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Usar campos de fórmula

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Crear un campo de fórmula personalizado y utilizar el editor de fórmulas.
  • Describir por qué los campos de fórmula son útiles.
  • Detallar al menos un caso de uso para campos de fórmula.
  • Crear fórmulas sencillas.

Introducción a campos de fórmula

Dispone de muchos datos en su organización. Sus usuarios necesitan acceder y comprender estos datos rápidamente sin hacer una serie de cálculos en sus cabezas. Ingrese campos de fórmula, la potente herramienta que le proporciona el control de cómo se muestran sus datos.

Supongamos que deseaba utilizar dos campos numéricos en un registro y dividirlos para crear un porcentaje. O quizás desea convertir un campo en un hipervínculo activable para acceder fácilmente a información importante desde el formato de página de un registro. Quizás desea utilizar dos fechas y calcular el número de días entre ellas. Todas estas cosas y más son posibles utilizando campos de fórmula.

Observemos un ejemplo especifico. ¿Y si deseara calcular la cantidad de días restantes hasta la fecha de cierre de una oportunidad? Puede crear un campo de fórmula sencillo que calcula automáticamente ese valor. Agregando el valor al formato de página Oportunidad, sus usuarios pueden acceder rápidamente a esta información clave. También puede agregar este campo a reportes y vistas de lista para un acceso instantáneo.

Un campo de fórmula en un formato de página, una vista de lista y un reporte.

Cuando está aprendiendo por primera vez las fórmulas, es mejor empezar con cálculos sencillos y desarrollar escenarios más complejos. Como podrá ver, hasta las fórmulas sencillas proporcionan información valiosa.

En esta unidad, le guiaremos por los aspectos básicos del uso del editor de fórmulas y describiremos la sintaxis de fórmula mediante varios ejemplos básicos. Trataremos también la solución de problemas con sus campos de fórmula. Ahora, vamos a divertirnos.

Localización del editor de fórmulas

Antes de profundizar en escribir fórmulas, localicemos el editor de fórmulas y conozcamos sus funciones.

Puede crear campos de fórmula personalizados en cualquier objeto estándar o personalizado. Para comenzar, crearemos una fórmula en el objeto Oportunidad. Siga estos pasos para navegar al editor de fórmulas:

  1. En Configuración, abra Gestor de objetos y haga clic en Oportunidad.
  2. En la barra lateral, haga clic en Campos y relaciones.
  3. Haga clic en Nueva.
  4. Seleccione Fórmula y haga clic en Siguiente.
  5. En Etiqueta de campo, escriba Mi campo de fórmula. Nótese que Nombre de campo se completa automáticamente.
  6. Seleccione el tipo de datos que espera que devuelva su fórmula. Por ejemplo, si desea escribir una fórmula que calcula la comisión que un comercial recibe en una venta, seleccione Divisa. Por ahora, seleccione Texto.
  7. Haga clic en Siguiente. ¡Ha llegado al editor de fórmulas! Tiempo de nuestra visita guiada.

Uso del editor de fórmulas

Esta imagen resalta las partes más importantes del editor de fórmulas:
Una vista etiquetada del editor de fórmulas.
  1. El editor de fórmulas ofrece dos estilos: Sencillo y Avanzado Es tentador utilizar el editor Sencillo, pero siempre hemos recomendado utilizar el editor Avanzado. Avanzado no significa más complicado. Significa más herramientas para que pueda crear fórmulas potentes.
  2. El botón Insertar campo abre un menú que le permite seleccionar campos para utilizar en su fórmula. La inserción desde este menú genera automáticamente la sintaxis correcta para el acceso a campos.
    El menú Insertar campo.
  3. El botón Insertar operador abre una lista desplegable de los operadores matemáticos y lógicos disponibles.
    El menú Insertar operador.
  4. El menú Funciones es donde visualiza e inserta funciones de fórmulas. Las funciones son operaciones más complicadas implementadas previamente por Salesforce. Algunas funciones se pueden utilizar tal cual (por ejemplo, la función TODAY() devuelve la fecha actual), mientras que otras requieren información adicional, denominada parámetros. La función LEN(text), por ejemplo, busca la longitud del texto que ingresa como un parámetro. La fórmula LEN("Hello") devuelve un valor de 5.
    El menú Funciones
  5. El área de texto es donde ingresa su fórmula. Al escribir fórmulas, recuerde:
    • Los espacios en blanco no importan. Puede insertar tantos espacios y saltos de línea como desee sin que esto afecte a la ejecución de la fórmula.
    • Las fórmulas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Preste atención al uso de mayúsculas en nombres de campo y objeto.
    • Al trabajar con números, se aplica el orden estándar de las operaciones.
  6. Una vez que haya escrito una fórmula, puede utilizar el botón Comprobar sintaxis para asegurarse de que todo está en orden antes de guardar. Si su fórmula tiene problemas, el corrector de sintaxis le alerta de problemas específicos.

No necesitamos continuar creando este campo de fórmula, por lo que haga clic en Cancelar. Ahora que sabe cómo hacerlo, pongamos el editor en marcha con algunos ejemplos sencillos.

El editor de fórmulas en acción

Ejemplo 1: Presentación de un campo de cuenta en la página de detalles de contacto

Las páginas de detalles de registro incluyen una tonelada de información, pero a veces no es suficiente. En ocasiones, necesita más. Para su primera fórmula, comencemos por algo sencillo. Tomemos un campo único desde una Cuenta y mostrémoslo en un Contacto utilizando lo que se denomina una fórmula de objeto cruzado. Echemos un vistazo.

Cree un contacto en primer lugar. Si nunca ha creado un contacto antes, vaya a la ficha Contactos y haga clic en Nuevo. Ingrese cualquier valor para Apellidos y asegúrese de completar un valor para el campo Nombre de la cuenta haciendo clic en el icono de búsqueda. A continuación, crearemos una fórmula para mostrar el número de cuenta en la página Contacto:
  1. En Configuración, abra Gestor de objetos y haga clic en Contacto.
  2. En la barra lateral, haga clic en Campos y relaciones.
  3. Haga clic en Nueva.
  4. Para el tipo de campo, seleccione Fórmula y haga clic en Siguiente.
  5. Llame a su campo Número de cuenta y seleccione Texto para el tipo de devolución de fórmula. Haga clic en Siguiente.
  6. Haga clic en Insertar campo en el editor de fórmulas avanzado. Seleccione Contacto | Cuenta | Número de cuenta y luego haga clic en Insertar.
    La fórmula de contacto de objeto cruzado.

Felicitaciones, ha creado su primera fórmula.

Veamos esta fórmula en acción. La siguiente página le permite establecer la seguridad a nivel de campo. Por ahora, haga clic en Siguiente de moldo que podamos agregar nuestro campo de fórmula al formato de página. Por el momento, asegúrese de que todas las casillas de verificación están seleccionadas. Haga clic en Siguiente y a continuación haga clic en Guardar.

Ahora es el momento de ver lo que ha hecho. Abre la página de detalles para el objeto Contacto que acaba e crear y busque su nuevo campo de fórmula Número de cuenta. ¡Genial!

Ejemplo 2: Presentación del número de días hasta el cierre de una oportunidad en un reporte

También puede utilizar campos de fórmula en reportes para aumentar la visibilidad de información importante. Supongamos, por ejemplo, que deseaba una columna de reporte que muestre el número de días hasta el cierre de una oportunidad. Primero, cree una oportunidad para probar nuestra fórmula.

Si nunca ha creado una oportunidad antes, vaya a la ficha Oportunidades y haga clic en Nueva. Complete cualquier valor para el Nombre, seleccione cualquier Etapa y defina una fecha de cierre al menos en los tres próximos días. Luego cree un campo de fórmula personalizado denominado Días para el cierre en el objeto Oportunidades con el tipo de devolución Número:
  1. En Configuración, abra Gestor de objetos y haga clic en Oportunidad.
  2. En la barra lateral, haga clic en Campos y relaciones.
  3. Haga clic en Nueva.
  4. Seleccione la Fórmula y luego haga clic en Siguiente.
  5. En el área de texto Etiqueta de campo, escriba Días para el cierre.
  6. Seleccione el botón de opción Número.
  7. Haga clic en Siguiente para abrir el editor de fórmulas.

Necesitamos encontrar la diferencia entre la fecha de cierre de la oportunidad y la fecha de hoy. Comencemos por insertar el campo Fecha de cierre en el editor. Ya que encontramos una diferencia, reste. Seleccione - Restar en el menú Insertar operador.

¿Pero cómo se indica en nuestra fórmula que necesitamos la fecha de hoy? Afortunadamente, existe una función denominada TODAY() que actualiza para coincidir con la fecha actual. Encuéntrela en le menú Funciones en el lado derecho del editor y haga clic en Insertar función seleccionada.

La fórmula Días para el cierre.

Después de hacer clic a través de las pantallas para guardar, es tiempo de poner su nuevo campo de fórmula en un reporte. En la ficha Reportes, haga clic en Reporte nuevo. A continuación seleccione Oportunidades y haga clic en Crear. Su oportunidad aparece en el panel Vista previa. Busque Días para el cierre en el menú Campos en el lado izquierdo de la página. Este campo es el campo de fórmula que acaba de crear. Arrástrelo a la última columna en su reporte. La columna se completa automáticamente con el valor calculado.

No volvemos a este reporte, por lo que puede guardarlo o pasar directamente al siguiente ejemplo.

Ejemplo 3: Búsqueda de objetos distintos utilizando el poder de uno

A menudo, las organizaciones desean contar el número de objetos únicos en un reporte con cientos de registros. Supongamos, por ejemplo, que tiene un centenar de oportunidades indicadas en un reporte, pero solo unos cuantos usuarios poseen todas estas oportunidades. ¿Cómo puede encontrar el número de usuarios diferentes? Esta tarea parece difícil, pero es una de las fórmulas más sencillas que puede escribir. Se denomina el Poder de uno.

Para escribir esta fórmula, cree un campo de fórmula personalizado en el objeto Usuario. Denomínelo Usuarios únicos, otórguele un tipo de devolución Número y seleccione 0 de la lista desplegable Números decimales. Haga clic en Siguiente para abrir el editor de fórmulas. Para esta fórmula, no necesita insertar ningún campo, operador o función. En su lugar, ingrese el número 1.

La fórmula El poder de uno.
¡Sí que lo es! Guarde su fórmula de forma habitual y luego haga clic en la ficha Reportes para verla en acción. Cree un reporte Oportunidades y arrastre su campo Usuarios únicos en el reporte desde el panel izquierdo. Deberá ver algo similar a lo siguiente:
La fórmula antes de resumir nuestro campo Usuarios únicos.
Aquí, tenemos cinco oportunidades entre dos usuarios distintos. ¿A dónde llega nuestra fórmula? En la columna Usuarios únicos, haga clic en el menú desplegable y seleccione Resumir este campo.
Haga clic en "Resumir este campo" para hacer un conteo del número único de usuarios.
En el cuadro de diálogo emergente, seleccione Suma y haga clic en Aplicar. El número de usuarios distintos aparece en la parte inferior de la columna. Como puede ver, hasta las fórmulas sencillas proporcionan perspectivas potentes en su organización.
El reporte finalizado con usuarios únicos aparece en la parte superior.
Nota

Nota

Puede utilizar el Poder de uno en cualquier objeto. Por ejemplo, si tenía un reporte con 10 cuentas, cada una con tres oportunidades, su reporte Oportunidades devuelve 30 registros. La adición del campo de fórmula Poder de uno a Cuentas le permite ver el número de diferentes cuentas representadas en los registros. ¡Algunos profesionales dicen que agregan un campo Poder de uno a todos los objetos de su organización!

Depuración de fórmulas

Los errores de sintaxis son una parte inevitable del trabajo con fórmulas. El botón Comprobar sintaxis en el editor es una herramienta importante para depurar sus fórmulas. El corrector de sintaxis le informa de qué error se encontró y dónde se encuentra en su fórmula. A continuación, se incluyen algunos problemas de sintaxis comunes:
  1. Faltan paréntesis: Este error se produce a menudo cuando el número de paréntesis de apertura no coincide con el número de paréntesis de cierre. Pues ser especialmente difícil evitar este error si está utilizando varias funciones a la vez. Intente dividir su función en varias líneas ya que es más sencillo informar de qué conjuntos de paréntesis están relacionados.
    Una fórmula dónde falta un paréntesis.

    También verá este error si olvida una coma entre dos parámetros de función. Este error es confuso porque el problema actual no coincide con el corrector de sintaxis. Si está seguro de que sus paréntesis son correctos, vuelva a comprobar que las comas en su función son correctas también.

    Una fórmula dónde falta una coma.
  2. Tipo de parámetro incorrecto: Si otorga a una función un parámetro de número cuando espera texto (o cualquier otra combinación de tipos de datos), este es el error que verá. Compruebe siempre el texto de ayuda o la documentación de modo que sepa qué tipo de parámetros acepta una función.
    Una fórmula con un tipo de parámetro incorrecto.
  3. Número de parámetros por función incorrecto: Si ingresa demasiados o pocos parámetros en una función, el corrector de sintaxis le alerta. De nuevo, compruebe el texto de ayuda o documentación para obtener directrices acerca de la introducción de parámetros en funciones especificas.
    Una fórmula con demasiados parámetros.
  4. El resultado de la fórmula es incompatible con el tipo de devolución de la fórmula: Verá este error si selecciona un tipo de datos al crear el campo de fórmula pero escribe una fórmula que devuelve un tipo de datos diferente. En el ejemplo a continuación, puede ver que Mi fórmula de cuenta espera devolver un número (aparece entre paréntesis junto al nombre de la fórmula), pero la función TODAY() devuelve una fecha. El error le informa del tipo de datos esperado, pero siempre puede hacer referencia a la documentación por anticipado para evitar el error.
    Una fórmula que devuelve un resultado del tipo de datos incorrecto.
  5. El campo no existe: Este error indica que ha incluido un campo en su fórmula que su objeto no admite. En este caso, compruebe la ortografía y las mayúsculas/minúsculas. Si no puede encontrar ningún error, pruebe a insertar el campo desde el menú Insertar campo de nuevo para asegurarse de que está haciendo referencia a él correctamente.
    Una fórmula con un nombre de campo escrito incorrectamente.

    Otro motivo por el que ve este error es si olvida poner comillas alrededor de un literal de texto o un hipervínculo.

    Una fórmula donde faltan comillas apropiadas.
  6. Función desconocida: En este caso, compruebe que Salesforce admite las funciones que está utilizando. Obtendrá este error también para funciones escritas incorrectamente.
    Una fórmula que incluye una función incompatible.

Más ejemplos

Echemos un vistazo a algunos ejemplos más. Puede crear estas fórmulas por sí mismo o simplemente lea.
  1. Esta fórmula crea un hipervínculo a un sitio Web externo utilizando la función HYPERLINK(). La adición de hipervínculos a formatos de página ayuda a sus usuarios a acceder a información importante rápidamente desde las páginas de detalles.
    Una fórmula de hipervínculo.
  2. Si desea aplicar un descuento al importe de una oportunidad, puede utilizar la siguiente fórmula. En este caso, estamos aplicando un descuento del 12% y luego redondeando el resultado a dos decimales utilizando la función ROUND().
    Una fórmula que incluye la función ROUND().
  3. Esta fórmula es una fórmula de casilla de verificación que determina si una oportunidad concreta es una “gran” oportunidad. Comprueba si el número de empleados en la compañía asociada de la cuenta de oportunidad es superior a 1.000 Y si el importe de la oportunidad es superior a 10.000 $. Si ambas declaraciones son verdaderas, el campo aparece como un cuadro seleccionado en el formato de página de Oportunidad. De lo contrario, aparece como un cuadro en blanco.
    Una fórmula utilizando la función lógica AND().

La documentación de fórmulas contiene numerosos ejemplos para varios casos de uso diferentes. Mientras está examinando estos ejemplos, recuerde que varios de ellos contienen conceptos avanzados que no se trataron en esta unidad. Asegúrese de estar cómodo con la información presentada aquí antes de ponerse con estas fórmulas.