Trabajar con Notas y Archivos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear notas mejoradas y adjuntarlas a múltiples registros.
  
• Encontrar todos sus archivos en Salesforce Files.
  

Potenciar su toma de notas con notas mejoradas

Si es como la mayoría de las personas, se basa en notas para mantener organizado. Con Notas mejoradas en Lightning Experience, puede tomar mejores notas, de forma más rápida, desde cualquier ubicación.

Nota

Su administrador de Salesforce debe activar Notas mejoradas. Si no ve funciones de Notas mejoradas en su organización, platique con su administrador.

¿Qué queremos decir con mejores notas? Comparemos la herramienta de notas original en Salesforce Classic con el edito de notas mejoradas y comprenderá enseguida. Ésta es la herramienta clásica, la versión que obtiene de la lista relacionada Notas y Archivos adjuntos. No ocurre nada más aquí.

Incluso si utilizó Notas mejoradas en Salesforce Classic, aún le espera algo especial porque Notas mejoradas en Lightning Experience incluye muchas más opciones para crear notas completas y significativas. Echemos un vistazo. ¡Wow!, no hay comparación.

Con el editor de notas mejorado de Lightning Experience, puede realizar lo siguiente:

• Escriba con confianza porque sus ideas se guardan automáticamente conforme escribe.
  
• Resalte detalles importantes y mejore el significado agregando formato en negrita e itálico al texto (1).
  
• Organice información con pasos numerados y con viñetas (2).
  
• Agregue claridad y memorabilidad incrustando fotos o imágenes (3).
  

Aún mejor, puede ampliar la visibilidad y el impacto de información importante relacionando una nota con múltiples registros, como oportunidades, cuentas y contactos relevantes (4). Puede incluso compartir una nota con grupos o colegas (5).

Crear notas directamente

En Salesforce Classic, la creación de notas está vinculada a la lista relacionada Notas y Archivos adjuntos en registros o el publicador de Chatter en noticias en tiempo real. En Lightning Experience, puede iniciar una nota desde cualquier parte.

Como acaba de descubrir, puede crear notas desde el menú Global Actions (Acciones globales) y la barra de utilidades. También puede ver un elemento Notas en la barra de navegación. Platicaremos acerca de esta opción de Lightning Experience en un segundo. Pero si la aplicación que está utilizando incluye el elemento Notas, es otra ubicación para crear notas.

Es también fácil crear notas que están automáticamente relacionadas con un registro con el que está trabajando. Busque la acción Nueva nota en el menú de acción del registro o utilice el botón Nueva en la lista relacionada Notas.

¿Dos listas relacionadas para Notas?

Es posible que cree que está viendo doble al echar un vistazo a las listas relacionadas en un registro.

No se preocupe, su ojos están bien. Las notas mejoradas y las notas de classic no se complementan bien. Por lo que las Notas mejoradas que cree para un registro se ubican en la lista relacionada Notas. Cualquier nota que creó previamente para el registro utilizando la herramienta de notas de classic está en la lista relacionada Notas y Archivos adjuntos.

Una nueva página de Inicio para Notas

Le damos la bienvenida a la página de inicio Notas, una de las “sus” funciones disponibles únicamente en Lightning Experience. Disponible desde la barra de navegación, Notas es su núcleo para acceder y gestionar todas las notas que tiene permiso para ver, ya estén relacionadas con registros o no.

La página de inicio incluye varias vistas de lista que facilitan la búsqueda de notas específicas, incluyendo aquellas compartidas con usted. Haga clic en una nota en una vista de lista para leerla o actualizarla.

Puede incluso solicitar versiones anteriores de una nota para ver qué cambió o revertir a una versión anterior.

Gestionar archivos

Ya puede olvidarse de hacer malabarismos con su contenido entre diferentes sistemas de gestión de archivos de Salesforce. En Lightning Experience, Salesforce Files le permite unificar sus archivos, sus documentos y sus bibliotecas en una sola ubicación para facilitar la gestión. Lightning Experience también integra el acceso de archivos directamente en el flujo de su negocio, por lo que puede obtener el contenido que necesita desde cualquier ubicación en la aplicación. Veamos cómo le beneficia este enfoque simplificado.

Su núcleo de archivos

Comenzaremos con la página de inicio Archivos, su punto centralizado para la gestión de todos sus archivos. Acceda a la página de inicio Archivos desde el elemento Archivos en la barra de navegación.

• Acceda a todos los archivos de su propiedad o a los que tiene acceso. Cambie la lista de archivos que ve con filtros (1).
  
• Acceda a las bibliotecas y los archivos en las bibliotecas (2). Las bibliotecas son una forma de organizar y compartir el contenido con colegas. Puede incluso crear carpetas con bibliotecas, para organizar mejor su contenido.
  
• Realice búsquedas (3) para encontrar archivos.
  
• Cargue nuevos archivos en Salesforce Files (4) de modo que pueda adjuntarlos a registros y compartirlos con colegas, grupos o clientes. Todos los tipos de archivo son compatibles, desde presentaciones de Microsoft® PowerPoint® y hojas de cálculo de Excel® a documentos PDF de Adobe®, imágenes y archivos de audio y video.
  
• Realice acciones en los archivos individuales directamente desde la lista de archivos (5).
  
• Vea archivos en el reproductor de vista previa de archivos. El reproductor incluye controles para descargar, compartir o eliminar el archivo actual, cargar una versión nueva del archivo, modificar los detalles del archivo, generar un vínculo público al archivo y cambiar al modo de pantalla completa para presentaciones.
  

Gestionar archivos en registros

¿Necesita adjuntar algunos archivos a una oportunidad, una cuenta u otro registro? Olvídese del uso de la lista relacionada Notas y Archivos adjuntos conocida. La lista relacionada Archivos es la mejor forma de hacerlo.

Existen dos opciones para adjuntar archivos a un registro utilizando la lista relacionada Archivos.

• Si el archivo está en su equipo, cárguelo rápidamente. Solo tiene que arrastrar el archivo (o varios archivos a la vez) hasta la tarjeta de lista relacionada Archivos en el registro. Los archivos cargados también se agregan automáticamente a Salesforce Files, de modo que son accesibles desde cualquier ubicación en Lightning Experience, no solo desde el registro en cuestión.
  
• La lista relacionada Archivos también abre las puertas a todos los archivos en Salesforce Files a los que tiene acceso, incluyendo archivos en bibliotecas y repositorios externos como Google Drive o Box. Para adjuntar archivos desde Salesforce Files, haga clic en Agregar archivos en la lista relacionada Archivos.
  

Para cada archivo adjunto a un registro a través de la lista relacionada Archivos, puede aprovechar rápidamente las funciones enriquecidas de Salesforce Files. Por ejemplo, puede cargar una versión nueva del archivo, modificar los detalles del archivo o compartir el archivo con personas, grupos y bibliotecas. Haga clic en Ver todo en la tarjeta de lista relacionada Archivos para ver la lista relacionada completa.

Para obtener más información acerca de permisos de acceso de archivos, configuración de privacidad de archivos y límites de tamaño de archivos, consulte Uso compartido de archivos y privacidad en la Ayuda de Salesforce.

Compartir archivos

Para facilitar la colaboración en el contenido, Salesforce Files inserta oportunidades de uso compartido de archivos en todo el flujo de trabajo de su organización. Puede acceder a las opciones de uso compartido desde la página de inicio Archivos, las listas relacionadas Archivos, el reproductor de vista previa de archivos, las páginas de detalles de registro de archivo y las noticias en tiempo real de Chatter.

Compartir sus archivos con la audiencia correspondiente es sencillo. Observemos algunos ejemplos.

• Personas o grupos específicos Si la acción Compartir está disponible para un archivo, puede designar las personas o los grupos que pueden verlo. Asigne permisos de archivo Visor o Colaborador para cada persona o grupo. Los usuarios con este permiso pueden ver, descargar y volver a compartir un archivo compartido (si se permite compartir el archivo de nuevo). Los colaboradores pueden hacer todo esto y además pueden cambiar los permisos del archivo, modificar el archivo y cargar nuevas versiones. 
  
  
• Audiencias o registros más amplios Adjunte archivos a publicaciones o a comentarios en las noticias principales en tiempo real de Chatter o de los registros.
  
• Clientes o personas fuera de su compañía Si la acción Vínculo público está disponible, puede compartir el archivo de forma segura con audiencias externas. Un vínculo público es una dirección URL cifrada que se puede enviar de forma segura a cualquier destinatario fuera (o dentro) de su compañía, lo que incluye a prospectos, clientes, socios y colegas. Los destinatarios pueden ver y descargar el archivo, pero no pueden ser colaboradores. Puede eliminar el vínculo en cualquier momento, a partir del cual ya no se podrá acceder al archivo.
   
  

Consideraciones sobre otros tipos de contenido

Algunos tipos de archivo anteriores en Salesforce Classic no son totalmente compatibles o no son compatibles en absoluto en Lightning Experience. Si utiliza alguna de estas funciones, éstas son algunas cosas a tener en cuenta.

• Los archivos adjuntos en registros no están disponibles automáticamente en Salesforce Files o en la lista relacionada Archivos, ya que los archivos adjuntos no son realmente archivos. Existen opciones para que su administrador convierta archivos adjuntos en Salesforce Files. Pero mientras tanto, puede continuar visualizando y descargando archivos adjuntos desde la lista relacionada Notas y Archivos adjuntos. No puede crear nuevos archivos adjuntos en Lightning Experience.
  
• La ficha Documentos no parece el camino más corto en Lightning Experience. Si tiene archivos en Documentos a los que necesita acceder en Lightning Experience, recomendamos descargarlos, luego cargarlos en su Biblioteca de activos en la página de inicio Archivos. Una excepción son los documentos en plantillas de email como archivos adjuntos. Estos archivos deben permanecer en Documentos por ahora.
  
• Las carpetas de contenido Salesforce CRM y los archivos en las bibliotecas están disponibles en Salesforce Files en Lightning Experience. Puede compartirlos e interactuar con ellos al igual que con otros archivos. Pero existen algunas limitaciones actuales, incluyendo:
  

• Según la configuración de su organización, es posible que deba cambiar a Salesforce Classic para crear o gestionar bibliotecas. Si no tiene esta opción, platique con su administrador de Salesforce.
  
• Las entregas de contenido no están disponibles en Lightning Experience, pero se admite el uso compartido de vínculos.
  

Recursos

• Ayuda: Notas
• Ayuda: Files Home
• Ayuda: Create Folders in Libraries in Lightning Experience
• Ayuda: Uso compartido de archivos y privacidad