Usar métodos ágiles para los proyectos que no son de software
Objetivos de aprendizaje
Después de completar este módulo, podrá:
- Describir los valores y los principios de las metodologías ágiles.
- Explicar la forma de aplicar los valores y los principios ágiles a proyectos que no sean de software.
Encontrar la receta correcta para el éxito del proyecto
Crédito de la imagen: Sergey Nivens/Adobe Stock
Al preparar una comida, se aprecia el valor de una buena receta. Ingredientes, instrucciones, pautas y sugerencias; todo se indica allí. Sin embargo, un mismo plato puede tener varias recetas. Una búsqueda en Internet de recetas de lasaña puede producir cientos o incluso miles de variaciones.
¿El motivo? Diferentes experiencias, preferencias y circunstancias. Si es un cocinero experimentado, puede preferir la receta que utilizó por años. O bien, puede preferir una opción que no requiera tanto esfuerzo o tenga un tiempo de ejecución menor. Es posible que uno de sus invitados sea sensible a los lácteos. A menudo, la experiencia, las preferencias y las circunstancias dirigen la preparación.
Walden University indica que los enfoques y las metodologías de gestión de proyectos son como las recetas de platos en muchos sentidos. Estas incluyen los pasos necesarios, las pautas y las sugerencias para garantizar el éxito de un proyecto. Si bien un gestor de proyectos experimentado puede elegir un enfoque basado en su experiencia o preferencia, también es importante considerar las circunstancias y las características del proyecto. Esto es especialmente cierto en la gestión de proyectos ágil.
El recetario ágil: Manifiesto Ágil
Un grupo de 17 desarrolladores de software experimentados crearon el Manifiesto Ágil en 2001 como una forma de abordar los problemas de los métodos de desarrollo de software tradicionales, principalmente la alta tasa de fracasos en los proyectos de desarrollo de software. Estas personas definieron 4 valores y 12 principios rectores que se utilizan como las bases de las prácticas ágiles.
Valores ágiles
De forma similar a V2MOM de Salesforce, estos valores guían la forma en que se desarrollan los planes ágiles y los principales factores que debe considerar alguien que sigue la metodología.
- Las personas y las interacciones sobre los procesos y las herramientas
- La colaboración con los clientes sobre la negociación de contratos
- La respuesta al cambio sobre el seguimiento de un plan
- El software funcional sobre la documentación extensiva
Principios ágiles
- Nuestra prioridad máxima es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software valioso.
- Celebre los cambios en los requisitos, incluso en las etapas tardías de desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan los cambios para impulsar la ventaja competitiva del cliente.
- Entregue software funcional con frecuencia, desde algunas semanas hasta algunos meses, de preferencia en un plazo menor.
- La gente de negocios y los desarrolladores deben trabajar juntos a diario durante todo el proyecto.
- Cree proyectos en torno a individuos motivados. Brinde a estas personas el entorno y el soporte necesarios, y confíe en que completarán el trabajo.
- El método más eficaz para transmitir información hacia y dentro de un equipo de desarrollo en la conversación cara a cara.
- El software funcional es la principal medida de progreso.
- Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener un ritmo constante indefinidamente.
- La atención continua a la excelencia técnica y el buen diseño optimiza la agilidad.
- La simplicidad, el arte de maximizar la cantidad de trabajo que no se hace, es fundamental.
- Las arquitecturas, los requisitos y los diseños ideales emergen de equipos autoorganizados.
- En intervalos regulares, el equipo debe reflexionar sobre la forma de aumentar su eficacia y, luego, ajustar su comportamiento según corresponda.
Si bien se diseñó originalmente para mejorar el desarrollo de software, el método ágil se adapta a muchos entornos. Cada vez más empresas adoptan la metodología ágil para mejorar la productividad y el rendimiento en toda la organización.
Analicemos un ejemplo de proyecto en el que se obtienen diferentes resultados cuando se utiliza la gestión de proyectos tradicional y ágil.
¡Sorpresa!
La organización celebra una exhibición a puertas abiertas para mostrar su nuevo edificio de oficinas. Los empleados se sienten sumamente emocionados de ver el nuevo espacio del que se ha hablado por años. Según se comenta, las áreas de trabajo son modernas y su diseño flexible se puede modificar fácilmente para aumentar la colaboración entre los equipos. Los ejecutivos de la compañía se enorgullecen particularmente del diseño de “fila de gerentes”, un concepto de puertas abiertas que garantiza un aumento de las comunicaciones entre gerentes y empleados.
Como el gestor de proyecto para el diseño y el desarrollo de la fila de gerentes, no podía esperar a ver sus reacciones. Esperaba choques de cinco por todos lados y felicitaciones por el diseño innovador. No estaba preparado para ver a los gerentes contemplando el espacio en silencio visiblemente decepcionados.
¿Qué ocurrió? Usted y el equipo de proyecto trabajaron estrechamente con un arquitecto y un contratista para planificar el proyecto. Se creó un plan de proyecto integral que se siguió paso a paso. Se completó cada tarea, y el proyecto se finalizó a tiempo y dentro del presupuesto. Esto significa que el proyecto fue un éxito, ¿verdad? En realidad, no.
Examinemos la situación en el contexto de la gestión de proyectos tradicional.
La gestión de proyectos tradicional se basa ampliamente en la documentación exhaustiva. Se asume que todos los requisitos del proyecto se conocen y se fijan antes de que se inicie el trabajo. El cliente o el usuario final participa en la etapa de planificación para definir los requisitos. Puede recibir informes sobre el estado y el rendimiento del proyecto, pero no ve el resultado completado hasta el final. ¡Sorpresa!
En términos de satisfacción de los clientes, este proyecto no cumplió con las expectativas.
La A es de ágil
En el método ágil, los bucles de comentarios integrados proporcionan una colaboración estrecha con el cliente y la oportunidad de incorporar cambios de forma rápida y fácil sin afectar el tiempo y el costo.
¿Qué otro resultado se podría haber obtenido en el proyecto de espacio de trabajo si se hubiera utilizado el enfoque ágil? Revisemos el ejemplo.
Ciclo 1
La primera iteración abarca al equipo de proyecto, a los gerentes que ocuparán el nuevo espacio, al arquitecto que diseñará el espacio y al contratista. La entrega esperada de esta iteración es el dibujo de un prototipo del nuevo espacio que cumpla con los requisitos del cliente.
Los gerentes presentan sus requisitos. El arquitecto capta los requisitos en un software de diseño y muestra al equipo el dibujo de un prototipo del diseño. El contratista aporta información sobre el cumplimiento de un código de construcción que no se debe pasar por alto. El arquitecto modifica el diseño para cumplir con el código de construcción. Al final de la sesión, todos acuerdan que se entregó correctamente el resultado esperado.
Ciclo 2
El mismo grupo se reúne para la segunda iteración. El resultado esperado de esta sesión es un modelo 3D del espacio de trabajo proporcionado por el constructor. El arquitecto trae el dibujo actualizado del espacio. El constructor trae un modelo preliminar. Después de revisar el modelo, los gerentes advierten inmediatamente un problema.
Los espacios de puertas abiertas para los gerentes no proporcionan privacidad. Los gerentes deben poder hablar con los empleados en privado y es complicado tener que buscar una sala de conferencias para estas conversaciones. El arquitecto y el constructor elaboran un diseño modificado. Se actualiza el modelo 3D y todos aceptan el nuevo diseño.
Ciclo 3
En la tercera iteración, el constructor trae un equipo para la construcción parcial del nuevo espacio. Mientras los trabajadores se preparan, el constructor revisa el modelo 3D con el equipo de proyecto e incorpora algunos cambios pequeños solicitados por los gerentes. El equipo de construcción recibe luz verde.
Ahora, el equipo de proyecto tiene la oportunidad de ver el espacio y realizar algún aporte final antes de que se inicie la construcción definitiva. Los gerentes se muestran satisfechos con el resultado, ya que sus aportes fueron tenidos en cuenta y sus requisitos se cumplieron.
Al cambiar la “receta”, redujo la probabilidad de sorpresas el día de la inauguración. ¡Ufff!
El proyecto está servido
No existe una receta única para todos, ya que las experiencias, las preferencias y las circunstancias varían. Por este mismo motivo, ningún enfoque de gestión de proyectos funciona para todos los proyectos. Para los proyectos que se benefician de un enfoque iterativo en el que se celebran los cambios y el foco es la entrega de valor al cliente, el método ágil es una opción apetecible. A pesar de ser históricamente un enfoque para el desarrollo de software, muchas organizaciones descubren que los beneficios ágiles son demasiado sabrosos como para dejarlos pasar.
Hasta el momento, Walden University recorrió el ciclo de vida de un proyecto y las diversas metodologías que se pueden aplicar. En la próxima unidad, juntará todos los conceptos y aprenderá a garantizar que el proyecto entregue valor a su organización.