Explorar las metodologías de gestión de proyectos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar este módulo, podrá:

• Definir la metodología de gestión de proyectos.
• Explicar la diferencia entre el método tradicional y el ágil.
• Elegir la metodología de gestión de proyectos apropiada para un proyecto.

¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?

¿Alguna vez miró una hermosa casa o un rascacielos y pensó: “¿Cómo lo construyeron?”? ¿Alguna vez asistió a un evento formal tan bien organizado que deseó saber cómo lo logró el anfitrión? ¿Alguna vez utilizó una aplicación sensacional en su teléfono y pensó en cómo se desarrolló y se lanzó? 

Cada uno de estos logros es producto de la gestión de proyectos. Es posible que ni el anfitrión del evento ni los constructores lo supieran en ese momento, pero estaban practicando la gestión de proyectos. Concretamente, estaban aplicando algún enfoque, o método, a las iniciativas de su proyecto.

Los métodos de gestión de proyectos, o las metodologías, son conjuntos de principios y prácticas que guían la gestión de los proyectos. Las metodologías funcionan como marcos de trabajo con los que los gestores de proyecto pueden determinar actividades, establecer acciones y tomar decisiones. Walden University indica que, como ningún proyecto es igual a otro, es lógico que no exista una única metodología de gestión de proyectos definitiva. De hecho, existen muchas.

En cascada vs. ágil

En cascada es un proceso más tradicional que se enfoca en requisitos bien definidos, una planificación y una documentación exhaustivas, y una sola entrega o un resultado siguiendo una secuencia lineal de pasos definidos. Por ejemplo, la construcción de un rascacielos comienza con un diseño, luego, se crea el plano, se inician las obras, se colocan los cimientos, se construye la estructura, etc. Es necesario completar cada paso para avanzar al siguiente.  

Ágil es un proceso menos tradicional que se enfoca en requisitos elaborados progresivamente, una planificación y una ejecución iterativas, y la entrega incremental de un resultado o producto. Considere las aplicaciones que tienen un conjunto limitado de funciones. A medida que pasa el tiempo, la compañía agrega nuevas funciones. Los clientes proporcionan comentarios. Se corrigen los errores. La compañía suma otras funciones. Y el ciclo se repite.

En la siguiente tabla útil, se indican las diferencias en detalle.

Examinemos en profundidad cada proceso.

Gestión de proyectos tradicional: ¡Sin cambios, por favor!

El enfoque en cascada asume que todos los requisitos se conocen por adelantado y que se puede definir el producto o el resultado esperado del proyecto antes de que se inicie el trabajo. Toda la planificación se realiza al comienzo y se documenta en un plan integral de gestión de proyectos. 

El gestor de proyecto involucra al patrocinador y a las partes interesadas clave en la planificación del proyecto, y los integra en etapas clave para revisar el progreso y el rendimiento. Además, el gestor de proyecto define la programación y las estimaciones de costos en la etapa de planificación, y administra atentamente estos componentes durante la ejecución. 

El gestor de proyecto también identifica y analiza los riesgos del proyecto durante la planificación. Generalmente, los riesgos se documentan en un registro de riesgos junto con la probabilidad de incidencia de cada riesgo, el impacto si se presenta el riesgo, y una o varias respuestas posibles para cada riesgo. No se prevén cambios; de hecho, estos se evitan.

Para resumir el enfoque en cascada tradicional, se puede decir se planifica bastante con anticipación para garantizar que los cambios necesarios durante la ejecución sean mínimos o nulos.

Ponderar los pros y los contras de la gestión de proyectos tradicional

Los enfoques tradicionales sobre la gestión de proyectos ofrecen el beneficio de la estructura y la previsibilidad, gracias en parte a la planificación y la documentación exhaustivas que se requieren. Esto es propicio para los proyectos complejos a largo plazo como una construcción.

Esta es una revisión de los pros y los contras.

Gestión de proyectos ágil: ¿Cambios? ¡Sí, por favor!

Ágil es un término genérico para las metodologías con un enfoque flexible centrado en el cliente para la gestión de proyectos. Estos métodos comparten las características de los valores y los principios Ágiles, definidos en el Manifiesto Ágil, ideado por desarrolladores de software experimentados para abordar el problema de los proyectos de desarrollo de software fallidos. 

La gestión de proyectos ágil, también conocida como el enfoque adaptativo, es iterativa por naturaleza. Los gestores de proyecto elaboran los requisitos a medida que el proyecto avanza. El producto o el resultado esperado del proyecto se entrega en ciclos cortos, o iteraciones, de planificación y ejecución. 

El gestor de proyecto involucra al patrocinador y a las partes interesadas clave durante todo el proyecto, y espera que estos jueguen un papel importante en iterar expectativas con el equipo de proyecto para definir y ajustar los requisitos constantemente. A medida que los requisitos evolucionan, el gestor de proyecto también define y ajusta las estimaciones de tiempo y costo. 

El gestor de proyecto conduce la gestión de riesgos durante cada ciclo a medida que se identifican nuevos riesgos y se abordan o se descartan riesgos identificados previamente. Se esperan cambios y estos se incorporan como requisitos nuevos o modificados durante los ciclos de planificación y ejecución.

Conocer las metodologías ágiles comunes

Las tres metodologías ágiles que se utilizan comúnmente son Scrum, Lean y Kanban.

Scrum 

• Marco de trabajo para la entrega iterativa de productos y resultados de un proyecto
• Se utiliza frecuentemente para proyectos de desarrollo de software
• El software operativo se entrega en lanzamientos incrementales
• Equipo y partes interesadas altamente colaborativos
• Método ampliable de fácil seguimiento

Lean

• Se aplican los principios de eficiencia y entrega de valor de Lean para la fabricación
• Enfoque en eliminar los desperdicios asociados con las tareas improductivas
• Uso eficiente de los recursos del equipo
• Enfoque por fases para acelerar la entrega
• El equipo se fortalece con la autoridad para tomar decisiones

Kanban

• Entrega continua de resultados de proyecto de calidad
• Enfoque de flujo de trabajo visual mediante un tablero Kanban que se divide generalmente en tres secciones: Pendiente, En curso y Terminado
• El bucle de comentarios ofrece mejoras por colaboración
• El trabajo se optimiza en el proceso
• Equipo de proyecto altamente colaborativo y eficiente

Ponderar los pros y los contras de la gestión de proyectos ágil

Los enfoques ágiles sobre la gestión de proyectos ofrecen el beneficio de los procesos de desarrollo flexibles y adaptables, y la planificación iterativa. Esto es propicio para los proyectos en entornos sujetos a cambios frecuentes, como el desarrollo de software.

Tomar la decisión

La gestión de proyectos tradicional es mejor para los proyectos que:

• Son pequeños y predecibles.
• Presentan requisitos fijos de alcance, tiempo y costo.
• No dependen fuertemente de los comentarios de las partes interesadas una vez iniciado el proyecto.

La gestión de proyectos ágil es mejor para los proyectos que:

• Son grandes y más complejos.
• Requieren flexibilidad para cambiar el alcance.
• Dependen fuertemente de los comentarios de las partes interesadas durante todo el proyecto.
• Deben convertir el desarrollo rápido en una prioridad.

Observe que la lista anterior no diferencia si se trabaja en un software, un servicio o un producto físico. A pesar de su reputación en el mundo del software, el método ágil es una opción viable también para los proyectos que no son de software. En la próxima unidad, Walden University nos explica por qué.