas son los guardianes de la tecnología de ventas. Toman cantidades masivas de datos y los convierten en información procesable dentro del negocio. Además, ayudan al equipo de ventas a aumentar su productividad.
A través de capacitación, métricas claramente definidas y gestión de tecnologías, los profesionales de operaciones de ventas permiten que los equipos de ventas se enfoquen en la venta y dediquen menos tiempo a las tareas que no generan ingresos. El objetivo es garantizar que el equipo de ventas proporcione resultados de negocios.
¿Cómo ayudan las operaciones de ventas?
Las operaciones de ventas presentan un amplio rango de responsabilidades tácticas y estratégicas, incluidas las siguientes:
- Análisis y métricas de ventas
- Planificación de territorios y definición de cuotas
- Incentivos y compensaciones
- Habilitación de ventas
- Colaboración entre departamentos
Examinemos la lista.
Análisis y métricas de ventas
Las operaciones de ventas utilizan métricas y análisis de datos para obtener una perspectiva del desempeño del equipo de ventas. Primero, definen claramente cada actividad en la que puede participar un vendedor (como una llamada o un email) para poder realizar un seguimiento y compararlo con otros individuos. Para eso, recopilan y registran los datos en un sistema como Salesforce.
El enfoque es recopilar estos datos, organizarlos de modo que sean fáciles de leer y analizarlos. Finalmente, los profesionales de operaciones de ventas determinan las actividades de ventas que producen los resultados previstos. Si no se alcanzan los resultados previstos, se realizan cambios.
La clave es conectar las actividades de ventas con los resultados financieros. Por ejemplo, si dos miembros de nuestro equipo de ventas envían 150 emails por semana, pero no reservan reuniones, podemos usar las perspectivas de nuestros datos para diagnosticar el problema y diseñar un plan para solucionarlo.
Planificación de territorios y definición de cuotas
Los equipos de operaciones de ventas comprueban que la planificación de territorios y la definición de cuotas (actividades generalmente dirigidas por los gerentes de ventas) se vinculen con las métricas actuales. La definición de cuotas establece el nivel de éxito financiero que se espera que un equipo de ventas produzca. Tenga en cuenta que esta expectativa también se puede enfocar en categorías o productos, no solo cantidades en dólares. Además, las operaciones de ventas especifican claramente las industrias o los territorios a los que se espera que los equipos de ventas apunten. Esto los ayuda a enfocar su tiempo y esfuerzos.
Todo gira en torno a que el equipo de ventas sobresalga. El enfoque sobre territorios y cuotas claramente definidos logra eso. Como veremos posteriormente en este módulo, la creación de este enfoque es desafiante en sí misma y requiere un conjunto de habilidades exclusivas que los profesionales de operaciones de ventas deben dedicar tiempo a dominar.
Planes de incentivo y compensación
Con su análisis, los profesionales de operaciones de ventas pueden hacer recomendaciones sobre la forma en que se deben distribuir los recursos en el equipo de ventas para maximizar el desempeño. Sabemos que los incentivos impulsan el comportamiento y la productividad mediante la asignación de beneficios concretos a las actividades de ventas positivas.
Imagine recibir la instrucción de realizar 45 llamadas telefónicas al día para generar nuevos negocios, lo que se conoce como llamadas en frío. Ahora, imagine recibir una bonificación de 500 USD por alcanzar este objetivo cada día durante 3 meses. Si bien los beneficios de las llamadas siguen siendo los mismos (más oportunidades de conectarse con clientes potenciales), el incentivo extra ofrece un motivo concreto para participar en una actividad comúnmente repetitiva y frustrante como las llamadas en frío.
A pesar de que los incentivos de ventas suelen ser financieros, se pueden ofrecer otras gratificaciones, como viajes de regalo. Además, los incentivos pueden apuntar a promover algún producto o categoría de negocio, y estar estructurados en diversos periodos (trimestrales, anuales, etc.). Es importante recordar que los programas de incentivos deben ser supervisados atentamente para conocer su eficacia, y deben permitir los ajustes que sean necesarios.
Habilitación de ventas
La habilitación de ventas es el proceso de aumentar la eficacia y la eficiencia de los miembros del equipo de ventas a través de la entrega de herramientas, procesos o contenido para facilitar sus trabajos. El objetivo es que los vendedores dediquen menos tiempo al trabajo pesado, las tareas administrativas o el seguimiento de información, y más tiempo a la implicación con los clientes.
Por ejemplo, los representantes de ventas pueden tener dificultades para encontrar el contenido de marketing correcto que deben enviar a los clientes potenciales. El contenido se encuentra en un servidor sin una organización clara. No existe forma de saber si es material actualizado. ¡Es un caos!
Como respuesta, el equipo de operaciones de ventas evalúa el sistema y recomienda considerar algunos proveedores externos para obtener un sistema mejor. El equipo comparte sus perspectivas con el sector de habilitación de ventas y los gerentes de ventas y, posteriormente, implementa el software externo que los equipos decidan adoptar. Los gerentes de ventas y el sector de habilitación de ventas comunican los cambios en los procesos al equipo de ventas y sugieren mejoras de comportamiento, mientras las operaciones de ventas abordan la implementación del software.
Tenga en cuenta que las operaciones de ventas y la habilitación de ventas forman parte de un mismo equipo en algunas compañías, o sus funciones son ejecutadas por una sola persona si la compañía es pequeña. Es por eso que las operaciones de ventas se confunden con la habilitación de ventas en algunos casos.
Colaboración entre departamentos
Las operaciones de ventas trabajan estrechamente con los equipos de ventas, marketing y finanzas para crear un sistema cohesivo que respalde la generación de ingresos. Para ello, los profesionales de operaciones de ventas tienen un conocimiento básico sobre el funcionamiento de estos departamentos, incluida la tecnología que utilizan, y dedican tiempo a aprender lo que es importante para cada equipo. El valor de las operaciones de ventas se vincula directamente con su capacidad de comunicarse con eficacia entre varios departamentos.
Las principales responsabilidades abarcadas aquí deberían darle una mejor idea de lo esenciales que son los equipos de operaciones de ventas competentes para crear una fuerza de ventas exitosa.
A continuación, exploraremos las oportunidades emergentes en las operaciones de ventas.