Gestionar sus tareas, eventos y email

Recapitular las actividades más recientes

Su colega está fuera de la oficina y está gestionando sus cuentas hasta que vuelva. Cuando un cliente llama, ¿cómo puede llegar a conocer lo que está sucediendo?

O quizás es usted quién está fuera de la oficina. Ahora está de vuelta y necesita averiguar lo que sucedió mientras estuvo ausente.

En ambos casos, la cronología de actividad es su mejor amigo.

Echemos un vistazo a algunas de las formas en que puede revisar lo que sucede con este cliente.

Lo primero que observa es que la cronología de actividad está dividida en Próximos y vencidos (1) y meses anteriores (2), por lo que puede ver qué está planificado y que sucedió ya. Puede ampliar y cerrar un mes haciendo clic en los botones (3).

Si necesita más detalles acerca de una actividad, haga clic en el botón ampliar (4) junto a la izquierda de la actividad y haga clic en el botón de nuevo para cerrarlo cuando haya terminado. O bien haga clic en Ampliar todo (5) para ver detalles para todas las actividades.

Vea más de lo que viene haciendo clic en Ver más (6).

Buscar las actividades que más importan

Si estuvo trabajando con una cuenta, una oportunidad u otro registro durante cualquier duración de tiempo, probablemente tenga una mezcla de actividades en la cronología de actividad. ¿Cómo encuentra los detalles que está buscando?

Utilice los filtros de la configuración para restringir su búsqueda. Filtrando por tipo de actividad e intervalo de fecha, puede encontrar los detalles clave en nada de tiempo.

Más funciones de cronología de actividad

Puede hacer muchas más cosas en la cronología de actividad.

Cuando revisa la lista, puede actualizar una actividad. Desde la fila de actividad, haga clic en la flecha desplegable y aparecen las opciones de modificación.

O bien, cuando complete una tarea, haga clic en la casilla de verificación para marcarla como completa.

Puede encontrar varias formas de utilizar la cronología de actividad cuando explore Lightning Experience.

Mantener sus tareas actualizadas

Otro gran aspecto de la lista de tareas es que mientras ve la lista en la izquierda, los detalles ampliados aparecen a la derecha para cualquier tarea que haya seleccionado.

Haga clic en una tarea a la izquierdo y vea esa información a la derecha.

Lightning Experience incluye varias acciones rápidas en la vista de detalles, solo haga clic en la lista desplegable, que la hacen eficiente para actualizar tareas. Puede cambiar el estado, cambiar la prioridad, modificar y eliminar.

O bien haga clic en Marcar completado para marcar la tarea como completada. También puede marcar tareas como completas desde cualquier vista de lista. Por supuesto, las tareas también se muestran en la cronología de actividad para el registro al que está echando un vistazo y puede modificarlas allí también.

Ver otros calendarios

Lo especialmente útil en Lightning Experience es cómo puede compartir su calendario y ver calendarios que sus colegas hayan compartido con usted, todo desde su calendario. 

Además, puede agregar varios calendarios al mismo tiempo con listas de usuarios. Si no ve las listas de usuarios como una categoría de búsqueda en el cuadro de diálogo Agregar calendarios, solicite a su administrador establecer calendarios de listas de usuarios.

Los calendarios compartidos facilitan la tarea de ver cuándo se superponen eventos. Por ejemplo, puede ver cuándo un colega está ocupado para asegurarse de que está disponible para un evento de un día que necesita programar.

Cuando un colega ve su calendario, para controlar los detalles que puede ver, usted puede cambiar el nivel de acceso predeterminado. Para mostrar a un colega de trabajo específico más o menos detalles acerca de su programación, haga clic junto a su calendario Mis eventos y luego seleccione Compartir calendario. Seleccione el nombre de un colega en el menú desplegable Compartir con y luego seleccione el nivel de acceso en el menú desplegable Acceso. Haga clic en Compartir cuando haya terminado de realizar cambios.

Recuerde que su administrador puede limitar los detalles que cualquiera puede compartir con otros. Además, los administradores con el permiso Ver todos los datos pueden ver los calendarios de los usuarios aunque no sean compartidos.

Si desea centrarse solo en un calendario, haga clic en los recuadros de color de los otros calendarios para dejar de verlos. Haga clic en los recuadros nuevamente para que reaparezca un calendario.

Ver sus datos de calendario como fechas en un calendario

Una forma útil para utilizar un calendario es ver sus datos de Salesforce como eventos en un calendario.

Esta captura de pantalla muestra fechas de oportunidad en su calendario.

Es sencillo, solo cree un calendario para los datos que le interesan.

Seleccione el objeto que desea ver en su calendario y seleccione campos de fecha que representan los datos a los que desea realizar un seguimiento, como fechas de cierre pendientes.

Ahora obtuvo una vista de pájaro de lo que viene. Examinando la captura de pantalla, parece que tendrá una semana ocupada de cierre de negociaciones. Ahora puede planificar en consecuencia y reprogramar algunas reuniones, o solo bloquear tiempo para “siempre en cierre”.

Calendarios en acción

Si las imágenes valen más que mil palabras, entonces los videos son aún mejor a la hora de dar vida a conceptos. Por lo que aquí le mostramos uno rápido acerca del uso de calendarios en Lightning Experience.

Enviar email desde cualquier parte

En Salesforce Classic, usted crea y envía de forma general mensajes de email desde a lista relacionada Estado de email HTML.

Es también donde puede ver lo que ya se envió.

En Lightning Experience, tiene varias opciones para la creación y el envío de mensajes de email. El Redactor de actividad en un registro y el menú Acciones globales son las opciones que probablemente más utilizará.

Como puede ver en esta captura de pantalla del redactor de email, como en Salesforce Classic, cuando envía un email desde un registro, llena la dirección Para: por usted. Si una Cuenta personal tiene una dirección de email, también se rellena automáticamente, pero solo en Lightning Experience.

Imagine que acaba de recordar que debe enviar una nota de agradecimiento a un contacto. Haga clic en la acción rápida Enviar email para abrir el redactor de email (no tiene que estar en el registro correcto primero) y rellenar los detalles. Recuerde actualizar el campo Para de modo que vaya a la persona correcta. Verá el email en la cronología de actividad del destinatario.

Funciones de email en Lightning Experience

En el redactor de email, existen varias funciones que hacen más potente su email.

Una de las primeras cosas que observará es que puede relacionar el email con otro registro, como la oportunidad en la que está trabajando.

A continuación verá el email en contexto, en la cronología de actividad, cuando busque la oportunidad.

También puede hacer más en el redactor de email; agregar archivos adjuntos, insertar campos de combinación, insertar o crear una plantilla, realizar vista previa de su email antes de enviarlo, borrar el contenido del email y comenzar de nuevo y ampliar el redactor de email para más espacio.

Enviar un email a un grupo

Ya utilizó mensajes de email de grupo, denominados Email masivo en Salesforce Classic, para alcanzar varios clientes a la vez.

Puede hacer lo mismo en Lightning Experience para contactos y prospectos, con la función Email de lista. En Lightning Experience, comienza desde una vista de lista guardada, donde ya se filtró su lista para centrarse en un grupo de destinatarios.

En el email de lista, puede incluir plantillas y campos de combinación, así como archivos adjuntos (2), para ser aún más eficiente. Además, asegúrese de consultar la ficha Revisar para confirmar que los destinatarios y cualquier campo de combinación aparece como lo desea (1) antes de hacer clic en Enviar.

El envío de mensajes de email a un grupo puede hacer mucho por aumentar sus esfuerzos de difusión.

Plantillas de email

Lightning Experience incluye dos tipos nuevos de plantillas de email que puede crear. Con las plantillas de Lightning, incluidas las plantillas que puede crear en el Generador de plantillas de email, disfrute de la compatibilidad de texto enriquecido, y un uso compartido y vista previa sencillos de los archivos. Solo envíe el archivo adjunto de email como un vínculo. Además, es fácil mantener estas plantillas actualizadas.

Sin embargo, si necesita Membrete, HTML personalizado o plantillas de Visualforce, es posible que desee continuar utilizando sus plantillas de Classic hasta que estas funciones estén disponibles en plantillas Lightning.

Puede acceder fácilmente a sus plantillas de email de Texto de Classic, HTML personalizado y Membrete en Lightning Experience. Debe modificarlas en Salesforce Classic. Al seleccionar una plantilla, seleccione Todas las plantillas clásicas desde la lista desplegable.

Plantillas de email y email de lista en acción