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Introducción a reportes y tableros

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¡Atención Trailblazer!

Salesforce cuenta con dos interfaces de usuario de escritorio: Lightning Experience y Salesforce Classic. Este módulo está diseñado para Salesforce Classic.

Puede aprender sobre el cambio entre interfaces, la activación de Lightning Experience y más en el módulo Fundamentos de Lightning Experience aquí en Trailhead.

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Agregar frases de necesidades de negocio como preguntas de reportes que se pueden contestar.
  • Explicar la diferencia entre un reporte, un tablero y un tipo de reporte.

Introducción a reportes y tableros

Su negocio tiene preguntas. Sus datos de Salesforce tienen las respuestas. Cuando se le solicitó generar un reporte, la solicitud se presenta habitualmente en el formato de una pregunta. La pregunta puede ser algo como:
  • ¿Qué productos son mis ventas principales?
  • ¿Quién es mi cliente potencial de mayor valor?
  • ¿Qué campañas de marketing han tenido más éxito?
  • ¿Cuál es el grado de satisfacción de mis clientes?

Antes de generar un reporte, el truco es tomar esa pregunta, formular preguntas adicionales, redactar requisitos y luego asignar esos requisitos a criterios del reporte. Por ejemplo:

Tipo de información Ejemplos
Pregunta original ¿Qué productos son mis ventas principales?
Preguntas adicionales
  • ¿Qué convierte un producto en una venta principal, los ingresos o la cantidad?
  • ¿Desea ver los resultados agrupados por familia de productos?
  • ¿Cuál es su intervalo de fechas?
  • Si detenemos la venta de un producto, ¿debe aparecer en el reporte?
Requisitos
  • “Ventas principales” aquí significa cantidad en vez de ingresos.
  • Agrupar productos por familia de productos.
  • Mostrar todas las oportunidades Cerrada ganada.
  • No mostrar productos inactivos.
Criterios
  • Tipo de reporte = Oportunidades con productos
  • Formato de reporte = Resumen
  • Agrupación = Familia de productos
  • Mostrar = Todas las oportunidades
  • Campo de fecha = Fecha de cierre
  • Intervalo = Año fiscal actual
  • Filtro = Producto ‘igual a’ activo
  • Filtro = Etapa de oportunidad ‘igual a’ Cerrada ganada
  • Lógica de filtro = 1 Y 2

En este momento, estará visualizando esa columna Criterios y pensando, ¿qué significa todo esto? No se preocupe, trataremos estos temas con detalles cuando trabaje en adquirir su insignia para este módulo.

La cuestión es que la mayoría de personas de su compañía lo buscarán con preguntas como estas. Aquí tiene algunos ejemplos.
  • Un ejecutivo de cuenta planificando las llamadas del día, que desea identificar con qué clientes potenciales hacer contacto en primer lugar.
  • Un gestor de servicios al cliente analizando la frecuencia de desviación mes tras mes desde la implantación de esa comunidad de autoservicio el pasado verano.
  • El director ejecutivo, confeccionando el plan anual de la compañía y tomando decisiones acerca de hacia dónde llevar la compañía.

Para cada uno de estos escenarios, un reporte o un tablero pueden proporcionar la perspectiva que necesita cada miembro del equipo para actuar y crecer ese día, mes o año. Puede ser la persona que traduce su pregunta en el reporte o tablero que necesiten.

Lea para saber cómo empezar a trabajar con reportes y tableros para su compañía.

¿Qué es un reporte?

Un reporte es una lista de registros que cumplen los criterios que define. Se muestra en Salesforce en filas y columnas, y se puede filtrar, agrupar o mostrar en un diagrama gráfico.

Cada reporte se almacena en una carpeta. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas y se pueden configurar como de sólo lectura o de lectura/escritura. Usted controla quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos, grupos públicos y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privada y que únicamente el propietario tenga acceso.

¿Qué es un tablero?

Un tablero es una presentación visual de tendencias y mediciones clave para registros en su organización. La relación entre un reporte y un componente de tablero es 1:1; para cada componente de tablero, existe un solo reporte subyacente. Sin embargo, puede utilizar el mismo reporte en múltiples componentes de tablero en un solo tablero (por ejemplo, utilice el mismo reporte tanto en un gráfico de barras como en un gráfico circular). Se pueden mostrar múltiples componentes de tablero juntos en un formato de página de tablero único, creando una potente presentación visual y una forma de consumir múltiples reportes que a menudo tienen un tema en común, como desempeño de ventas, servicio de atención al cliente, etc.

A igual que los reportes, los tableros se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los usuarios. Si tiene acceso a una carpeta, podrá ver sus tableros. Sin embargo, para ver los componentes del tablero, necesita acceder a los reportes subyacentes también. Realice un seguimiento de un tablero en Chatter para obtener actualizaciones sobre el tablero publicadas en sus noticias en tiempo real.

Cada tablero tiene un usuario que ejecuta, cuyos parámetros de seguridad determinan los datos que se mostrarán en un tablero. Si el usuario que ejecuta es un usuario concreto, todos los usuarios que visualicen el tablero verán los datos basados en la configuración de seguridad de ese usuario, con independencia de su configuración de seguridad personal. Por este motivo, deseará seleccionar el usuario que ejecuta de forma inteligente, de modo que no abra demasiada visibilidad. Por ejemplo, establezca el gestor de ventas como el usuario que ejecuta para un grupo de los mejores para su equipo. Esto permite a los miembros de su equipo ver el grupo de los mejores para su equipo individual, pero no otros equipos.

Los tableros dinámicos son tableros para los que el usuario que ejecuta es siempre el usuario que inició sesión. De este modo, cada usuario ve el tablero de acuerdo con su propio nivel de acceso. Si está preocupado por demasiado acceso, los tableros dinámicos podrían ser una buena opción.

¿Qué es un tipo de reporte?

Un tipo de reporte es como una plantilla que facilita la generación de reportes. El tipo de reporte determina qué campos y registros están disponibles para el uso al crear un reporte. Esto se basa en la relación entre un objeto principal y sus objetos relacionados. Por ejemplo, con el tipo de reporte “Contactos y Cuentas”, “Contactos” es el objeto principal y “Cuentas” es el objeto relacionado.

Los reportes solo muestran registros que cumplen los criterios definidos en el tipo de reporte. Desde el principio, Salesforce proporciona un conjunto de tipos de reporte estándar predefinidos. ¿No ve todos los campos que quiere? Podría necesitar crear un tipo de reporte personalizado.

Por ejemplo, un administrador puede crear un tipo de reporte que solo muestra solicitudes de empleo que tengan un currículo asociado; las solicitudes sin currículos no se mostrarán en reportes que utilizan ese tipo. Un administrador también puede mostrar registros que pueden tener registros relacionados, por ejemplo, solicitudes con o sin currículos. En este caso, todas las solicitudes, con currículos o no, estarán disponibles para los reportes que utilizan ese tipo. Un administrador también puede agregar campos desde un objeto relacionado creando una relación de búsqueda con ese objeto, lo que permite más posibilidades de generación de reportes.

Una imagen mostrando la relación entre carpetas, tableros, reportes y tipos de reporte.