Planificar un proyecto pro bono exitoso

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Conocer los objetivos y el negocio de su organización
• Evaluar la experiencia de su organización con Salesforce
• Definir claramente las expectativas con la organización
• Definir objetivos realistas para su proyecto pro bono

Hay que andar despacio para llegar lejos

Está deseando usar sus superpoderes de Salesforce para cambiar el mundo, ¿verdad? Antes de lanzarse a salvar la situación o a hacer recomendaciones, le sugerimos que empiece con tranquilidad. Un poco de planificación al principio puede ahorrarle a usted y la organización con la que trabaja mucho tiempo de trabajo y algún que otro dolor de cabeza posterior. La reunión de planificación inicial con su organización es la actividad clave de la fase de planificación. Reserve al menos una hora con su organización para plantear los objetivos de su proyecto. 

Aprenderá más sobre lo que debe tratar en la reunión inicial más adelante en esta unidad. Primero, tenemos algunas tareas para usted.

Hacer la tarea

Antes de la reunión inicial, es buena idea visitar el sitio web de su organización para tener una idea de lo que hacen, a quiénes atienden y cómo se financian. Asegúrese de revisar la siguiente información en el sitio web de la organización:

• Misión y visión
• Dirección y miembros de la junta
• Programas y servicios provistos
• Reportes y finanzas anuales
• Boletín y redes sociales

Si el sitio web de su organización incluye historias sobre sus componentes, ¡está de suerte! Las historias y testimonios dan cuerpo al trabajo de la organización y le ayudarán a conectar realmente con su misión.

Durante la reunión inicial y en las posteriores, asegúrese de pedir al personal que describa la misión y el trabajo de su organización con sus propias palabras. Se sorprenderá de los muchos matices que puede captar si pregunta al personal de distintos departamentos. Esto también le ayudará a aclarar lo que aprendió con su propia investigación.

Asegúrese de aprovechar al máximo la primera reunión enviando a la organización preguntas de preplanificación con una o dos semanas de antelación. En la Guía de recursos para voluntarios pro bono puede consultar preguntas de muestra para enviar.

Ahora que hizo sus tareas, debe adoptar la mentalidad correcta antes de la reunión de planificación inicial. 

Adoptar una mentalidad para el éxito del cliente

David Everitt, ingeniero jefe de soluciones de Salesforce: "Las cosas más simples son las que permitirán a las instituciones sin fines de lucro y educacionales hacer mucho más en Salesforce. La clave es comprender exactamente cómo funciona su negocio y dedicar tiempo a familiarizarse con el trabajo en el sistema".

Adoptar la mentalidad para el éxito del cliente significa priorizar el éxito a largo plazo de la organización por encima de todo.  Por ejemplo, pongamos que de verdad quiere conseguir experiencia con Apex, pero sabe que la organización no podrá mantener el código sin usted. El éxito es su máxima prioridad, así que decide usar herramientas declarativas (clics, no código) para hacer el trabajo y formar a su organización sobre cómo usarlas.

Esto también implica hacer el papel de orientador. Puede ser la primera persona con formación técnica externa con quien se reúne su cliente. Mostrar a su organización cómo realizar cambios en Salesforce y darle ánimos durante el proceso puede marcar la diferencia a la hora de desarrollar la confianza y permitirle realizar acciones aún más increíbles con la plataforma.

Ahora que hizo sus tareas y adoptó una mentalidad para el éxito del cliente, está listo para reunirse con la organización. 

Hacerse una idea general

Durante la primera reunión, deberá aclarar la forma en que la organización usa Salesforce para respaldar su misión, sus operaciones y sus objetivos estratégicos. Además, también tendrá que preguntar sobre los otros sistemas que usa la organización para gestionar los datos y si tienen planeado sustituir cualquiera de esos sistemas con Salesforce. Por otro lado, es aconsejable hacerse una idea del nivel tecnológico de la organización. 

Aquí incluimos algunas preguntas que podría querer plantear en la reunión inicial:

• ¿Qué objetivos estratégicos o prioridades actuales dependen de su solución de CRM?
• ¿Cómo utiliza Salesforce ahora mismo? ¿Qué procesos quiere gestionar en Salesforce?
• ¿Qué otros sistemas usa para gestionar los datos y los procesos?
• ¿Qué desea hacer con Salesforce en el futuro?
• ¿Quién usa Salesforce y hasta qué punto está familiarizado?
• ¿Cuál es la experiencia general de su organización con la tecnología?

Las respuestas a estas preguntas deben darle una idea general de la situación, que incluye en qué punto están con la plataforma y adónde desean llegar, así como las competencias tecnológicas de la organización. Hacerse una idea general es esencial para ayudar a su organización a priorizar sus muchas necesidades. 

Cuando comprenda de manera general las prioridades de la organización, podrá restringir los objetivos de su proyecto para centrarse en lo más importante. Plantéese estas preguntas para definir los objetivos del proyecto:

• ¿Cuáles son sus objetivos principales en este proyecto pro bono?
• ¿Qué procesos quiere mejorar?
• ¿Qué problemas y puntos débiles espera resolver con este proyecto?

Definir expectativas claras

Al igual que con cualquier proyecto que haga en su trabajo diario, querrá empezar su proyecto pro bono con buen pie, coordinando sus objetivos, sus plazos y su ámbito. Sea claro con lo que puede hacer por la organización y lo que está fuera de sus competencias.

La clave es ser honesto con su disponibilidad, con lo que puede ofrecerles y con cuándo puede hacerlo. Si solo puede comprometerse a una o dos horas por semana, no pasa nada. Solo debe asegurarse de comunicar su disponibilidad a la organización. Si va a incumplir un plazo o surge un imprevisto, asegúrese de comunicárselo, como haría con su equipo de trabajo o con un cliente de pago. 

Ser un superhéroe pro bono implica cumplir las expectativas que definió para la organización. Así pues, antes de iniciar su proyecto pro bono plantéese estas preguntas:

• ¿Qué se me da bien hacer en la plataforma y qué no?
• ¿Cuánto tiempo puedo dedicar, y durante qué plazo?
• ¿Hay algún proyecto o viaje a corto plazo que pueda afectar a mi disponibilidad?
• ¿Estaré disponible para responder a cualquier duda después de completar el proyecto? Si es así, ¿durante cuánto tiempo?

Debería saber también si hay planificado algún acontecimiento importante en su organización durante su proyecto. Por ejemplo, eventos tales como una gala de recaudación de fondos, una reunión de la junta directiva o una conferencia importante. Son ocasiones que podrían afectar significativamente a los plazos de su proyecto.

Identificar a las partes interesadas en el proyecto

Una parte de definir expectativas claras es conocer claramente las funciones y responsabilidades de su proyecto. Durante la reunión inicial debe aclarar lo siguiente:

• ¿Quién es el punto de contacto principal del proyecto?
• ¿Quién es el patrocinador ejecutivo?
• ¿Quién más participará en el proyecto?
• ¿De qué es responsable cada persona?
• ¿Hasta qué punto están familiarizados con el uso de Salesforce?

Tenga en cuenta que su organización puede no contar con un administrador de sistemas exclusivo y a tiempo completo. Si este fuera el caso, deberá averiguar quién desempeñará esa función en su proyecto. 

Confirmar la logística y los siguientes pasos

Antes de finalizar la reunión, querrá confirmar unas cuantas cuestiones de logística del proyecto con su organización. Recomendamos que planifique reuniones periódicas de control con tareas intermedias para hacer que el proyecto avance. Como mínimo, comente lo siguiente con su organización:

• ¿Quién debe estar al tanto de su progreso?
• ¿Cuál es la mejor forma de mantener a todos informados?
• ¿Con qué frecuencia y cómo debe comunicarse?

Además, pida a su organización que le conceda el nivel de acceso mínimo necesario para completar el proyecto. Asegúrese de tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Podrá completar todo el proyecto en un Sandbox?
• ¿Necesita acceso a los datos del cliente?
• ¿Tiene la organización cualquier documento relevante que pueda compartir ahora?

Una vez celebrada su reunión de planificación inicial, deberá tener un conocimiento básico de lo que desea conseguir su organización. En la siguiente unidad, aprenderá a definir objetivos realistas para el proyecto y a documentar los procesos de negocio y los requisitos de los usuarios.