Utilizar historias en comunicaciones de negocio
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Resumir el propósito de las historias informativas.
- Identificar cómo utilizar las historias para organizar reuniones atractivas e interesantes.
- Explicar cómo utilizar las historias para proporcionar actualizaciones de estado concisas y convincentes.
- Enumerar las sugerencias para redactar publicaciones de Slack profesionales que se alineen con la marca.
Las historias informativas refuerzan las comunicaciones de negocio
Recuerde que las historias informativas comunican hechos sobre el negocio y, por lo general, incluyen una llamada a la acción. Ayudan a todas las personas del equipo a comprender lo que deberían estar haciendo, cuándo y por qué.
Estos tipos de historias a menudo se presentan como muchas formas diferentes de comunicaciones de negocio, incluidas las siguientes (entre otras):
- Reuniones
- Actualizaciones de estado
- Publicaciones de Slack
Recuerde también que se requiere cierto esfuerzo adicional para que este tipo de historias sean atractivas. Analicemos cómo convertir hechos y elementos de la agenda en narrativas que capten la atención de la audiencia y los impulse a accionar.
Las historias hacen que las reuniones sean significativas
Reuniones. Lo más probable es que las tenga todos los días. Incluso podría parecerle que tiene demasiadas. Sin embargo, ¿qué sucedería si las reuniones que usted coordina fueran más atractivas e interesantes que las demás? Esto es posible con un poco de historias estratégicas.
Estas son algunas sugerencias para mejorar sus reuniones de equipo.
| Intente esto | ¿Por qué? |
|---|---|
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Reserve los primeros minutos de la reunión para implicar al equipo mediante una actividad o acertijo. |
Esto ayuda a que todos se relajen y activa las habilidades de pensamiento creativo. |
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Brinda a los subordinados directos la oportunidad de liderar la reunión. |
Hacer que otras personas lideren las reuniones implica al equipo completo, ya que requiere que el anfitrión se comunique de forma previa para recopilar elementos de agenda y descubrir en qué están trabajando otros compañeros de equipo. También garantiza que ninguna reunión de equipo sea exactamente igual. |
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Aliente de forma casual a los subordinados directos para que compartan sus pensamientos e ideas, y realicen preguntas. |
Es más probable que los participantes de la reunión recuerden el mensaje de esta debido a que sienten que aportaron al resultado. |
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Intercambie historias cuando sea adecuado para reforzar los elementos de la agenda de la reunión. |
Esto ayudará a proporcionar ejemplos del mundo real de los temas que se debaten y a generar afinidad entre los miembros del equipo. |
Al hacer que todas las personas se involucren en las reuniones, está demostrando que el éxito es un esfuerzo en equipo.
Una reunión de inicio de un proyecto (también conocida como kickoff o “KO”) es otra oportunidad perfecta para utilizar elementos narrativos. El equipo desea conocer la historia del proyecto, incluidos el resultado esperado, los roles y las responsabilidades, y los plazos. A continuación, se muestra cómo puede hacer que la reunión de KO de sus proyectos sea más interesante mediante algunos elementos narrativos.
| Intente esto | ¿Por qué? |
|---|---|
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Comience con una historia o una anécdota relevante para el proyecto. |
Una historia breve despertará el interés de su equipo y los ayudará a entender el proyecto en un contexto más extenso. |
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Describa su visión (y expectativas) del proyecto. |
Esto le permite al equipo alinearse en un objetivo en común. |
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Describa las consecuencias de no realizar el proyecto. |
Saber qué está en juego incentiva al equipo a tener un buen desempeño. |
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Defina roles y responsabilidades. |
Esto elimina cualquier confusión sobre quién hace qué y por qué. |
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Comparta su cronología. |
Conocer los parámetros del proyecto por adelantado crea un grado de “suspenso” y ayuda a establecer las expectativas. |
Las historias hacen que sus actualizaciones de estado sean excepcionales
Los proyectos en los que trabaja son emocionantes, ¿no? (¿no?) Entonces, utilicemos elementos de historias para hablar sobre ellos de forma clara, convincente y concisa.
La clave es pensar como un reportero. Los reporteros perfeccionaron el arte de las actualizaciones de estado: Ofrecen todas las noticias clave y lo hacen con rapidez.
¿Cómo lo hacen? Confían en gran medida en las “Cinco preguntas”*:
- ¿Quiénes?
- ¿Qué?
- ¿Dónde?
- ¿Cuándo?
- ¿Por qué?
* “¿Cómo?” es otra pregunta que los reporteros a veces responden.
Puede responder las mismas preguntas para convertir sus actualizaciones de estado en historias breves que traten el tema de forma directa. Compruebe el siguiente ejemplo (tenga en cuenta que no siempre debe responder las “cinco preguntas” en el mismo orden):
| Las cinco preguntas | Ejemplos |
|---|---|
|
¿Quién está involucrado en el proyecto? |
“Estoy colaborando con Sami y Jamal de Servicios creativos”. |
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¿En qué está trabajando? |
“Estamos haciendo un video de marketing de 2 minutos en el que se resaltan las funciones más recientes de Lightning”. |
|
¿Por qué trabaja en el proyecto? |
“Queremos que las personas se entusiasmen con Lightning y queremos mostrar la asombrosa IU”. |
|
¿En dónde trabaja en el proyecto? |
“Filmamos en el estudio que queda cruzando la calle”. |
|
¿Cuándo estará completo el proyecto? |
“Estamos cumpliendo con el cronograma, y estará listo para su revisión el próximo viernes”. |
Para completar su actualización de estado, puede que deba realizar una pregunta adicional: “¿qué necesita del equipo?” Por ejemplo, para finalizar su actualización de estado, podría decir: “necesito que revisen el video y proporcionen comentarios luego de nuestra proyección del viernes”.
Las historias hacen que sus publicaciones de Slack sean asombrosas
En Salesforce, Slack sirve como oficina central digital, lo que nos permite colaborar y comunicarnos entre nosotros de forma rápida y sencilla.
Recuerde que la historia más importante que cuenta mediante sus publicaciones de Slack no es necesariamente sobre el proyecto en sí, si no sobre su marca personal. Al igual que las compañías tienen historias de marca, cada uno de nosotros tenemos una historia de marca personal que engloba quiénes somos, lo que valoramos y lo que esperamos lograr en el ámbito personal y profesional. Siempre querrá asegurarse de estar contando la mejor versión posible de su propia historia de marca.
Estos son algunos consejos para hacerlo:
| Acciones recomendadas | Acciones no recomendadas |
|---|---|
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Coloque en negrita las fechas clave, las entregas y los elementos de acción. |
Esconda la información importante en porciones extensas de texto. |
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Para mantener las publicaciones enfocadas y breves, priorice las tareas más importantes. |
Envíe varias publicaciones individuales sobre el mismo tema o publicaciones largas que contengan una gran cantidad de preguntas y elementos de acción. |
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Mejore la capacidad de lectura mediante listas con viñetas. |
Publique porciones extensas de texto sin formato. |
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Mencione a miembros individuales del equipo con un @ cuando sea adecuado. |
Mencione el canal con un @ de forma innecesaria para generar distracción. |
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Piense antes de hacer clic en el botón “Send” (Enviar). |
Realice publicaciones siempre que se sienta enojado o exaltado. |
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Sea profesional. |
Realice publicaciones sobre temas inapropiados, utilice abreviaturas de texto como “porq” o “q”, o incluya bromas subidas de tono. |
Si realiza publicaciones en el canal de un equipo, otros miembros de este podrán ver lo que escribe, incluso si no está dirigido a ellos. Por ello, siempre preste atención a sus respuestas y recuerde que los subordinados directos están esperando que dé el ejemplo.
Se está convirtiendo en un narrador extraordinario. Sin embargo, aún no terminamos. En la siguiente unidad, aprenderá cómo utilizar todas estas habilidades de narración para hacer resaltar sus presentaciones.