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Ampliar su estrategia de creación de reportes con AppExchange

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Buscar paquetes de reportes y tableros gratuitos en AppExchange.
  • Instalar un paquete de reportes y tableros de AppExchange.
  • Modificar los reportes y los tableros en el paquete instalado.

Instalar una aplicación desde AppExchange

Cuando está creando un reporte o un tablero, una estrategia muy común es duplicar un reporte existente y modificarlo para que se ajuste a sus necesidades. Pero ¿dónde puede obtener reportes y tableros de muestra para modificar? María, la administradora de Ursa Major Solar, no busca más allá de AppExchange.

En AppExchange, hay paquetes de reportes y tableros de muestra disponibles de Salesforce Labs. Estos pueden descargarse e instalarse en su entorno sandbox o de trabajo. Los paquetes son gratuitos y los reportes y tableros pueden ser duplicados y modificados para responder a sus necesidades específicas.

Los temas más populares incluyen:

  • Tableros de adopción Salesforce
  • Tableros de Salesforce CRM
  • Tableros de actividad de ventas
  • Tablero ¡Limpie su habitación!
  • Tableros de asistencia y ayuda
  • Tableros y reportes de la base de datos de conocimientos
  • Tableros de Chatter 1.0
  • Chatter Challenge Dashboard Pack

Si está buscando tableros relacionados con ventas, servicios, actividad, CRM o con la adopción, hay modelos de reportes y tableros disponibles para usted.

Considere que algunas aplicaciones contienen fichas, campos, objetos y mucho más. Y existen regulaciones y límites en Salesforce a las que su organización está sujeta. Las aplicaciones pueden ser gestionadas o no gestionadas, y sus límites generales se verán afectados en modos diferentes, en función del tipo que elija. Cuando esté instalando cualquier aplicación, tenga en cuenta sus límites. Puede aprender más acerca de este tema viendo la Guía de instalación de AppExchange.

Para instalar una aplicación, inicie sesión en AppExchange, busque la aplicación que desee y haga clic en Obtener ahora. Durante el proceso de instalación, tendrá que tomar algunas decisiones. Algunas de las más importantes son:

  • ¿Dónde debo instalar, en el entorno de producción o en el de sandbox?
    • En general, la mejor práctica en AppExchange es instalar primero en un entorno sandbox. Con reportes y tableros, aquí tiene algunas consideraciones:
      • Algunos de los paquetes vienen aparejados con un puñado de campos personalizados.
      • Todos los reportes, tableros, carpetas y campos personalizados tienen nombres, lo que podría generar conflicto con nombres ya existentes en su organización.
      • Todos los paquetes vienen con carpetas de reportes y/o de tableros.
    • Ahora que ya sabe lo que específicamente está instalando, tiene que decidir dónde quiere instalarlo.
      Nota

      Nota

      Puede previsualizar todos los componentes de los paquetes durante el proceso de instalación.

  • ¿Desea conceder permisos solo a los administradores, a todos los usuarios o a perfiles específicos?
    • ¿Quién debe tener acceso a esos reportes, tableros, carpetas y en algunos casos, campos personalizados? Esta es una área donde debe realizar una planificación previa , antes de proceder con la instalación, de esta manera no necesitará realizar actualizaciones en la configuración de colaboración de los perfiles y carpetas después de la instalación.

Una vez su instalación finalice correctamente, recibirá un email de confirmación. ¡Ahora está preparado para comenzar!

Acceder a paquetes instalados

Así es como puede encontrar lo que acaba de instalar.

  • En Configuración, ingrese Paquetes instalados en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Paquetes instalados.
  • Haga clic en el nombre de su paquete instalado. Este será el mismo nombre de la página en la que descargó el paquete de AppExchange [1]
    Ver paquetes instalados
  • Haga clic en Ver componentes [2].
    Ver detalles del paquete
  • Esta acción abre la página de detalles del paquete, donde podrá visualizar todos los componentes incluyendo reportes, tableros, carpetas, campos personalizados y otros elementos. La manera más fácil de navegar entre todos los reportes y tableros es verlos en la ficha Reportes en Salesforce.

Ahora podrá ver todos los reportes y los tableros que acaba de instalar.

Modificar reportes

Lo primero que debe recordar al modificar un reporte existente es utilizar “Guardar como”. ¡Lo último que desea es sobrescribir el reporte de otra persona!

Para duplicar su reporte, abra un reporte y haga clic en el botón Personalizar y, a continuación, haga clic en el botón Guardar como [1].
Reporte de resumen de oportunidades del año actual
Asigne un nombre, una descripción y guarde su reporte en la carpeta Mis reportes personalizados personales. Siempre podrá trasladarlo a otra carpeta de reportes más adelante, pero es una ubicación segura para experimentar con reportes antes de estar listo para que otros usuarios los utilicen.
Cuadro de diálogo Guardar reporte

Ahora puede guardar el reporte de forma segura.

Como acaba de empezar a trabajar con el paquete de AppExchange, tómese un tiempo para evaluar qué reportes y tableros están en el paquete. Demos una vuelta por la evaluación de un único reporte. En este ejemplo, abriremos el reporte Oportunidades del año actual desde el paquete Trending Opportunity AppExchange (AppExchange de oportunidades de tendencia).

  • Abra el reporte Oportunidades del año actual y haga clic en el botón Personalizar.
  • En la parte superior del reporte, verá un filtro Mostrar [1] con opciones para Mis oportunidades, Oportunidades de mi equipo y Todas las oportunidades.
  • También verá filtros para Estado de oportunidad [2], Probabilidad [3], Campo de fecha [4] e Intervalo de fechas [5].
  • Para determinar el tipo de reporte utilizado, haga clic en el botón Propiedades de reporte [6].
    Personalización del reporte de oportunidades del año actual
Una vez abierta la ventana Propiedades de reporte, puede ver el tipo de reporte.
Cuadro de diálogo Propiedades de reporte

Ahora echemos un vistazo a las columnas del reporte y el formato de reporte.

  • El formato de reporte rige el modo en que se muestran y se agrupan los datos del reporte. Los formatos de reporte disponibles incluyen Tabular, Resumen, Matriz o Unido. En este ejemplo, el formato de reporte es Resumen [8].
  • Las columnas utilizadas en el reporte se muestran horizontalmente en el tablero de vista previa [9].
  • Si el formato del reporte es Resumen, observará un área donde se pueden agrupar las filas del reporte por un grupo específico [10]. En este ejemplo, estamos agrupando por Propietario de oportunidad.
    Reporte de resumen de oportunidades del año actual

Como acaba de empezar a trabajar con la modificación de un reporte existente, intente hacer tareas sencillas como agregar y eliminar columnas, cambiar el orden de columnas y cambiar el criterio y el campo de intervalo de fechas. También puede agregar nuevos filtros y cambiar el formato del reporte cuando se sienta más cómodo. Si realiza cambios, recuerde guardar con frecuencia y haga clic en Ejecutar reporte para ver su resultado finalizado, ya que el tablero de vista previa solo muestra un conjunto limitado de registros.

Modificar tableros

Al igual que con los reportes, ¡asegúrese de utilizar “Guardar como” de modo que no sobrescriba los tableros de otros usuarios!

Para duplicar el tablero, ábralo y haga clic en el botón Duplicar [1].
Duplicación de un tablero

Esto abrirá el tablero en modo de modificación en el generador de tableros con función de arrastrar y soltar. Ahora puede ver cómo se creó el tablero inicialmente. Echemos un vistazo más de cerca.

  • El usuario que ejecuta el tablero determina qué datos se muestran. Cuanto más alto está el usuario en la jerarquía de funciones, más datos podrían mostrarse [1].
  • Si el tablero tiene cualquier tipo de filtro, búsquelo por encima del panel de vista previa [2]. En este ejemplo, hemos agregado uno así podrá ver dónde se encuentra normalmente.
  • Haga clic en el icono de llave inglesa por cada componente del tablero [3]. Aquí es donde puede ver cómo se da formato y configuración a los componentes de tablero y cualquier otro formato condicional que se haya aplicado.
    Modificación de los componentes del tablero

Como acaba de empezar a trabajar con la modificación de tableros, lo mejor que se puede hacer es sencillamente cambiar el tipo de componente del tablero. Para este fin, pruebe a elegir un único reporte y cree un tablero con ese mismo reporte mostrado en cada tipo de componente de tablero. Esto le dará un buen sentido de cómo funciona cada tipo de componente de tablero.

Personalizaciones habituales

Ahora que sabe cómo instalar un paquete de tablero y reporte y ha evaluado qué hay en el paquete, es el momento de empezar a realizar modificaciones. Recuerde siempre utilizar “Guardar como” y “Duplicar” antes de comenzar.

Estas son algunas de las formas más habituales de personalizar un reporte o tablero existente. ¡Pruébelas!

  • Agregar un intervalo de fechas
  • Utilizar un valor de fecha relativa como HOY, AYER, SEMANA PASADA y MES PASADO
  • Filtrar o agrupar por propietario
  • Filtrar por umbral de importe
  • Cambiar el tipo de componente de tablero
  • Cambiar el orden de las columnas
  • Agregar o eliminar columnas
  • Cambiar el formato del reporte a tabular, de resumen o matricial
  • Agregar componentes de tablero adicionales
  • Cambiar a un tablero dinámico
  • Programar un reporte para envíos automáticos
  • Agregar notificaciones de reporte