Aprender sobre los reportes y tableros
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Describir qué son los reportes y los tableros.
- Identificar quién puede acceder a los reportes y tableros.
Conocer el desempeño de su negocio
Usted utiliza Salesforce para gestionar los datos de sus clientes, las interacciones y la información de negociaciones. Esto significa que puede ver cómo funcionan sus equipos de ventas y su negocio sin la necesidad de buscar en hojas de cálculo individuales o calcular de manera manual los números. Con todos los datos de su negocio en un solo lugar, puede utilizar los reportes y tableros de Salesforce para obtener una mejor visión del balance final, averiguar dónde invertir los recursos y mucho más.
Tomar decisiones basadas en datos
Tomar decisiones de negocio en base a presentimientos a veces funciona. Sin embargo, cuando toma sus decisiones en función de los datos, puede tomar decisiones más inteligentes para su negocio de manera coherente.
A continuación, proporcionamos algunas preguntas que puede responder con sus datos.
- ¿Cuántos ingresos obtuvimos el último trimestre?
- ¿Tenemos negociaciones valiosas que se han estancado en el ciclo de ventas?
- ¿Cuál es el tamaño medio de nuestras negociaciones?
- ¿Cómo funciona cada equipo de ventas?
- ¿Cuál es la tendencia de nuestras ganancias?
- ¿Dónde podemos invertir para mejorar las ventas?
Sabemos que tiene más preguntas sobre su negocio que los ejemplos proporcionados. Sus datos pueden proporcionar la información y las respuestas.
Veamos cómo los reportes y tableros de Salesforce lo ayudan a comprender y analizar cómo se desarrolla su negocio.
¿Qué contiene un reporte?
En su forma más simple, un reporte es un grupo de datos que cumple una serie de criterios, por ejemplo, un grupo de cuentas u oportunidades. Para obtener los datos exactos que necesita, puede filtrar, agrupar y hacer cálculos con los datos del reporte. Si le resulta más fácil la visualización, puede ver los datos en un gráfico o una tabla.
A partir de un gráfico o una tabla, se puede profundizar en los datos. Por ejemplo, a partir de un gráfico que muestra la tasa de ganancia a lo largo del tiempo, puede revisar el desglose de las oportunidades que se ganaron y perdieron cada mes. El reporte puede incluir detalles como el promedio de días para cerrar una operación y el importe total en dólares que se obtiene cada mes. Desde el reporte, se puede desglosar una oportunidad individual para revisar el historial de actividades, las notas y otros documentos.
¿Qué contiene un tablero?
Los tableros ofrecen una sólida presentación visual de sus datos en relación con un tema común. Por ejemplo, puede crear un tablero de ventas que muestre tablas y gráficos del desempeño de las ventas de su negocio con mediciones de apoyo sobre sus principales cuentas y oportunidades, tasas de ganancia y los tipos de cuentas que funcionan mejor.
Cuando dispone de toda la información en un solo lugar, es más fácil ver el panorama general de su negocio y puede acceder a los detalles con un solo clic. Salesforce proporciona la flexibilidad que necesita para examinar aspectos de su negocio en combinaciones casi infinitas.
¿Quién puede acceder a los reportes y tableros?
Cuando crea un reporte o tablero, usted determina quién puede verlo, gestionarlo o editarlo, y qué datos se pueden ver. Entonces, ¿cómo funciona esto?
Los reportes y tableros se almacenan en carpetas. Las carpetas pueden ser públicas, privadas, compartirse con usuarios específicos o con toda la organización. Si le proporciona acceso a un usuario a una carpeta, esta persona tendrá acceso a los reportes o tableros de esa carpeta. Pero esto no significa que puedan ver todos los datos. Se pueden configurar controles de seguridad en los datos de diferentes maneras.
Para los reportes: puede controlar quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos y más.
Para los tableros: cada tablero tiene un usuario que ejecuta los parámetros de seguridad que determinan qué datos se mostrarán en un tablero. Si selecciona a un administrador como usuario que ejecuta el tablero, por ejemplo, los lectores de su tablero pueden acceder a muchos datos.
Con los tableros dinámicos, el usuario que ejecuta es siempre el usuario conectado, lo que significa que los lectores solo ven los datos del tablero según su nivel de acceso. (La disponibilidad de los tableros dinámicos depende de la edición de Salesforce que use).
Cada tablero incluye una marca de tiempo de la última actualización de datos. Para asegurarse de ver los datos más recientes, actualice el tablero. Al actualizar los datos, Salesforce actualiza los datos para todas las personas que tienen acceso.
Sus datos cuentan la historia de su pasado, presente y futuro como negocio. Aproveche las funciones de los reportes y tableros de Salesforce para utilizarlos como guía.
