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Primeros pasos con los pronósticos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Explicar qué son los pronósticos y en qué se diferencian de la canalización.
  • Nombrar a las principales partes interesadas en los pronósticos e identificar las mejores prácticas del proceso.

¿Qué son los pronósticos?

Si su responsabilidad es encargarse de un negocio, probablemente tiene una idea de cuánto dinero ingresa. Quizás haga un seguimiento de las cifras en una hoja de cálculo o en varias. Pero el pronóstico es un proceso y es mucho más que la información que puede aportar una hoja de cálculo estática. El seguimiento del panorama de ventas es la ventana al negocio e implica analizar oportunidades, comparar ventas y cuotas, hacer ajustes a medida que las oportunidades avanzan en el ciclo de ventas, orientar a sus representantes de ventas y mucho más. 

Antes de que profundicemos más en cómo construir una ventana al negocio más transparente, aclaremos en qué se diferencian los pronósticos de la canalización general. 

  • Canalización: consiste en todas las oportunidades abiertas que está manejando su equipo de ventas, más allá de dónde se encuentren en la etapa del ciclo de ventas. Generar oportunidades para vender sus productos y servicios permite que su negocio avance más allá del día actual.
  • Pronósticos: son un subconjunto de oportunidades en la canalización. Un pronóstico se centra en las oportunidades que cierran en un determinado período, que puede ser un mes, un trimestre, un año o un plazo personalizado.

Sin una canalización completa, no hay a quien vender y nada para pronosticar. Su pronóstico de ventas es la clave para tomar decisiones, ya que se centra en cuáles son los ingresos reales. Contar con un pronóstico en el cual confiar influye en las decisiones en torno a la contratación y los presupuestos, para nombrar solo algunos aspectos.

Como habrá adivinado, estamos aquí para brindarle ayuda. Los clientes que usan Salesforce para pronosticar advierten un 28 % de aumento en la precisión de los pronósticos, y sus negociaciones de ventas se cierran más rápido. Las funciones de pronóstico disponibles en Sales Cloud ofrecen las herramientas que usted necesita y pueden usarse con sus datos en tiempo real. Gracias a la flexibilidad y la potencia de Salesforce, puede personalizar los pronósticos de su negocio, analizar los índices de oportunidades ganadas, identificar desafíos y observar tendencias dentro del equipo de ventas. Además, con la potencia de la IA, tendrá una mayor visión de futuro.

Generar pronósticos no solo se trata de tener implementadas las herramientas correctas. También se trata de las personas y el proceso necesario para garantizar el éxito. Veamos las piezas del rompecabezas que constituye un pronóstico.

Personas y funciones que participan en los pronósticos

Cada negocio tiene sus propietarios de ventas, y esto puede variar según el tamaño, la estructura y el sector de la compañía. Estas funciones son ejemplos de personas que suelen participar en el proceso de pronóstico para un equipo de ventas:

Función 

Descripción

Mediciones clave

Representantes de ventas

Los empleados que contribuyen a nivel individual y que suelen ser los propietarios de la oportunidad. Los representantes de ventas comunican a sus gerentes qué creen que aportará una oportunidad durante el período de pronóstico. En algunos casos, los representantes de ventas también definen sus propias cifras de confirmación.

Confirmación personal y acumulaciones 

Gerentes de ventas/Gerentes de pronósticos

Los gerentes a cargo del pronóstico de un grupo de representantes de ventas. Recopilan información de los representantes sobre las oportunidades y ajustan las predicciones de pronóstico para informar las cifras más precisas a los líderes de ventas.

  • Los importes o las cantidades de pronósticos que se acumulan para el equipo, la línea de productos o el territorio
  • Precisión de los pronósticos
  • Logro de la cuota del equipo

Ejecutivos de ventas

Los líderes que manejan a grupos de gerentes de ventas y suelen organizarse en torno a un producto, servicio o territorio. Estas funciones pueden incluir a un vicepresidente de ventas y finanzas de mayor rango, y consideran conjuntos amplios de cifras para analizar pronósticos del negocio a un nivel más alto.

Los ingresos o las cantidades de pronósticos en todo el negocio

Otros grupos y funciones de asistencia también dependen del pronóstico de un equipo de ventas. El personal de marketing y desarrollo de productos depende de los importes de pronósticos pasados, actuales y futuros para determinar la viabilidad de un producto e impulsar el interés en las soluciones de su compañía. Incluso los recursos humanos usan pronósticos para planificar las iniciativas de reclutamiento. Contar con un pronóstico de ventas preciso es un indicador clave de su negocio en su totalidad. 

Mejores prácticas del proceso de pronóstico

Ahora conoce a las personas involucradas y que necesitan pronósticos precisos. ¿Pero qué ocurre con el proceso? Mantener los datos actualizados, revisarlos a intervalos regulares y analizar el desempeño son todas piezas de un proceso de pronóstico exitoso. 

Sentar las bases

Cuando empiece a planificar su estrategia de pronóstico, analice de qué modo su compañía se organiza en torno al mercado con el que trabaja y qué necesita saber cada grupo.

  • Evalúe cómo está organizado su equipo de ventas. ¿Es por región, producto, sector o según otro criterio? Saber cómo se organiza su compañía permite garantizar que las personas en cada área cuenten con lo necesario para pronosticar.
  • Sepa qué quiere saber. Defina los objetivos de negocio y las métricas que quiere recopilar durante la predicción de ventas. Por ejemplo, ¿quiere predecir ingresos, márgenes de ganancias, unidades vendidas, una combinación de todo, o algo exclusivo de su negocio? Asegúrese de disponer de los datos en Salesforce para conseguir lo que necesita.
  • Mantenga los datos actualizados. La efectividad de un pronóstico depende de los datos que se utilizaron para realizarlo. Establezca pautas y criterios rigurosos para mantener los datos actualizados en Salesforce. Asegúrese, también, de que todos en el equipo de ventas sepan qué se necesita para que una oportunidad avance a la etapa siguiente en el ciclo de ventas. Por ejemplo, defina criterios como aprobaciones internas y acuerdos de precios para considerar una negociación confirmada y con probabilidad de cierre. La confianza de un representantes de ventas respecto de una negociación podría diferir del nivel de certeza de otro. Aunque su intuición probablemente sea acertada, no debería ser su única guía ni dirigir su pronóstico.

Definir una cadencia de revisiones

Cada semana, los gerentes de ventas de todos los niveles revisan, analizan y ajustan los pronósticos en función de lo que conocen sobre su equipo y del panorama de ventas actual. Si usa Salesforce para pronosticar, sabrá que todos están usando el mismo conjunto de datos para tomar decisiones, ya que todos los datos se encuentran en un mismo lugar. Parte del proceso de revisión en cada nivel implica ajustar los valores del pronóstico según la información del gerente sobre el desempeño pasado y los factores de ventas actuales. Los ajustes ayudan a clarificar la ruta hacia la confirmación de un equipo, pero no cambia el importe de una oportunidad. Si es necesario, puede modificar oportunidades específicas.

Ejemplo del cronograma de revisión de un pronóstico semanal.

Medir y analizar con frecuencia

Los malos pronósticos de ventas, al igual que un pronóstico erróneo del clima, realmente puede arruinar nuestros planes. Por eso, es importante analizar la precisión y las tendencias de pronósticos con el transcurso del tiempo.

La precisión de sus predicciones de ventas ofrece perspectivas valiosas sobre cuándo se necesita orientación o un cambio de estrategia. También podría descubrir que enfrenta condiciones impredecibles en la demanda de un producto, lo cual podría requerir un cambio a corto o largo plazo. Lo que es aún mejor, quizás las ventas superen su pronóstico y la demanda aumente. Como sea, pronosticar permite llevar la delantera en la predicción a futuro. 

A continuación, veamos cómo configurar Salesforce para su proceso de negocio y preparar al equipo de ventas para hacer pronósticos.

Recursos

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