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Asignar formato a reportes

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir los cuatro formatos de reportes: tabular, resumen, matricial y unido.
  • Crear un reporte matricial.

Utilizar formatos de reportes

Existen cuatro formatos de reporte disponibles para su uso: Tabular, Resumen, Matriz y Unido. Tabular es el formato predeterminado.

Formato de reportes Caso de uso principal Compatible con tableros Compatible con gráficos de reporte Campos de depósitos** Fórmulas** Fórmulas de objeto cruzado**
Tabular Realizar una lista Icono de verificación que indica disponibilidad* Icono de verificación que indica disponibilidad
Resumen Agrupar y resumir Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad
Matriz Agrupar y resumir, por fila y columna Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad
Unido Muestra comparativas de reporte, en bloques Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad

* Límite de filas obligatorio. Obtenga más información aquí.

** Los campos de depósitos y fórmulas no está cubiertos en este módulo.

Echemos un vistazo a la creación de un reporte de muestra para cada formato de reporte.

Reportes tabulares

Los reportes tabulares son la forma más sencilla y rápida de consultar sus datos. Parecidos a las hojas de cálculo, están compuestos simplemente por un conjunto ordenado de campos en columnas, con cada registro coincidente indicado en una fila. Aunque son fáciles de configurar, no se pueden utilizar para crear grupos de datos y existen límites del uso que les puede dar en tableros. En consecuencia, se suelen utilizar mejor para tareas como la generación de listas de correo.

¡Creemos un reporte tabular! En este ejemplo, desearemos generar una lista para nuestro ejecutivo de cuenta de todas las oportunidades abiertas antes de un umbral de importe particular, de modo que pueda hacer algo de divulgación esta tarde.

Caso de uso de ventas: Revise todas las oportunidades abiertas por debajo de un umbral de importe particular.

  1. En Reportes, haga clic en Nuevo reporte, seleccione el tipo de reporte Oportunidades y haga clic en Crear.
  2. Aplique los siguientes filtros:
    1. Seleccionar todas las oportunidades para mostrar.
    2. Seleccionar abierto para el estado de la oportunidad.
    3. Seleccionar fecha de creación para el campo de fecha.
    4. Seleccionar año fiscal para intervalo.
      Nota

      Nota

      Para unos resultados más rápidos, establezca siempre el intervalo de fecha más pequeño que pueda. Si su reporte tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.

  3. Las siguientes columnas deben ya estar incluidas en su reporte: Nombre de oportunidad, Tipo, Origen de prospecto, Ingreso previsto, Fecha de cierre, Siguiente paso, Etapa, Probabilidad (%), Periodo fiscal, Edad, Fecha de creación, Propietario de oportunidad, Función de propietario, Nombre de cuenta.
  4. Haga clic en Guardar, asigne el nombre Oportunidades abiertas este año a su reporte y acepte el nombre único generado automáticamente.
  5. Ingrese una descripción y seleccione la carpeta Mis reportes personalizados personales.
  6. Haga clic en Ejecutar reporte. El reporte debería tener un aspecto parecido a este:
Ejemplo de reporte tabular
Nota

Nota

Dependiendo de la organización que está utilizando para ejecutar este tutorial, podría ver o no datos en su reporte en el momento de la ejecución.

Reportes de resumen

Los reportes de resumen son parecidos a los reportes tabulares, excepto que también permiten que los usuarios agrupen filas de datos, visualicen subtotales y creen gráficos. Esta configuración le llevará algo más de tiempo, pero los reportes de resumen le proporcionan muchas más opciones para organizar los datos y son perfectos para utilizar en tableros. ¡Sí!

Los reportes de resumen son los caballos de batalla de la creación de reportes: observará que la mayoría de sus reportes tienden a tener este formato.

Vayamos allí y creamos un reporte de resumen. En este ejemplo, nuestro gestor de servicios al cliente desea realizar un estudio forense de los casos Cerrados desde al año fiscal pasado, agrupados por Prioridad.

  1. En Reportes, haga clic en Nuevo reporte, seleccione el tipo de reporte Casos y haga clic en Crear.
  2. Aplique los siguientes filtros:
    1. Seleccionar todas los casos para mostrar.
    2. Seleccionar fecha de apertura para el campo de fecha.
    3. Seleccionar año fiscal para intervalo.
  3. Haga clic en Agregar para incluir un filtro adicional para casos donde Estado es Cerrado:
    1. Seleccione Cerrado.
    2. Deje el operador establecido como Es igual a.
    3. Haga clic en el icono de búsqueda y seleccione Verdadero.
  4. Las siguientes columnas deben ya estar incluidas en su reporte: Propietario de caso, Asunto, Fecha/Hora de apertura, Antigüedad, Abierto, Cerrado y Nombre de cuenta.
  5. Seleccione Tabular y luego seleccione Resumen.
    Selector de formato del reporte
  6. Arrastre el campo Prioridad desde el tablero Campos en el tablero Vista previa u suéltelo en el área etiquetada “Soltar un campo aquí para crear una agrupación”.
    Creación de un reporte de resumen
  7. Haga clic en Guardar, asigne el nombre Casos cerrados este año a su reporte y acepte el nombre único generado automáticamente.
  8. Ingrese una descripción y seleccione la carpeta Mis reportes personalizados personales.
  9. Haga clic en Ejecutar reporte. El reporte debería tener un aspecto parecido a este:
    Ejemplo de reporte de resumen
Nota

Nota

  • Dependiendo de la organización que está utilizando para ejecutar este tutorial, podría ver o no datos en su reporte en el momento de la ejecución.
  • Utilice el botón Ocultar detalles para contraer los registros fácilmente para visualizar los campos resumidos de un vistazo. Haga clic en el botón Mostrar detalles para mostrar de nuevo los campos.

Reportes matriciales

Los reportes matriciales le permiten agrupar registros tanto por filas como por columnas. Estos reportes son los que requieren más tiempo para su configuración, pero también proporcionan la vista más detallada de nuestros datos. Del mismo modo que los reportes de resumen, los reportes matriciales pueden disponer de gráficos y pueden utilizarse en los tableros.

Consulte este video breve acerca de reportes matriciales.

¿Por qué desea utilizar un reporte matricial? Si está buscando una descripción de los datos de un vistazo, especialmente para algo como totales de ingresos o cantidad de producto vendido, el formato de reporte matricial es para usted.

Construyamos un reporte matricial. En este ejemplo, nuestro director ejecutivo desea conocer las tendencias de ingresos, mes a mes. Comencemos por crear el reporte básico. En este paso, crearemos un reporte matricial mostrando ventas por tipo para cada mes.

  1. En la ficha Reportes, haga clic en Nuevo reporte, seleccione el tipo de reporte Oportunidades y haga clic en Crear.
  2. Aplique los siguientes filtros:
    1. Seleccionar todas las oportunidades para mostrar.
    2. Seleccionar cerrada ganada para el estado de la oportunidad.
    3. Seleccionar fecha de cierre para el campo de fecha.
    4. Seleccionar año fiscal para intervalo. Seleccione el intervalo que mejor se ajusta a los datos que desea analizar.
      Nota

      Nota

      Para unos resultados más rápidos, establezca siempre el intervalo de fecha más pequeño que pueda. Si su reporte tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.

  3. Haga clic en Formato tabular y cambie el formato del reporte a Matricial.
    Selector de formato del reporte
  4. Agrupe los reportes por Tipo arrastrando ese campo a la zona de arrastre de la agrupación de columnas.
  5. Agrupe los reportes por Mes de cierre arrastrando ese campo a la zona de arrastre de la agrupación de filas.
  6. Haga clic en el menú de columna de Cantidad y seleccione Resumir este campo.
  7. Seleccione Suma y haga clic en Aplicar.
  8. Haga clic en Mostrar y anule la selección de Registro de Contadores, Detalles y en la zona donde se sueltan los elementos para despejar la vista.
  9. Haga clic en Guardar. La vista previa del reporte debería tener un aspecto parecido a este:
    Ejemplo de reporte matricial
Nota

Nota

Es posible que desee ocultar los detalles del reporte al visualizar un reporte matricial. Los reportes matriciales son habitualmente más fáciles de consumir con detalles ocultos. Para ocultar los detalles del reporte, haga clic en el vínculo Mostrar y anule la selección de Detalles.

  1. Asigne el nombre Tendencia de ingresos por tipo y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
  2. Ingrese una descripción y seleccione la carpeta Mis reportes personalizados personales.
  3. Haga clic en Guardar.

Reportes unidos

Unir reportes le permite crear diferentes visualizaciones de los datos desde múltiples tipos de reporte. En un reporte unido, los datos están organizados en bloques. Cada bloque actúa como un “subreporte” con sus campos, columnas, clasificación y filtro propios. También puede agregar un gráfico a un reporte unido.

Consulte este video breve acerca de reportes unidos.

¿Por qué desea generar un reporte unido? Si tiene dos reportes y quiere una manera sencilla de visualizarlos en una vista comparativa, consulte los reportes unidos. De hecho, ¿por qué parar en dos? Con los reportes unidos, puede añadir hasta cinco bloques de reportes.

Para probar esto, generamos una sencilla herramienta para realizar un seguimiento de lo bien que los representantes de ventas se están centrando en sus oportunidades. Crearemos un reporte de oportunidades básico, agregaremos tres bloques, filtraremos cada bloque por su estado apropiado, y después agruparemos los resultados por representantes de ventas.

  1. Cree un nuevo reporte, seleccionando Oportunidades como tipo de reporte.
  2. Haga clic en Formato tabular y seleccione Unido. Tenga en cuenta que su datos de reporte están ahora confinados en un cuadro con el borde coloreado. Este es su primer bloque.
  3. Cree un nuevo bloque arrastrando el campo Nombre de oportunidad dentro del panel de vista previa en algún lugar a la derecha del primer bloque, y arrastre los campos Cantidad y Nombre de cuenta dentro del nuevo bloque.
    Nota

    Nota

    ¿Se dio cuenta de que un segundo panel de filtro aparece en el panel de filtro por encima de los bloques? Cada bloque en nuestros reportes unidos tiene su propio conjunto independiente de filtros.

  4. Cree un tercer bloque de la misma manera. Ahora tenemos tres reportes de oportunidades diferentes colocados uno al lado del otro en el mismo contenedor. Ahora mismo son idénticos, pero vamos a usar cada uno de ellos para que nos digan algo exclusivo.
  5. Necesitamos todos los bloques para que nos proporcionen información, así que prepare cada bloque del mismo modo:
    1. Elimine todos los campos excepto Nombre de oportunidad, Cantidad y Nombre de cuenta, arrastrándolos de nuevo sobre el panel de campos. Eso nos ayudará a centrarnos en lo que es importante aquí.
    2. En el panel de filtro, establezca Mostrar en Todas las oportunidades.
    3. Haga clic en el menú desplegable en la parte superior derecha de cada bloque y asegúrese de que Conteo de registros está seleccionado.
    4. Haga clic en el menú desplegable junto a Cantidad, haga clic en Resumir este campo y seleccione Suma.
  6. Ahora configuraremos cada bloque para contar una parte diferente de la historia.
    1. Usaremos el primer bloque para mostrar las oportunidades que se desvanecieron. Haga clic en el título (ahora mismo solo indica “Bloque de oportunidades 1”), y cambie el nombre a Cerradas perdidas. En el panel de filtro Cerradas perdidas anterior, establezca estos filtros:
      1. Estado de oportunidad igual a Cerrada
      2. Campo de fecha igual a fecha cerrada
      3. Rango igual a Año fiscal actual y anterior
        Filtros para un reporte unido
    2. Utilizaremos el segundo bloque para mostrar las oportunidades que hemos terminado. Cambie el nombre del bloque a Cerradas ganadas y establezca estos filtros:
      1. Estado de oportunidad igual a Cerrada ganada
      2. Campo de fecha igual a fecha cerrada
      3. Rango igual a Año fiscal actual y anterior
    3. El tercer bloque nos mostrará oportunidades que se acercan a su cierre anticipado. Cambie el nombre del bloque a Las que cierran el próximo mes y establezca estos filtros:
      1. Campo de fecha igual a fecha cerrada
      2. Rango igual a Mes siguiente
      3. Estado de oportunidad igual a Abierto
        Nota

        Nota

        Para unos resultados más rápidos filtre siempre de la manera más precisa que pueda. Los filtros que usan "igual a" a menudo devuelven información más rápidamente que los filtros que usan "contiene", "no contiene" o "no es igual a". En reportes complejos, esto puede marcar la diferencia.

  7. Ahora agruparemos los tres bloques por representantes de ventas. Arrastre el campo de propietario de oportunidades hacia la barra horizontal, donde pone: “Suelte un campo aquí para agrupar bloques de reportes”. (Esto se denomina la zona de agrupamiento donde se sueltan los elementos.)
  8. Haga clic en Guardar y luego en Ejecutar reporte.

Acabamos de crear un recurso práctico que los representantes de ventas pueden utilizar para monitorear sus registros de seguimiento y seguir al tanto de las negociaciones que se estén desarrollando.