Asignar funciones y permisos en Marketing Cloud Engagement

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Definir las opciones de permisos.
Identificar las funciones estándar de Marketing Cloud Engagement.
Tener en cuenta las funciones personalizadas.

Gestión de usuarios de Marketing Cloud Engagement

La creación y gestión de usuarios son tareas clave para un administrador de Marketing Cloud Engagement. Una vez que se crea un usuario, se le asigna una función a fin de otorgarle acceso a las funcionalidades y acciones que necesita para realizar su trabajo. En este módulo examinaremos las funciones de usuario de Marketing Cloud Engagement y los permisos asociados que lo ayudarán a realizar esta tarea.

Consulte el módulo Configuración de Marketing Cloud Engagement para obtener más información sobre las responsabilidades del administrador de Marketing Cloud Engagement.

Permisos basados en funciones

Se establecen funciones para definir los permisos que un usuario tendrá en Marketing Cloud Engagement. Un permiso es una forma precisa de controlar el acceso a un determinado objeto y a acciones dentro de una función o aplicación. Por ejemplo, un permiso puede impedir que un usuario elimine una extensión de datos en Email Studio. En otras palabras, el permiso controla el acceso a tres instancias.

Objeto: Extensión de datos
Acción: Eliminar
Aplicación: Email Studio

Para mitigar los riesgos y proteger la seguridad de la cuenta, denegar acceso tiene prioridad sobre permitir acceso. Cuando asigne permisos, utilice el principio de menor privilegio. Esto implica que a un usuario solo se le otorga acceso a aquello que necesita para hacer su trabajo y a nada más. Existen tres opciones de permisos detallados:

Permitir: el usuario puede ver y realizar acciones si tiene ese permiso (por ejemplo, eliminar una extensión de datos).
Denegar: el usuario no tiene permiso para ver un botón ni realizar una acción (por ejemplo, eliminar).
Sin especificar: el usuario puede ver el botón, pero no puede realizar ninguna acción.

Funciones de Marketing Cloud Engagement

Como Marketing Cloud Engagement tiene disponibles muchos permisos, se crearon funciones estándar. Estas funciones incluyen conjuntos predefinidos de permisos que permiten que los usuarios realicen distintas tareas. Se puede asignar una función a cada usuario de una unidad de negocio o a toda la unidad (y cada usuario heredará dicha función).

Existen dos tipos de funciones estándar de Marketing Cloud Engagement: las específicas para Email Studio y aquellas para las otras aplicaciones de Marketing Cloud Engagement (como Journey Builder). Tenga en cuenta lo siguiente: las funciones que no incluyan la frase Marketing Cloud Engagement son específicas para Email Studio.

Hagamos una revisión.

Función	Descripción
Administrador	Se asigna al administrador de la cuenta para que tenga acceso completo a todas las funciones de Email Studio.
Analista	Se asigna a un usuario que solo debe acceder a las funciones de seguimiento de Email Studio para elaborar informes.
Creador de contenido	Se asigna a usuarios que crean y monitorean emails en Email Studio. Sin embargo, no pueden acceder a los datos de suscriptores ni a funciones de administrador.
Gestor de datos	Se asigna a los usuarios que solo necesitan acceder a las interacciones y los datos de suscriptores en Email Studio. No pueden ver ni crear emails.
Administrador de Marketing Cloud Engagement	Se asigna a un usuario que gestiona canales, aplicaciones y herramientas. Se le otorga acceso completo a Marketing Cloud Engagement, incluidas las configuraciones de cuenta y usuario.
Gerente de canales de Marketing Cloud Engagement	Se asigna a un usuario que crea y ejecuta campañas de marketing interactivas de canal cruzado y que administra determinados canales. Tiene acceso completo a las acciones asociadas a las funciones de Marketing Cloud Engagement, pero no puede acceder a Configuración para gestionar usuarios ni para establecer los ajustes de la cuenta.
Administrador de seguridad de Marketing Cloud Engagement	Se asigna a un usuario de TI o seguridad para mantener la configuración de seguridad y cumplimiento, y monitorear las alertas y la actividad de los usuarios desde el menú Configuración. Tiene acceso a determinadas funciones de Configuración, pero no a otras funciones de Marketing Cloud Engagement.
Editor/publicador de contenido de Marketing Cloud Engagement	Se asigna a un usuario que crea y envía mensajes a través de las aplicaciones de canal correspondientes, como Journey Builder. Sin embargo, no puede ejecutar reportes ni crear automatizaciones.
Visor de Marketing Cloud Engagement	Se asigna a un usuario que puede ver todas las funciones de Marketing Cloud Engagement, pero no puede crear, enviar, modificar ni eliminar ninguna actividad.

Si una persona necesita tener acceso a todas las áreas de Marketing Cloud Engagement, asegúrese de que se le haya asignado una función de Email Studio y de Marketing Cloud Engagement. Además, si asigna a un usuario las funciones de Administrador de Marketing Cloud Engagement y Administrador, no es necesario asignarle ninguna otra función, ya que cuenta con acceso completo a todos los permisos.

Crear funciones personalizadas

¿Qué sucede si las funciones estándar no satisfacen sus necesidades? Como administrador de Marketing Cloud Engagement, puede crear funciones personalizadas que se adapten mejor a las responsabilidades laborales de un usuario. Primero, identifique la función estándar para ese usuario. Luego, en Roles (Funciones), que se encuentra en el menú Setup (Configuración) de Marketing Cloud Engagement, cree una función nueva, agregue un nombre descriptivo y ajuste los permisos en función del trabajo específico que el usuario realiza.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando ajuste los permisos.

¿A qué función o aplicación puede acceder el usuario actualmente?
¿Qué función le falta para poder hacer su trabajo?
¿A cuáles no debería tener acceso?

Una vez creadas, puede asignar tanto las funciones estándar como las personalizadas a los usuarios.

¿Necesita una plantilla para gestionar usuarios? Copie la hoja de cálculo de funciones y permisos de Quip.

Consejos útiles

Antes de comenzar a asignar funciones y ajustar permisos, siga estos consejos.

Otorgue a los usuarios el acceso mínimo que necesitan para hacer su trabajo.
No cambie los permisos individuales. Cree funciones personalizadas cuando sea necesario y combínelas con funciones estándar.
Pruebe las funciones antes de asignarlas a los usuarios.
Limite la cantidad de usuarios a los que se les otorgan las funciones de Administrador o Administrador de Marketing Cloud Engagement.

Todo está listo para que asigne las funciones y los permisos correctos a sus usuarios en Marketing Cloud Engagement.

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