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Usar campos de fórmula

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Crear un campo de fórmula personalizado y utilizar el editor de fórmulas.
  • Describir por qué los campos de fórmula son útiles.
  • Detallar al menos un caso de uso para campos de fórmula.
  • Crear fórmulas sencillas.
Nota

Nota

El reto práctico para esta insignia está localizado al japonés, español (LATAM) y portugués (Brasil). Para cambiar el idioma de su Trailhead Playground, siga estas instrucciones. Puede que la localización esté desactualizada. Si no aprueba el reto con las instrucciones localizadas, cambie el idioma a inglés y la configuración local a Estados Unidos, y vuelva a intentarlo.

Nota

Accesibilidad

Esta unidad requiere algunas instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada para lectores de pantalla de esta unidad, haga clic en el siguiente vínculo:

Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

Introducción a campos de fórmula

Dispone de muchos datos en su organización. Sus usuarios necesitan acceder y comprender estos datos rápidamente sin hacer una serie de cálculos en sus cabezas. Ingrese campos de fórmula, la potente herramienta que le proporciona el control de cómo se muestran sus datos.

Supongamos que deseaba utilizar dos campos numéricos en un registro y dividirlos para crear un porcentaje. O quizás desea convertir un campo en un hipervínculo activable para acceder fácilmente a información importante desde el formato de página de un registro. Quizás desea utilizar dos fechas y calcular el número de días entre ellas. Todas estas cosas y más son posibles utilizando campos de fórmula.

Observemos un ejemplo especifico. ¿Y si deseara calcular la cantidad de días restantes hasta la fecha de cierre de una oportunidad? Puede crear un campo de fórmula sencillo que calcula automáticamente ese valor. Agregando el valor al formato de página Opportunity (Oportunidad), sus usuarios pueden acceder rápidamente a esta información clave. También puede agregar este campo a reportes y vistas de lista para un acceso instantáneo.

Un campo de fórmula en un formato de página, una vista de lista y un reporte.

Cuando está aprendiendo por primera vez las fórmulas, es mejor empezar con cálculos sencillos y desarrollar escenarios más complejos. Pero incluso las fórmulas sencillas pueden proporcionar información valiosa.

En esta unidad, le guiamos por los aspectos básicos del uso del editor de fórmulas y describiremos la sintaxis de fórmula mediante varios ejemplos básicos. Trataremos también la solución de problemas con sus campos de fórmula. Ahora, vamos a divertirnos.

¿Está preparado para pasar a lo práctico con las fórmulas?

Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Launch (Iniciar). También utiliza el playground cuando es el momento de completar los retos prácticos.

Encontrar el editor de fórmulas

Antes de profundizar en escribir fórmulas, localicemos el editor de fórmulas y conozcamos sus funciones.

Puede crear campos de fórmula personalizados en cualquier objeto estándar o personalizado. Para comenzar, crearemos una fórmula en el objeto Opportunity (Oportunidad). Siga estos pasos para navegar al editor de fórmulas.

  1. En Setup (Configuración), abra Object Manager (Gestor de objetos) y haga clic en Opportunity (Oportunidad).
  2. En la barra lateral, haga clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
  3. Haga clic en New (Nuevo).
  4. Seleccione Formula (Fórmula) y haga clic en Next (Siguiente).
  5. En Etiqueta de campo, escriba Mi campo de fórmula. Observe que Field Name (Nombre de campo) se completa automáticamente.
  6. Seleccione el tipo de datos que espera que devuelva su fórmula. Por ejemplo, si desea escribir una fórmula que calcula la comisión que un comercial recibe en una venta, seleccione Divisa. Por ahora, seleccione Text (Texto).
  7. Haga clic en Next (Siguiente). ¡Ha llegado al editor de fórmulas! Tiempo de nuestra visita guiada.

Utilizar el editor de fórmulas

Esta imagen resalta las partes más importantes del editor de fórmulas.
Una vista etiquetada del editor de fórmulas.
  1. El editor de fórmulas ofrece dos estilos: Sencillo y Avanzado Es tentador utilizar el editor Sencillo, pero siempre hemos recomendado utilizar el editor Avanzado. Avanzado no significa más complicado. Significa más herramientas para que pueda crear fórmulas potentes.
  2. El botón Insert Field (Insertar campo) abre un menú que le permite seleccionar campos para utilizar en su fórmula. La inserción desde este menú genera automáticamente la sintaxis correcta para el acceso a campos. El menú Insert Field (Insertar campo).
  3. El botón Insert Operator (Insertar operador) abre una lista desplegable de los operadores matemáticos y lógicos disponibles. El menú Insert Operator (Insertar operador).
  4. El menú Functions (Funciones) es donde visualiza e inserta funciones de fórmulas. Las funciones son operaciones más complicadas implementadas previamente por Salesforce. Algunas funciones se pueden utilizar tal cual (por ejemplo, la función TODAY() devuelve la fecha actual), mientras que otras requieren información adicional, denominada parámetros. La función LEN(texto), por ejemplo, busca la longitud del texto que ingresa como un parámetro. La fórmula LEN("Hello") devuelve un valor de 5. El menú Functions (Funciones)
  5. El área de texto es donde ingresa su fórmula. Al escribir fórmulas, recuerde:
    • Los espacios en blanco no importan. Puede insertar tantos espacios y saltos de línea como desee sin que esto afecte a la ejecución de la fórmula.
    • Las fórmulas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Preste atención al uso de mayúsculas en nombres de campo y objeto.
    • Al trabajar con números, se aplica el orden estándar de las operaciones.
  6. Una vez que haya escrito una fórmula, puede utilizar el botón Check Syntax (Comprobar sintaxis) para asegurarse de que todo está en orden antes de guardar. Si su fórmula tiene problemas, el corrector de sintaxis le alerta de problemas específicos.

No necesitamos continuar creando este campo de fórmula, por lo que haga clic en Cancel (Cancelar). Ahora que sabe cómo hacerlo, pongamos el editor en marcha con algunos ejemplos sencillos.

Ejemplo 1: Presentar un campo de cuenta en la página de detalles de contacto

Las páginas de detalles de registro incluyen una tonelada de información, pero a veces no es suficiente. En ocasiones, necesita más. Para su primera fórmula, comencemos por algo sencillo. Tomemos un campo único desde una Cuenta y mostrémoslo en un Contacto utilizando lo que se denomina una fórmula de objeto cruzado. Echemos un vistazo.

Cree un contacto en primer lugar. Si nunca antes creó un contacto, haga clic en el Iniciador de aplicación Iniciador de aplicacióny seleccione Contacts (Contactos). Vaya a la ficha Contacts (Contactos) y haga clic en New (Nuevo). Introduzca cualquier valor para Apellidos. Para Account Name (Nombre de cuenta), ingrese una cuenta existente, como United Oil & Gas Corp. Haga clic en Save (Guardar). A continuación, creamos una fórmula para mostrar el número de cuenta en la página Contact (Contacto).

  1. En Setup (Configuración), abra Object Manager (Gestor de objetos) y haga clic en Contact (Contacto).
  2. En la barra lateral, haga clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
  3. Haga clic en New (Nuevo).
  4. Para el tipo de campo, seleccione Formula (Fórmula) y haga clic en Next (Siguiente).
  5. Llame a su campo Account Number (Número de cuenta) y seleccione Text (Texto) para el tipo de devolución de fórmula. Haga clic en Next (Siguiente). Asegúrese de que Field Usage (Uso del campo) esté configurado en Active (Activo) para el campo personalizado en la página Edit Contact Custom Field (Editar campo personalizado de contacto).
  6. En el Advanced Formula Editor (Editor de fórmulas avanzadas), haga clic en Insert Field (Insertar campo). Seleccione Contact (Contacto) | Account (Cuenta) | Account Number (Número de cuenta) y luego haga clic en Insert (Insertar). Haga clic en Check Syntax (Comprobar sintaxis). Si no hay errores de sintaxis, haga clic en Next (Siguiente). Es poco probable que encuentre un error de sintaxis en una fórmula sencilla como esta, pero es una buena idea tener el hábito de comprobar la sintaxis de todas las fórmulas.
    La fórmula de contacto de objeto cruzado. Account Number (Número de la cuenta) (texto) = Account.AccountNumber

  7. Haga clic en Next (Siguiente) para aceptar la configuración de la seguridad a nivel de campo y luego haga clic en Save (Guardar).

Felicitaciones, ha creado su primera fórmula. Ahora es el momento de ver lo que ha hecho. Abre la página de detalles para el objeto Contact (Contacto) que acaba de crear y busque su nuevo campo de fórmula Account Number (Número de cuenta). ¡Genial!

Ejemplo 2: Presentar el número de días hasta el cierre de una oportunidad en un reporte

También puede utilizar campos de fórmula en reportes para aumentar la visibilidad de información importante. Supongamos, por ejemplo, que deseaba una columna de reporte que muestre el número de días hasta el cierre de una oportunidad. Primero, cree una oportunidad para probar nuestra fórmula.

Si nunca ha creado una oportunidad antes, haga clic en Iniciador de aplicación y seleccione Opportunities (Oportunidades). Vaya a la ficha Oportunidades y haga clic en New (Nueva). Complete cualquier valor para Nombre de oportunidad, seleccione cualquier etapa y defina una fecha de cierre al menos en los 3 próximos días. Haga clic en Save (Guardar).

Luego realice estos pasos para crear un campo de fórmula personalizado denominado Days to Close (Días para el cierre) en el objeto Opportunities (Oportunidades) con el tipo de devolución Number (Número).

  1. En Setup (Configuración), abra Object Manager (Gestor de objetos) y haga clic en Opportunity (Oportunidad).
  2. En la barra lateral, haga clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
  3. Haga clic en New (Nuevo).
  4. Seleccione la Formula (Fórmula) y luego haga clic en Next (Siguiente).
  5. En el área de texto Etiqueta de campo, escriba Days to Close (Días para el cierre).
  6. Seleccione el botón de opción Number (Número).
  7. Haga clic en Next (Siguiente) para abrir el editor de fórmulas.
  8. Para encontrar la diferencia entre la fecha de cierre de la oportunidad y la fecha de hoy, réstelas entre sí. 
    • Haga clic en Insert Field (Insertar campo) y seleccione Opportunity (Oportunidad) | Close Date (Fecha de cierre) y haga clic en Insert (Insertar)
    • Desde el menú Insert Operator (Insertar operador), seleccione - Subtract (Restar).
  9. ¿Pero cómo se indica en nuestra fórmula que necesitamos la fecha de hoy? Afortunadamente, existe una función denominada TODAY() que actualiza para coincidir con la fecha actual. 
    • En el menú Functions (Funciones) de la derecha del editor, seleccione TODAY.
    • Haga clic en Insert Selected Function (Insertar función seleccionada)
  10. Haga clic en Check Syntax (Comprobar sintaxis). Si no hay errores de sintaxis, haga clic en Next (Siguiente).
    La fórmula Days to Close (Días para el cierre). Days to Close (Días para el cierre) (número) = CloseDate -Today()
  11. Haga clic en Next (Siguiente) para aceptar la configuración de la seguridad a nivel de campo y luego haga clic en Save (Guardar).

Ahora es el momento de poner su nuevo campo de fórmula en un informe. 

  1. Desde Iniciador de aplicación, abra la ficha Reports (Reportes) y haga clic en New Report (Reporte nuevo).
  2. Ingrese Opportunities (Oportunidades) en el campo Search Report Types... (Buscar tipos de reportes). Seleccione Opportunities (Oportunidades) y haga clic en Start Report (Comenzar reporte). Su oportunidad aparece en el panel Vista previa de reportes.
  3. Asegúrese de que Update Preview Automatically (Actualizar vista previa automáticamente) está activado.
  4. En el campo Agregar columna... del lado izquierdo de la página, introduzca Days to Close (Días para cierre).  Este campo es el campo de fórmula que acaba de crear. Una columna con el campo que contiene el valor calculado se agrega automáticamente al reporte.

No necesitará el reporte de nuevo para esta unidad. Puede descartarlo y pasar al siguiente ejemplo.

Ejemplo 3: Buscar objetos distintos utilizando el poder de uno

A menudo, las organizaciones desean contar el número de objetos únicos en un reporte con cientos de registros. Supongamos, por ejemplo, que tiene un centenar de oportunidades indicadas en un reporte, pero solo unos cuantos usuarios poseen todas estas oportunidades. ¿Cómo puede encontrar el número de usuarios diferentes? Esta tarea parece difícil, pero es una de las fórmulas más sencillas que puede escribir. Se denomina el Poder de uno.

Para escribir esta fórmula, cree un campo de fórmula personalizado en el objeto Usuario. Denomínelo Unique Users (Usuarios únicos), otórguele un tipo de devolución Number (Número) y seleccione 0 de la lista desplegable Números decimales. Haga clic en Next (Siguiente) para abrir el editor de fórmulas. Para esta fórmula, no necesita insertar ningún campo, operador o función. En su lugar, ingrese el número 1.

La fórmula El poder de uno. Unique Users (Usuarios únicos) (número) = 1

¡Sí que lo es! Guarde su fórmula de forma habitual y luego haga clic en la ficha Reports (Reportes) para verla en acción. Cree un reporte Opportunities (Oportunidades) y asegúrese de que Update Preview Automatically (Actualizar vista previa automáticamente) está activada. En el campo Agregar columna... del lado izquierdo de la página, ingrese Unique Users (Usuarios únicos) para agregar una columna con el nuevo campo al reporte. Si no puede ver el campo nuevo, actualice la ficha Reports (Reportes). Deberá ver algo similar a lo siguiente (su reporte puede tener un aspecto diferente, dependiendo de las columnas que presente).

Reporte con columna Unique Users (Usuarios únicos)

Aquí, tenemos cinco oportunidades entre dos usuarios distintos. ¿A dónde llega nuestra fórmula? En la columna Unique Users (Usuarios únicos), haga clic en el menú desplegable y seleccione Summarize (Resumir) y luego Sum (Sumar).

Menú desplegable con Resumir y Sumar seleccionados

El número de usuarios distintos aparece en la parte inferior de la columna. Como puede ver, hasta las fórmulas sencillas proporcionan perspectivas potentes en su organización.

Reporte que muestra el número total de usuarios únicos
Nota

Puede utilizar el Poder de uno en cualquier objeto. Por ejemplo, si tenía un reporte con 10 cuentas, cada una con tres oportunidades, su reporte Oportunidades devuelve 30 registros. La adición del campo de fórmula Poder de uno a Cuentas le permite ver el número de diferentes cuentas representadas en los registros. ¡Algunos profesionales dicen que agregan un campo Poder de uno a todos los objetos de su organización!

Depurar fórmulas

Los errores de sintaxis son una parte inevitable del trabajo con fórmulas. El botón Check Syntax (Comprobar sintaxis) en el editor es una herramienta importante para depurar sus fórmulas. El corrector de sintaxis le informa de qué error se encontró y dónde se encuentra en su fórmula. A continuación, se incluyen algunos problemas de sintaxis comunes.

  1. Faltan paréntesis: Este error se produce a menudo cuando el número de paréntesis de apertura no coincide con el número de paréntesis de cierre. Pues ser especialmente difícil evitar este error si está utilizando varias funciones a la vez. Intente dividir su función en varias líneas ya que es más sencillo informar de qué conjuntos de paréntesis están relacionados.  Una fórmula dónde falta un paréntesis. Fórmula de mi cuenta (Número) = LEN (NombreTambién verá este error si olvida una coma entre dos parámetros de función. Este error es confuso porque el problema actual no coincide con el corrector de sintaxis. Si está seguro de que sus paréntesis son correctos, vuelva a comprobar que las comas en su función son correctas también.Una fórmula a la que le falta una coma, pero el error de sintaxis dice que le falta un paréntesis. Fórmulas de mi cuenta (Número) = RIGHT ("¡Me encantan las fórmulas" 3)
  2. Tipo de parámetro incorrecto: Si otorga a una función un parámetro de número cuando espera texto (o cualquier otra combinación de tipos de datos), este es el error que ve. Compruebe siempre el texto de ayuda o la documentación de modo que sepa qué tipo de parámetros acepta una función. Una fórmula con un tipo incorrecto de parámetro; esperaba Texto pero recibió Número. Fórmula de mi cuenta (Número) = LEN(123456)
  3. Número de parámetros por función incorrecto: Si ingresa demasiados o pocos parámetros en una función, el corrector de sintaxis le alerta. De nuevo, compruebe el texto de ayuda o documentación para obtener directrices acerca de la introducción de parámetros en funciones especificas. Una fórmula con demasiados parámetros. Esperaba 1, recibió 2. Fórmula de mi cuenta (Número) = ABS(-18, 2)
  4. El resultado de la fórmula es incompatible con el tipo de devolución de la fórmula: Ve este error si selecciona un tipo de datos al crear el campo de fórmula pero escribe una fórmula que devuelve un tipo de datos diferente. En el ejemplo a continuación, puede ver que Mi fórmula de cuenta espera devolver un número (aparece entre paréntesis junto al nombre de la fórmula), pero la función TODAY() devuelve una fecha. El error le informa del tipo de datos esperado, pero siempre puede hacer referencia a la documentación por anticipado para evitar el error. Una fórmula que devuelve un resultado del tipo de datos incorrecto. Esperaba un número, pero el resultado de la fórmula es una fecha. Fórmula de mi cuenta (Número) = TODAY()
  5. El campo no existe: Este error indica que ha incluido un campo en su fórmula que su objeto no admite. En este caso, compruebe la ortografía y las mayúsculas/minúsculas. Si no puede encontrar ningún error, pruebe a insertar el campo desde el menú Insertar campo de nuevo para asegurarse de que está haciendo referencia a él correctamente. Una fórmula con un nombre de campo escrito incorrectamente. Fórmula de mi cuenta (Número) = LEN ( AcountNumber ) Otro motivo por el que ve este error es si olvida poner comillas alrededor de un literal de texto o un hipervínculo. Una fórmula donde faltan comillas apropiadas. El error de sintaxis dice que el campo Hola no existe y sugiere comprobar la ortografía. Fórmula de mi cuenta (Número) = LEN(Hola)
  6. Función desconocida: En este caso, compruebe que Salesforce admite las funciones que está utilizando. Obtendrá este error también para funciones escritas incorrectamente. Una fórmula que incluye una función incompatible. Fórmula de mi cuenta (Número) = FAKEFUNCTION()

Más ejemplos

Echemos un vistazo a algunos ejemplos más. Puede crear estas fórmulas por sí mismo o simplemente lea.
  1. Esta fórmula crea un hipervínculo a un sitio Web externo utilizando la función HYPERLINK(). La adición de hipervínculos a formatos de página ayuda a sus usuarios a acceder a información importante rápidamente desde las páginas de detalles. Una fórmula de hipervínculo. Sitio web de la cuenta (Texto)= HYPERLINK("http://www.SitioWebMuyImportante.com", "Sitio web muy importante")
  2. Si desea aplicar un descuento al importe de una oportunidad, puede utilizar la siguiente fórmula. En este caso, estamos aplicando un descuento del 12% y luego redondeando el resultado a dos decimales utilizando la función ROUND(). Una fórmula que incluye la función ROUND(). Importe descontado (Número)= Round( Importe - (Importe * 0.12), 2 )
  3. Esta fórmula es una fórmula de casilla de verificación que determina si una oportunidad concreta es una “gran” oportunidad. Comprueba si el número de empleados en la compañía asociada de la cuenta de oportunidad es superior a 1.000 Y si el importe de la oportunidad es superior a 10.000 $. Si ambas declaraciones son verdaderas, el campo aparece como un cuadro seleccionado en el formato de página de Opportunity (Oportunidad). De lo contrario, aparece como un cuadro en blanco. Una fórmula utilizando la función lógica AND(). ¿Gran oportunidad? (Casilla de verificación)= AND( Account.NumberOfEmployees > 1000, Amount > 1000)

La documentación de fórmulas contiene numerosos ejemplos para varios casos de uso diferentes. Mientras está examinando estos ejemplos, recuerde que varios de ellos contienen conceptos avanzados que no se trataron en esta unidad. Asegúrese de estar cómodo con la información presentada aquí antes de ponerse con estas fórmulas.

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