Comprender la importancia de la colaboración virtual

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Identificar las características y estadísticas clave en relación con los recursos virtuales.
Describir los retos y las oportunidades específicos que implica la colaboración virtual.

Colaboración virtual

Es viernes por la mañana, y cuatro colegas de equipo tienen una reunión a las 9:00 a.m. para analizar los próximos pasos de su proyecto. Gina se encuentra en la montaña preparándose para practicar el esquí durante el fin de semana en compañía de su familia. Kara tiene una cita con el médico a mediodía y trabaja desde casa. Keenan está en la oficina porque tiene una presentación importante que mostrar después durante la tarde. Y Srini se encuentra en el aeropuerto a la espera de volar a casa.

Cuatro personas en cuatro entornos diferentes: mujer en la montaña, mujer trabajando desde su sala de estar, un hombre en un aeropuerto y un hombre trabajando en su escritorio.

Aunque ninguno de estos colegas se encuentra en la misma ubicación o zona horaria, todos ellos pueden iniciar sesión, encender sus cámaras web y centrarse en el negocio. En la pantalla de Gina se comparte la presentación que están desarrollando y cada uno de ellos puede realizar entradas y colaborar en tiempo real. Treinta minutos más tarde, la presentación está pulida y lista para mostrarla. Gina se encuentra en las pistas antes de las 10:00 a.m. Magnífico, ¿verdad?

La colaboración virtual ocurre de forma natural en este equipo. Forma parte de la cultura de su compañía hasta tal punto que nadie del equipo se considera un empleado “remoto”. Lo único que ha ocurrido es que se han reunido virtualmente ese día en lugar de hacerlo en persona.

¿Le suena este escenario? Con independencia de que trabaje de forma remota siempre, en ocasiones o con muy poca frecuencia, existe la posibilidad de colaborar virtualmente para hacer el trabajo.

En este módulo, vamos a usar el término “colaboración virtual” para describir el trabajo para el se usa la tecnología con el fin de conectar a los empleados.

Usamos el término “recursos virtuales” para hacer referencia a un colectivo de personas que trabajan de forma remota fuera de la oficina a tiempo parcial o completo.

Además, usamos el término “trabajador remoto” para describir a las personas que forman parte de los “recursos virtuales”.

¿Tiene esto sentido? Esperamos que sí.

En la actualidad, gracias al uso de la tecnología, tenemos oportunidades de conectarnos y colaborar como nunca.

Por ejemplo, podemos:

Comprobar nuestro email y conectarnos online desde los teléfonos móviles.
Dirigir una videollamada con tan solo tocar un botón.
Almacenar, modificar y compartir documentos de forma segura desde la nube al instante.
Acceder fácilmente a redes privadas virtuales (VPN) seguras.
Mantener a los empleados remotos al día y lograr que participen en las noticias y eventos de la compañía mediante redes sociales y aplicaciones de colaboración.

Es posible que esté pensando que estas tecnologías ya existen desde hace tiempo. Es cierto, pero en los últimos años, la tecnología ha avanzado tanto que no solo es posible reunirse virtualmente, sino también colaborar e innovar virtualmente como nunca.

Recursos virtuales

Hemos mencionado anteriormente que cuando usamos el término “recursos virtuales”, hacemos referencia a un colectivo de personas que trabajan de forma remota fuera de la oficina a tiempo parcial o completo.

Según un estudio publicado por Reuters, aproximadamente uno de cada cinco empleados globales trabaja de forma remota con frecuencia. Además, casi el 10 % trabajan desde casa a diario. Es una tendencia que va en aumento rápidamente. En un estudio reciente de Gallup, se indica que el 37 % de los trabajadores de EE. UU. forman parte de los recursos virtuales.

Es posible que se pregunte “¿qué implica esto para los futuros métodos de trabajo?”

Bien, esto significa que cada vez más personas van a hacer negocios de forma remota y no cara a cara con los colegas a diario. Por consiguiente, su capacidad de uso de la tecnología de forma eficiente para colaborar con el equipo es más importante que nunca.

La oportunidad virtual

Como gestor, la oportunidad virtual empieza por quiénes componen su equipo. Antes, la geografía era uno de los mayores inconvenientes para contratar a los mejores talentos. De hecho, en un estudio se afirma incluso que “hasta el 95 % de los aspirantes capacitados que desearía contratar pueden no estar ubicados en su región”.

La tecnología y la posibilidad de colaborar virtualmente le permiten crear una red global si va a hacer entrevistas y posiblemente a contratar trabajadores. Esto significa que tiene la oportunidad de contratar a los aspirantes más capacitados que viven fuera de su ciudad, región o país.

Distintos dispositivos en los que se muestran rostros de personas con un globo del mundo de fondo

Además, esto beneficia también a los empleados. La colaboración virtual permite a los empleados que viven fuera de las grandes ciudades acceder a oportunidades de trabajo en puestos que no estarían disponibles para ellos en el pasado. ¡Todos ganamos!

Ventajas para los recursos virtuales

Además de ampliar la reserva de talentos, los recursos virtuales ofrecen otras ventajas, como que los empleados puedan conciliar mejor la vida laboral y personal. Con el aumento de la productividad, la reducción de la renovación de recursos y el ahorro en inversiones de capital, los empleados y las compañías se están dando cuenta de las ventajas que implica promover y aprovechar los recursos remotos.

Ventaja	Evidencia justificativa
Satisfacción de los empleados	El 80 % de los trabajadores remotos afirman que el equilibrio entre la vida laboral y personal es mayor. Los trabajadores remotos están un 25 % menos estresados. El 36 % de los empleados elegiría trabajar desde casa en lugar de un aumento.
Aumento de la productividad	Más de dos tercios de los empleadores señalan un aumento de la productividad en el caso de sus recursos remotos. El 86 % de los trabajadores remotos afirman que son más productivos en su oficina doméstica.
Reducción de la renovación de recursos	El 46 % de las compañías que permiten a sus empleados trabajar de forma remota afirman que esto ha reducido el desgaste. El 95 % de los empleadores afirman que permiten a los empleados trabajar remotamente, ya que esto tiene una gran repercusión en la retención de los empleados. El 17 % de los estadounidenses han cambiado de trabajo para reducir los desplazamientos.
Reducción de costos	Un negocio típico podría reducir los gastos en inmuebles 11.000 $ al año en caso de permitir a los trabajadores hacer su trabajo de forma remota el 50 % del tiempo. Las compañías pueden ahorrar del 40 % al 50 % en gastos de inmuebles si ofrecen a los empleados la posibilidad de trabajar desde casa a tiempo parcial o completo. Los empleados pueden ahorrar entre 2.000 $ y 7.000 $ al año mediante la reducción del costo de desplazamiento.

Los datos de esta tabla proceden de estudios de Global Workplace Analytics y Staples.

Con todas las ventajas que supone el trabajo remoto, muchas compañías ya están aprovechando la oportunidad para aumentar sus recursos virtuales. En algunos países, el número de personas que trabajan virtualmente supera al número de personas que trabajan en oficinas.

Retos de la colaboración virtual

Poder colaborar entre culturas para ampliar el equipo en todo el mundo al permitir a los empleados trabajar remotamente ofrece muchas ventajas. Sin embargo, aún hay una serie de retos a los que se enfrentan los equipos cuando colaboran para trabajar de forma remota. Si alguna vez ha sido responsable de un empleado remoto o incluso si ha trabajado de esta forma, es probable que haya tenido algún problema de comunicación, control de versiones o aislamiento del empleado.

Retos de la comunicación virtual

Piense en algún caso en el que haya tenido un problema de comunicación por un mensaje de texto o email. Quizá ha escrito algo que pretendía ser un comentario divertido y su colega se lo ha tomado en serio.

O bien, se ha dado cuenta después de enviarlo de que podría haber errores de interpretación. En caso de trabajar en la misma oficina que su colega, la solución hubiera sido hablarlo en persona para aclarar la situación. Como trabajador remoto, es posible que hubiera tenido que volver a leer el mensaje para determinar si el contenido era apropiado. “¿Necesito llamar a mi colega para aclarar lo que quise decir?”

Es más fácil en el caso de un error de comunicación recurrir a una instancia superior si no es posible tener un encuentro cara a cara. Por el contrario, es menos probable que se produzca un error de comunicación y es más fácil solucionarlo en caso de producirse cara a cara.

Este es solo un ejemplo de los obstáculos de la comunicación a los que se puede enfrentar al colaborar virtualmente.

Otras barreras que impiden una comunicación virtual eficiente son:

Errores de conexión a Internet
Interrupciones durante las videoconferencias o conferencias por voz
Uso incoherente o incompatible de aplicaciones y software

Colaboración virtual

En el pasado, las entregas eran transferencias muy claras. Por ejemplo, trabajaba en un proyecto aislado hasta que llegaba el momento de entregarlo al gestor o a otro equipo para su revisión. Ahora, con la posibilidad de colaborar virtualmente en tiempo real, los empleados deben transmitir su perspectiva para ser más transparentes durante el proceso de trabajo y abrirse a la ideas de los demás mientras trabajan. Es decir, en el mundo colaborativo virtual actual, los demás pueden ver en qué está trabajando durante el proceso.

La colaboración virtual satisfactoria se basa en la facilidad para compartir ideas y proyectos antes de que estén listos.

Diagrama de un borrador compartido con distintas personas en distintos dispositivos.

Algunos inconvenientes de la colaboración virtual son los siguientes:

Los empleados no están acostumbrados a trabajar con un documento compartido o a compartirlo antes de finalizar su trabajo.
En el caso de los equipos, hay una curva de aprendizaje para poder colaborar cuando no se está cara a cara.
Los equipos globales deben aprender a colaborar de forma razonable y con sensibilidad entre distintas culturas.

Conexión con la cultura de la compañía

Un motivo muy importante por el que decidir trabajar en una compañía y permanecer en ella a largo plazo es la cultura de la compañía. Sin embargo, si los empleados trabajan de forma remota, la cultura de la compañía puede parecer más bien un concepto abstracto. Es responsabilidad del gestor, el equipo y la compañía ayudar a los empleados remotos a sentirse parte de la cultura de la compañía, incluso si no trabajan a diario en la oficina.

Algunos inconvenientes de la cultura de la compañía para los empleados remotos son los siguientes:

El hecho de sentirse aislados de la cultura de su compañía.
Perder la oportunidad de acudir a un almuerzo, una celebración o cualquier otro evento social con los empleados.
Perderse reuniones del equipo y la compañía, encuentros fuera del lugar de trabajo y otras oportunidades de conexión.
Perderse atenciones de la compañía, como aperitivos gratuitos o regalos con el logotipo.

Vamos a resumir

En resumen

Con las oportunidades para el uso de la experiencia y la colaboración globales con tan solo tocar un botón, nunca ha habido un momento mejor que ahora para colaborar virtualmente.

No obstante, incluso con las ventajas que supone el trabajo remoto, hay una serie de obstáculos que eliminar. En las siguientes dos unidades, vamos a profundizar en la colaboración virtual, identificar métodos para superar los retos y compartir mejores prácticas para los gestores virtuales.

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