Aplicar Quip en casos de uso específicos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Utilizar Flow Builder para crear flujos organizados y compartir documentos e información de manera automática.
- Utilizar las acciones de Quip para agregar documentos, hojas de cálculo, salas de chat y notificaciones en las instancias de Salesforce.
- Encontrar recursos que lo ayuden a obtener más información sobre Flow Builder.
Ahora que comprende Quip, ¿qué significa esto en realidad para su equipo? A continuación se muestran algunos casos de uso comunes, de modo que pueda tener una mejor idea sobre qué podría funcionar para su equipo.
Escenario 1: Uso compartido de documentos y automatización
Un miembro de su equipo le comunica que tiene problemas para compartir documentos. Acaba de crear un documento “Notas de llamada” que desea compartir con el equipo de ventas. ¿Cuáles son sus opciones para la automatización?
Aquí es cuando se emplea el uso compartido automático. Uno de los puntos críticos que espera resolver con Quip es lograr que las personas indicadas tengan acceso a los documentos adecuados, y garantizar que nadie se quede afuera. ¿Cómo se asegura de que las personas indicadas estén incluidas?
Una solución es decirle a su colega que, una vez creado el documento, lo agregue a una carpeta. La opción Agregar a carpeta coloca de forma automática ese documento nuevo en una carpeta. Cuando uno es miembro de una carpeta, y se agregó un documento a esa carpeta, el miembro se convierte de forma automática en un miembro de ese documento también. Es una manera rápida y sencilla de agregar un grupo de personas a un documento de forma automática. Por lo tanto, si su colega agrega el documento a una carpeta en la que sus representantes del servicio de atención al cliente ya son miembros, estos tendrán acceso automático al nuevo documento de mensajería.
Otra opción es que su colega agregue miembros del equipo de oportunidades a documentos existentes. Esta acción permite agregar personas que están asociadas con un registro de Salesforce específico. Es una manera sencilla de asegurar que los miembros y los propietarios de la oportunidad o de la cuenta sean miembros del documento.
Digamos que su colega desea compartir su documento de mensajería con el equipo de ventas para un cliente específico. Al utilizar la automatización para agregar miembros del equipo de oportunidades al documento creado, su colega puede asegurarse de que solo las personas indicadas tengan acceso a su contenido.
No existe la respuesta correcta a cómo compartir documentos, pero las pequeñas diferencias en su caso de uso ayudarán a determinar la opción adecuada para usted.
Escenario 2: Creación automática de documentos o plantillas
Quizá desee tener más control cuando se crea un documento, como cuando se crea un registro o este se encuentra en una fase específica.
Supongamos que se acaba de unir al equipo una nueva gerente de cuentas, Zahara. Con la automatización, puede desencadenar de forma automática el plan de cuenta no bien se crea la cuenta. Esto asegura una incorporación transparente para su colega y garantiza que no se pase nada por alto mientras aprende su nueva función.
Escenario 3: Gestión de oportunidades
Un colega le consulta sobre una manera de simplificar su proceso de gestión de oportunidades. Existen dos funcionalidades principales para guiar a su colega.
Una es Pegar en vivo. Con Pegar en vivo, puede copiar contenido de un documento y pegarlo en otro. El contenido pegado en vivo se actualiza de forma automática cuando algo cambia en el documento de origen. Un caso de uso sería pegar en vivo una sección del plan de cuenta en las notas de oportunidad. De ese modo, se accede de forma sencilla a la información clave de la cuenta en las notas de oportunidad, y los datos siempre están actualizados. Esto es de especial importancia si todavía existen oportunidades abiertas en una cuenta, incluso después de que se cierra una oportunidad.
Desde el punto de vista de un gerente, los planes de cuentas deberían bloquearse después de que se cierra la oportunidad, para poder consultarla con fines de registro. La función de bloquear ediciones permite proteger el documento contra las modificaciones. En general, la práctica recomendada es bloquear las ediciones en los planes de cierre una vez que se ganó o se perdió la negociación.
Escenario 4: Notificaciones automáticas
Trabaja en un equipo muy dinámico y altamente colaborativo. Las personas crean documentos nuevos para clientes de forma constante, al igual que documentos internos, y las cosas pasan desapercibidas. ¿Cómo puede resolver esta situación con su equipo?
Combinemos esto con algunos casos de automatización de nuestro ejemplo de arriba. Imagínese si hubiera agregado de forma automática a los miembros del equipo de oportunidades en el documento. En ese caso, podría enviar de forma automática un mensaje para @todos cuando se cree un documento nuevo. “Miembros del equipo de ventas, echen un vistazo a este documento nuevo, {nombre de documento}”. Solo las personas que estén agregadas a esa cuenta están en el documento, así que son ellas las que reciben una notificación.
De esa manera, el sistema puede hacerlo de forma automática en vez de tener que enviar un mensaje a cada persona. Nada pasa desapercibido. Queda claro qué miembro del equipo debe actuar, y cuándo.
Reflexiones finales sobre la automatización
La belleza de la automatización es que sus posibilidades son infinitas. Esperemos que se encuentre inspirado para proponer nuevas maneras de crear automatización para sus equipos. También puede considerar utilizar un grupo de prueba piloto para las primeras automatizaciones, de modo que pueda solucionar cualquier problema antes de implementar las automatizaciones con el equipo.
Ahora que conoce las prácticas recomendadas sobre cómo obtener la automatización más optimizada y que está inspirado al ver lo que otras personas están haciendo, puede presentar estas ideas al equipo de una forma que les resulte impactante. Cuanto más automatice las tareas diarias y los flujos de trabajo, mejor.
¿No está seguro de qué decir a sus líderes? Una buena forma de comenzar es repasar los puntos críticos originales que busca solucionar con Quip. Pregunte: “¿En qué desea que se concentre principalmente nuestro equipo? “¿Qué le molesta de este proceso y cómo podemos resolverlo?”
Como administrador de Salesforce, es su trabajo crear estas automatizaciones y saber qué se puede hacer, pero también debe trabajar de manera conjunta con los líderes. Mientras más complejos sean sus problemas, más ideas podrá combinar. Está claro que puede hacer cada una de estas tareas, pero ¿cómo puede combinarlas dentro de una automatización compleja de alta eficacia?
Para obtener recursos adicionales mientras comienza a usar Flow Builder, revise la sección Recursos. ¡El cielo es el límite!
