Aprender los beneficios de integrar Salesforce con Microsoft Outlook

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Resumir cómo se basan sus representantes en Microsoft® Outlook® y Salesforce para trabajar en sus clientes potenciales y negociaciones.
Reconocer la redundancia que experimentan sus representantes ingresando datos de ventas en dos aplicaciones.
Describir cómo ayudan Salesforce y Outlook a sus representantes a ser más productivos.

Aumentar la productividad de sus representantes de ventas

Sus representantes de ventas utilizan Outlook. Y utilizan Salesforce. ¿No es tiempo ya de que sus representantes utilicen Outlook y Salesforce juntos? De acuerdo con McKinsey & Company, los representantes de ventas emplean hasta el 28 % de su jornada en email y calendarios. Este es el caso de los representantes de ventas Erin Donaghue y Lance Park, que trabajan en una compañía de energía solar emergente, Ursa Major Solar. Es importante para ellos llevar los datos de Salesforce al lugar donde pasan gran parte de su tiempo.

Cuando integra Outlook y Salesforce, ayuda sus representantes a emplear menos tiempo ingresando datos y cambiando entre las dos aplicaciones. También ayuda los equipos de ventas a realizar un seguimiento de pláticas de email importantes que sean relevantes para los registros de Salesforce. Estas ventajas ayudan sus representantes a:

Eliminar el tiempo que emplean en entradas de datos redundantes en dos aplicaciones.
Acceder a mensajes de email importantes de Outlook y registros relevantes de Salesforce en una sola ubicación, facilitando la tarea de crear comunicaciones de email específicas y significativas en clientes potenciales y clientes.
¡Céntrese en lo más importante: sus ventas!

Erin y Lance utilizan Outlook y Salesforce. Revisemos cómo utilizan las dos aplicaciones.

Por qué los representantes de ventas utilizan Outlook

Sus representantes de ventas ya emplean tiempo en Outlook. Esto es lo que hacen con ello.

Lo que hacen los representantes de ventas	¿Por qué?
Enviar mensajes de email	Los mensajes de email son una forma sencilla y efectiva de implicarse con clientes potenciales y poner en marcha relaciones.
Mantener contactos	Los contactos en Outlook sirven como un archivo tarjetero de Rolodex virtual de sus representantes
Programar citas y reuniones	Sus representantes dependen en gran medida de sus calendarios para planificar sus jornadas y programar eventos importantes.

Por qué los representantes utilizan Salesforce

Ursa Major adquirió Salesforce porque es una potente herramienta de ventas. ¡Felicitaciones para ellos! Sus representantes utilizan Salesforce para realizar un seguimiento de la información acerca de sus clientes potenciales y negociaciones. Pero echemos un vistazo más detenido a para qué utilizan los equipos de ventas Salesforce.

Lo que hacen los representantes de ventas	¿Por qué?
Mantener prospectos y contactos	Sus representantes relacionan prospectos y contactos con otros registros importantes de Salesforce, como cuentas y oportunidades.
Programar citas y reuniones	Los representantes de ventas y sus gestores se basan en el calendario de Salesforce para obtener citas y reuniones relacionadas con ventas en las agendas. Sus representantes también relacionan estos eventos con otros registros importantes de Salesforce.
Realizar un seguimiento de negociaciones en la oportunidad en curso	El personal de ventas realiza un seguimiento de sus negociaciones utilizando oportunidades de Salesforce, que sus equipos de ventas relacionan con (lo adivinó) otros registros importantes de Salesforce.
Obtener información acerca de casos destacados	No todo en las ventas marcha a la perfección. Sus representantes se benefician de los conocimientos de problemas que sus clientes registran con su compañía. Conocer los problemas es especialmente importantes antes de que sus representantes intenten vender con independencia de lo que venden sus representantes.

Por qué la redundancia es un problema

¿Por qué saber acerca de la redundancia es importante? Porque sus representantes de ventas hacen casi las mismas cosas en Outlook que en Salesforce. Nuestros representantes de ventas de Ursa Major Erin y Lance utilizan a menudo las dos aplicaciones para realizar un seguimiento de contactos, programar reuniones y citas y realizar un seguimiento de tareas.

Diagrama de Venn de redundancia entre Outlook y Salesforce

Echemos un vistazo a algunas formas que esta duplicación de trabajo causa problemas para usted y sus representantes de ventas.

Tiempo perdido durante el cambio de contexto y mantenimiento de datos en dos ubicaciones. El cambio de contexto solo saca sus representantes de su modo de venta y los coloca en un modo de gestión de herramientas.
Más probabilidades de errores de entrada de datos. Cuando sus representantes ingresan datos tanto en Outlook como en Salesforce, la posibilidad de que algo vaya mal aumenta. Podemos ver que cuando Erin ingresa un contacto en Outlook y luego de nuevo en Salesforce, incluye un error de forma involuntaria. Eso no es bueno.

Los errores, como los errores de entrada de datos de Erin, ponen en compromiso la calidad de los datos e incluso la reputación de su compañía. Lo más importante aquí es que los esfuerzos de ventas de Erin no deben competir con mantener sus datos de ventas actualizados entre Outlook y Salesforce.

Cómo la integración de Outlook ayuda a sus representantes de ventas

Con la integración de Outlook, los representantes pueden hacer más desde Outlook. Además, cuando incorpora Captura de actividad de Einstein, los representantes evitan las tareas tediosas y se mantienen centrados en las ventas. Esta es una visión general de lo que puede proporcionar a sus representantes de ventas.

Función de integración de Outlook

Por qué es útil

Ver y relacionar contenido relevante de Salesforce en Outlook

Desde email de Outlook, sus representantes obtienen contexto sobre lo que está sucediendo con las personas a las que venden. Y lo más importante:

Los representantes agregan el mensaje de email relevante para el ciclo de ventas, de modo que los colegas en Salesforce sepan lo que está pasando.
Ayuda a potenciar la adopción de Salesforce entre su equipo de ventas.

Acceder a funciones de Salesforce en Outlook

No es necesario salir de Outlook cuando sus representantes:

Crean registros de Salesforce, como prospectos, oportunidades, cuentas, contactos e incluso registros basándose en objetos personalizados.
Relacionan mensajes de email y eventos de calendario no recurrentes con múltiples contactos de Salesforce y con cualquier otro registro de Salesforce que acepta tareas o mensajes de email.
Buscan registros de Salesforce, incluyendo aquellos registros basados en objetos personalizados.

Función Captura de actividad de Einstein	Por qué es útil
Sincronizar contactos y eventos	Los representantes de ventas tienen acceso a datos de contactos y programación actualizados donde más lo necesitan. Y con el ingreso de datos reducido, también se reducen los errores de ingreso. También puede sincronizar todos los eventos en una serie.
Vea los emails y eventos sobre registros relacionados de Salesforce	Cuando los representantes envían y reciben mensajes de email, Captura de actividad de Einstein los agrega automáticamente a la cronología de actividad de la cuenta de registros de contacto, contrato, prospecto, oportunidad y presupuesto relacionados. La configuración de colaboración le permite decidir quién más puede ver los emails y eventos relacionados, de modo que los equipos trabajan mejor conjuntamente.
Obtenga contexto de ventas vital junto con los emails pertinentes	Perspectivas de email de Einstein da a los representantes datos inteligentes y les envía la respuesta correcta en el momento adecuado. Por ejemplo, los representantes ven cuándo un email de un cliente menciona a un competidor. El representante puede entonces realizar un seguimiento inmediato del cliente.

Estas funciones ofrecen importantes impulsos de la productividad a sus equipos de ventas. En la siguiente unidad le diremos más acerca de las formas en que la integración de Outlook ayuda los equipos de ventas a liberar tiempo administrativo. De ese modo, su equipo de ventas puede centrarse en aumentar sus ventas. Cuando las ventas son buenas en su compañía, todos se benefician, ¿verdad?