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Crear reportes con el Generador de reportes

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Utilizar el generador de reportes con función de arrastrar y soltar.
  • Explicar el valor de usar filtros, filtros cruzados y lógica de filtro.
  • Crear un reporte tabular.

Utilizar el generador de reportes

Cuando crea un reporte en Salesforce, el criterio que ingresa es fundamentalmente una pregunta que está formulando y los resultados devueltos son la respuesta. Pero para formular una pregunta, debe hablar el idioma de la base de datos. ¡Buenas noticias! Salesforce incluye un traductor integrado, permitiéndole formular todas las preguntas que desee a la base de datos a través de una interfaz de apuntar y hacer clic. Conozca el generador de reportes de arrastrar y soltar, su forma de obtener las respuestas que necesite acerca de sus datos.

La primera cosa que debe saber es asegurarse de que ha habilitado el generador de reportes. Las nuevas organizaciones obtendrán automáticamente la última versión del generador de reportes. Para organizaciones existentes deberá tomar las medidas necesarias para habilitar el generador de reportes de arrastrar y soltar.

Para activar el generador de reportes para todos los usuarios, desde Configuración, ingrese Configuración de tableros y reportes en el cuadro Búsqueda rápida, luego seleccione Configuración de tableros y reportes. Revise la sección Actualización del generador de reportes de la página y luego haga clic en Activar. Si no ve el botón, el generador de reportes ya se activó para su organización. Confirme su elección haciendo clic en Sí, activar el generador de reportes para todos los usuarios.

¡Excelente trabajo! Ahora tiene que abrir el generador de reportes. Pero antes, debe seleccionar un tipo de reporte.

Seleccionar un tipo de reporte

La selección del tipo de reporte adecuado es uno de los pasos más importantes en la generación de un reporte. Cuando elige un tipo de reporte, elige los registros y los campos que podrá ver en su reporte.

En este punto, pulsemos el botón Pausa y asegúrese de comprender la estructura de los tipos de reporte.

Cada tipo de reporte tiene un objeto principal y uno o más registros relacionados. Para los tipos de reporte estándar, verá habitualmente esto representado en el nombre del tipo de reporte. Por ejemplo, con el tipo de reporte 'Contactos y Cuentas', 'Contactos' es el objeto principal y 'Cuentas' es el objeto relacionado. Para tipos de reporte personalizados, desde Configuración, ingrese Tipos de reporte en el cuadro Búsqueda rápida, luego seleccione Tipos de reporte para ver los objetos principal y relacionado. Como práctica recomendada, considere seguir la convención de nomenclatura de tipo de reporte estándar al crear tipos de reporte personalizados.

Dependiendo de la configuración del tipo de reporte, los resultados pueden incluir uno de los siguientes.
  • Objeto principal con objeto relacionado: Los registros devueltos solo son aquellos donde el objeto principal tiene al menos un registro de objeto relacionado. En nuestro ejemplo de ‘Contactos y Cuentas’, los únicos registros que se pueden mostrar en el reporte pueden ser ‘Contactos’ que tienen al menos un registro relacionado ‘Cuenta’.
  • Objeto principal con o sin objeto relacionado: Los registros devueltos son aquellos donde el objeto principal puede o no tener un registro de objeto relacionado. Si creáramos un tipo de registro personalizado ‘Contactos con o sin Cuentas’, ‘Contactos’ se mostraría tanto si tiene como si no tiene un registro ‘Cuenta’ relacionado. Puede tener hasta cuatro objetos relacionados y cada uno puede tener la distinción “con” o “con o sin”.
Página de descripción general de conjuntos de permisos

Preste especial atención al objeto principal y los criterios de objeto relacionado donde está seleccionando un tipo de reporte. ¿No ve los campos que quiere? Es posible que necesite crear un nuevo tipo de reporte personalizado o ajustar un tipo de reporte personalizado existente para agregar u ocultar campos.

Nota

Nota

No puede modificar un tipo de reporte estándar.

Información sobre el generador de reportes de arrastrar y soltar

Usando el generador de reportes de arrastrar y soltar, puede crear reportes con los criterios, campos, filtros, agrupaciones y gráficos que necesite.

Eche un vistazo a este breve video para aprender más acerca del funcionamiento del generador de reportes.

¿No le gustan los videos? Consulte esta breve descripción en su lugar:

Página de descripción general de conjuntos de permisos

Tal y como su nombre indica, el generador de reportes con función de arrastrar y soltar le permite crear reportes arrastrando y soltando campos desde el panel de campos [1] dentro del panel de vista previa [3]. El panel de filtros [2] es donde podrá ingresar criterios adicionales para limitar sus resultados. En el ejemplo de arriba, filtramos por un propietario de cuenta, tipo y estado/provincia de facturación específicos.

Nota

Nota

El panel de vista previa es justamente eso: una previsulización. Cuando está generando un reporte, los datos que ve aquí serán un conjunto limitado. Para visualizar sus resultados al completo, tendrá que hacer clic en Ejecutar reporte.

Sugerencia

Sugerencia

¿No ve ninguna columna en el panel de vista previa? Haga clic en la flecha hacia abajo junto a Mostrar y seleccione Detalles.

En la próxima sección, profundizaremos en cómo puede utilizar filtros para obtener resultados específicos.

Utilizar filtros

Cuando utilice el generador de reportes para formular una pregunta acerca de sus datos, los filtros y la lógica de filtros le permiten ser más específico y los límites de filas le ayudan a limitar la respuesta que recibe. Primero, echemos un vistazo de alto nivel a estas funciones y le guiaremos durante el proceso de creación de un filtro.

Puede filtrar los datos en un reporte utilizando las siguientes opciones de filtro.

Tipo de filtro Descripción
Filtro estándar Los filtros estándar se aplican de forma predeterminada a la mayoría de los objetos. Los diversos objetos tienen filtros estándar diferentes, pero la mayoría de los objetos incluyen los filtros estándar Mostrar y Campo de fecha. Mostrar filtra los objetos con agrupaciones comunes (como “Mis cuentas” o “Todas las cuentas”). Campo de fecha filtra por un campo (como Fecha de creación o Última actividad) y un intervalo de fechas (como “Siempre” o “El mes pasado”).
Filtro de campo Los filtros de campo están disponibles para reportes, vistas de listas, reglas de flujo de trabajo y otras áreas de la aplicación. Para cada filtro defina el campo, operador y valor. Con los reportes de tablas, de resumen y matriciales, puede arrastrar un campo desde el panel Campos al panel Filtros para agregar un filtro de reporte.
Lógica de filtro Agregue condiciones booleanas para controlar cómo se evalúan los filtros de campo. Debe agregar al menos 1 filtro de campo antes de aplicar la lógica de filtro.
Filtro cruzado Filtre un reporte por el objeto secundario utilizando las condiciones CON o SIN. Agregue subfiltros para continuar filtrando por campos en el objeto secundario. Por ejemplo, si tiene un filtro cruzado de Cuentas con oportunidades, haga clic en Agregar filtro de oportunidades y cree el subfiltro Nombre de oportunidad igual a ACME para ver únicamente esas oportunidades.
Límite de filas En los reportes tabulares, seleccione el número máximo de filas que se mostrarán y seleccione el campo y el orden de clasificación. Puede utilizar un reporte tabular como reporte de origen para una tabla de tablero o componente de gráfico si limita el número de filas que devuelve.

Ahora que domina eso, creemos un filtro. En este ejemplo, crearemos un reporte tabular, que es el formato de reporte predeterminado. Trataremos los formatos de reporte con más detalles en la próxima unidad.

  1. Vaya a la ficha Reportes y haga clic en Nuevo reporte.
  2. Seleccione el tipo de reporte “Cuentas” y haga clic en Crear.
  3. En el panel de filtros, haga clic en Agregar y seleccione Filtro de campo.
  4. Seleccione un campo de la primera lista desplegable. Para este ejemplo, elijamos Tipo.
  5. Defina el operador de filtro como Igual.
  6. Haga clic en el icono de búsqueda junto al tercer campo, seleccione el valor Cliente: Directo, y haga clic en Aceptar.
  7. Para el campo Fecha, seleccione Fecha de creación y establezca el intervalo como Siempre.

¡Buen trabajo! Acaba de crear un filtro de reporte que muestra todas sus cuentas con el tipo = Ciente: Directo. Haga clic en Ejecutar reporte para ver sus resultados. Recuerde que, dependiendo de la organización que está utilizando para ejecutar este tutorial, podría ver o no datos en su reporte en el momento de la ejecución.

A continuación se incluye un acceso directo práctico. Al crear un filtro, pruebe a arrastrar un campo del panel de campos al panel de filtros. ¡Voilà! Está listo para crear su siguiente filtro. También puede utilizar la función de tecleo anticipado para localizar un campo. ¡Obtuvo opciones!

En el ejemplo anterior, utilizamos el operador “Igual a” para crear nuestro filtro, sin embargo existe un número de operadores que puede utilizar en la creación de sus reportes. Sin embargo, una pequeña advertencia: Visualice su desempeño detenidamente mediante “No es igual a” como operador. Encontrará la lista completa de operadores aquí: https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=filter_operators.htm.

Utilizar filtros de objeto cruzado

Ahora que ha creado un filtro, lleve esto al siguiente nivel con filtros de objeto cruzado o “filtros cruzados”. Esto le permite ampliar sus tipos de reporte a objetos relacionados con los objetos originales definidos en el tipo de reporte. Los filtros cruzados le ayudan a ajustar sus resultados, sin escribir códigos o utilizar fórmulas. El caso de uso más común es reportes de excepción. Aquí tiene varios ejemplos.

  • ‘Oportunidades anticuadas’: Oportunidades sin actividades en los últimos 30 días
  • ‘Contactos huérfanos’: Contactos sin cuentas
  • ‘Cuentas desatendidas’: Cuentas sin oportunidades

Consulte este video breve acerca de reportes cruzados.

Ahora practiquemos agregando un filtro cruzado a un reporte.

  1. Vaya a la ficha Reportes y haga clic en Reporte nuevo.
  2. Seleccione el tipo de reporte “Contactos y cuentas” y haga clic en Crear.
  3. En el panel Filtros del generador de reportes, haga clic en Agregar | Filtro cruzado.
  4. Seleccione un objeto principal de la lista desplegable. Su elección determina qué objetos relacionados verá en la lista de objetos secundarios. Para este ejemplo, seleccionemos 'Contactos'.
  5. Seleccione ‘con’ como el operador.
  6. Seleccione un objeto secundario de la lista desplegable o búsquelo por su nombre. La lista desplegable contiene todos los objetos secundarios posibles de su objeto principal seleccionado. Para este ejemplo, seleccionemos 'Oportunidades'.
  7. De forma opcional, agregue subfiltros:
    1. Haga clic en Agregar filtro de oportunidades.
    2. Seleccione un campo. Los campos se determinan por el objeto secundario en el filtro cruzado. Por ejemplo, si su filtro cruzado es “Contactos con oportunidades”, puede utilizar campos Oportunidad para su subfiltro. Para este ejemplo, seleccionemos “Etapa” para nuestro subfiltro.
    3. Seleccione “Es igual a” para el operador.
    4. Haga clic en el icono de búsqueda y seleccione “Cerrada ganada”.
    5. Haga clic en Aceptar.

¡Excelente trabajo! Creó un reporte que muestra Contactos y cuentas, donde los contactos están relacionados con oportunidades que son Cerradas ganadas. Este tipo de reporte puede usarse para identificar contactos que podría desear invitar a un evento local para clientes. Si agrega un subfiltro adicional en Cantidad de oportunidad o Fecha de cierre, puede obtener más información acerca de la importancia de la negociación o la fecha de su cierre.

Utilizar lógica de filtro

Ahora que sabe cómo aplicar filtros a su reporte, es posible que desee aplicar lógica, por lo que puede condicionalmente aplicar esos filtros. Ingrese la lógica de filtro, que le permite especificar condiciones para sus filtros.

¿Cuándo debe utilizar lógica de filtros? Observemos un ejemplo.
  1. Propietario de cuenta igual a Allison Wheeler
  2. Industria igual a Actividad industrial
  3. Ingresos anuales superiores a 500.000

Si aplica lógica de filtro (1 Y 2) O 3, verá cualquier cuenta de actividad industrial propiedad de Allison, o cualquier cuenta con un ingreso superior a 500.000.

También, si aplica lógica de filtro 1 Y (2 O 3), verá cuentas propiedad de Allison en la industria de actividad industrial o superiores a 500.000.

Los siguientes operadores están disponibles:

Operador Definición
Y Busca registros que coincidan con ambos valores.
OR Busca registros que coincidan con alguno de los dos valores.
NOT Busca registros que excluyan valores.

Para agregar lógica de filtro, haga clic en Agregar | Lógica de filtro desde el panel de filtros.

Nota

Nota

Cada vez que agregue un nuevo filtro, vuelva a revisar su lógica de filtro para asegurarse de que aún es correcta.

Recursos

Nota

Nota

Recuerde, este módulo está pensado para Salesforce Classic. Cuando inicie su organización para realizar prácticas, cambie a Salesforce Classic para completar este reto.