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Visualizar sus datos con tableros y gráficos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Utilizar el generador de reportes con función de arrastrar y soltar.
  • Explicar la diferencia entre gráficos de reportes y tableros.
  • Configurar tableros dinámicos.
  • Agregar un gráfico a un reporte.
  • Agregar un gráfico incrustado a un formato de página de registro.
  • Crear un tablero y un reporte subyacente.

Crear tableros

Los buenos reportes le ayudan a tomar decisiones y realizar acciones. Pero a veces necesita obtener sus perspectivas de un vistazo, especialmente dependiendo de su audiencia y del dispositivo que esté utilizando. Entre en el tablero, su utilidad para resumir y mostrar sus datos de Salesforce en un formato gráfico.

Los tableros de Salesforce le permiten presentar múltiples reportes, uno al lado del otro, utilizando componentes de tablero en un formato de página de tablero único. Los componentes de tablero se presentan en una variedad de tipos de gráficos y puede personalizar cómo se agrupan, se resumen y se muestran los datos para cada componente. El generador de tableros con función de arrastrar y soltar es una interfaz intuitiva para la creación de tableros a partir de reportes de origen o páginas de Visualforce que creó en Salesforce.

Además de los tableros, tiene también opciones para agregar gráficos a formatos de página de registro y reportes. Lea para saber más acerca de sus opciones para la visualización de sus datos con gráficos de reportes y componentes de tablero.

Generador de tableros con función de arrastrar y soltar

Conozca el generador de tableros de arrastrar y soltar, su forma de visualizar sus datos para un consumo sencillo de un vistazo. Para acceder al generador de tableros, haga clic en la etiqueta Reportes, y luego en Tablero nuevo.

Consulte este breve video que le presentará el generador de tableros con función de arrastrar y soltar.

¿No le gustan los videos? Consulte esta breve descripción en su lugar:
Generador de tableros con función de arrastrar y soltar

Comencemos creando un tablero arrastrando un componente [1] en el panel de vista previa [3]. Cada componente mostrará sus datos de reportes en distintos gráficos visuales. Una vez haya arrastrado un componente, haga clic en la ficha Orígenes de datos [2] y seleccione su reporte. Arrastre ese reporte en el componente dentro del panel de vista previa. El componente de tablero tardará un momento en generar el gráfico. ¡Aquí está! Su componente de tablero mostrará sus datos. Los datos que se muestran varían según el usuario que lo está ejecutando [4]. El nombre de usuario ingresado aquí determinará qué datos ve en el tablero general.

Cuando seleccione el tipo de componente, tenga en cuenta lo siguiente:

Tipo de componente Cuándo se debe utilizar
Icono Gráfico
Utilice un gráfico cuando desee mostrar datos gráficamente. Puede elegir entre una variedad de tipos de gráficos.
Icono Indicador
Utilice un gráfico de indicador si tiene un único valor que desee mostrar en un rango de valores personalizados
Icono Métrico

Utilice una medición si tiene un valor clave para mostrar.

  • Ingrese etiquetas métricas directamente en los componentes haciendo clic en el campo de texto vacío junto al total.

  • Los componentes métricos colocados directamente por encima o por debajo de los demás en una columna del tablero se mostrarán juntos como un componente individual.

Icono de tabla
Utilice una tabla para mostrar un conjunto de datos de reportes en forma de columnas.
Página de Visualforce Utilice una página de Visualforce si desea crear un componente personalizado o mostrar información no disponible en otro tipo de componente.

Finalmente , cuando seleccione un reporte para utilizarse en un componente de tablero, pueden utilizarse todos los formatos de reporte; no obstante, los reportes tabulares deben estar limitados por filas para que puedan utilizarse en un tablero.

Crear un tablero

Demos una vuelta por la creación de un tablero. En primer lugar, necesitará crear el reporte de origen que utilizaremos en el tablero. En este ejemplo, realizaremos un reporte sencillo de Prospectos.

  1. Haga clic en la ficha Reportes.
  2. Haga clic en Reporte nuevo y seleccione Prospectos como tipo de reporte.
  3. Agregue los siguientes filtros:
    1. Seleccionar todas los prospectos para mostrar.
    2. Seleccionar fecha de creación para el campo de fecha.
    3. Seleccionar Siempre para mostrar.
  4. Haga clic en Formato tabular y seleccione Resumen.
  5. Arrastre Origen de prospecto desde el tablero Campos al tablero Vista previa en la sección Soltar un campo aquí para crear una agrupación.
  6. Las siguientes columnas deben ya estar incluidas en su reporte: Propietario de prospecto, Nombre, Apellidos, Título, Compañía/Cuenta, Intervalo, Calle, Email.
  7. Haga clic en Ejecutar reporte. El reporte debería tener un aspecto parecido a este:
    Reporte de lista de prospectos
    Nota

    Nota

    Dependiendo de la organización que está utilizando para ejecutar este tutorial, podría ver o no datos en su reporte en el momento de la ejecución.

  8. Haga clic en Guardar como, asigne a su reporte el nombre Prospectos por origen de prospecto y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
  9. Seleccione la carpeta Mis reportes personales.
  10. Haga clic en Guardar y volver a reporte.

Ahora que se creó su reporte, visualicémoslo utilizando un componente de tablero.

  1. Haga clic en la ficha Reportes.
  2. Haga clic en Tablero nuevo.
  3. Desde la ficha Componentes, arrastre y suelte el componente gráfico circular en el panel de previsulización.
    Selección de componentes de tablero
  4. Haga clic en la ficha Orígenes de datos.
  5. Busque sus prospectos mediante el reporte Origen de prospecto y arrástrelo y suéltelo sobre el componente de gráfico circular.
    Selección de orígenes de tablero
  6. Dele al gráfico un momento para que se genere. Una vez generado, haga clic en la sección Modificar encabezado y escriba en Prospectos por origen de prospecto.
  7. Opcionalmente ingrese un título y un pie de página.
  8. Haga clic en el icono de llave inglesa de la esquina superior derecha del componente de tablero.
  9. En la ficha Formato:
    1. Seleccione Ordenar filas por y elija Etiqueta descendente. Esto colocará los valores de los componentes en orden alfabético.
    2. Seleccione Posición de la leyenda y elija En gráfico.
  10. Haga clic en Aceptar.
  11. Haga clic en Guardar y asigne al tablero el nombre Tablero de prospectos y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
  12. Ingrese una descripción y seleccione la carpeta Mis tableros personalizados personales.
  13. Haga clic en Guardar y ejecutar tablero. Deberá ver algo parecido a esto:
    Ejemplo de tablero de prospectos

¡Excelente trabajo! Acaba de generar un reporte y un tablero sencillos para la visualización de prospectos por origen.

Justo cuando está usted comenzando con la creación de tableros, considere descargar uno de los tableros de CRM de ejemplo desde AppExchange para utilizarlo como modelo. Visite este tema de la ayuda para obtener más detalles.

Filtros de tableros

Los filtros de tableros hacen que sea sencillo proporcionar diferentes combinaciones de datos desde un único tablero. No necesita tableros separados para diferentes conjuntos de usuarios: solamente tiene que proporcionar a cada grupo un filtro que tenga sentido para ellos.

Por ejemplo, en un tablero de ventas, podría recopilar varias etapas de oportunidades en un grupo denominado “Tempranas”. Esto permite que los usuarios filtren rápidamente el tablero para mostrar solamente los datos relevantes para los acuerdos que se encuentren en las etapas tempranas de desarrollo.

Echemos un vistazo a la creación de un filtro de tablero, utilizando Tableros de prospectos que acabamos de crear. Ahora creamos un filtro donde depositamos los valores juntos desde el campo Estado.

  1. Haga clic en Modificar en su tablero de prospectos y, a continuación, haga clic en Agregar filtro.
  2. Seleccione el campo Estado de prospecto para filtrar desde la lista desplegable Campo. Si tiene más de un componente en el tablero, la lista desplegable mostrará campos que se pueden utilizar para filtrar todos los componentes. Para nuestro ejemplo, solo tenemos un componente en el tablero.
  3. Proporcione a su filtro una etiqueta de visualización para identificarla. Si su filtro tiene muchos campos equivalentes, es recomendable utilizar una etiqueta para todos los componentes. En este ejemplo, estamos utilizando el nombre Estado de prospecto.
  4. Bajo Opciones de filtro, seleccione un operador y proporcione uno o más valores según los cuales filtrar.
  5. Utilice el campo Nombre del grupo para dar un nombre a su filtro. Para nuestro ejemplo, estamos creando dos grupos: Abierto y Cerrado.
    Cuadro de diálogo de filtro de tablero
  6. Haga clic en Aceptar, luego Cerrar y guardar y Cerrar para volver a su tablero. Ahora puede filtrar sus componente sen Estado de prospecto.
    Ejemplo de tablero de prospectos filtrado

¡Muy bueno! Ahora obtendrá un filtro en su Tablero de prospectos para Estado de prospectos. Si desea modificar o eliminar un filtro existente, desde la lista desplegable del filtro, seleccione Modificar filtro o Eliminar filtro.

Limitaciones de filtro de tablero:
  • No se pueden agregar filtros a tableros que contienen componentes de Visualforce.
  • No se puede filtrar en campos de depósito. Sin embargo, es posible utilizar un reporte filtrado en un campo de depósito de la página de tablero.
  • Los filtros no se aplican cuando programa un tablero o lo envía por email.
  • No puede filtrar datos en un reporte unido en una vista de tablero ni agregar un filtro a un tablero que solo tiene reportes unidos.

Tableros dinámicos

Con los tableros dinámicos, cada usuario visualiza los datos a los que tiene acceso sin necesidad de crear tableros separados para cada usuario.

Esto significa que se puede utilizar un solo tablero potente para múltiples usuarios en su compañía, porque el usuario que inició sesión que está visualizando el tablero visualiza los datos que debe ver, basándose en la configuración de seguridad y colaboración.

Echemos un vistazo a un ejemplo real. Imaginemos que su equipo de oportunidades está compuesto de un vicepresidente, cuatro gestores de ventas y 40 representantes de ventas, lo que equivale a 10 representantes por gestor. Se le ha pedido que cree tableros que mostrarán las siguientes estadísticas, restringidas según función y jerarquía:

Función Total de reservas Porcentajes de cierres por competidor Número de actividades por tipo de reunión
Representante de ventas Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad
Responsable de ventas Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad
Vicepresidente de ventas Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad

Los representantes de ventas sólo deberían ver sus datos; los gestores sólo deberían ver los datos de los representantes que gestionan y el vicepresidente debería ver los datos de todo el equipo. En este escenario, normalmente tendría que crear 45 tableros diferentes, uno para cada persona. Además, debería crear varias carpetas para gestionar los derechos de acceso.

Con los tableros dinámicos, puede crear únicamente dos tableros y guardarlos en una única carpeta:

  • Cree un tablero dinámico para los representantes de ventas con los siguientes componentes:
    • Un medidor de las reservas totales
    • Una tabla de actividades por tipo de reunión
  • Cree un tablero dinámico para los representantes de ventas y el vicepresidente con los siguientes componentes:
    • Un medidor de las reservas totales
    • Un gráfico de columnas del porcentaje de cierres por competidor
  • De forma opcional, cree filtros que permitan a los usuarios refinar aún más sus vistas del tablero. Por ejemplo, cree un filtro en cuentas clave para permitir a los usuarios centrarse en reservas, actividades y amenazas competitivas de cada cuenta.

Todos los usuarios sólo verán datos a los que puedan acceder. Los representantes de ventas verán sus propias reservas y actividades. Los gestores verán las reservas y porcentajes de datos de los representantes que gestionan. El vicepresidente ve las reservas y porcentajes de cierres de todo el equipo. Como los indicadores son los mismos para los gestores y el vicepresidente, puede utilizar el mismo tipo de tablero dinámico para ambas funciones. La función de tableros dinámicos reduce el número de tableros necesarios de 45 a dos.

Puede crear hasta tres filtros para cada tablero dinámico. El filtrado de tableros dinámicos proporciona a los administradores flexibilidad adicional en la creación de tableros. Por ejemplo, puede crear una tarjeta de puntuaje de las ventas de toda la organización que contiene filtros de producto y representantes de ventas. Eso permite a los administradores de ventas individuales ver el desempeño de sus representantes de forma tanto colectiva como individual. También les permite ver ventas por producto para comprender qué representantes específicos de los productos son o no de ventas.

Como se mencionó en nuestro ejemplo real, los gestores que tengan el permiso “Ver los tableros de mi equipo” o “Ver todos los datos” pueden establecer una opción para obtener una vista previa del tablero desde el punto de vista de los usuarios que están por debajo en la jerarquía de funciones.

Configurar un tablero dinámico

  1. En la ficha Tableros, cree un tablero nuevo o modifique uno existente.
  2. Haga clic en Ver tablero como botón desplegable junto al campo Ver tablero como.
  3. Seleccione Ejecutar como usuario que ha iniciado sesión.
  4. De manera opcional, seleccione Permita que los usuarios autorizados cambien el usuario de ejecución para permitir que las personas que tengan permiso modifiquen el usuario de ejecución en la página de visualización del tablero.
    • Los usuarios con “Ver los tableros de mi equipo” pueden ver el tablero como cualquier usuario que está por debajo en la jerarquía de funciones.
    • Los usuarios con “Ver todos los datos” pueden modificar el tablero y verlo como cualquier usuario de su organización.
    • Los usuarios con “Habilitar el tablero de otro usuario” pueden modificar el tablero si tienen acceso a él, aunque no sean el usuario que ejecuta y no tengan el permiso “Ver todos los datos”.
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. Ingrese un usuario de ejecución en el campo Ver tablero como.
  7. Guarde su tablero.
  8. Defina la opción Mostrar adecuada en la página de ejecución de reportes.
  9. Por ejemplo, si selecciona “Oportunidades de mi equipo”, todos los usuarios que ven el tablero dinámico pueden ver todas las oportunidades del equipo.

Crear gráficos

Gráficos de reporte

Si no desea crear un tablero, pero solo desea agregar un gráfico a su reporte, los gráficos de reporte pueden ser una buena opción. Los gráficos de reporte le permiten colocar un solo gráfico justo en la parte superior de su reporte, por lo que cuando visualice el reporte, puede ver el gráfico y los resultados del reporte en una sola vista.

A continuación verá cómo agregar un gráfico de reporte:

  1. Abra un reporte en el generador de reportes.
  2. Haga clic en Añadir gráfico en el generador de reportes. Para los gráficos existentes, haga clic en Modificar gráfico.
  3. Seleccione un tipo de gráfico.
  4. Ingrese los parámetros correctos en la ficha Datos del gráfico para el tipo de gráfico seleccionado.
  5. Ingrese los parámetros correctos en la ficha Formato.
  6. Haga clic en Aceptar.
¡Listo! Acaba de agregar un gráfico de reporte a su reporte.
Nota

Nota

Su reporte debe contener al menos una agrupación para poder agregar un gráfico.

Gráficos incrustados

Ya que estamos poniendo algunos gráficos en Salesforce, ¿por qué no incrustarlos en sus registros de objetos? Los gráficos incrustados le permiten agregar hasta 2 gráficos en un único formato de página. A continuación se incluye un ejemplo. Se aplican límites adicionales, consulte este tema de la ayuda para obtener más detalles.

Antes de agregar un gráfico compruebe que:

  • Su reporte de origen está en una carpeta que se comparte con usuarios que necesitan acceso. Los reportes de las carpetas de reportes personales no están disponibles para agregarlos a una página.
  • El formato del reporte de origen es un resumen o una matriz.
  • El reporte de origen tiene un gráfico.

¿Todo configurado? ¡Vamos a ello!

  1. Vaya al editor de formatos de página para el objeto al que va a agregar un gráfico. En este ejemplo, estoy usando Casos.
    • Para un objeto estándar, desde Configuración, haga clic en Personalizar | Objeto | Formatos de página.
    • Para un objeto personalizado, desde Configuración, ingrese Objetos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Objetos y seleccione el objeto.
    • Para un objeto externo, desde Configuración, ingrese Objetos externos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Objetos externos. Seleccione un objeto externo en la lista.
  2. Haga clic en Modificar junto al formato de página.
  3. Haga clic en Gráficos de reporte.
  4. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba el nombre del reporte y haga clic en el icono Búsqueda rápida para buscar y seleccionar el gráfico de reporte. Puede buscar hasta 200 reportes visualizados recientemente por tipo de reporte en la paleta Gráficos de reporte.
    Incrustación de gráficos en un formato de página
  1. Arrastre el gráfico a una sección nueva o existente del formato.
  2. Haga clic en icono de llave inglesa del gráfico para personalizarlo.
  3. Haga clic en Guardar.

¡Bien hecho! Acaba de agregar un gráfico de reporte a un formato de página.

Recursos

Nota

Nota

Recuerde, este módulo está pensado para Salesforce Classic. Cuando inicie su organización para realizar prácticas, cambie a Salesforce Classic para completar este reto.