Obtener el máximo provecho de Quip con las plantillas y la automatización
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Entender cómo la automatización de Quip logra que su equipo sea más eficiente y colaborativo.
- Explicar cómo Flow Builder capacita a su equipo mediante plantillas y automatización.
Introducción
El entorno de negocios de la actualidad rara vez permite fomentar relaciones adecuadas con los clientes. De las ventas al servicio, los equipos se encuentran tan ocupados desempeñando tareas administrativas que apenas tienen tiempo para ocuparse de sus propias tareas. En efecto, los representantes de ventas informan que dedican solo un 34 % de su tiempo a la venta y que deben invertir el 8 % del tiempo en el ingreso manual de datos. (Fuente: State of Sales, Third Edition)
Por suerte, existe una solución para devolverle el tiempo a los equipos. La personalización y la automatización de componentes de Quip en Salesforce pueden reducir el trabajo administrativo en un 20 % e incrementar la productividad. Quip ayuda a crear documentos colaborativos con datos integrados de Salesforce. Esto permite simplificar los flujos de trabajo, para que los usuarios pueden encontrar los datos justo dónde los necesitan. Crea un entorno colaborativo, lo cual derriba los silos en la comunicación y garantiza que todos trabajen orientados a los mismos objetivos.
Los beneficios de la automatización y la personalización
Implementar procesos de automatización y personalización supone muchos beneficios, que van más allá de ahorrar tiempo y mejorar la comunicación.
Flujos de trabajo simplificados. Optimice los flujos de trabajo con plantillas que permiten crear y actualizar información con su equipo más rápidamente. Seleccione una plantilla preconfigurada o diseñe una que se ajuste a las necesidades de su equipo. La sintaxis de combinación de correo y las menciones de datos de plantillas de Salesforce permiten configurar campos de relleno automático y terminar con la necesidad que tienen los usuarios de buscar e introducir información de forma manual. Gestione mejor esa información con Flow Builder para mover los documentos y avisarles a los miembros del equipo cuando ocurra algo importante. (Esto se tratará con mayor profundidad en la siguiente unidad).
Experiencia uniforme. Los equipos reciben una experiencia uniforme porque los documentos 100 % funcionales se colocan directo en Salesforce exactamente donde se los necesita. Pueden diseñarse plantillas con un diseño estandarizado para información estructurada, pero siguen aportando suficiente flexibilidad para manejar la información en formato libre.
Creación de comunidades. Colabore en los documentos correctos en el momento adecuado con equipos y clientes tanto dentro como fuera de Salesforce. Las plantillas dinámicas facilitan el acceso de los equipos a información en tiempo real, y reciben actualizaciones al instante, donde sea que estén y desde cualquier dispositivo, ya sea dispositivos móviles o equipos de escritorio. Además, con las @menciones, es posible enviar comentarios de forma rápida y sencilla cuando algún asunto requiere atención o, aún mejor, cuando se alcanzan objetivos o se cierran negociaciones.
Primeros pasos con Flow Builder
Para empezar, hablemos sobre cómo Flow Builder ayuda a automatizar los procesos de su equipo y a ahorrar tiempo. Un buen ejemplo de esto es pensar en cómo ayudan a crear desencadenadores automáticos basados en varios eventos.
Cuando se crea un registro en Salesforce, siempre viene acompañado de una lista de tareas pendientes. Con Flow Builder, puede marcar algunas de esas tareas pendientes de forma automática.
¿De qué modo ayuda esto? Supongamos que su equipo de ventas utiliza un plan de cuenta estándar para gestionar todas las cuentas, pero en este momento, actualiza los planes y notifica los cambios a los propietarios de cuentas de forma manual. Mediante la automatización, puede crear un flujo que envíe automáticamente un ping al equipo de ventas cuando se abre un nuevo caso de servicio asociado a una cuenta. O supongamos que un cliente necesita que alguien realice un seguimiento en conjunto para firmar formularios vencidos específicos. Su automatización podría hacer ping de forma automática al propietario de la cuenta para realizar un seguimiento con el cliente.
También puede utilizar Flow Builder para desencadenar la creación, el bloqueo o el uso compartido de un documento en un cambio de etapa. Supongamos que se movió una oportunidad asociada con la cuenta a la etapa cerrada/ganada. También se puede enviar una notificación sobre un plan de cuenta a los miembros del equipo, de modo que sea la única fuente de información impactante para todos los miembros del equipo involucrados en la oportunidad.
Flow Builder ayuda a ahorrar tiempo, crear eficiencia y permanecer organizado gracias a la automatización.
Fluir con la corriente (Builder)
A continuación, hablemos un poco sobre Flow Builder.
Flow Builder automatiza los procesos de negocio: crea aplicaciones, a las que llamamos flujos, que recopilan, actualizan, editan y crean información de Salesforce. Luego hace que esos flujos estén disponibles para los usuarios o sistemas adecuados.
Los flujos pueden ejecutar lógica, interactuar con la base de datos de Salesforce, llamar a clases de Apex y guiar a los usuarios por las pantallas para recopilar y actualizar datos. ¿La mejor parte de los flujos? Se crean con clics, no se necesitan códigos.
En la siguiente unidad, abordaremos cómo usar las plantillas, y su uso adecuado dentro de Flow Builder.