Primeros pasos con Quip
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar cómo Quip puede ayudar a mejorar la colaboración de equipo y reducir cuellos de botella.
- Comprender cómo los permisos crean una experiencia de colaboración simplificada.
Gestión de las notificaciones
Ahora que hablamos sobre todas estas @menciones y notificaciones, es posible que se esté preguntando cómo gestionarlas.
Para seleccionar los tipos de notificaciones que le gustaría recibir, haga clic en su imagen o email en la parte inferior izquierda de la pantalla. Verá tras opciones: notificaciones de escritorio, móviles y por email
Normalmente recomendamos que elija solo las de escritorio o móviles, eligiendo las que trabaje con mayor frecuencia. Las notificaciones por email pueden ser un buen modo de empezar a trabajar, ya que se capacita para trabajar directamente en Quip. Una vez esté cómodo trabajando en Quip, recomendamos que utilice notificaciones de escritorio y móviles, así como el resumen diario por email. Usted y su equipo deben adoptar el hábito de estar al tanto de notificaciones y solucionarlas directamente en sus documentos.
Organización y colaboración
A estas alturas comprende la herramienta tan excelente que es Quip para la productividad y la colaboración. Pero para sacar el máximo partido a esta potente herramienta, tiene que saber cómo utilizarla. Y eso empieza con la organización y la colaboración
Cuando utilice Quip, normalmente crea un nuevo documento de su propiedad (como hicimos en la Unidad 2) o modificamos un documento que creó otra persona. Una forma de compartir su documento es hacer clic en el botón azul Compartir de la esquina superior derecha. Puede agregar personas o carpetas, y aquí es donde tiene la opción de incorporar permisos (trataremos esto más tarde).
Carpetas
Digamos que creó su propio documento (un plan de proyecto) y está listo para compartirlo con su equipo. En este caso, probablemente querrá agregarlo a una carpeta, quizá la carpeta para esa cuenta en particular. Esta acción la comparte automáticamente con todos los integrantes de su equipo que tengan acceso a esa carpeta. Esta también es la razón por la que una de las formas más eficientes de compartir un documento es agregándolo a una carpeta.
A diferencia de otras soluciones de colaboración de archivos basadas en nube, Quip permite que su documento se encuentre en varias carpetas. Piense en ello como un vínculo al mismo documento, almacenado donde usted y su equipo necesiten mantenerse organizados.
Digamos que está colaborando en un documento de plan de proyecto que creó y guardó en la carpeta compartida Plan de proyecto de su equipo, dentro de su carpeta de grupo Marketing. Si lo envía a su colega Amir para su revisión, Amir puede guardar el documento fácilmente en su carpeta personal propia, en base a donde trabaje más cómodo. Pero será el mismo documento, tanto en su carpeta de grupo Marketing y en la carpeta personal de Amir. No es una copia del documento, sino el mismo documento en dos puntos diferentes. Bastante impresionante si lo piensa, ¿verdad? Esto mantiene a todos en la misma página mientras que permite a su equipo organizar proyectos y trabajar de la forma que mejor saben.
Buscar
Para encontrar rápidamente un documento o hacer aflorar algo que estaba utilizando hace años, la herramienta de búsqueda es para usted.
Buscando el título y el contenido del documento, y utilizando también filtros como “fecha” y “modificado por”, puede hacer aflorar rápidamente cualquier documento. Esa función incorporada hace que sus documentos sean fáciles de encontrar, y puede utilizar las opciones de filtrado avanzadas al grado en que se encuentre cómodo. La búsqueda avanzada puede incluso aprovechar comentarios y pláticas, de modo que si recuerda un comentario específico o una palabra exclusiva del documento, eso es todo lo que necesita para encontrarlo.
Favoritos y recopilaciones
Una forma rápida de navegar a sus proyectos actuales. Básicamente las cosas en las que está trabajando en estos momentos y las cosas a las que va cada día. Su lista de tareas por hacer propia o documento uno contra uno. De esa forma, no tendrá que escarbar en carpetas para encontrar esos documentos. Para agregar un documento a sus favoritos, seleccione el icono de estrella ⭐️ de la esquina superior derecha.
¿Quién tiene permiso para entrar?
Digamos que comparte un plan de cuenta con su equipo para revisarlo, y en cierto momento desea compartir ese documento con un cliente. Lo más probable es que desee que las diferentes partes que ven ese documento tengan permisos diferentes. ¿Qué queremos decir con eso?
Con permisos granulares, puede elegir si desea que las personas puedan ver, comentar o modificar su documento. De este modo, por ejemplo, con su plan de cuenta, puede compartir un primer borrador con su equipo inmediato y dar a todos sus integrantes derechos de modificación, de modo que pueda preparar un borrador más específico para compartir con su gerente.
A continuación, para ayudar con el control de versiones, da a su gerente derechos de comentarios. De esa forma puede incorporar impresiones como comentarios, de modo que pueda agregarlas por separado y asegurarse de que no entran en conflicto con partes importantes que usted y su equipo ya tengan listas.
Finalmente, cuando su plan de cuenta esté listo para compartirse con su cliente, asígnele derechos de visualización. No podrá realizar comentarios ni cambiar el plan, pero podrá ver la versión final.
Independientemente de cómo esté utilizando su documento, los permisos granulares le ayudan a controlar quién puede ver, comentar y modificar. De este modo, ¿cómo elige y asigna permisos granulares? Nos alegra que haya planteado esta pregunta.
Una experiencia de colaboración simplificada
Cuando hace clic en Compartir, ve una opción para compartir el documento actual tanto con personas como con carpetas compartidas. Puede buscar personas y carpetas por sus nombres o direcciones de email, y ver una lista de todas las personas, carpetas y permisos compartidos asociados con cada uno de ellos.
En vez de navegar a cada carpeta compartida individual para gestionar el acceso, puede realizar un seguimiento y modificar todos los permisos compartidos desde una vista centralizada.
Hay cuatro nuevas maneras de definir permisos en el nivel de usuario y carpeta individual.
- Acceso completo: Puede compartir y modificar.
- Puede modificar: Puede modificar, pero no compartir.
- Puede comentar: Solo puede ver y comentar.
- Puede ver: No puede compartir, modificar ni comentar.
Con los permisos granulares en Quip, es más fácil que nunca terminar trabajo de alto valor rápidamente con su equipo.
Es su turno
Ahora que conoce todas las herramientas y recursos que Quip puede proporcionar, ¿cómo lo utilizará con su equipo? A continuación encontrará algunas ideas que le ayudarán a comenzar.
- Cree un plan de proyecto para cada proyecto que tenga asignado para el siguiente trimestre.
- Configure el calendario Fuera de la oficina o Teletrabajo de su equipo.
- Planifique eventos desde la tormenta de ideas a la ejecución entre los diversos departamentos.
- Cree una lista de tareas con recordatorios para estar al tanto de sus proyectos.
Con Quip hay formas incontables con las que su equipo puede simplificar procesos, mantenerse alejados de buzones de email y mantener comentarios en tiempo real que hacen que la colaboración y la comunicación sean pan comido. Si desea obtener incluso más poder de colaboración, aprenda sobre Quip para ventas, que integra Quip directamente en su instancia de Salesforce.