Gestionar permisos para alumnos del sitio de habilitación

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar por qué una recopilación de contenido ofrece valor a la estrategia de capacitación de su compañía.
• Describir cómo funcionan en conjunto las recopilaciones de contenido y los conjuntos de permisos.
• Identificar casos de uso de recopilaciones de contenido.

Más tareas del administrador de Salesforce en su sitio de habilitación

Veamos cómo le va a Joseph, el administrador de Salesforce de Pure Aloe. Él ha creado conjuntos de permisos para los diferentes roles que colaboran para crear y publicar contenido. También ha configurado el sitio de habilitación de la compañía y un proveedor de autenticación para validar las credenciales de los usuarios e incluso ha implementado las reglas de la guía de estilo de la marca de la compañía. 

Pero hay una parte muy importante de la estrategia de capacitación que aún necesita atención: los alumnos.

Su sitio de habilitación tiene como objetivo que los usuarios busquen y completen contenido. 

El administrador de Salesforce es el responsable de garantizar que los alumnos con permiso puedan acceder al contenido del sitio de habilitación. Trabaja mano a mano con los creadores de contenido para diseñar e implementar una estrategia y garantizar que los distintos grupos de alumnos accedan al contenido que les corresponda.

Planificar las recopilaciones de contenido

Los distintos alumnos tienen distintas necesidades de capacitación. Los usuarios de una disciplina, un equipo o una región geográfica particular deben acceder al contenido especializado para ellos. Los alumnos tienen trabajo que hacer y no quieren perder tiempo buscando el contenido adecuado. 

En Pure Aloe, una creadora de contenido especializada en estrategias de capacitación, Romina, quiere facilitar contenido a varios grupos específicos:

• El equipo de ventas, que tiene ambiciosos objetivos para el próximo año fiscal.
• El equipo de asistencia, que está implementando un nuevo sistema de gestión de casos.
• Todos los empleados de Pure Aloe, independientemente de su función, que deben estar informados sobre las políticas de teletrabajo y bienestar de la compañía.

¿Qué puede hacer Romina para que cada grupo acceda al contenido adecuado?

¡Joseph al rescate! Los administradores de Salesforce pueden crear recopilaciones de contenido: grupos de contenidos a los que solo ciertos alumnos tienen permiso para acceder. Romina puede pedirle a Joseph que cree recopilaciones de contenido diferentes para las distintas audiencias.

Presentación del Asistente de permisos de contenido

Ya aprendimos bastante sobre permisos en el módulo Fundamentos del sitio de habilitación y en este módulo. Usted sabe que los permisos pueden ser complicados. Hay varios mecanismos en Salesforce para acceder a los datos y compartirlos. Para ayudar a sus administradores a empezar con este proyecto específico, creamos el Asistente de permisos de contenido.

En la configuración de Salesforce org, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Habilitación y en Sitios de habilitación (myTrailhead), seleccione Ayudante de permisos de contenido.

La página Asistente de permisos de contenido ofrece un flujo de trabajo guiado para crear recopilaciones de contenido y actualizar permisos.

Revisar los recursos de planificación

Los primeros dos pasos del asistente contienen vínculos a información útil sobre los permisos y las recopilaciones de contenido. Le recomendamos consultar estos recursos antes de empezar a crear recopilaciones de contenido o conjuntos de permisos. Tenga esta información a mano cuando implemente la estrategia de capacitación.

En primer lugar, vea un video que describe el proceso y lo guía por un ejemplo similar al que se describe en esta unidad. Puede acceder a ese video aquí:

A continuación, puede encontrar ejemplos de recopilaciones de contenido y guías detalladas en la Ayuda de Salesforce. 

Actualizar permisos de administrador

Cuando esté todo listo para empezar, asegúrese de que los administradores de Salesforce tengan un conjunto de permisos que:

• Use la licencia del conjunto de permisos de Sitios de habilitación (myTrailhead)
• Active los permisos del sistema de Gestionar recopilaciones de contenido y Ver todo el contenido

¿Le resulta familiar? En la unidad Gestionar los permisos de mis funciones de publicación en sitios de habilitación, vio un ejemplo de cómo crear un conjunto de permisos con estos requisitos para administradores de sitios de habilitación. Si necesita repasar cómo crear un conjunto de permisos con estos requisitos, vuelva a esa unidad.

Crear recopilaciones de contenido

Para empezar a crear recopilaciones de contenido, utilice la página Recopilaciones de contenido de Configuración. Esta página se habilita después de activar el permiso Gestionar recopilaciones de contenido y muestra una vista de lista con todas las recopilaciones de contenido de su organización. Puede acceder a esta página mediante dos métodos.

• En el paso 4 del Asistente de permisos de contenido, haga clic en Ir a Recopilaciones de contenido.
• En Configuración, en el cuadro de búsqueda rápida, ingrese Habilitación y luego seleccione Recopilaciones de contenido.

Recuerde de la unidad anterior que un administrador crea la recopilación de contenido inicial de una compañía cuando se crea el nombre del subdominio del sitio de habilitación. En el caso de Pure Aloe, Joseph creó la recopilación Todos los empleados al crear el subdominio purealoe. Cuando visita la página Recopilaciones de contenido en Configuración, ve que la recopilación de contenido inicial ya está en la lista. 

A continuación, puede hacer clic en Nueva recopilación de contenido y crear las recopilaciones de contenido restantes para los equipos de ventas y asistencia.

Crear conjuntos de permisos para recopilaciones de contenido

Cuando crea un conjunto de permisos que utiliza la licencia de Sitios de habilitación (myTrailhead), la página de visión general del conjunto de permisos incluye la configuración de acceso a las recopilaciones de contenido de habilitación, donde puede activar recopilaciones de contenido específicas. Cualquier usuario que tenga ese permiso asignado podrá acceder a esas recopilaciones de contenido.

Joseph quiere asegurarse de que los miembros del equipo de ventas de Pure Aloe puedan acceder al contenido de la recopilación de contenido del equipo de ventas. Así que completa estos pasos.

1. Crea un conjunto de permisos, Alumnos del equipo de ventas, que utiliza la licencia del conjunto de permisos de Sitios de habilitación (myTrailhead).
2. Selecciona la configuración de acceso a las recopilaciones de contenido de habilitación del conjunto de permisos.
3. Agrega la recopilación de contenido del equipo de ventas a la lista de recopilaciones de contenido activadas.

Joseph repite estos pasos para crear otros conjuntos de permisos:

• El conjunto Alumnos del equipo de asistencia, que concede acceso a la recopilación de contenido del equipo de asistencia.
• Aprendizaje obligatorio para todos los empleados, que concede acceso a la recopilación de contenido para todos los empleados.

Agregar alumnos a conjuntos de permisos

Ya puede agregar usuarios específicos a cada conjunto de permisos. Joseph es el encargado de agregar miembros del equipo de ventas a la recopilación del equipo de ventas. Puede agregar usuarios mediante dos métodos:

• Puede navegar a cada usuario, desplazarse a sus asignaciones de conjunto de permisos y agregar el conjunto de permisos adecuado.
• Puede navegar hasta el conjunto de permisos, hacer clic en Gestionar asignaciones y seleccionar todos los usuarios individuales para agregarlos a la vez.

No hay una manera correcta o incorrecta de asignar usuarios a conjuntos de permisos. El método que elija dependerá probablemente del tamaño y la complejidad de su compañía. Dado que Pure Aloe es una compañía pequeña, Joseph decide empezar por usuarios individuales.

1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingresa Usuarios y luego selecciona Usuarios. O, desde el Asistente de permisos de contenido, hace clic en Ir a Usuarios en el paso 6.
2. Selecciona el registro de usuario de un miembro del equipo de ventas.
3. En la página de detalles del usuario, se desplaza hasta la sección Asignaciones de conjunto de permisos y hace clic en Modificar asignaciones.
4. Agrega el conjunto de permisos Alumnos del equipo de ventas, que concede acceso a la recopilación de contenido del equipo de ventas, a la lista de conjuntos de permisos activados.

Recuerde que la primera recopilación de contenido que creó Joseph fue la de Todos los empleados. Los miembros del equipo de ventas deben poder acceder al contenido de la recopilación del equipo de ventas, pero también al contenido de la recopilación de Todos los empleados. Así que Joseph también agrega el conjunto de permisos correspondiente (Aprendizaje obligatorio para todos los empleados) a la lista de conjuntos de permisos activados.

Joseph repite estos pasos para otros miembros del equipo de ventas. Luego, completa algunos pasos similares para miembros del equipo de asistencia.

En el próximo módulo, Redactar para un sitio de habilitación, aprenderá cómo los creadores de contenido empiezan a elaborar el contenido (rutas, módulos y unidades) que completarán los alumnos. 

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Activar características para diferentes funciones de publicación
• Ayuda de Salesforce: Permitir a los alumnos acceder a las recopilaciones de contenido del sitio de habilitación
• Ayuda de Salesforce: Consideraciones para empezar a trabajar con recopilaciones de contenido
• Ayuda de Salesforce: Ejemplos de recopilaciones de contenido
• Ayuda de Salesforce: Migrar contenido publicado a una recopilación de contenido diferente
• Ayuda de Salesforce: Conjuntos de permisos
• Ayuda de Salesforce: Licencias de conjuntos de permisos