Empiece a realizar un seguimiento de su progreso
Inicio de Trailhead
Inicio de Trailhead

Compartir, Programar y Suscribirse a Reportes y Tableros

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Configurar los parámetros de colaboración para carpetas de reportes y tableros.
  • Suscribirse para obtener notificaciones de reportes.
  • Publicar una instantánea de tablero en Chatter.
  • Seguir un reporte o tablero.
  • Configurar un reporte programado.

Colaboración y notificaciones

Uso compartido de carpetas

La colaboración de carpetas en Salesforce le permite restringir el acceso a reportes y tableros por usuarios, funciones, funciones y sus subordinados, territorios, territorios y sus subordinados, así como grupos públicos y privados.

Con la mejora del uso compartido de carpetas, puede controlar quién ve qué. Cada usuario, grupo, territorio o función puede tener su propio nivel de acceso a un único reporte y carpeta de tablero. Los visores pueden ver los datos, los editores pueden determinar qué datos se muestran y los gestores pueden controlar el acceso.
Cómo compartir un reporte o tablero
  • [1] Con el acceso de Visor puede ver los datos de un reporte o tablero, pero no puede realizar ningún cambio, excepto si lo duplica en un nuevo reporte o tablero. Todos los usuarios tienen como mínimo el acceso de usuario a las carpetas de reportes y tableros que se han compartido con ellos. (Puede que algunos usuarios tengan permisos de usuario administrativos que les otorguen un mayor acceso.)
  • [2] Cuando es editor de una carpeta, puede ver y modificar los reportes y tableros que contenga y moverlos hacia y desde otras carpetas en las que tenga acceso de editor o gestor.
  • [3] Con el acceso de Gestor, usted tiene las llaves del reino. Puede hacer todo lo que los usuarios y editores pueden hacer, además del control de acceso de otros usuarios a la carpeta, cambiar las propiedades de la carpeta, o borrar la carpeta.
Nota

Nota

El uso compartido de carpetas está habilitado de forma predeterminada en nuevas organizaciones de DE, incluyendo cualquier organización de Trailhead Playground DE que crea aquí en Trailhead. Si su nueva organización de DE se creó antes Summer ‘13, necesitará activar esta función, siguiendo las instrucciones que encontrará aquí.

Si regresa al modelo de uso compartido de carpetas anterior, las carpetas de reportes y tableros existentes volverán al estado en el que se encontraban antes.

  • Si una carpeta existía antes de habilitar el uso compartido de carpetas de análisis, sus propiedades y configuración de uso compartido volverán a su estado anterior.
  • Si una carpeta se creó mientras el uso compartido de carpetas de análisis mejorado era efectivo, se ocultará de la lista de carpetas y toda su configuración de uso compartido se eliminará. Los permisos de usuario administrativos seguirán siendo efectivos.

Suscribirse para obtener notificaciones de reportes

Una tetera bajo vigilancia nunca hervirá, y una excesiva actualización de reportes nunca arrojará nuevos resultados. ¿Por qué hacer clic en los reportes una y otra vez cuando puede suscribirse para recibir notificaciones personalizadas? Elija el momento para ejecutar el reporte con el fin de comprobar las condiciones que especificó. Si esas condiciones se cumplen en el momento de la ejecución, recibirá una alerta mediante el método que haya elegido. Es como si tuviera un asistente de reportes personal a su disposición.

Practiquemos estableciendo una notificación.

  1. Vaya a la ficha Reportes y abra uno de los reportes que creó con anterioridad en este módulo. Si usted no creó ningún reporte aún, hágalo ahora siguiendo las instrucciones de Utilización del generador de reportes.
  2. En la página Ejecutar reporte, haga clic en Suscribir.
  3. En la página Suscripción de reporte, seleccione si se le notificará cada vez que se cumplan las condiciones o únicamente la primera vez.
  4. Especifique cada condición en tres partes: agregado, operador y valor. Por ejemplo, desencadene notificaciones siempre que la suma de la cantidad sea inferior a 1 millón de dólares.
    • Agregado es una medición que supone la base de su condición. Puede ser Conteo de registros, Importe medio, Importe mínimo, Importe máximo o Suma de importe.
    • Operador es la base de la comparación, como Igual, Distinto, Mayor que, etcétera.
    • Valor es el número con el que desea que se compare el agregado.
  5. Sus condiciones se evalúan cuando se ejecuta el reporte, y las notificaciones se envían si se cumplen todas las condiciones (hasta cinco condiciones por reporte).
  6. Programe la frecuencia (cada día laborable, diariamente o semanalmente) y cuándo evaluar sus condiciones.
  7. Por ejemplo, ejecute el reporte todos los días a las 7 a.m.
  8. Seleccione uno o varios tipos de notificación.
    • Enviar una notificación dentro de la aplicación en la aplicación Salesforce
    • Publicar en Chatter
    • Enviar un email de notificación.
    • Ejecutar una acción de Apex personalizada, como la creación de tareas o la distribución de casos
  9. Asegúrese de que la suscripción está activa si está listo para empezar a recibir notificaciones.
  10. Haga clic en Guardar para programar las notificaciones.

Chatter

Uno de los beneficios clave de los reportes y los tableros en Salesforce es la integración con Chatter, que le permite tener colaboración en contexto con sus datos. Puede seguir cualquier reporte o tablero haciendo clic en el siguiente icono en las noticias en tiempo real.
Incorporación de un reporte o tablero a las noticias en tiempo real de Chatter

Si no ve la opción para seguir un reporte o tablero, deberá activar el seguimiento de noticias en tiempo real. Desde Configuración, ingrese Seguimiento de noticias en tiempo real en el cuadro de búsqueda rápida, haga clic en Seguimiento de noticias en tiempo real y luego seleccione Reportes. Seleccione Activar supervisión de noticias, y opcionalmente seleccione los campos que seguir si desea ver las actualizaciones en sus noticias en tiempo real cuando esos campos cambien.

Repita los mismos pasos para activar la supervisión de noticias para los tableros. Desde Configuración, ingrese Seguimiento de noticias en tiempo real en el cuadro de búsqueda rápida, haga clic en Seguimiento de noticias en tiempo real y luego seleccione Tablero. Seleccione Activar supervisión de noticias y seleccione los campos que desee seguir.

Además puede publicar una captura de pantalla de un componente de tablero en un momento específico en las noticias en tiempo real de Chatter y todo aquel que siga el tablero tendrá una actualización en sus noticias en tiempo real. Por ejemplo, publique una captura de pantalla de un gráfico de ventas regional para permitir que su equipo conozca que las ventas están bajando en la zona del Medio Oeste.

Puede también publicar una captura de pantalla de un componente de tablero en un usuario o grupo en particular. Por ejemplo, publique una captura de pantalla de un componente del grupo de los mejores en su grupo del equipo de Chatter para presentar los que más rinden.

Para publicar una captura de pantalla, debe tener los parámetros apropiados activados en Configuración. Desde Configuración, ingrese Configuración de reportes y tableros en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración de reportes y tableros. Seleccione Activar instantáneas de componentes de tableros en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Ahora que ya terminó esto, pasemos por la forma de publicar una instantánea de un tablero en Chatter:

  1. Pase el ratón sobre un componente para mostrar el icono de menú para el menú de componentes del tablero.
    Menú de componentes del tablero
  2. Seleccione dónde desea que aparezca la instantánea.
    • Para que se muestre en el tablero, haga clic en Publicar instantánea en noticias en tiempo real de tablero.
    • Para que pueda verla un usuario o un grupo, haga clic en Publicar instantánea en noticias en tiempo real de usuario o grupo.
  3. Escriba un comentario en el cuadro de texto y haga clic en Aceptar. Si está publicando un componente filtrado, es posible que desee mencionarlo en su comentario.

Aparecerán inmediatamente la instantánea y el comentario en las noticias en tiempo real del tablero.

Reportes programados

Un buen reporte es como un asesor de confianza: no tomará una decisión importante sin haberlo comprobado a modo de guía y le gustará comprobarlo con regularidad. Por ejemplo, nuestra ejecutiva de cuenta debe vigilar un reporte con sus oportunidades cerradas en un periodo semanal, mensual o incluso diario, así podrá permanecer en lo alto de sus cuotas mensuales o trimestrales. Necesita ese reporte para determinar si ella está al tanto, o si ella debe tomar acciones o cambios en lo que este haciendo basándose en los datos que ella ve. Cuando ella está accediendo a este importante reporte, ella puede verlo directamente en Salesforce, o ella puede obtenerlo habiéndoselo enviado mediante una programación.

Activar las programaciones le proporciona las siguientes ventajas:

  • Obtener los datos más recientes de reporte sin necesidad de ejecutar el reporte.
  • Obtener los datos que especifique automáticamente, a intervalos regulares, por medio de la programación diaria, semanal o diaria.
  • Obtener el reporte enviado a usted en formato HTML, con un vínculo para un acceso fácil al reporte de origen en su organización.

Consulte este breve video en las sugerencias acerca de programación de reportes.

Recursos

Nota

Nota

Recuerde, este módulo está pensado para Salesforce Classic. Cuando inicie su organización para realizar prácticas, cambie a Salesforce Classic para completar este reto.