Configurar su sistema y construir un tablero

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Personalizar los valores del campo de lista de selección Tipo de actividad.
• Construir reportes de actividades clave de índice de ganadas.
• Agregar nuevos reportes a un tablero.

Determinar los tipos de tareas

Ahora es el momento de analizar las actividades clave que sus representantes de ventas están haciendo para cerrar contratos. En primer lugar debemos darles un lugar para registrar todo lo que están haciendo como parte del proceso de ventas. 

Recomendamos personalizar el campo de lista de selección Tipo en el objeto Actividad de modo que sus usuarios puedan categorizar fácilmente las diversas tareas que realizan durante el ciclo de ventas. Este campo incluye de manera predeterminada algunos valores genéricos: Llamada, Reunión, Email, Otros. Aunque esos cuatro valores pueden ser suficientes para su organización, sus representantes de ventas pueden estar haciendo otros tipos de actividades para cerrar contratos. Estas incluyen demostraciones de productos, presentaciones para prospectos, visitas a instalaciones o estimaciones de proyectos.

Sugerimos que se reúna con algunos representantes de ventas o gerentes para identificar las categorías que funcionan para su organización. Incluya un número razonable y establezca de 5 a 10 categorías que capturen los tipos de tareas más comunes. A nadie le gustan las listas de selección masivas, especialmente los ocupados representantes de ventas. Tenga en cuenta la regla 80/20 cuando trabaje con su equipo para determinar los tipos de actividades que desea implementar en Salesforce. 

Configurar la lista de selección Tipo de actividad

Una vez determine las categorías de actividades que son adecuadas para su negocio será el momento de configurar el campo de lista de selección Tipo de actividad en Salesforce. A continuación se describe el proceso.

1. Haga clic en y seleccione Configuración.
2. Haga clic en la ficha Gestor de objetos.
3. Escriba tarea en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Tarea en la tabla.
4. Haga clic en Campos y relaciones.
5. Escriba tipo en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Tipo en la tabla.
6. Haga clic en Nuevo.
7. Agregue sus nuevos valores en el cuadro de texto con cada entrada en una línea separada.
8. Haga clic en Guardar.

Crear un reporte Actividades clave

Ahora que la lista de selección Tipo de actividad se personalizó para su proceso de ventas, construyamos un reporte que desglose los tipos de actividades que los representantes de ventas registraron con un contrato que ganaron.

1. Haga clic en  y seleccione la aplicación Ventas.
2. Haga clic en Reportes en la barra de navegación.
3. Haga clic en Reporte nuevo.
4. Ingrese actividades con oportunidades en el cuadro de texto y seleccione Actividades con oportunidades en el cuadro de diálogo emergente de selección de tipo de reporte.
5. Haga clic en Continuar.
6. Después de que se cargue la vista previa del reporte, haga clic en Filtros.
7. Haga clic en Mostrarme y seleccione Todas las actividades en la lista de selección. Haga clic en Listo.
8. Haga clic en Fecha, seleccione Fecha de cierre y haga clic en Aplicar.
9. A continuación ingrese un intervalo apropiado para los datos del reporte. Estamos utilizando Trimestre fiscal vigente y anterior en nuestro ejemplo, pero es posible que tenga que experimentar para encontrar el intervalo de tiempo adecuado para su implementación. Haga clic en Aplicar.
10. Haga clic en Mostrar y luego seleccione Actividades abiertas y completadas. Haga clic en Aplicar.
11. Haga clic en Agregar filtro y luego ingrese etapa en el cuadro de texto. Seleccione el campo Etapa de oportunidad.
12. Seleccione Cerrada ganada en la lista de valores y luego haga clic en Aplicar.
13. Sus filtros deberían tener ahora un aspecto similar a este.

1. Haga clic en Esquema.
2. Haga clic en Agregar grupo y luego ingrese asignado en el cuadro de texto. Seleccione Asignado.
3. Agregue otra agrupación de fila haciendo clic en Agregar grupo... e ingresando tipo en el cuadro de texto. Seleccione Tipo.
4. Anule la selección de los interruptores de la parte inferior de Filas de detalle, Subtotales y Suma total.
5. Haga clic en Agregar gráfico situado en la parte superior.
6. Haga clic en para abrir las propiedades del gráfico.
7. Haga clic en Columna apilada.
8. Haga clic en Ejecutar.
9. Si no ve ningún resultado en su reporte, puede que se deba a que no hay actividades que cumplan los criterios de los filtros. Localice una oportunidad con una etapa Cerrada ganada, cree una nueva tarea desde la página de detalles de la oportunidad y vuelva a ejecutar el reporte.
10. Si el reporte tiene buen aspecto, haga clic en Guardar.
11. Asigne el nombre Reporte de actividades clave al reporte y seleccione una ubicación para almacenar el nuevo reporte al que pueden acceder sus usuarios de ventas.

Crear un reporte de Índice de ganadas

En este segundo reporte aprenderá cómo calcular el porcentaje de oportunidades ganadas de cada representante de ventas. Luego podrá ver quién es realmente eficiente cerrando contratos.

1. Haga clic en Reportes en la barra de navegación.
2. Haga clic en Reporte nuevo.
3. Escriba oportunidades en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Oportunidades en el cuadro de diálogo emergente de tipo de reporte.

1. Haga clic en Continuar.
2. Cuando se cargue la vista previa del reporte, haga clic en Esquema.
3. Escriba propietario en el cuadro de texto bajo Filas de grupo y seleccione Propietario de oportunidad.

1. Haga clic en Filtros.
2. Haga clic en Mostrarme y seleccione Todas las oportunidades.
3. Haga clic en Fecha de cierre y seleccione un intervalo de tiempo adecuado. Recomendación: Trimestre cerrado vigente y anterior para empezar. Haga clic en Aplicar.
4. Haga clic en Estado de oportunidad y seleccione Cerrado en la lista de selección de estado de la oportunidad. Haga clic en Aplicar.
5. Haga clic en Esquema y luego haga clic en junto a Columnas y seleccione Agregar columna de fórmula de resumen.
6. Ingrese Cerrada ganada en el cuadro de texto Nombre de columna.
7. Copie y pegue lo siguiente en el cuadro de texto Fórmula: WON:SUM/RowCount
8. Haga clic en Comprobar sintaxis. Si todo va bien, el botón Comprobar sintaxis se sustituye por una casilla de verificación verde y la palabra Válida, como muestra este gráfico.

1. Haga clic en Formato.
2. Seleccione Porcentaje en la lista de selección Formato como, y seleccione 1 para Puntos decimales.
3. Asegúrese de que Todos los niveles de resumen está seleccionado y, a continuación, haga clic en Aplicar.
4. Haga clic en Agregar gráfico.
5. Haga clic en para abrir las propiedades del gráfico.
6. Para Mostrar como, seleccione Columna.
7. Ingrese Índice de oportunidades ganadas para Título de gráfico.
8. Seleccione Índice de ganadas para el valor de Eje Y.
9. Haga clic en Ejecutar para ver los resultados completos.
10. Si el reporte tiene buen aspecto, haga clic en Guardar.
11. Asigne el nombre Índice de oportunidades ganadas al reporte y guárdelo en una carpeta apropiada. Recomendamos seleccionar una carpeta a la que tenga acceso su equipo de ventas.

Crear un tablero

Estos dos nuevos reportes son buenos de por sí, pero verlos lado a lado puede descubrir realmente algunas perspectivas sobre sus representantes de ventas con el mejor desempeño. Así se construye uno. En nuestro ejemplo empezamos con un nuevo tablero, pero puede agregar fácilmente estos dos nuevos componentes a tableros existentes para su equipo de ventas.

1. Haga clic en la ficha Tableros en la barra de navegación.
2. Haga clic en Tablero nuevo.
3. Asigne el nombre Tablero de actividades de ventas clave y guárdelo en una carpeta a la que tengan acceso sus usuarios de ventas.
4. Haga clic en Crear.
5. Haga clic en + Componente.
6. Seleccione el Reporte de actividades clave que creó anteriormente.
7. Seleccione el tipo de reporte de barras apiladas y luego haga clic en Agregar.
8. Haga clic en + Componente.
9. Seleccione el reporte Índice de oportunidades ganadas que creó anteriormente.
10. Para Mostrar como, seleccione el tipo de tabla Lightning.
11. Ingrese Propietario de oportunidad en el cuadro de texto Grupos y seleccione Propietario de oportunidad.
12. Ingrese Porcentaje de ganancia en el cuadro de texto Columna de medición y seleccione Porcentaje de ganancia.
13. Haga clic en el ojo en el Conteo de registros.
14. Seleccione la casilla de verificación Agregar resaltado condicional e ingrese los intervalos de interrupción para su organización. En nuestro ejemplo, ingresamos 50 y 75 para los intervalos de segmentos.
15. Haga clic en Agregar.
16. Utilice las asas de los nuevos elementos del tablero para cambiar el tamaño y organizar los elementos de una forma visualmente atractiva.
17. Si todo tiene buen aspecto, haga clic en Guardar. Luego haga clic en Listo.

Recursos

Add or Edit Picklist Values—Salesforce Help Article

Build a Report in Lightning Experience—Artículo de la Ayuda de Salesforce

Build a Lightning Experience Dashboard—Salesforce Help Article