Personalizar y automatizar plantillas de Quip

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Estandarizar los flujos de trabajo y aplicar las prácticas recomendadas mediante el uso de plantillas personalizadas.
Usar Flow Builder con plantillas para crear una experiencia productiva y colaborativa en Salesforce.

¿Le suena conocido?

Si es como la mayoría de los administradores, probablemente oyó frases como “¿Puede poner este contenido en Quip y hacer que sea automático?” Ese tipo de instrucción es no solo imprecisa sino también confusa si no conoce los programas que ahora puede usar. “¿Cómo se supone que debo llevar a cabo esa tarea?”, se pregunta. “¿Magia?”

Empleada desconcertada recibe instrucciones del gerente. En su cabeza, vemos una burbuja de pensamiento con una varita mágica sobre un equipo portátil.

Cuando maneje mejor Quip, podrá entender cómo unir las antiguas formas de trabajar de su equipo con la nueva tecnología, con el fin de que todos sean más eficientes. En lugar de copiar y pegar lo que se venía haciendo, puede usar las funciones casi ilimitadas con las que cuenta Quip para lograr un gran impacto en la productividad de su equipo. Aunque no haya hecho nada similar antes, valen la pena, el tiempo y el esfuerzo que invierta en profundizar para aprovechar Quip al máximo.

No reinvente la rueda

Con Quip y un poco de tiempo, puede configurar herramientas de automatización y personalización eficaces, con las que logrará un impacto medible y duradero en su equipo. Es posible personalizar y automatizar casi cualquier documento o flujo de trabajo según sus necesidades específicas. Y aunque la automatización a través de Flow Builder es una forma de automatización, puede y debe utilizarse junto con las plantillas.

Seleccione plantillas que eliminen la necesidad de rellenar documentos en forma manual con información que se usa una y otra vez. Puede acceder, dentro de las instancias de Salesforce, a información en tiempo real que estaba fuera de Salesforce e implicarse con ella. También puede diseñar procedimientos de varios pasos que instantáneamente creen un marco de flujos de trabajo que aceleren los procesos para las ventas, el servicio y mucho más.

Las posibilidades son casi infinitas.

En este módulo, aprenderá a crear y usar plantillas que realizan procesos repetibles y automatizados. A su vez, podrá activar flujos de trabajo simplificados, una experiencia de usuario uniforme y herramientas de comunicación incorporadas que impulsen a los equipos a alcanzar objetivos clave.

Personalice su recorrido

¿No sabe por dónde empezar? No se preocupe. Para saber qué funciona mejor para su equipo, debe empezar por conocer cuáles son sus posibilidades. La primera pregunta que debe hacerse es: ¿Cuál es el peor cuello de botella para su equipo? Hablamos con los usuarios de Salesforce todo el tiempo, por lo que sabemos que los retos que enfrenta su compañía son similares a los de otros negocios. Aquí es donde entran en juego las plantillas.

Primero, observemos ejemplos de plantillas.

Captura de pantalla que muestra la biblioteca de plantillas de Quip.

Encontrará plantillas para diversos casos de uso: desde Ventas y Servicio, hasta work.com y necesidades específicas de la industria. Revise las opciones y fíjese qué se destaca para usted. ¿Dónde se ve a sí mismo y a su equipo?

Considere las plantillas como un punto de partida. En lugar de solo copiar en Quip un antiguo plan de cuenta o las notas de oportunidad y darlo por terminado, esta es su chance de crear una plantilla más dinámica y útil.

La biblioteca de plantillas es un excelente primer paso, ya que le permite combinar las necesidades de su equipo con las prácticas recomendadas de Quip.

Captura de pantalla de las opciones de ventas de la biblioteca de plantillas de Quip, con el cursor que apunta sobre Plan de campaña.

Las plantillas de la biblioteca son un buen punto de partida para analizar cuáles son los elementos clave de una buena plantilla, qué les funciona a otros usuarios y cómo se pueden imitar sus prácticas recomendadas y, además, personalizarlas para adaptarlas a las necesidades específicas de su equipo. Es mucho más fácil comenzar con una plantilla que con una hoja en blanco.

Esto difiere de la biblioteca de plantillas interna de Quip, que le permite examinar plantillas creadas previamente para diversos casos de uso, seleccionar las que pueden resultarle útiles y agregarlas a la biblioteca de su compañía.

Cuando encuentre una plantilla que parezca apta para su equipo, desplácese hacia abajo y haga clic en Probar plantilla. Dentro de la plantilla, tiene la opción de personalizar elementos clave que resulten apropiados para su equipo. Esto es lo que necesita saber sobre la personalización de plantillas.

Incorpore información clave de la cuenta directamente en línea

Es probable que sepa usar funciones de combinación de correo para incluir datos estáticos en un documento. Cuando utiliza la combinación de correo, debe escribir doble corchete y los campos que desee incorporar. Por ejemplo, [[Nombre.de.la.cuenta]]. Asegúrese de usar doble corchete, un punto en lugar de un espacio y letra mayúscula inicial.

La función de menciones de datos de plantilla es similar, pero mejorada. ¿Por qué no incorporar el nombre de la cuenta automáticamente, en lugar de hacer que el equipo introduzca esa información en forma manual? Con la función de mención de datos de plantilla de @Salesforce, puede incorporar datos de Salesforce en directo en forma automática mediante listas de selección, sin comprobar los nombres de API en Salesforce.

Plan de cuenta que muestra (Cuenta > Nombre de la cuenta) en forma resaltada como datos de Salesforce, para demostrar una mención de datos. Vemos un menú de opciones provenientes de una mención con @.

Para incorporar primero la mención de datos de plantilla de Salesforce, seleccione Documento | Marcar como plantilla , con el fin de convertir su documento en plantilla. Una vez que designó el documento como plantilla, tiene la opción de agregar una mención de datos de plantilla de @Salesforce. Luego, seleccione el campo deseado. En este caso, Nombre de la cuenta. Puede usar esta función de mención de datos todas las veces que quiera en la plantilla.

Algo importante para tener en cuenta: Las menciones de datos se rellenan automáticamente con los datos de un registro y se mantienen actualizadas. De esta forma, puede hacerle actualizaciones al registro y sincronizarlas con Salesforce en forma directa desde la mención de datos. Aún mejor, los miembros del equipo también pueden agregar datos de registros de Salesforce al usar la mención de datos de @Salesforce.

La combinación de correo y las menciones de datos de plantilla de Salesforce son excelentes formas de incorporar información clave para su equipo sin que deban introducirla en forma manual. La combinación de correo requiere una sintaxis específica y solo puede incorporar datos estáticos, mientras que las menciones de datos de plantilla de Salesforce permiten introducir datos dinámicos en línea solo con escribir @.

Familiarícese con las Live App

Estas son las Live App de uso más frecuente para plantillas.

Live App o Herramienta	Descripción	Posibles usos
Registro de Salesforce	Agregue información específica del registro al documento. Permite la edición en línea, los comentarios y la sincronización bidireccional con Salesforce.	Agregue información de la cuenta al plan de cuenta, como nombre de la cuenta, número de la cuenta, industria, etc.
Lista de Salesforce	Agregue listas específicas del registro y listas relacionadas. Permite la edición en línea, los comentarios y la sincronización bidireccional con Salesforce. Puede hacer actualizaciones masivas, sincronizar los cambios con Salesforce y agregar filtros de vista de lista. También puede agregar notas y pasos siguientes para compartir con su equipo.	Agregue una lista que contenga las oportunidades relacionadas a un plan de costo de la oportunidad.
Reporte de Salesforce	Agregue informes de Salesforce que ya haya creado en Salesforce. Estos datos también se mantendrán actualizados. Aquí no se permite la edición en línea.	Agregue en el plan de cuenta todas las oportunidades abiertas relacionadas con una cuenta.
Mención de datos de Salesforce	Incorpore datos de Salesforce en forma sencilla en documentos y hojas de cálculo. Mencione datos en directo de Salesforce para ver campos dinámicos que se mantienen actualizados con los datos de Salesforce más recientes. Actualice campos de sus documentos y hojas de cálculo, y sincronícelos con Salesforce.	Utilice menciones de datos en un resumen ejecutivo de un plan de cuenta para incorporar contactos clave en directo y el nombre de la cuenta, entre otros.
Mapa de relaciones	Agregue gráficos de la organización y mapas de relaciones sencillos a sus documentos. Elabore mapas de relaciones con datos de registro importados de Salesforce, o cree tarjetas personalizadas o de Salesforce para gestionar las relaciones con los clientes, las partes interesadas clave y el estado de la relación directamente desde el documento.	Agregue un mapa de relaciones al plan de cuenta mediante el uso de contactos de Salesforce de esa cuenta. Utilícelo para realizar un seguimiento de los contactos clave y del estado de su relación.
Rastreador de proyectos	Cree un plan de proyecto en forma sencilla con el Rastreador de proyectos. Asigne, supervise y organice sus proyectos. Establezca plazos y adjunte archivos. Es posible cambiar el nombre y el orden de las columnas. Las mismas pueden contener personas (propietario), fechas, estados, archivos o texto sin formato.	Agregue un Rastreador de proyectos a su plan de cierre de una oportunidad para mostrar los plazos y propietarios del proyecto, entre otros. Esto contribuirá a que todo el equipo de oportunidades esté alineado.
Hoja de cálculo	Integre una hoja de cálculo de Quip directamente a un documento.	Use una hoja de cálculo para crear un plan de proyecto personalizado sólido en un plan de cuenta. Puede @mencionar personas y fechas clave, usar validación de datos y hasta agregar casillas de verificación para hacer un seguimiento del progreso.

Como práctica recomendada, asegúrese de configurar datos de Salesforce en directo en plantilla. Los datos en plantilla permiten ahorrar tiempo y esfuerzo al equipo porque las aplicaciones incorporan los datos apropiados desde Salesforce en forma automática. Esto brinda más opciones en la manera de usar dichas aplicaciones. Por ejemplo, se pueden personalizar los campos que se desean mostrar.

Vuelva a comprobar los parámetros

Para asegurarse de que el documento está configurado como plantilla, diríjase a Documento | Marcar como plantilla.
Puede compartir esta plantilla con los miembros del equipo con los que esté colaborando en la creación de la plantilla. Simplemente, comparta y asigne el nivel de acceso apropiado.
Active el uso compartido de vínculos para garantizar que, cuando se agregue el documento a Salesforce en el Generador de aplicaciones Lightning, la plantilla funcione tal como fue diseñada. Diríjase a Compartir | Vínculo compartible y active el parámetro.

Ahora que ya conoce todas las prácticas recomendadas para usar Quip en la personalización, volvamos al ejemplo original: le piden que “agregue contenido” a Quip. Ahora ya sabe todas las formas posibles en las que puede no solo guardar el documento o contenido en forma centralizada, sino también optimizarlos para la automatización y la colaboración con su equipo. ¿Cómo puede darle vida a ese documento con información dinámica? ¿De qué formas puede ser creativo?

Si desea obtener más ideas sobre el uso de las plantillas y de los datos en directo, consulte la sección Recursos. En la siguiente unidad, veremos cómo aplicar Quip en casos de uso específicos.