Conocer las vistas de lista
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar cómo crear una vista de lista.
- Describir lo que puede hacer con una vista de lista.
¿Qué contiene una vista de lista?
Salesforce lo ayudar a organizar y realizar acciones en los datos de su negocio y sus clientes. Por lo tanto, hablemos de uno de los lugares más comunes en los que trabajará: las vistas de lista.
Salesforce agrupa sus datos por tipos de objetos, como Contactos o Casos, que aparecen como fichas de navegación. Una ficha de objeto contiene una tabla de datos y una barra de herramientas con botones de acción. A esta pantalla la llamamos vista de lista, y contiene mucha información y herramientas valiosas que lo ayudan a gestionar su negocio y a interactuar con los clientes.
A medida que se importan datos y se crean registros, aparecen filas en las vistas de lista. Proporcionamos varias opciones de vista de lista predeterminadas, como Todos los elementos y Elementos vistos recientemente, por los que puede desplazarse y buscar.
Pero el verdadero poder de las vistas de lista está relacionado con la personalización. Puede crear vistas de lista específicas para respaldar sus tareas más comunes, como los nuevos prospectos o los casos distribuidos. Al personalizar sus propias vistas de lista para diferentes fichas de objetos, puede configurarlas como privadas o compartirlas con los demás usuarios de su organización.
Veamos cómo crear una vista de lista nueva.
Personalizar una vista de lista
En cualquier ficha de objeto, haga clic en el icono 
para abrir el menú Controles de vista de lista. Para crear una vista de lista, seleccione Nueva. Asigne un nombre a la vista de lista y decida si desea compartirla con otros usuarios o mantenerla privada. Al crear una vista de lista, el menú ofrece opciones adicionales, como Cambiar nombre y Configuración de colaboración.
Para personalizar las columnas que aparecen en la vista de lista, seleccione Seleccionar campos para mostrar. Las vistas de lista pueden mostrar cualquier campo asociado al objeto. Tenga en cuenta que las reglas de colaboración se aplican a las vistas de lista, por lo que un usuario sin acceso a registros o campos específicos no verá esos registros o campos, incluso si la vista de lista es pública.
Para limitar la vista de lista, haga clic en Modificar filtros de la lista o en el icono 
, y agregue sus criterios al panel de filtros. Haga clic en Agregar lógica de filtro para ingresar relaciones complejas.
A continuación se incluye un ejemplo. En la ficha Cuentas, puede filtrar todas las cuentas de distribuidores ubicadas en Francia o España al seleccionar el icono y luego Agregar filtro. En el panel de filtros, seleccione lo siguiente:
- Campo: tipo
- Operador: es igual a
- Valor: distribuidor
Agregue un segundo filtro:
- Campo: país de facturación
- Operador: es igual a
- Valor: Francia
Agregue un tercer filtro:
- Campo: país de facturación
- Operador: es igual a
- Valor: España
A continuación, haga clic en Agregar lógica de filtro y cambie la lógica a 1 Y (2 O 3).
Utilizar las vistas de lista para tareas comunes
Cada ficha admite varias vistas de lista, por lo que puede crear diferentes vistas para utilizarlas en diferentes tareas. Para seleccionar una vista de lista, haga clic en el icono
junto al nombre de la vista de lista y seleccione una. Los metadatos que describen la vista de lista, como los filtros, la clasificación y el número de elementos, aparecen debajo del nombre de la vista de lista.
Si piensa utilizar la misma vista de manera regular, haga clic en el icono
para establecerla como vista predeterminada en su ficha. Anclar una vista de lista solo afecta a su espacio de trabajo.
Después de organizar y filtrar la vista de lista, puede realizar acciones en los registros. Para editar, duplicar o eliminar un registro individual, haga clic en el menú 
de una fila.
Algunas fichas de objetos ofrecen acciones masivas en las vistas de lista. Por ejemplo, en las fichas Contactos y Prospectos puede seleccionar varios registros y, a continuación, hacer clic en Enviar email de lista para agregar individuos como destinatarios de un email personalizado.
- Para aplicar una acción masiva a todos los registros de una lista, incluidos los que no aparecen en la vista actual, haga clic en el botón de acción masiva sin seleccionar ningún registro.
- Para aplicar una acción masiva a todos los registros de la vista actual, marque todas las casillas al seleccionar la casilla del encabezado de la tabla y, a continuación, haga clic en el botón de acción masiva.
- Para aplicar una acción masiva a registros específicos, utilice las casillas de verificación de las filas específicas y, a continuación, haga clic en el botón de acción masiva.
Ejemplo de caso de uso
A Lucinda le gusta mantener su lista de contactos ordenada, por lo que trabajó con su administrador para habilitar la gestión de devoluciones y ahora puede actualizar la información de los contactos de manera semanal. Crea una lista de vista como ayuda para sus tareas.
En primer lugar, Lucinda se desplaza a la ficha Contactos, abre el menú Controles de vista de lista y selecciona Nueva. La denomina Contactos con emails devueltos y la hace visible solo para ella. Para mostrar solo los contactos de su propiedad y cuyas direcciones de email generan devoluciones permanentes, agrega estos filtros.
- Filtrar por propietario es igual a Mis contactos
- Email devuelto es igual a Verdadero
- Motivo de devolución del email es igual a Devolución permanente
A continuación, abre el menú Controles de vista de lista y hace clic en Seleccionar campos para mostrar. Selecciona Nombre, Nombre de la cuenta, Email y Fecha de devolución del email. Luego, puede ordenar la vista de lista mediante cualquiera de estos campos y realizar acciones en los registros individuales. Cada lunes, tiene previsto llamar a los contactos para solicitar información actualizada. Cuando actualiza la dirección de email de un registro, Salesforce restablece el valor de IsBounced y elimina ese registro de contacto de su vista de lista Contactos con emails devueltos.
Ahora que aprendió los aspectos básicos de las vistas de lista, está listo para personalizar o crear las suyas.
