Conocer los fundamentos de administración

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Acceder a la configuración de cuenta de Account Engagement y describirla.
Configurar usuarios.
Configurar el inicio de sesión único en Salesforce.
Configurar campos de clientes potenciales personalizados.

Todo sobre la administración

Leung Chen, Gerente de marketing de Cloudy Consulting

Le presentamos a Leung Chen, la Gerente de marketing en Cloudy Consulting. Fue elegida para implementar Account Engagement en Cloudy Consulting gracias a su excelente revisión de desempeño el trimestre pasado. Tiene mucha experiencia organizando eventos presenciales y programas de fomento de clientes, y está preparada para aportar esas aptitudes a Account Engagement. Ella será la administradora de Account Engagement.

Configuración de cuenta de Account Engagement

La primera tarea de Leung es abrir Account Engagement y revisar su configuración de cuenta. La configuración de cuenta de Account Engagement contiene todo tipo de información útil para administrar su cuenta de Account Engagement y es un lugar lógico para que Leung comience a explorar.

Demos un paseo por la configuración de cuenta y comprobemos algunas funciones por el camino.

Haga clic en la ficha Settings (Configuración) de Account Engagement. Aquí verá su información de cuenta junto con la información de contacto para la persona que recibe las notificaciones sobre Account Engagement. La tabla Notificaciones de productos y servicios en su configuración de cuenta le permite seleccionar diferentes puntos de contacto para cada tipo de notificación. Haga clic en la ficha Uso y límites. Esta lista muestra todas la funciones disponibles de su cuenta, uso, límites y utilización.
Haga clic en la ficha Mi perfil. Esta ficha muestra su información de perfil y preferencias de usuario. Haga clic en Modificar para realizar cambios en su información de usuario. Haga clic en Modificar mis preferencias de usuario para realizar cambios en sus preferencias de email y aplicaciones.
(Si es aplicable) Haga clic en la ficha B2B Marketing Analytics. La ficha B2B Marketing Analytics es donde aprovisiona su aplicación B2B Marketing Analytics.

Crear un usuario de Account Engagement

Leung tiene mucha demanda en Cloudy Computing, así que está haciendo malabares con un montón de proyectos. Desea incorporar a uno de sus colegas de equipo a Account Engagement como usuario para que la ayude a gestionar esta cuenta. El equipo de marketing de Cloudy Computing tiene varios creadores de contenido y Leung escogió a uno de ellos para ayudar con Account Engagement. Decide darle la función de Marketing, una de las funciones de usuario predeterminadas de Account Engagement. Cada cuenta de Account Engagement viene con cuatro funciones de usuario: Administrador, Usuario de marketing, Gerente de ventas y Usuario de ventas. Esto facilita a los administradores de Account Engagement como Leung crear nuevos usuarios y otorgarles los conjuntos de permisos adecuados.

Veamos cómo Leung puede crear fácilmente un nuevo usuario de Account Engagement con la función de Marketing.

Desplácese hasta Account Engagement Settings (Configuración de Account Engagement) | User Management (Gestión de usuarios) | Users (Usuarios).
Haga clic en + Agregar usuario.
Ingrese el nombre y el apellido del usuario.
Ingrese la dirección de email del usuario. La dirección de email debe ser exclusiva entre todas las cuentas de Account Engagement.
Para enviar un vínculo de activación al usuario, seleccione Enviar email de activación. Este email solicita al usuario seleccionar una contraseña y una pregunta de seguridad. El email de activación caduca a las 48 horas.
Seleccione la función Usuario de marketing.
Cuando finalice, haga clic en Crear usuario.

La papelera

Cuando elimina un activo, se traslada a la papelera de reciclaje de su cuenta de Account Engagement. Puede restablecer la mayoría de los activos desde la papelera de reciclaje, pero veamos algunas cosas a tener en cuenta cuando se utiliza la papelera. Veámoslas rápidamente antes de avanzar.

Los elementos de la papelera de reciclaje no cuentan para los límites de uso.
Si elimina una campaña, los clientes potenciales asociados a la campaña permanecen en el sistema etiquetados con la campaña eliminada. Antes de la eliminación, Account Engagement le advierte si los elementos que están asociados con la campaña, como listas, reglas y páginas de destino, están en uso. A continuación, elimine los activos o asócielos a otra campaña.
Los administradores pueden eliminar de forma permanente los clientes potenciales de la papelera de reciclaje. Account Engagement deja de realizar un seguimiento de los clientes potenciales cuando se eliminan de forma permanente.
Se restaura un cliente potencial eliminado cuando se restablece el registro con el que se está sincronizando. Cuando elimine un cliente potencial de forma permanente en Account Engagement, deberá eliminar los contactos y prospectos asociados en Salesforce.
Las etiquetas se eliminan de forma permanente y no aparecen en la papelera de reciclaje.

Cuando se elimina un cliente potencial, el registro se mueve a la papelera de reciclaje de Account Engagement. Podrá eliminar permanentemente o restaurar el cliente potencial desde la papelera de reciclaje. Ciertas actividades que usted o el sistema inicia también restauran clientes potenciales. Si quiere eliminar permanentemente un cliente potencial de la papelera, debe tener en cuenta algunas cosas antes de hacerlo.

Cuando se elimina un cliente potencial de forma permanente, el cliente potencial se elimina de la papelera de reciclaje y Account Engagement no conserva ninguna información sobre el cliente potencial. No hay manera de determinar qué clientes potenciales se eliminaron y los datos no se pueden restablecer.
Los prospectos y contactos asociados deben eliminarse en Salesforce antes de eliminar el cliente potencial en Account Engagement.
Si se eliminan los clientes potenciales, se quitan todos los datos de implicación asociados y todos los reportes se ven afectados.
Si el cliente potencial está asociado a una cuenta personal, toda la información de identificación personal se elimina del registro de la cuenta de Account Engagement.
La eliminación de un cliente potencial no evita que el cliente potencial pueda crearse de nuevo. Por ejemplo, un cliente potencial puede enviar un formulario o volverse a crear manualmente.
Los administradores pueden eliminar de forma permanente los clientes potenciales de la papelera de reciclaje. Account Engagement deja de realizar un seguimiento de los clientes potenciales cuando se eliminan de forma permanente.

La eliminación puede tardar hasta 24 horas en realizarse. Account Engagement le enviará un email cuando finalice el proceso.

Agregar campos personalizados

Account Engagement viene con un gran número de campos predeterminados listos para utilizar, pero es posible que necesite capturar otros tipos de información. Por ejemplo, es posible que tenga algunos campos en Sales Cloud que desee tener también en Account Engagement para luego sincronizar los datos entre los dos sistemas. Para hacer esto, active su conector de Salesforce y luego cree un campo personalizado en Account Engagement para cada campo de Sales Cloud que desee asignar. Los campos personalizados están disponibles en todos sus formularios, reglas de automatización, reglas de segmentación y listas dinámicas de Account Engagement.

Leung está planificando un evento de clientes y necesita crear un campo personalizado al nivel de clientes potenciales para registrar confirmaciones de asistencia, pero no necesita sincronizar esta información con Salesforce. Utilizará las respuestas más tarde para enviar emails de agradecimiento.

Para crear un campo personalizado:

Desplácese hasta Account Engagement Settings (Configuración de Account Engagement) | Object and Field Configuration (Configuración de objetos y campos) | Prospect Fields (Campos de clientes potenciales).
Haga clic en + Agregar campo personalizado.
Ingrese Confirmación en el campo Nombre.
Deje Id. de campo personalizado como generado automáticamente.
Deje Comportamiento de sincronización tal cual. Para ver una lista completa de los parámetros de campos, consulte Referencia de configuración de clientes potenciales.
Para limitar las respuestas, cambie el tipo de campo a Botón de opción.
Bajo Valores, ingrese los siguientes valores para el campo:

¡Sí, asistiré!
No, no puedo asistir.

Cuando termine, haga clic en Crear campo personalizado para guardar su nuevo campo.

Cree el campo personalizado Confirmación con dos valores de campo: “¡Sí, asistiré!” y “No, no puedo asistir”.

¿Es la primera vez que inicia sesión? Tenemos un nuevo Asistente de configuración de Account Engagement listo para guiarlo por el proceso de configuración de Account Engagement.

En esta unidad, ayudó a Leung a prepararse como administradora de Account Engagement. Creó un inicio de sesión con Salesforce, un usuario nuevo y un campo personalizado. ¡Un excelente trabajo en un solo día!

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