Descubrir nuevas formas de hacer cosas antiguas
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Hacer uso de herramientas de colaboración para realizar el trabajo.
- Transformar digitalmente sus rutinas de trabajo previas.
Trabajar de nuevas maneras
En 2020 y hasta 2021, las personas de todo el mundo debieron adaptarse a diferentes formas de trabajar debido a la pandemia de COVID-19. En ese momento, el trabajo de muchos de nosotros era completamente virtual, todo el tiempo. Hoy en día, muchos empleados mantienen la modalidad totalmente remota y muchas empresas permiten el trabajo híbrido (algunos días en modalidad remota, otros días en la oficina). El objetivo de este módulo es brindar sugerencias prácticas de productividad y orientación aplicables al trabajo remoto, a un cronograma híbrido y a la modalidad de oficina presencial 5 días a la semana.
Específicamente, aprenderá:
- Cómo adaptarse a los patrones y las prácticas laborales, y transformarlos.
- Cómo permanecer productivo con gestión de tiempo moderna.
- Cómo utilizar su calendario para impulsar su productividad.
Comencemos por la manera en que se ejecuta el trabajo y se toman las decisiones: las reuniones.
Aprovechar al máximo las reuniones
Ya sea que se reúna en persona o por video, el cumplimiento de las mejores prácticas aumenta la productividad de todas las reuniones. Estas son algunas sugerencias para ayudarlo (y ayudar a su equipo) a prepararse para una reunión, dirigir las reuniones y realizar un seguimiento.
Antes de la reunión
| Establezca la agenda. | Agregue la agenda a la invitación a la reunión por adelantado. Agregue duraciones y propietarios para cada elemento en la agenda. |
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Envíe un documento pre-lectura. |
Haga que todos estén alineados preparando un documento por adelantado que alinea cada uno alrededor de los objetivos de la reunión, los resultados deseados, los obstáculos y la información de referencia necesaria. |
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Considere las zonas horarias de los participantes. |
Asegúrese de que está programando a una ahora cuando todos los asistentes obligatorios pueden asistir sin necesidad de despertarse a las 2 AM. |
Durante la reunión
| Establezca funciones claras. | Nombre un moderador, un cronometrador y un notetaker al inicio de su reunión. Cuando están en una sala juntos, estas funciones se establecen de forma natural conforme las personas se reúnen alrededor de la mesa. Con una reunión virtual, debe ser atento a la asignación de estas funciones al inicio. |
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Utilice herramientas de documentos basados en la nube para notas. |
Agregue cada uno en la reunión al documento de notas y anímelos a contribuir durante la llamada. |
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Evite pláticas paralelas e interrupciones. |
Durante las reuniones híbridas, los asistentes virtuales se sienten excluidos si no pueden oír las pláticas dentro de la sala. Por su parte, durante las reuniones completamente virtuales, si dos personas hablan a la vez, nadie puede oír lo que están diciendo. Practique la escucha activa y anime a todos a hacer lo mismo. |
Tras la reunión
| Envíe un resumen. | Comparta su documento de notas con todos y resalte las decisiones importantes y los siguientes pasos. |
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Programe un seguimiento. |
Si se decidió una acción para realizar una llamada de seguimiento, prográmela de inmediato. |
La disciplina en relación con las reuniones incrementa su efectividad general y aumenta la productividad de toda la compañía.
Reducir reuniones en general
¿Por qué no prescindir de la reunión en general trabajando de forma asíncrona utilizando Quip? Quip es una herramienta de colaboración de documentos basados en la nube pensada para móvil. Puede crear y compartir documentos y hojas de cálculo, iniciar planes de proyecto y asignar tareas, todo en una sola ubicación. Cada documento de Quip tiene chat integrado, de modo que la plática que iba a tener en una reunión puede realizarse ahora directamente junto con el trabajo
Quip permite la modificación por múltiples personas al mismo tiempo y tiene integraciones profundas en la plataforma Salesforce. Una de las formas en que utilizamos Quip en Salesforce es realizar borrador, revisar y aprobar comunicaciones.
Por ejemplo, supongamos que necesita anunciar un cambio de programa en la implementación de una nueva herramienta o un nuevo proceso. Podemos tener una reunión con 15 partes interesadas. Pero en su lugar, podemos crear un documento de Quip para dirigir el proceso de cambio.
El documento de Quip contiene:
- Descripción breve del proyecto
- Explicación detallada de por qué debe cambiar al programación
- Elemento de acción claro para cada parte interesada
- Fecha de vencimiento
- Lista de selección de firma de parte interesada
El gerente del proyecto invita el equipo de proyecto en el documento de Quip, donde colaboran en el cambio de programación y la firma. Una vez que firmen todas las partes interesadas, el gestor de proyecto publica el anuncio en Slack. ¡No hay reuniones necesarias!
Realizar su colaboración online
No siempre es necesario mantener una reunión en persona con los colegas y clientes (ni es la mejor forma de usar el tiempo y los recursos). En lugar de eso, adopte la colaboración virtual mediante Slack, Quip, emails y aplicaciones de mensajería instantánea. Y por supuesto, utilizando su teléfono celular.
Pruebe estos métodos para estar en contacto.
- Programe reuniones virtuales cara a cara con clientes, colegas, sus empleados o su responsable.
- Organice sesiones de chat de colaboración en grupo con sus colegas para compartir mejores prácticas y consejos.
- Conéctese con los empleados a través de chat de video, videollamadas o juntas de Slack.
- Inicie un canal de Slack para colaborar en línea con grupos de colegas o clientes.
- Invite sus clientes a colaborar en un documento basado en la nube que preparó.
- Acoja una reunión virtual para todos sus clientes para compartir mejores prácticas entre el grupo.
Estas solo son algunas formas en que puede transformar el modo en que realiza su trabajo e impulsa su productividad, utilizando herramientas como Slack, Quip y su smartphone. A continuación, descubra las estrategias para gestionar su tiempo.
