Aprender sobre contratos de ventas y negociación
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Describir qué es un contrato de ventas y cuándo usarlo.
- Conocer su función en una negociación.
- Prepararse para la correcta ejecución del contrato.
¿Qué es un contrato de ventas?
Un contrato de ventas es un acuerdo entre un comprador y un vendedor. El vendedor acuerda entregar un producto o prestar un servicio a cambio de un precio establecido que el comprador acepta pagar. En el contrato se detallan las condiciones de la transacción y se especifican los detalles de los productos o servicios que se ofrecen. Es importante conservar este documento para fines legales y de mantenimiento de registros.
En virtud del Código Comercial Uniforme (Uniform Commercial Code, UCC), que rige todas las transacciones comerciales en los Estados Unidos, un contrato escrito debe incluir lo siguiente:
- Todas las partes involucradas en la transacción.
- Aquello que se está vendiendo.
- Condiciones especiales del contrato.
- El valor del contrato.
- El método de pago.
En el UCC también se especifica que toda venta mayor a USD 500, para que sea ejecutable, debe estar respaldada por un contrato de venta. Los contratos de ventas a menudo incluyen los siguientes elementos.
- Acuerdos de ventas: definen qué se está comprando y cuáles son las condiciones de la venta.
- Formularios de pedido: los completan los compradores con sus necesidades específicas y, luego, se los entregan al vendedor.
- Formularios de pedido de cambio: permiten que un comprador haga cambios en un pedido existente. Estas incorporaciones a los contratos actuales modificarán sus condiciones.
- Acuerdos de servicio general: los MSA (Master Service Agreements) tienen vigencia a largo plazo, y establecen las condiciones de todos los acuerdos futuros.
- Declaración de trabajo: la SOW (Statement of Work) a menudo se utiliza para los trabajos y servicios contratados. Abarca lo que ofrece el contratista e incluye plazos de entrega, detalles de pago y requisitos de la relación comercial.
- Términos de servicio: son una recopilación de cláusulas que definen el modo en que los usuarios interactúan con las ofertas de productos digitales, sitios web, aplicaciones móviles, software o tiendas online.
- Acuerdos de renovación y ventas incrementales: una renovación es un contrato en el que un cliente decide renovar un contrato anterior. Una venta incremental es similar a la renovación, pero también incluye productos o servicios adicionales.
Si bien no necesitará incluir todos en un mismo contrato, es útil conocer los diferentes acuerdos a fin de determinar qué tipo de contrato es más adecuado para sus objetivos de negocio. Ahora que sabe un poco más sobre los contratos, siga leyendo para obtener más detalles sobre la negociación.
Negociar contratos de ventas
En la negociación, el proceso por el cual se modifica un contrato hasta que sea aceptable para ambas partes se denomina en inglés redlining. Antes de firmar un contrato, es posible revisar varias versiones del documento; por lo tanto, debe tener preparado un plan de acción para seguir los cambios.
En primer lugar, prepárese internamente. Verifique si a su trato le corresponde un umbral de negociación. Si es así, y de todos modos cree que necesita asesoramiento jurídico, solicite las aprobaciones adecuadas. Asegúrese de que comprende el proceso y los plazos del cliente. Es importante que, desde el principio, esté de acuerdo con su contacto legal respecto de una estrategia de negociación adecuada. Compruebe si los equipos de asistencia en la negociación están alineados con su propio equipo. En ese caso, planifique una colaboración sobre la disponibilidad de recursos, horarios para realizar llamadas y plazos de entrega de documentos.
Tenga en cuenta, también, estas preguntas al elaborar su plan de acción.
- ¿Cómo va a interactuar con el equipo jurídico del cliente? Están quienes se benefician de una presentación legal inicial y quienes prefieren leer una serie de preguntas frecuentes.
- ¿Cómo y cuándo hará posibles concesiones para lograr máximo impacto?
- ¿Cuál es el mejor equipo para liderar determinados asuntos?
- ¿Cómo presentará un frente unificado al cliente?
Siempre que sea posible, simplifique las comunicaciones internas, ya que serán la única fuente de información que consulten todas las partes.
También es importante preparar al cliente. Trabaje en conjunto con el equipo jurídico para redactar una carta resumida y una serie de preguntas y respuestas que acompañarán al contrato. Allí se definirán las condiciones antes de que el equipo legal del cliente revise el contrato. Actúe como facilitador en las reuniones de negociación del contrato y lleve un registro de los elementos de acción y los temas pendientes.
Su equipo jurídico puede ofrecer orientación sobre cómo y cuándo solicitar la aprobación de concesiones del contrato. Antes de solicitarla, haga una primera llamada con el cliente para explicarle el contrato. En general, la cantidad de modificaciones en el contrato se reduce notoriamente cuando el cliente comprende las condiciones y el motivo de su inclusión.
Una llamada inicial también puede darle la seguridad al cliente de que sus inquietudes estarán contempladas en el contrato y que usted le ofrece un conjunto de condiciones equilibrado y adecuado. Una vez acordadas las modificaciones del contrato, lo que resta es que los representantes debidamente autorizados de ambas compañías firmen el contrato. Procure comprender el proceso de firma propio y el del cliente para poder controlar los tiempos y evitar riesgos que puedan afectar el plan de cierre.
Por ejemplo, algunos clientes pueden tener normas de firma y aprobación especiales (como firmas físicas) que pueden incidir en la cantidad de tiempo requerida para las negociaciones finales y el cierre del trato. Contemple esto en los plazos de la negociación a fin de evitar sorpresas y para poder cerrar sus tratos exitosamente.
Por último, es importante esforzarse por lograr un clima de equipo productivo. Recuerde que está trabajando en conjunto con el departamento jurídico en estos contratos. Ser transparentes, respetuosos y solidarios los llevará lejos.