Adquirir habilidades de colaboración virtual para gestores
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Identificar las mejores prácticas y técnicas para los gestores virtuales.
- Establecer comunicaciones de trabajo y procesos de trabajo eficientes con los miembros de su equipo remoto.
Dirigir al equipo virtual
Juan es nuevo en el equipo. Antes de unirse a su equipo, fue propietario de su propio negocio y estaba acostumbrado a trabajar de forma independiente. Es un experto en la organización de conferencias web y para él no es nada nuevo el uso de la tecnología. Sin embargo, algunos otros aspectos de la colaboración virtual sí son nuevos para él. Por ejemplo, al unirse a su equipo, la colaboración en tiempo real en Quip es algo totalmente nuevo para él.
Dado que otros reportes directos tienen experiencia en la colaboración con Quip, normalmente revisa directamente sus proyectos. Puesto que nadie se ha quejado nunca, considera que el proceso funciona.
Una tarde en la que tenía un poco de tiempo, decidió echar un vistazo al proyecto de Juan en Quip. Sin saberlo, había realizado infinidad de modificaciones increíbles. ¡Qué sorpresa! A modo de premio, ha finalizado incluso el proyecto por él. Pensó que esto le iba a encantar.
Pero a Juan no le pareció bien.
Al abrir el proyecto, Juan se sintió confuso y molesto. Se preguntó incluso si había hecho algo mal. ¿Acaso estaba descontento con su trabajo? Al ser nuevo en el equipo y no conocerle en persona, Juan hizo una serie de suposiciones sobre lo que había ocurrido. No sabía exactamente cómo plantear lo sucedido.
Como gestor de un equipo virtual, estos son los tipos de situaciones que desea resolver. Si hubiera sido el gestor en este caso, ¿qué habría hecho de un modo diferente?
¿Ninguna idea? Bien, estamos aquí para ayudar. Tenemos algunas ideas y mejores prácticas para mantenerse sincronizado con sus reportes directos virtuales.
Mejores prácticas de colaboración virtual para gestores
Para asegurarse de hacer su trabajo del mejor modo posible al dirigir virtualmente a su equipo, hemos recopilado una lista de las mejores prácticas para establecer la comunicación entre usted y sus reportes directos virtuales. Estas prácticas son un marco para el debate y permiten evitan errores de comprensión, como en el caso de lo sucedido con Juan.
Estas son las principales mejores prácticas que recomendamos para establecer una colaboración excelente y lograr el compromiso de su equipo virtual.
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Organizar encuentros cara a cara |
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Estar disponible para reuniones informales |
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Establecer un ritmo para la colaboración con el reporte directo |
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| Responder rápidamente |
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| Programar conversaciones de desarrollo profesional trimestrales |
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| Hacer un seguimiento de los empleados sobre el terreno cada trimestre |
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| Promover la visibilidad de los empleados remotos |
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| Proporcionar perspectivas del modo más eficiente |
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Organizar encuentros regulares cara a cara
La organización de reuniones individuales cara a cara cada semana o cada dos semanas con el reporte directo virtual es un método magnífico para que usted y el reporte directo revisen los proyectos. Estas reuniones individuales cara a cara regulares garantizan que ambos están trabajando con la misma agenda y que los proyectos se desarrollan con fluidez.
Además, esto mantiene la comunicación abierta para que pueda resolver posibles dificultades con rapidez. En caso de haber algún problema, como un error de comunicación, hay un momento establecido para solucionarlo. Por ejemplo, las reuniones cara a cara periódicas ofrecen a un reporte directo como Juan la posibilidad de plantear preguntas sobre lo que ha ocurrido con su reporte de Quip.
Decidan de forma conjunta cómo organizar estas reuniones cara a cara. A algunos gestores les gusta hacer uso del tiempo como un foro abierto para las revisiones. Otros consideran que es más eficiente tener una agenda organizada antes de las reuniones. Elija el método que considere que funciona mejor para usted y el reporte directo.
Haga un seguimiento cuanto antes de los elementos de acción derivados de estas reuniones individuales. Cuando finalice la reunión virtual, asegúrese de que sabe qué esperar del empleado la próxima semana aproximadamente. Además, confirme que los empleados saben qué pueden esperar de usted.
Tenga en cuenta que reservar tiempo para estas reuniones cara a cara virtuales es más importante que el hecho de que el reporte directo estuviera en su misma oficina. Si necesita cancelar una reunión, asegúrese de programarla de nuevo en la misma semana.
Estar disponible para reuniones informales
Aunque las reuniones individuales cara a cara son una gran idea, es importante que todos los miembros del equipo se sientan cómodos a la hora comunicarse con usted de manera informal. Estar disponible para reuniones informales ayuda a los empleados remotos a trabajar más rápidamente y a estar seguros de que avanzan en la dirección correcta.
Haga saber a los empleados cuáles son sus preferencias por lo que respecta al método y el momento de la comunicación con usted. ¿Es el texto la forma más rápida de comunicarse con usted? ¿El teléfono? ¿El email?
¿A quién deben consultar si necesitan ayuda y usted no está disponible? Es especialmente importante comunicar todo esto en el caso de un empleado que trabaja en otra zona horaria. Si trabaja en Londres y sus reportes directos se encuentran en San Francisco, indíqueles con quién deben comunicarse a última hora de la tarde.
Establecer un ritmo para la colaboración con el equipo
El ritmo de colaboración es el modo en el que trabaja con su reporte directo. Antes hemos revisado un proceso de colaboración virtual problemático entre Juan y su gestor. Para evitar esta situación y establecer el ritmo adecuado para la colaboración, la comunicación es la clave.
Descubra qué métodos funcionan con su equipo virtual. Determine qué es lo más razonable para el trabajo que hace. Si gestiona un equipo de ingenieros, ¿cómo colabora? ¿Qué tipos de herramientas de comunicación puede usar para mantenerse conectado con el equipo y garantizar la calidad de su trabajo?
Responder rápidamente
Un gran inconveniente para los empleados remotos es el retraso en el caso de los permisos, como la autorización de negociaciones de ventas y el avance de determinados proyectos. Una forma de ayudar a un empleado remoto es estar disponible para autorizar proyectos que requieren su aprobación.
Programar conversaciones de desarrollo profesional trimestrales
¿Implica estar fuera del punto de mira una falta de atención? Algunos empleados remotos consideran que tienen menos probabilidades de un ascenso o de avanzar en su carrera porque no están en la oficina para conocer de primera mano las oportunidades.
Asegúrese de programar conversaciones de desarrollo profesional trimestrales con los empleados remotos. Estas conversaciones para el desarrollo profesional le ayudan a conocer las metas de los empleados y permiten que los empleados virtuales sepan que siguen una trayectoria.
Reúnase virtualmente cada trimestre durante una hora como mínimo o bien en persona si la compañía lo permite para analizar el desarrollo profesional del empleado.
Consulte la sección dedicada a cómo facilitar las conversaciones sobre la carrera profesional para ver más recomendaciones sobre cómo mantener estas conversaciones.
Hacer un seguimiento de los empleados sobre el terreno cada trimestre
A una gestora de Salesforce se le ha ocurrido programar lo que ella llama un “recorrido” con cada uno de sus 42 reportes directos virtuales una vez por trimestre. ¡Cuarenta y dos! ¡Uau!
Dado que sus empleados suelen estar fuera en reuniones con clientes y solo están en sus escritorios virtuales en raras ocasiones, dedicar tiempo a pasar un día con los reportes directos le ayuda a comprender mejor el trabajo de estos empleados.
“Es realmente una gran oportunidad conocer a los miembros de mi equipo y pasar tiempo en persona con cada uno de mis reportes directos”.
Es probable que esté pensando que este módulo es sobre la colaboración “virtual” y no sobre la colaboración “en persona”. Recuerde que todos los tipos de colaboración implican relaciones y la comprensión de las funciones y responsabilidades de los miembros. Si el presupuesto de su compañía lo permite, dedique tiempo a pasar un día en la vida de su reporte directo virtual. Aprenderá mucho y estará mejor preparado para la gestión virtual.
Promover la visibilidad de los empleados remotos
Procure destacar el difícil trabajo que realizan los reportes directos virtuales ante otros colegas. Puede además hacer una mención de los logros de sus reportes directos en Chatter.
Piense en ello. De usted depende que los empleados no virtuales conozcan los logros de los reportes directos virtuales. Ayúdelos a estar presentes en el equipo aunque no estén en la oficina.
Además, en el caso de la aprobación del presupuesto, señale como una prioridad los viajes a la oficina. Es la mejor forma de que el equipo se reúna y de que los reportes directos virtuales estén mejor conectados con el trabajo que se realiza en la oficina.
Proporcionar perspectivas del modo más eficiente
Estar concentrado en el trabajo todo el día es actividad intensa. Los estudios indican que las personas que trabajan de forma remota dedican 10 horas más a la semana por término medio que los empleados no remotos.
Ahora imagine que un es un empleado remoto y ha invertido todo lo que tenía en un proyecto o una propuesta en la que ha estado trabajando. Entrega la propuesta al responsable y al cabo de unas horas el responsable termina de arruinar su propuesta al señalar TODO aquello que podría haber hecho de otro modo.
Como gestor, sus intenciones eran probablemente buenas. Deseaba asegurarse de que el reporte directo hiciera el mejor trabajo posible, ¿verdad? Sin embargo, en el caso de los reportes directos, leer todos esos comentarios puede hacer que se sientan sin fuerzas, frustrados o incluso desmoralizados. O lo que es peor, si estos incidentes se repiten, es probable que los reportes directos busquen otro trabajo. ¿Verdad que nadie desea sentirse frustrado?
¿Por qué eso es tan importante conocer el punto de vista de los reportes directos virtuales?
- El reporte directo virtual tiene menos tiempo para reunirse con usted en persona. Es posible que una gran cantidad de comentarios constructivos frecuentes por escrito no sea el método más eficiente para establecer una comunicación óptima.
- Cuando gestiona un equipo virtual, pierde la oportunidad de supervisar el trabajo en persona, en el momento justo y sobre la marcha.
Es probable que esté pensando que no tiene tiempo para estas increíbles sugerencias y que los empleados son profesionales.
Es cierto. Nadie tiene tiempo para obrar maravillas y todos los empleados deben ser lo bastante profesionales como para leer los comentarios y ponerse manos a la obra. Sin embargo, ¿qué ocurre si no están de acuerdo con sus comentarios o tienen preguntas? ¿Espera de ellos que implementen todos sus comentarios? ¿Puede explicarles claramente por qué hacerlo así mejora la propuesta?
Asegúrese de que los reportes directos virtuales se identifiquen con el trabajo que están haciendo y de que vean sus comentarios como una oportunidad para aprender.
Preste especial atención a la hora de hacer comentarios constructivos a sus reportes directos virtuales.
- Lea detenidamente el proyecto e incluya los comentarios correspondientes al trabajo en su conjunto en una parte destacada. Por ejemplo, si durante la propuesta de un proyecto el reporte directo usa un formato incorrecto, mencione el asunto una sola vez en lugar de marcar cada caso de formato incorrecto.
- Antes de hacer comentarios, pregúntese si son necesarios o si son solo algo que usted habría hecho de un modo distinto. Es decir, ¿son sus comentarios subjetivos u objetivos?
- Llame al reporte directo virtual para colaborar en relación con el mejor modo de implementar sus comentarios.
- Sea realista y esté dispuesto a negociar qué comentarios se deben implementar y cuáles conviene conocer.
En resumen
La gestión de su equipo virtual no debe ser estresante. Con las técnicas y mejores prácticas de colaboración para gestores, puede estar preparado incluso para la gestión virtual más compleja.
