Gestionar los permisos de funciones de publicación en el sitio de habilitación

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir por qué la licencia del conjunto permisos de Sitios de habilitación (myTrailhead) permite a un administrador establecer los permisos del sitio de habilitación para los usuarios.
• Describir los diferentes permisos disponibles para los usuarios del sitio de habilitación.
• Explicar cómo un administrador concede acceso a las funciones del sitio de habilitación.

Tareas de un administrador de Salesforce en su sitio de habilitación

En el módulo Fundamentos del sitio de habilitación, descubrió por qué un sitio de habilitación ofrece una experiencia personalizada y atractiva para los objetivos de capacitación y habilitación de su compañía. Visitó Pure Aloe, una compañía que produce lociones hidratantes y cremas de aloe vera, y debatimos sobre cómo planea ofrecer contenido para capacitar a sus empleados a medida que la compañía crece. 

Para repasar las ventajas que ofrece un sitio de habilitación a su compañía y cómo los publicadores de contenido pueden desarrollar y lanzar rutas y módulos para sus alumnos, vuelva al módulo Fundamentos del sitio de habilitación.

Recordemos de la unidad Aprenda sobre los componentes de un sitio de habilitación, en el módulo Fundamentos del sitio de habilitación, que el administrador de Salesforce de Pure Aloe, Joseph, es el encargado de asignar permisos en su organización de Salesforce. Todos los usuarios de su sitio de habilitación (creadores de contenido, responsables de lanzamientos y alumnos) necesitan los permisos de usuario apropiados para cumplir sus funciones. Como ocurre con la mayoría de los productos de Salesforce, el administrador de Salesforce configura permisos de usuario en la sección Configuración en su organización de Salesforce.

Seleccionar la licencia del conjunto de permisos

Cuando su compañía esté preparada para implementar un sitio de habilitación, la licencia del conjunto de Sitios de habilitación (myTrailhead) estará a disposición de la organización. Cuando cree conjuntos de permisos para las funciones de usuario de su sitio de habilitación, seleccione primero esta licencia para cada conjunto de permisos. 

1. En Configuración en la organización de Salesforce, ingrese Conjuntos de permisos en el cuadro de búsqueda rápida y seleccione Conjuntos de permisos.
2. Para crear un conjunto de permisos, haga clic en Nuevo.
3. Ingrese una etiqueta para el conjunto de permisos, como Responsables de lanzamientos del sitio de habilitación y acepte el nombre de API sugerido, que debe ser único.
4. En la lista desplegable Licencia, seleccione Sitios de habilitación (myTrailhead).
5. Haga clic en Guardar.

Activar los permisos específicos del sitio de habilitación

La licencia del conjunto de permisos de Sitios de habilitación (myTrailhead) le permite activar permisos específicos del sitio de habilitación en un conjunto de permisos. De esta manera, puede crear conjuntos de permisos a fin de conceder los permisos adecuados para cada una de sus funciones de usuario. Estos son los permisos que puede activar.

Este es el proceso para activar permisos específicos en el conjunto de permisos que creó.

1. En la visión general del conjunto de permisos, seleccione Permisos del sistema.
2. Haga clic en Modificar.
3. Active los permisos específicos a los que pueden acceder los usuarios asignados.

Ejemplo: Permisos del responsable de lanzamientos

Observemos un ejemplo de Pure Aloe. Joseph quiere asegurarse de que la responsable de lanzamientos, Marisol, tenga todos los permisos que necesita para cumplir sus responsabilidades. Joseph crea un conjunto de permisos llamado Responsables de lanzamientos del sitio de habilitación y los activa.

• Crear contenido, para que Marisol pueda acceder a Trailmaker Content a fin de agregar rutas y módulos a los lanzamientos.
• Gestionar lanzamientos, para que Marisol pueda crear y publicar lanzamientos.
• Vista previa de lanzamiento, para que Marisol pueda ver cómo aparece el contenido nuevo o modificar el contenido planificado para un lanzamiento en el sitio de habilitación de Pure Aloe antes de publicar el lanzamiento.
• Ver todo el contenido, para que Marisol pueda ver las rutas y los módulos de todos los alumnos de Pure Aloe.

Ejemplo: Permisos del creador de contenido

Observemos otro ejemplo de Pure Aloe. Cindy, una creadora de contenido especializada en redacción, necesita acceso a herramientas diferentes de las que usa Marisol, la responsable de lanzamientos. Joseph crea un conjunto de permisos llamado Creadores de contenido del sitio de habilitación y activa estos permisos.

• Crear contenido, para que Cindy pueda acceder a Trailmaker Content y trasladar los borradores a las rutas, los módulos, las unidades y las pruebas.
• Vista previa de lanzamiento, para que Cindy pueda ver cómo aparece el contenido nuevo o modificado planificado para un lanzamiento en el sitio de habilitación de Pure Aloe antes de que Marisol publique el lanzamiento.

Ejemplo: Administradores

¿Y qué ocurre con Joseph? Como administrador de Salesforce, está acostumbrado a trabajar en la organización de Salesforce de Pure Aloe y gestionar permisos. Ahora bien, Pure Aloe le ha pedido ayuda a Joseph para establecer y configurar su sitio de habilitación. Eso significa que Joseph necesita concederse permisos a sí mismo (y quizá concedérselos a otros administradores) para gestionar datos que afectan la experiencia de usuario del sitio de habilitación. Joseph crea un conjunto de permisos llamado Administradores del sitio de habilitación y activa estos permisos.

• Gestionar recopilaciones de contenido, para que pueda configurar y mantener las recopilaciones de contenido que Pure Aloe quiere poner a disposición de distintos grupos de alumnos. Estas recopilaciones se gestionan en la organización de Salesforce.
• Gestionar la configuración del sitio, para que pueda configurar los detalles del sitio de habilitación y establecer su proveedor de autenticación de usuarios, la marca de la compañía y los filtros de contenido.
• Ver todo el contenido , para que pueda configurar y ejecutar reportes sobre el contenido de cualquier recopilación.

Lo más probable es que Joseph no necesite acceso a las aplicaciones Trailmaker Content y Trailmaker Release, así que por ahora omite esos permisos.

Asignar usuarios a conjuntos de permisos

Para activar los permisos de un usuario concreto, agregue el usuario a un conjunto de permisos. Puede hacerlo mediante dos métodos.

Algunas compañías prefieren buscar un usuario específico primero y luego agregar sus permisos. Por ejemplo, Joseph sabe que Marisol es la responsable de lanzamientos y que necesita el conjunto de permisos del responsable de lanzamientos.

1. En Configuración en la organización de Salesforce, debe ingresar Usuarios en el cuadro de búsqueda rápida y seleccionar Usuarios.
2. Haga clic en el usuario al que desea asignar el conjunto de permisos.
3. En la página de detalles del usuario, desplácese hasta la sección Asignaciones de conjuntos de permisos y haga clic en Modificar asignaciones.
4. Seleccione el conjunto de permisos adecuado de la lista de conjuntos de permisos disponibles y muévalo a la lista de conjuntos de permisos activados.
5. Guarde los cambios.

Otras compañías prefieren empezar por un conjunto de permisos y luego agregar usuarios específicos. Por ejemplo, Joseph sabe que su conjunto de permisos Creadores de contenido del sitio de habilitación se aplica a todos los creadores de contenido de Pure Aloe, incluida Cindy.

1. En Configuración en la organización de Salesforce, ingrese Conjuntos de permisos en el cuadro de búsqueda rápida y seleccione Conjuntos de permisos.
2. Haga clic en el nombre del conjunto de permisos al que desea agregar usuarios específicos.
3. Haga clic en Gestionar asignaciones.
4. En la página Usuarios asignados, haga clic en Agregar asignaciones.
5. Marque el cuadro junto al usuario que desea agregar y luego haga clic en Asignar.
6. Haga clic en Listo.

Joseph continúa creando conjuntos de permisos y asignando usuarios para otras funciones de publicación de Pure Aloe. Tuvo un día duro, pero aún no terminó. Joseph tiene asignadas algunas tareas más, como configurar el sitio de habilitación, seleccionar un proveedor de servicios de autenticación y configurar permisos para los alumnos de Pure Aloe.

Recursos

• Artículo de Knowledge: Asignar de forma masiva asignaciones de licencias de conjuntos de permisos
• Ayuda de Salesforce: Asignar permisos para usuarios del sitio de habilitación
• Ayuda de Salesforce: Conjuntos de permisos
• Ayuda de Salesforce: Licencias de conjuntos de permisos