Desarrollar la estrategia virtual

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Planificar el uso de tecnología en el equipo virtual.
• Desarrollar una estrategia de comunicación para la gestión de los reportes directos virtuales.
• Describir los distintos tipos de equipos virtuales.
• Identificar las mejores prácticas, sugerencias y trucos para crear una cultura en su equipo virtual.

Estrategias virtuales

A principios del año 2000, Apple presentó una campaña publicitaria llamada “Ven a Mac”. Parte de la campaña era la promesa de que las computadoras de Apple estaban “listas para su uso” de inmediato y eran compatibles con periféricos de PC. Es posible que recuerde incluso el eslogan, algo como “Simplemente funciona”.

En el caso de la gestión y colaboración con su equipo virtual, el objetivo es dirigir al equipo de modo que esté sincronizado y funcione.

Para ello, debe desarrollar e implementar una estrategia virtual.

La estrategia virtual es el plan para gestionar del mejor modo la comunicación, la colaboración y la cultura virtual de su equipo remoto. Soluciona los inconvenientes que señalamos en la última unidad:

• Comunicación virtual
• Colaboración virtual
• Cultura de compañía

¿No tiene reportes directos virtuales? No se preocupe. Ahora tiene la posibilidad de hacer negocios con personas de otras oficinas o con personas que trabajan de forma remota desde casa o en otras partes del país o del mundo. Todos somo un solo equipo virtual. #UnEquipoVirtual. Lo que aprenda aquí puede ayudarle a gestionar sus relaciones de negocio con todos los miembros del equipo virtual.

Para preparar su estrategia virtual, piense en los inconvenientes y responda a las preguntas de esta tabla.

Información general sobre la estrategia virtual

COMPONENTE	ASPECTO QUE CONSIDERAR
Comunicación virtual	¿Qué tecnología usa su equipo? ¿Con qué frecuencia mantiene reuniones de revisión con su equipo? ¿Cómo evita o elimina los errores de comunicación que genera la comunicación virtual?
Colaboración virtual	¿Cómo colabora con su equipo virtual? ¿Cómo puede animar a los miembros del equipo virtual a colaborar entre ellos?
Cultura virtual	¿Cómo logra que los miembros del equipo se integren y se sientan identificados con la cultura de la compañía?

¿Está listo para empezar a aplicar su estrategia? Hablemos de la comunicación como punto de partida.

Estrategia de comunicación virtual

La estrategia de comunicación virtual incluye una estrategia para la tecnología y las mejores prácticas de comunicación.

Tecnología

Como gestor hoy en día, la tecnología es fundamental para prácticamente todo lo que hace. De hecho, la colaboración virtual o los recursos móviles no pueden existir sin la tecnología. ¡Es algo inimaginable!

En la actualidad, con tantas aplicaciones y tipos de software distintos a disposición de los equipos, es importante aplicar una estrategia para la tecnología que realmente funcione para su equipo.

Para poder comunicarse virtualmente, necesita la mayoría de los siguientes elementos:

• Acceso a Internet fiable
• Línea de telefonía fija o teléfono móvil
• Computadora y cámara web
• Un email
• Software de conferencia web (como GoToMeeting o Google Hangouts)
• Aplicaciones para la colaboración en línea, como Slack, Quip, Google Docs, Google Slides y Google Chat

Cuando esté listo y en marcha, hay una serie de aspectos adicionales que debe considerar en relación con la tecnología.

Consideraciones sobre la tecnología

Use el hardware, el software y las suscripciones online disponibles en su compañía.	La mayoría de las compañías disponen de hardware, software y suscripciones online. Por ejemplo: Portátiles y teléfonos móviles Aplicaciones de conferencia web Herramientas de colaboración online como Quip o Slack
Determine qué tecnología y herramientas online usa su equipo para comunicarse y colaborar.	Es posible que el equipo use a diario tecnologías distintas de las que usa la compañía. Descubra qué funciona mejor para su equipo. Por ejemplo: La compañía usa GoToMeeting para las teleconferencias, pero el equipo usa Google Hangouts porque se puede acceder fácilmente desde el email.
Explore nuevas tecnologías que ayuden al equipo a realizar mejor sus tareas.	Las tecnologías avanzan y cambian rápidamente. Debe estar al tanto de las últimas tecnologías que ayuden al equipo a colaborar del mejor modo. Por ejemplo: Preste atención a la tecnología que usan otros equipos internos o los clientes o socios externos para sus equipos.

Si trabaja fuera de la oficina de la compañía y los miembros del equipo trabajan en sus hogares, aproveche la ventaja que suponen los recursos disponibles en la oficina. Por ejemplo, en lugar de usar la cámara web del portátil, programe reuniones con el equipo en salas de conferencias con una cámara web y una pantalla integradas. De este modo, los reportes directos virtuales permiten su visualización y la de todo el grupo en la sala.

Tan importante es ver a todos los presentes como que el audio de la conferencia web funcione correctamente. Asegúrese de que el sonido del portátil o la sala de conferencias web sea claro. Imagine lo terrible que sería que su voz se cortara en el momento de un anuncio importante.

Por último, el uso de auriculares de alta calidad es absolutamente necesario para los miembros del equipo virtual. Es posible que considere la posibilidad de proporcionarles un buen equipo.

Por consiguiente, ¿qué se debe destacar en el caso de la tecnología y la colaboración virtual? El aspecto más importante es que dispone de métodos y tecnología de comunicación estandarizados que puede usar en equipo.

Mejores prácticas para la comunicación virtual

Una vez que decida qué tecnología usar para comunicarse con el equipo, establezca las mejores prácticas para la comunicación en equipo. De este modo, la comunicación es clara y se reduce el riesgo de errores de comunicación.

Estas son algunas sugerencias que le serán de utilidad.

• Determine qué tecnología usar y cuándo usarla.
• Establezca reglas para las reuniones virtuales.
• Especifique el horario de oficina.
• Respete las zonas horarias.
• Siga un plan para solucionar posibles problemas de comunicación.

Cuando decida qué acuerdos de comunicación desea incluir, explique al equipo las reglas básicas.

Vamos examinar más detenidamente lo que implica cada sugerencia.

Acuerdo para determinar qué tecnología usar y cuándo usarla

En la última unidad, hemos descrito la estrategia para la tecnología. Ahora debemos asegurarnos de que el equipo sabe cuándo usar cada tipo de tecnología.

Como gestor, es posible que tenga muchos reportes directos. ¿Tiene alguna preferencia por lo que respecta al modo en el que se comunican con las partes interesadas externas o los clientes? ¿Qué funciona mejor según su experiencia?

Por ejemplo, determine cuándo es mejor usar lo siguiente:

• Teléfono
• Un email
• Slack
• Quip
• Mensajería instantánea
• Conferencia web

El sentido común permite responder a algunas de estas preguntas.

Piense qué canal de comunicación debe usar el equipo en distintas situaciones. A continuación se incluye una tabla que lo aclara todo mejor.

CANAL	CUÁNDO USARLO
Teléfono	Sincronizaciones rápidas cuando se está a la espera porque el email ralentiza el proceso de trabajo. Situaciones en las que necesita una respuesta inmediata.
Un email	Comunicaciones que no requieren una respuesta rápida. Mensajes de los que desea conservar un registro
Slack	Mensajes en los que desea que colabore todo el equipo. Difusión y uso compartido de anuncios de grupo Información que desea publicar y registrar.
Quip	Colaboración con otras partes interesadas en un proyecto Brainstorming en equipo Notas y agendas de reuniones en equipo o individuales Listas de tareas y plazos
Mensajería instantánea	Mensajes para los que desea una respuesta rápida, pero no necesita tener un registro. Situaciones en las que desea captar la atención de otra persona de inmediato.
Conferencia web	Semanalmente cara a cara. Reuniones del equipo programadas. Reuniones que necesita registrar. Ocasiones en las que ver las expresiones de los colegas establece una diferencia.

Establecer reglas para las reuniones virtuales

¿Cuántas veces ha pulsado el botón para “silenciar” durante una conferencia web? Quizá fuera apropiado en esa reunión o quizá no. Es posible que estuviera desatento y trabajando en otro proyecto mientras escuchaba a medias. No es que aprobemos esta conducta. Simplemente señalamos que esto puede ocurrir.

El hecho de que sea más difícil detectar las señales no verbales (como que alguien preste atención) permite establecer una serie de reglas para las reuniones virtuales.

Por ejemplo:

• Pida al equipo que limite el ruido de fondo y evite conversaciones paralelas.
• Destaque la importancia que tiene hablar de forma clara y lenta.
• Indique a los participantes cuándo usar las cámaras web.
• Comunique cuándo es correcto que los participantes pulsen para silenciar.
• Indique a los participantes si la reunión se está grabando.

Indique a los reportes directos qué conferencias web son necesarias y para cuáles se deben usar cámaras web.

Si la cultura de la compañía lo acepta, comunique a los reportes directos que se puede vestir de modo informal durante las reuniones virtuales. ¡No son obligatorios el traje ni la corbata!

Las conferencias web son una parte muy importante de la colaboración virtual. Por lo tanto, tener un plan en mente, cómo decíamos antes, es más importante que nunca. Debe asegurarse de ser respetuoso con los demás participantes.

Especificar el horario de oficina

En la actualidad, es más importante que el trabajo esté listo a tiempo y a menudo es menos importante que una persona trabaje de nueve a cinco. Algunos empleados virtuales empiezan y terminan el día según su propia programación personal.

Como gestor, puede evitar errores de comunicación por lo que respecta a cuándo empieza y termina el día de trabajo si establece un horario específico en el que desea que los reportes directos estén disponibles y accesibles online. Es posible que sea fundamental para el negocio que los reportes directos estén accesibles durante el día de trabajo incluso si han terminados los proyectos a tiempo fuera del horario de oficina. Aclare sus expectativas, pero sea coherente con todos los empleados.

Respetar las zonas horarias

Tan importante es especificar el horario de oficina como saber dónde se encuentra su equipo y cuándo realizan las tareas de negocio. Como gestor, debe dar ejemplo al resto del equipo siendo respetuoso con las zonas horarias de los demás.

Si se reúne con reportes directos que están en distintas zonas horarias:

• Programe las reuniones en el horario de oficina correspondiente.
• Planifique y pida permiso si necesita reunirse a una hora no convencional.
• Especifique la zona horaria cuando proponga las horas de las reuniones.

Seguir un plan para solucionar posibles problemas de comunicación

Ha incluido un plan de comunicación para el equipo virtual, ¿pero qué ocurre si aún así comete un error de comunicación con el equipo? ¿Cómo puede solucionarlo?

En el caso de la colaboración conjunta en una oficina, tiene la ventaja de mantener una conversación aparte rápida para aclarar un error de comunicación. En un entorno virtual, se requiere un poco más de esfuerzo para que el proceso fluya.

Según el tipo de error de comunicación, es una buena idea tener un protocolo que seguir cuando se produce una interrupción de la comunicación entre usted y uno de los reportes directos.

Estas son algunas sugerencias que tener en cuenta para solucionar un error de comunicación.

• Tenga una actitud positiva. Debería dar por supuesto que sus colegas virtuales están haciendo todo lo posible por lograr los objetivos del equipo.
• Sea oportuno. Avise si va a hacer contacto con sus colegas virtuales por teléfono o conferencia web con 24 horas de antelación.
• Haga preguntas. Por ejemplo, pregunte “¿cuál fue la impresión sobre nuestra llamada telefónica sin la presencia de las partes interesadas?” O bien, “¿me podría ayudar a entender los números de la hoja de datos que me ha enviado?”
• Sea transparente. Explique perspectiva y de dónde procede.

Si aplica estas mejores prácticas para la comunicación, tendrá un marco para definir la comunicación virtual en equipo. Esto mantiene a los miembros del equipo integrados y reduce el riesgo de errores de comunicación.

Estrategia de colaboración virtual

¿Cuál es la diferencia entre la “estrategia de comunicación virtual” de la que hablábamos antes y una “estrategia de colaboración virtual?” Buena pregunta.

La estrategia de colaboración virtual se parece más a un plan. En este caso, se da un paso adelante para explicar las mejores prácticas para el trabajo colaborativo y la realización del trabajo como un equipo virtual. Se describe el proceso de trabajo conjunto y cómo gestionar mejor las relaciones con los reportes directos de distintos tipos de equipos virtuales.

Empezaremos por el examen de las distintas clases de equipos virtuales. A continuación, revisaremos algunos métodos para trabajar de forma conjunta y colaborar virtualmente en cada equipo.

Colaboración con distintos tipos de equipos virtuales

¿Cómo es un equipo virtual realmente colaborativo? No hay ninguna regla absoluta. De hecho, en ocasiones puede colaborar virtualmente con colegas ubicados en el mismo edificio o en la puerta de al lado. Para poder ser un equipo virtual, el requisito que realmente se debe tener en común es la tecnología usada para la comunicación.

Entonces, ¿por qué estamos hablando de los distintos tipos de equipos virtuales? El motivo es que hay una serie de ligeros matices en relación con el modo de colaboración virtual según el tipo de equipo virtual que gestione.

Estos son algunos ejemplos de los distintos tipos de equipos virtuales.

Tipo	Definición
Equipos con trabajadores virtuales a tiempo completo	Como mínimo una persona del equipo trabaja en solitario fuera de la oficina.
Equipo virtual híbrido	Incluye a personas que trabajan en la oficina y personas que trabajan fuera de la oficina o desde otras ubicaciones parte del tiempo.
Equipo virtual global	Los equipos tienen miembros en distintas partes del mundo. Pueden trabajar en una oficina o en su hogar.

Por supuesto, su equipo puede incluir elementos de estos tres tipos.

Equipos con trabajadores virtuales a tiempo completo

Los equipos con trabajadores virtuales a tiempo completo tienen como mínimo a una persona que trabaja en solitario en una oficina. Esto significa que en muy raras ocasiones ve a estos miembros del equipo en persona.

Si gestiona un equipo que trabaja a tiempo completo fuera de la oficina, establezca la comunicación cuanto antes. Para ello, programe reuniones frecuentes e individuales periódicas, intente conocer a los miembros en persona cuando se incorporen y haga un esfuerzo por conectar en persona siempre que sea posible.

Compartiremos más sugerencias y mejores prácticas para la gestión de empleados virtuales a tiempo completo en la siguiente unidad. En el caso de la gestión de empleados virtuales a tiempo completo, nunca viene mal la comunicación aunque sea un tanto excesiva. Cuanta más información comparta con los reportes directos virtuales a tiempo completo, mejor preparados estarán para hacer su trabajo.

Equipos virtuales híbridos

Los equipos virtuales híbridos se componen de empleados y reportes directos a quienes ve en persona ocasionalmente. Con la tecnología vinculada a todo lo que hacemos, la mayoría de las personas forma parte de un equipo virtual híbrido.

Hay muchos tipos de equipos virtuales híbridos:

• Empleados con acuerdos de trabajo flexibles y que trabajan desde casa algunos días.
• Empleados que trabajan en una oficina distinta de la suya.
• Empleados que viajan con frecuencia o trabajan en distintas ubicaciones.

Los equipos remotos híbridos también incluyen equipos globales.

Con tantos tipos de equipos remotos híbridos, la forma de colaborar puede ser un método híbrido entre la colaboración virtual y la colaboración en persona.

Equipos virtuales globales

Los equipos virtuales globales tienen miembros en distintas partes del mundo, en distintas oficinas o en sus hogares.

Como hemos mencionado en la primera unidad, hay una oportunidad inmensa justo ahora de colaborar por personas de gran talento de todo el mundo. Además esto incluye la excelente oportunidad de conocer las estrategias de negocio de los colegas y reportes directos de otros países.

Tan solo para empezar, aquí tenemos algunas preguntas rápidas que hacerse cuando trabaje con miembros del equipo global.

• ¿Estoy usando un lenguaje comprensible y significativo? ¿Estoy evitando el uso de expresiones coloquiales y jerga?
• ¿Hemos acordado qué horario es posible para la comunicación debido a las distintas zonas horarias?
• ¿Hay diferencias en el modo en el que mi cultura toma decisiones de negocio, establece relaciones y muestra las emociones?
• ¿Cuál es protocolo adecuado para las comunicaciones entre profesionales?
• ¿Cómo gestiono las comunicaciones con personas de diferentes culturas y países?

Para obtener más recomendaciones y sugerencias sobre cómo colaborar virtualmente entre culturas, descargue nuestra hoja de sugerencias para la colaboración global del paquete de colaboración virtual.

Plan de colaboración virtual

Para tener en cuenta todos los aspectos y crear su plan de colaboración virtual, consulte esta tabla. Le será útil para relacionarse con los distintos tipos de empleados de su equipo virtual.

Como gestor que colabora con:	Haga esto	No haga esto
Empleados remotos a tiempo completo	Confíe en que sus empleados harán su trabajo lo mejor posible aunque no esté observando. Mantenga una reunión de revisión semanal para comunicar las actualizaciones de estado. Pregunte a los reportes directos qué puede hacer para apoyar su labor en la distancia y proporcionar recomendaciones cuando necesiten ayuda con los proyectos.	Dé por supuesto que no están trabajando solo porque no están delante de usted. Gestione cada microsegundo del tiempo de su reporte directo. Olvídese de conocer algunos detalles de la vida del reporte directo.
Empleados con acuerdos de trabajo flexibles	Sugiera conocer en persona a los miembros del equipo cuando sea posible. Recomiende su asistencia a eventos fuera del “edificio del equipo” cuando sea posible. Pídales que usen la cámara web en las reuniones virtuales.	Posponga una reunión importante solo porque no están en la oficina. Permita a los empleados que apaguen la cámara web porque son tímidos o no tienen el mejor aspecto.
Empleados que trabajan en una oficina distinta de la suya (usted se encuentra en la oficina de Chicago y el reporte directo se encuentra en la oficina de Nueva York de la compañía)	Programe reuniones cara a cara para conocer de forma individual a los miembros del equipo fuera del ámbito de las reuniones formales del equipo. Dé prioridad a las reuniones en persona si el reporte directo viaja a su región.	Confíe solo en las reuniones de equipo para conocer a los reportes directos. Pierda la oportunidad de reunirse en persona.
Empleados que viajan con frecuencia o trabajan en distintos territorios de ventas	Aclare las expectativas por lo que respecta a cuánta información desea obtener de las reuniones con clientes y los planes de viaje. Sea flexible y comprensivo en caso de que se pierdan alguna reunión en equipo por motivos de viaje.	Dé por supuesto que están evitando intencionadamente las reuniones de equipo cuando en realidad están con un cliente. Gestione cada microsegundo de su programación.

Estrategia de cultura virtual

La creación de una estrategia para ayudar al equipo a sentirse identificado con la cultura de la compañía es fundamental para los lograr los objetivos. Esto motiva a los reportes directos y permite evitar que se sientan aislados y desconectados en su trabajo.

Si trabaja en una oficina, hay usa serie de aspectos que probablemente dé por hecho. Por ejemplo, un martes cualquiera llega al trabajo y se entera de que es el cumpleaños de su colega Shakira. Alguien del equipo ha encargado una tarta. El equipo hace un descanso rápido de 20 minutos para disfrutar de la deliciosa tarta y celebrar el gran día de Shakira.

O quizá sea un miércoles cualquiera. Comprueba su email para saber si hay camisetas y botellas de agua con el logotipo de la marca que han quedado de otro evento de la compañía. Están en la sexta planta esperándole. Dicho y hecho.

Y no olvidemos el día en el que el responsable del gestor alabó una y otra vez la repercusión positiva del proyecto en el que ha trabajado. Su equipo estaba emocionado y disfrutó del espíritu de colaboración para lograr que todos disfrutaran de la celebración después del trabajo… sin sus colegas virtuales.

¿Le suenan estos casos?

Esperamos que sí. La cultura de la compañía y los momentos agradables con los colegas hacen los días más amenos y contribuyen a crear lazos con los colegas para hacer el mejor trabajo posible.

Ahora imagine que trabaja desde casa. Por supuesto, esto tiene sus ventajas. Por ejemplo, no necesita dedicar tiempo a los desplazamientos, puede ir al gimnasio o hacer una pausa para comer y puede incluso estar en casa cuando el resto de la familia vuelve del trabajo o la escuela. Y aún es mejor el hecho de que trabajar de forma remota puede incluso permitirle el acceso a un trabajo y una carrera profesional que no podría desarrollar de otro modo. Esto es magnífico para conciliar la vida laboral y personal. Además, es probable que sin las distracciones de una oficina (como las tartas gratis) pueda asumir más trabajo a diario (y evitar las bajadas de glucosa al final de la tarde).

Sin embargo, imagine que trabaja todo el día sin ninguna interacción social con sus colegas. Imagine que ha recibido además el mensaje de email sobre los regalos de la sexta planta (pero se encuentra a más de una hora de la oficina). Se quedará sin camisetas y botellas de agua.

En el caso de la cultura de la compañía, no siempre es fácil para los reportes directos virtuales sentirse conectados. Como gestor, ¿qué puede hacer para ayudar al equipo virtual a sentirse más integrado con la cultura de la compañía?

En Salesforce hemos planteado una pregunta sobre cómo crear una cultura para los equipos remotos en nuestro canal de Slack para los equipos remotos llamados #Salesforce-en-casa. Es increíble la infinidad de ideas excelentes que hemos recibido.

Esto es lo que nuestros propios gestores y empleados remotos recomiendan en relación con el desarrollo de una estrategia para la cultura virtual.

• Coordine sesiones voluntarias virtuales fuera de la oficina o decida realizar todas las sesiones al mismo tiempo. Aunque no se encuentren en la misma ubicación como equipo, están juntos para esforzarse por hacer del mundo un lugar mejor.
• Reúnase mediante Google Hangouts para celebrar los cumpleaños del equipo y divertirse con las funciones “BYOC” (que cada uno lleve su propia tarta).
• Comparta imágenes de su oficina en las redes sociales y organice un concurso. Las categorías del concurso incluyen el mejor diseño de oficina, la mejor vista desde el escritorio o una gran necesidad de mejoras.
• Cree un grupo que se dedique a promover la cultura remota y ayude a los empleados remotos a sentirse más integrados en los eventos de la compañía.
• Simule una experiencia similar a una fuente de agua virtual. Use las redes sociales y las videoconferencias para conocer a sus colegas de manera informal.
• Conecte al equipo con otros empleados locales. La cultura de la compañía va más allá del ámbito de su equipo. Anime al equipo a reunirse en persona con otros empleados de la compañía que estén en una ubicación cercana.

Ahora vamos a unir todos estos elementos para desarrollar una estrategia de cultura virtual con las ventajas y los inconvenientes de una cultura virtual probada y auténtica.

Creación de una cultura virtual

Haga esto	No haga esto
¡Haga regalos! Si recibe un mensaje de email sobre la disponibilidad de regalos, piense en los reportes directos virtuales y tenga un detalle con ellos. Vaya a la sala de correo y envíe los regalos.	Conserve los regalos para sus amigos y familia.
Recuerde hacer anuncios de los cumpleaños de otros colegas o de eventos especiales para que los reportes directos virtuales se sientan integrados.	Envíe restos de tarta por correo o hable de lo deliciosa que estaba la tarta.
Mantenga una breve conversación para aprender de sus reportes directos virtuales. Anime al resto del equipo a hacer lo mismo.	Céntrese en el negocio todo el tiempo.
Si puede, ofrezca a los reportes directos virtuales la oportunidad de viajar a la oficina para eventos importantes, como el aniversario de la compañía o la reunión anual del equipo fuera de la oficina.	Comunique a los reportes directos virtuales que “es posible que el año que viene haya presupuesto para que nos hagan una visita”.

En resumen

Estrategia es el nombre del juego para planificar el uso de tecnología y procesos de comunicación que funcionen para su equipo.

Tener un plan para los métodos de comunicación, las herramientas con las que comunicarse y cuándo comunicarse es la base que permite trabajar de forma colaborativa para lograr los objetivos del equipo. Esto facilita la creación de un proceso de trabajo virtual que “simplemente funciona”.

Se debe basar en los fundamentos para establecer procesos de colaboración excelentes y crear una cultura virtual inmejorable. A continuación, vamos a revisar algunas mejores prácticas y técnicas para la gestión de su equipo virtual.

Recursos

• 8 secretos para teletrabajo super productivo
• 7 herramientas de colaboración online fáciles de utilizar gratuitas
• Hacer que los equipos virtuales funcionen: Diez principios básicos
• Equipos virtuales de gestión de Forbes: Diez sugerencias
• Implicación y gestión de empleados remotos
• En EE.UU., el teletrabajo alcanza el 37%
• Problemas de estar fuera de WFH: La rutina del trabajador remoto
• Evitar pasos en falso entre culturas