Gestionar sus tareas, eventos y email

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Revisar su historial de actividad en la cronología de actividad.
  • Actualizar tareas.
  • Trabajar de forma eficiente con eventos de calendario.
  • Identificar dos ubicaciones desde las cuales puede enviar email en Lightning Experience.

Cronología de actividad

Cuando echa un vistazo a un registro en Salesforce Classic, como un contacto o una oportunidad, utiliza las listas relacionadas Actividad abierta e Historial de actividad para permanecer al tanto de actividades.

Las listas relacionadas de actividades en Salesforce Classic

En Lightning Experience, los detalles en esas listas aparecen de una forma más inteligente en la cronología de actividad.

El redactor de actividad y sus fichas de actividad

Es como un centro de control principal de actividad para todo lo relacionado con el registro en el que están. En vez de ir a listas relacionadas diferentes para obtener una descripción general, todo está en un solo punto y directamente en el registro en el que está centrado.

¡Además es exclusivo de Lightning Experience, así que disfrute!

Recapitular las actividades más recientes

Su colega está fuera de la oficina y está gestionando sus cuentas hasta que vuelva. Cuando un cliente llama, ¿cómo puede llegar a conocer lo que está sucediendo?

O quizás es usted quién está fuera de la oficina. Ahora está de vuelta y necesita averiguar lo que sucedió mientras estuvo ausente.

En ambos casos, la cronología de actividad es su mejor amigo.

La Cronología de actividad mostrando actividades activas y pasadas

Echemos un vistazo a algunas de las formas en que puede revisar lo que sucede con este cliente.

Lo primero que observa es que la cronología de actividad está dividida en Próximos y vencidos (1) y meses anteriores (2), por lo que puede ver qué está planificado y que sucedió ya. Puede ampliar y cerrar un mes haciendo clic en los botones (3).

Si necesita más detalles acerca de una actividad, haga clic en el botón ampliar (4) junto a la izquierda de la actividad y haga clic en el botón de nuevo para cerrarlo cuando haya terminado. O bien haga clic en Ampliar todo (5) para ver detalles para todas las actividades.

Vea más de lo que viene haciendo clic en Ver más (6).

Buscar las actividades que más importan

Si estuvo trabajando con una cuenta, una oportunidad u otro registro durante cualquier duración de tiempo, probablemente tenga una mezcla de actividades en la cronología de actividad. ¿Cómo encuentra los detalles que está buscando?

Filtrar lo que ve en la cronología de actividad

Utilice la función de filtro para restringir su búsqueda. Filtrando por tipo de actividad e intervalo de fecha, puede encontrar los detalles clave en nada de tiempo.

Más funciones de cronología de actividad

Puede hacer muchas más cosas en la cronología de actividad.

Cambiar detalles de actividad desde la cronología de actividad

Cuando revisa la lista, puede actualizar una actividad. Desde la fila de actividad, haga clic en la flecha desplegable y aparecen las opciones de modificación.

O bien, cuando complete una tarea, haga clic en la casilla de verificación para marcarla como completa.

Puede encontrar varias formas de utilizar la cronología de actividad cuando explore Lightning Experience.

Tareas y listas de tareas

No existe una ficha Tareas en Salesforce Classic más allá de la lista Mis tareas en la página Inicio.

Ver sus listas de tareas en la página de Inicio en Salesforce Classic

Pero a veces desea ver el contenido de toda su lista de tareas, no solo lo que se aproxima para un contacto o una cuenta concretos. ¿No sería genial ir directamente a sus listas de tareas desde cualquier página en vez de tener que navegar siempre a la página Inicio?

Es cuando la página de tareas de Lightning Experience se torna útil.

La página de inicio de Tareas en Lightning Experience

Es sencillo llegar a ella, además es un punto centralizado para la creación de tareas y la gestión lo que ya está en su plancha. Haga clic en la ficha Tareas o haga clic en Ver todo desde la lista Mis tareas en la página Inicio de Lightning Experience.

Mantener sus tareas actualizadas

Otro gran aspecto de la lista de tareas es que mientras ve la lista en la izquierda, los detalles ampliados aparecen a la derecha para cualquier tarea que haya seleccionado.

La página de tareas tiene una vista de lista a la izquierda y una vista de detalles a la derecha

Haga clic en una tarea a la izquierdo y vea esa información a la derecha.

Las acciones que puede realizar en tareas en Lightning Experience

Lightning Experience incluye varias acciones rápidas en la vista de detalles, solo haga clic en la lista desplegable, que la hacen eficiente para actualizar tareas. Puede cambiar el estado, cambiar la prioridad, modificar y eliminar.

O bien haga clic en Marcar completado para marcar la tarea como completada. También puede marcar tareas como completas desde cualquier vista de lista. Por supuesto, las tareas también se muestran en la cronología de actividad para el registro al que está echando un vistazo y puede modificarlas allí también.

Calendario

Salesforce Classic incluye un calendario para ayudarle a recordar citas.

El calendario en la página Inicio en Salesforce Classic

Pero el calendario en Lightning Experience va más allá para permitirle trabajar de forma aún más eficiente.

Su calendario en Lightning Experience

Lo primero que observa es la ficha Calendario, facilitando la tarea de llegar a su programación.

La creación de un evento es también rápida y sencilla. Haga clic en Nuevo evento o haga clic en el día y la hora en que comienza el evento y arrastre el cursor a la hora en que finaliza el evento. El cuadro de diálogo Nuevo evento aparece, con las horas de inicio y finalización rellenas. Ingrese los detalles del evento y haga clic en Guardar.

¿Desea centrarse en su próxima programación u organizar cosas en la pantalla de un pequeño portátil? Haga clic en Botón  para mostrar u ocultar el panel lateral en el calendario para ocultar el panel lateral en su calendario. A continuación haga clic en el botón de nuevo cuando desee que vuelva el panel lateral.

Ver otros calendarios

Lo especialmente útil en Lightning Experience es cómo puede compartir su calendario y ver calendarios de sus colegas desde su calendario. Además, puede agregar varios calendarios al mismo tiempo con listas de usuarios. Si no ve las listas de usuarios como una categoría de búsqueda en el cuadro de diálogo Agregar calendarios, solicite a su administrador establecer calendarios de listas de usuarios.

Ver calendario compartido de un colega

Los calendarios compartidos facilitan la tarea de ver cuándo se superponen eventos. Por ejemplo, puede ver cuándo un colega está ocupado para asegurarse de que está disponible para un evento de un día que necesita programar.

Cuando un colega ve su calendario, los detalles que pueden ver están determinados por el nivel de acceso predeterminado. Para mostrar a un colega de trabajo específico más o menos detalles acerca de su programación, haga clic en Botón de opciones de Calendario junto a su calendario Mis eventos, luego seleccione Compartir calendario. Recuerde que su administrador puede limitar los detalles que cualquiera puede compartir con otros.

Si desea centrarse solo en un calendario, haga clic en los recuadros de color de los otros calendarios para dejar de verlos. Haga clic en el recuadro de nuevo para que reaparezca ese calendario.

Ver sus datos de calendario como fechas en un calendario

Una forma útil para utilizar un calendario es ver sus datos de Salesforce como eventos en un calendario.

Visualizar datos de Visualforce: en este caso, oportunidades en un calendario

Esta captura de pantalla muestra fechas de oportunidad en su calendario.

Es sencillo, solo cree un calendario para los datos que le interesan.

Crear un nuevo calendario

Seleccione el objeto que desea ver en su calendario y seleccione campos de fecha que representan los datos a los que desea realizar un seguimiento, como fechas de cierre pendientes.

Ahora obtuvo una vista de pájaro de lo que viene. Examinando la captura de pantalla, parece que tendrá una semana ocupada de cierre de negociaciones. Ahora puede planificar en consecuencia y reprogramar algunas reuniones, o solo bloquear tiempo para “siempre en cierre”.

Calendarios en acción

Si las imágenes valen más que mil palabras, entonces los videos son aún mejor a la hora de dar vida a conceptos. Por lo que aquí le mostramos uno rápido acerca del uso de calendarios en Lightning Experience.

Email

Aunque existen varias formas de comunicarse en la actualidad, sus clientes aún confían en el email y por lo tanto usted también.

Enviar email desde cualquier parte

En Salesforce Classic, usted crea y envía de forma general mensajes de email desde a lista relacionada Estado de email HTML.

El botón Enviar un email en Salesforce Classic

Es también donde puede ver lo que ya se envió.

En Lightning Experience, tiene varias opciones para la creación y el envío de mensajes de email. El Redactor de actividad en un registro y el menú Acciones globales son las opciones que probablemente más utilizará.

El redactor de email en Lightning Experience

Como puede ver en esta captura de pantalla del redactor de email, como en Salesforce Classic, cuando envía un email desde un registro, llena la dirección Para: por usted. Si una Cuenta personal tiene una dirección de email, también se rellena automáticamente, pero solo en Lightning Experience.

Imagine que acaba de recordar que debe enviar una nota de agradecimiento a un contacto. Haga clic en la acción rápida Enviar email para abrir el redactor de email (no tiene que estar en el registro correcto primero) y rellenar los detalles. Recuerde actualizar el campo Para de modo que vaya a la persona correcta. Verá el email en la cronología de actividad del destinatario.

Funciones de email en Lightning Experience

En el redactor de email, existen varias funciones que hacen más potente su email.

Una de las primeras cosas que observará es que puede relacionar el email con otro registro, como la oportunidad en la que está trabajando.

Relacionar un email con otro registro, como una oportunidad

A continuación verá el email en contexto, en la cronología de actividad, cuando busque la oportunidad.

Acciones en el redactor de email.

También puede hacer más en el redactor de email; agregar archivos adjuntos, insertar campos de combinación, insertar o crear una plantilla, realizar vista previa de su email antes de enviarlo, borrar el contenido del email y comenzar de nuevo y ampliar el redactor de email para más espacio.

Enviar un email a un grupo

Ya utilizó mensajes de email de grupo, denominados Email masivo en Salesforce Classic, para alcanzar varios clientes a la vez.

Email masivo en Salesforce Classic.

Puede hacer lo mismo en Lightning Experience para contactos y prospectos, con la función Email de lista. En Lightning Experience, comienza desde una vista de lista guardada, donde ya se filtró su lista para centrarse en un grupo de destinatarios.

Función Email de lista en Lightning Experience

En el email de lista, puede incluir plantillas y campos de combinación, así como archivos adjuntos (2), para ser aún más eficiente. Además, asegúrese de consultar la ficha Revisar para confirmar que los destinatarios y cualquier campo de combinación aparece como lo desea (1) antes de hacer clic en Enviar.

El redactor de email de lista en Lightning Experience

El envío de mensajes de email a un grupo puede hacer mucho por aumentar sus esfuerzos de difusión.

Plantillas de email

Lightning Experience incluye un nuevo tipo de plantilla de email que puede crear. Con plantillas Lightning, disfruta de compatibilidad de texto enriquecido y uso compartido y vista previa de archivos sencillos. Solo envíe el archivo adjunto de email como un vínculo. Además, es fácil mantener estas plantillas actualizadas.

Selección de plantillas de email en Lightning Experience

Sin embargo, si necesita Membrete, HTML personalizado o plantillas de Visualforce, es posible que desee continuar utilizando sus plantillas de Classic hasta que estas funciones estén disponibles en plantillas Lightning.

Puede acceder fácilmente a sus plantillas de email de Texto de Classic, HTML personalizado y Membrete en Lightning Experience. Solo no puede modificarlos. Al seleccionar una plantilla, seleccione Plantillas de Classic desde la lista desplegable.

Plantillas de email y email de lista en acción

Concluyamos visualizando plantillas de email y email de lista en acción. Este video muestra cómo enviar mensajes de email personalizados a un grupo.

¡Siga aprendiendo gratis!
Regístrese para obtener una cuenta y continuar.
¿Qué hay para usted?
  • Consiga recomendaciones personalizadas para sus objetivos profesionales
  • Practique sus aptitudes con retos prácticos y pruebas
  • Siga y comparta su progreso con empleadores
  • Conecte con el asesoramiento y las oportunidades laborales