Conocer los fundamentos de la gestión de proyectos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Definir la gestión de proyectos.
• Describir las funciones y responsabilidades de los gestores de proyecto.
• Explicar el ciclo de vida de un proyecto.

Este módulo se produjo en colaboración con Walden University.

Conocer a Walden University

Trailhead tiene el agrado de colaborar con Walden University en esta ruta sobre la gestión de proyectos. Walden University es una universidad acreditada que se fundó en 1970 para respaldar las necesidades académicas de los profesionales activos. Walden fue una de las primeras universidades en lanzar programas en línea. Hoy en día, sigue buscando nuevas formas de brindar flexibilidad, soporte y formación de primer nivel a los estudiantes para la constante evolución de la educación.  

En esta ruta, se seguirán los pasos de los gestores de proyecto para comprender mejor su función, se examinarán herramientas prácticas de gestión de proyectos y se aplicarán enfoques a ejemplos de la vida real, donde se resaltarán habilidades y conocimientos que se pueden aplicar de inmediato al propio trabajo.

Vamos a empezar.

Reconocer el gestor de proyecto interior

¿Alguna vez remodeló una habitación de su casa, organizó un evento o planeó una reunión familiar? Todos estos son proyectos.

Antes de comenzar, ¿planificó el presupuesto y el cronograma? Una vez en marcha, ¿tachó las tareas a medida que las completaba? Al finalizar el proyecto, ¿celebró con las personas que lo ayudaron y habló sobre lo que salió bien y lo que podría hacer mejor la próxima vez?

Estas son todas acciones clave que ejecuta un gestor de proyecto. En este módulo, Walden University profundiza en los elementos esenciales de la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos madura

La gestión de proyectos no siempre se reconoció como una profesión. Las personas lideraban proyectos mucho antes de tener un nombre para sus esfuerzos. Incluso cuando las empresas comenzaron a reconocer la importancia de contar con un enfoque organizado (y un líder) para los proyectos, la gestión de proyectos se consideraba habitualmente una función informal. 

Esto cambió en la década de 1960. De allí en adelante, varias organizaciones indagaron en la gestión de proyectos hasta identificar mejores prácticas y enfoques. Uno de los líderes en el campo es el instituto Project Management Institute (PMI®), una organización profesional global para la gestión de proyectos. A menudo, estas organizaciones publican mejores prácticas y enfoques como guía para la gestión de proyectos. Un ejemplo es la Guía para el cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos (Guía del PMBOK®) de PMI.

Llamar al gestor de proyecto

¿Qué es exactamente un proyecto? Todos los proyectos comparten ciertas características. 

• Los proyectos tienen un principio y un fin definidos.
• Los proyectos producen un resultado tangible o intangible; en general, un producto o servicio que es único.
• Los proyectos son diferentes a las operaciones diarias, es decir, son temporales mientras que las operaciones son continuas y repetitivas.

¿Cómo funciona la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es un método para definir el enfoque sobre la conducción de actividades con el fin de alcanzar el o los objetivos de un proyecto. Una gestión de proyectos efectiva requiere habilidades y conocimientos específicos. También se necesitan herramientas y técnicas apropiadas. 

¿Qué hace un gestor de proyecto? Los gestores de proyecto son expertos que planifican proyectos, ejecutan los planes de proyecto y dirigen a los equipos para garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto. Los gestores de proyecto son profesionales. Muchos recibieron capacitación y certificación de nivel profesional. 

¿Cómo se ve la gestión de proyectos?

Apliquemos las definiciones de proyecto, gestión de proyectos y gestor de proyecto a un escenario de negocio.

Es el gestor de instalaciones de una institución financiera. Su compañía decidió reincorporar 30 empleados a la oficina después de la pandemia. Las normas federales exigen que las compañías agreguen espacio entre los cubículos. Esto implica reconfigurar todas las áreas de trabajo. Su gerente lo asignó como líder de un equipo para reconfigurar el espacio de trabajo en una planta del edificio con el fin de alojar a los 30 empleados. El trabajo debe comenzar en una semana y finalizar en menos de 1 mes. Se asignó un presupuesto de USD 25 000.

Por definición, es el gestor del proyecto de reconfiguración del espacio de trabajo. Su organización lo designó como líder de un equipo para alcanzar el objetivo del proyecto: completar la reconfiguración del espacio de trabajo para 30 empleados en 1 mes. 

¿Por dónde debe comenzar?

Explorar el ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto ofrece un marco de trabajo para completar las tareas del proyecto. Las fases de un ciclo de vida de proyecto predictivo tradicional son: 

• Iniciar
• Planificar
• Ejecutar
• Monitorear y controlar
• Cerrar

Iniciar el proyecto

En la fase Iniciar, el gestor de proyecto trabaja con las partes interesadas para preparar una carta de constitución del proyecto. Una carta de constitución del proyecto define el alcance y los objetivos. Una vez desarrollada la carta, el gestor de proyecto la presenta al líder o patrocinador del proyecto para su aprobación. Con esa aprobación, el gestor de proyecto adquiere la autoridad para emplear las personas y los recursos de la organización a fin de ejecutar el trabajo. 

Desarrollar el plan

Ya tiene una carta de constitución del proyecto aprobada. ¿Qué es lo siguiente? Es momento de examinar los detalles y desarrollar un plan de gestión del proyecto. El plan de gestión del proyecto es un documento que se utiliza para ejecutar, monitorear y controlar, así como para cerrar el proyecto. En la siguiente tabla, se indican los componentes de un plan de proyecto y los detalles de cada componente. 

¿Qué hace un gestor de proyecto en la fase de planificación? Todo lo anterior. Obviamente, los gestores de proyecto no actúan solos. Trabajan con diversos equipos y delegan tareas para alcanzar el objetivo del proyecto. 

Ejecutar con un equipo poderoso

La siguiente fase es Ejecutar. Esta abarca la ejecución de las actividades del proyecto. El gestor de proyecto dirige las tareas del proyecto según se definieron en el plan. Durante esta fase, el equipo producirá entregas para cumplir con los objetivos del proyecto y satisfacer los requisitos de los clientes.

Monitorear, prever y controlar

La fase Monitorear y controlar incluye revisar periódicamente el progreso, predecir el resultado de los siguientes pasos, y controlar el proyecto a fin de garantizar que se ejecute dentro del alcance, la programación y el presupuesto. En este contexto, el control del proyecto implica revisar constantemente el progreso y el rendimiento, realizar un seguimiento de estos, medir el estado del proyecto y realizar ajustes según sea necesario para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

Resumen

¿Qué significa todo esto? Analicemos estos tres componentes (alcance, programación y costo) en el contexto del proyecto de reconfiguración del espacio de trabajo a su cargo.

• El alcance del proyecto define todo el trabajo que se debe realizar para entregar el producto o el resultado. La declaración de alcance del proyecto describe con precisión lo que se incluye y no se incluye en el proyecto. En el proyecto de reconfiguración del espacio de trabajo, esto significa que el gestor de proyecto debe garantizar que se reconfiguren ni más ni menos que 30 espacios de trabajo. Todo lo demás se considera fuera del alcance.
  
  
• La compañía estableció un plazo de 1 mes. Ahora depende de usted determinar si es posible completar el proyecto en ese plazo. Para eso, es necesario desarrollar una programación del proyecto. Una programación del proyecto estima la duración de las actividades que se deben ejecutar para entregar el alcance esperado del proyecto.
  
  
• Dispone de USD 25 000 para el proyecto de reconfiguración del espacio de trabajo. ¿Cómo puede saber si el costo del proyecto cumplirá con las expectativas del presupuesto? Mediante las actividades definidas en la programación del proyecto, calcula el costo de cada una de esas actividades y suma eso para determinar el costo total del proyecto.
  
  
• La fase Cerrar describe los pasos que se deben realizar para cerrar formalmente un proyecto. El cierre de los procesos incluye la aceptación final de los usuarios con respecto al producto (el gerente y las partes interesadas revisan la reconfiguración), el cierre administrativo (las partes interesadas aprueban los cambios), y la reflexión y las comunicaciones sobre el rendimiento del proyecto (se interroga a todos los que colaboraron en el proyecto y se recopilan sus comentarios). ¿Por qué es importante cerrar formalmente los proyectos?

En el cierre formal de los proyectos, las organizaciones tienen la oportunidad de reflexionar sobre lo que funcionó y lo que no funcionó. Es posible compartir las lecciones aprendidas para no repetir los mismos errores en otros proyectos. Lo que es más importante, es posible replicar los éxitos para que otros proyectos cumplan sistemáticamente con los requisitos de calidad.

Profundizar en la metodología de gestión de proyectos

En la próxima unidad, Walden University analiza las metodologías de gestión de proyectos tradicional y ágil, sus pros y contras, y el momento de poner en práctica una, la otra o un híbrido de ambas.