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Configurar pronósticos en Salesforce

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Describir cómo configurar usuarios para pronósticos.
  • Explicar qué se necesita para configurar pronósticos.
  • Identificar partes adicionales y opcionales de la configuración de pronósticos.

El equipo de ventas y los ejecutivos de Get Cloudy Consulting vienen haciendo un seguimiento de sus pronósticos en varias hojas de cálculo y documentos. Cada semana, se reúnen para garantizar que todos tengan los mismos datos antes de hacer la próxima llamada de pronóstico. El equipo está decidido a usar Salesforce para las tareas de pronósticos y tiene todo listo para empezar. Vamos a explorar las principales partes necesarias para que Salesforce y el equipo de ventas estén listos para hacer pronósticos. 

Nota

Colabore con su administrador de Salesforce para configurar el sistema y trabajar de la mejor forma con su equipo.

Jerarquía de pronósticos y usuarios

Para acceder a los pronósticos, todos los usuarios necesitan el permiso Allow Forecasting (Permitir pronósticos), que está disponible en cada cuenta de usuario. Al habilitar a usuarios individuales, se conserva un control detallado del acceso, incluso si varios grupos usan el mismo perfil. 

Cada usuario de pronóstico también debe ser parte de la jerarquía de pronósticos. La jerarquía de pronósticos es una lista anidada de los usuarios de pronóstico que determina cómo se acumulan los totales de pronósticos en su compañía, así como quién puede ver y ajustar los pronósticos. Los niveles en la jerarquía de pronósticos se generan automáticamente a partir de la jerarquía de funciones de usuario. Sin embargo, debe identificar a los gerentes de pronósticos y a los usuarios individuales que aporten dentro de la jerarquía de pronósticos.

Nota

Si usa territorios de ventas, también puede configurar una jerarquía de pronósticos a partir de territorios. Los ejemplos de este módulo se centran en jerarquías basadas en funciones. Consulte Territorios de ventas y pronósticos en Trailhead para obtener información sobre los pronósticos que utilizan territorios.

En el ejemplo de Get Cloudy, las funciones vicepresidente regional de Ventas en el Este y vicepresidente regional de Ventas en el Oeste dependen de Laura Garza, la vicepresidenta de Ventas Nacionales. Julie y Xavier son los gerentes de pronósticos de sus regiones. Solo una persona por cada nivel puede identificarse como gerente. Los gerentes de pronósticos pueden ver y ajustar pronósticos para quienes están en un nivel por debajo de ellos en la jerarquía. En este ejemplo, los representantes de ventas que están por debajo de Julie se acumulan en el pronóstico de Julie, mientras que los representantes que están por debajo de Xavier se acumulan en su pronóstico. Cada representante y gerente puede ver sus propios pronósticos y hacer ajustes. Laura puede ver y ajustar los pronósticos de Julie y Xavier. 

Ejemplo de jerarquía de pronósticos con los gerentes de pronósticos asignados.

Para garantizar que los pronósticos sigan acumulándose correctamente, procure que su jerarquía de pronósticos esté al día si cambian las funciones de los empleados de la compañía.

Tipos de pronóstico

Su modelo de negocio, sus productos y servicios, y los departamentos que dependen de las cifras de ventas son los factores que determinan qué necesita de un pronóstico de ventas. Transforme esas perspectivas en uno o varios modelos de pronóstico. En Salesforce, esos modelos se denominan “tipos de pronóstico”.

Los tipos de pronóstico especifican el objeto que contiene los datos en los que basará sus pronósticos. También definen si el pronóstico se basa en ganancias o en cantidades, las fechas que abarcará y el tipo de jerarquía para acumular los números de pronósticos (basados en funciones o en territorios). Si usa productos, puede centrar su pronóstico en la cantidad de productos vendidos. Cada tipo proporciona filtros para que pueda centrarse exactamente en lo que necesita. Por ejemplo, agregue filtros de oportunidades para crear pronósticos de Nuevos negocios y Renovaciones.

¿Qué significa todo esto? Los tipos de pronóstico ofrecen personalización y flexibilidad en su negocio. Por ejemplo, las empresas técnicas como Get Cloudy Consulting pronostican sus ventas en función de categorías de productos y un valor de contrato anual. Por su parte, una fábrica pronostica a partir de una fecha de envío personalizada, mientras que una organización de ventas globales usa datos basados en su región y pronostica con una jerarquía de territorios.

Puede ver a dónde nos lleva esto. El asistente integrado de configuración del tipo de pronóstico lo guiará en las selecciones para obtener lo que necesita. Ofrecemos un tipo de pronóstico predeterminado para que dé sus primeros pasos según el objeto Opportunity (Oportunidad) que mide por importes basados en la fecha de cierre.

Defina y active varios tipos de pronóstico para ofrecer diferentes vistas sobre sus predicciones de ventas. 

Categorías y método de acumulación

Cada etapa de una oportunidad corresponde a una categoría de pronóstico, que indica la posibilidad de cierre de una oportunidad. Por ejemplo, una negociación en curso tiene una mayor probabilidad de cierre y puede clasificarse como confirmada en su pronóstico, a diferencia de una negociación que acaba de iniciar. Las oportunidades en las etapas iniciales del proceso se consideran parte de la canalización abierta. Encuentre una asignación predeterminada en el campo Stage (Etapa) del objeto Opportunity (Oportunidad). Para cada categoría, actualice las asignaciones de modo que se ajusten a su negocio y cambie el porcentaje de confianza de que se cerrará una oportunidad cuando esté en cada categoría.

Configuración de valores de la lista de selección de etapas de una oportunidad en el objeto Opportunity (Oportunidad).

Los usuarios de pronósticos revisan los pronósticos de varias categorías para predecir qué se cerrará durante el período de pronóstico. Cada categoría se muestra como una columna en la página de pronósticos.

Página de pronósticos con las categorías de pronósticos resaltadas.

Puede configurar Salesforce para que acumule los totales en una única categoría o para que calcule conjuntamente los totales de las cifras de varias categorías.

Nota

Puede agregar a los pronósticos la categoría opcional Most Likely (Más probable). La incluimos aquí para que pueda ver cómo se incluye en las otras categorías.    

  • Acumulaciones de categoría de pronóstico única: incluye oportunidades solo en la categoría dada. Por ejemplo, la categoría Best Case (Máximo previsto) incluye solo la suma de las oportunidades en esa categoría.
  • Pronósticos acumulativos: combina oportunidades en totales acumulativos para una categoría de pronóstico dada, así como para todas las categorías posteriores. Por ejemplo, la categoría Best Case (Máximo previsto) incluye todas las oportunidades de mejor caso, además de las oportunidades de las categorías Most Likely (Más probable), Commit (Confirmación) y Closed (Cerrada). La categoría Commit (Confirmación) incluye las oportunidades comprometidas, así como las oportunidades cerradas. Las vistas acumulativas facilitan que los usuarios de pronósticos vean los totales que probablemente obtendrán, sin tener que calcular a mano los totales provenientes de varias categorías.

Observe esta comparación de los diferentes métodos de acumulación y las oportunidades incluidas en cada uno. Puede cambiar de nombre y ocultar las categorías que no correspondan a su negocio.

Método de acumulación

Categoría

Oportunidades incluidas

Categoría única

Oportunidades en curso

Oportunidades en curso

Máximo previsto

Máximo previsto

Más probable

Más probable

Confirmación

Confirmación

Cerrado

Cerrado

Acumulado

Oportunidades en curso abiertas

  • Oportunidades en curso
  • Máximo previsto
  • Más probable
  • Confirmación

Pronóstico de Máximo previsto

  • Máximo previsto
  • Más probable
  • Confirmación
  • Cerrado

Más probable

  • Más probable
  • Confirmación
  • Cerrado

Pronóstico de Confirmación

  • Confirmación
  • Cerrado

Solo cerrado

  • Cerrado

Cuotas

Si se dedica a las ventas, sabrá que la cuota es un factor decisivo para el éxito de su equipo. La cuota de cada equipo de ventas es específica de los productos que venden, y la porción de cuota del equipo de cada representante de ventas se basa en los productos y servicios, el entorno de ventas actual y su experiencia. 

Aunque la inclusión de detalles de una cuota es opcional, recomendamos enfáticamente incluir datos de cuotas para cada período de pronóstico y tipo de pronóstico en su configuración de pronósticos. De este modo, su equipo de ventas podrá tener una representación visual del porcentaje de cuota alcanzado para ese período de pronóstico. 

Más opciones para personalizar su negocio

Para que los usuarios de pronóstico puedan aprovechar al máximo la revisión de pronósticos, Salesforce les ofrece más flexibilidad de modo que tengan todo lo que necesitan. Para que los pronósticos sean un éxito en su equipo, considere estas otras personalizaciones opcionales.

Elemento

Descripción

Juicios y ajustes

Elija si los gerentes de ventas pueden usar su juicio sobre una negociación incluida en el pronóstico y si los gerentes de ventas, los representantes de ventas o ambos pueden ajustar sus pronósticos. Un juicio indica si un gerente de ventas tiene confianza de que se cerrará una negociación durante ese período. Un ajuste indica un cambio en el valor del pronóstico esperado al cierre del período de pronóstico, la contabilidad de estimaciones que están dentro de lo que se espera cerrar o si se está siendo demasiado optimista. Los ajustes se aplican solo a los importes de pronósticos y no cambian los datos de la oportunidad subyacente.

Columnas personalizadas

Agregue columnas personalizadas a un tipo de pronóstico para mostrar los datos importados, como Stretch Quota (Cuota ampliada) o Internal Booking Target (Objetivo de reservas internas), o bien un valor calculado como la cobertura de confirmación o las tasas de máximo previsto que se convierten en confirmaciones. 

Nombres de categorías de pronósticos

Cambie los nombres de categorías de pronósticos predeterminados para que representen mejor la terminología de su negocio. 

Formato de páginas de pronósticos

Diseñe y cree sus propias páginas de pronósticos usando el Generador de aplicaciones Lightning para incluir componentes estándar y personalizados que permitan mostrar datos adicionales que los líderes de ventas necesitarán durante la revisión de pronósticos.

Asignaciones de categorías de etapa a pronóstico de una oportunidad

Cambie las asignaciones de categorías de etapa a pronóstico de una oportunidad, así como la probabilidad o los porcentajes de confianza de cada categoría.

Con todos estos elementos, Get Cloudy Consulting tiene todo listo para empezar a pronosticar.

Recursos

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