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Analizar sus datos con reportes y tableros

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir cómo difieren los reportes y tableros de Lightning Experience de sus colegas de Salesforce Classic.
  • Crear y leer reportes y tableros en Lightning Experience
  • Colaborar en reportes y tableros.

Conocer Reportes y Tableros en Lightning Experience

Los reportes y tableros que utiliza para realizar un seguimiento de oportunidades en curso y casos están en Lightning Experience y listos para ayudarle a cerrar negociaciones, cerrar casos y abrir corazones y mentes.

Que esté creando o leyendo, puede encontrar los reportes y tableros de Lightning Experience más potentes, más fáciles de utilizar y con mejor aspecto. ¡Adelante! Planifique sus llamadas diarias creando un reporte de oportunidad. Dirija su próxima reunión de equipo desde un tablero que realiza un seguimiento de casos abiertos. ¡Le ayudamos a comenzar... con un video!

¿Dónde están mis reportes y tableros?

Lo primero es lo primero, encontrar sus reportes y tableros favoritos. Las fichas Reportes y Tableros están presentes en Lightning Experience, pero tienen un comportamiento algo diferente al que tenían en Salesforce Classic.

En Salesforce Classic, cuando visita la ficha Reportes, ve una lista tanto de reportes como de tableros. Desde aquí, puede crear, encontrar, ver, editar o eliminar cualquier reporte o tablero. Cuando visita la ficha Tableros, automáticamente ve el último tablero con el que trabajó y ninguna vista de lista está disponible.

En Lightning Experience, cuando visita la ficha Reportes, ve una lista de sus reportes recientes. Cuando visita la ficha Tableros, ve una lista de sus tableros recientes. Tiene más sentido ver una lista de tableros tras hacer clic en Tableros, ¿verdad?

Reorganizamos las fichas Reportes y Tableros para optimizar tareas comunes como búsqueda, creación y visualización de reportes y tableros. ¡Échele un vistazo!

La ficha Tableros en Lightning Experience

Aquí le mostramos cómo encontrar lo que busca en las nuevas fichas Reportes y Tableros.

  • Acceda a sus reportes y tableros desde los elementos Reportes y Tableros en la barra de navegación (1).
  • Cree un nuevo reporte haciendo clic en Nuevo reporte, o cree un nuevo tablero haciendo clic en Nuevo tablero. Cree una nueva carpeta haciendo clic en Nueva carpeta (2).
  • Muestre u oculte columnas de vista de lista en las fichas Reportes y Tableros haciendo clic en Personalizar vista de lista (3). Nombre y Carpeta son obligatorios, pero todas las otras columnas son opcionales.

    Mostrar u ocultar columnas en la ficha de reportes

  • Visualice un tablero haciendo clic en su nombre, u ordene la vista de lista haciendo clic en un encabezado. Cambie el tamaño de columnas arrastrando divisores de columna. Seleccione si ajustar o recortar nombres largos, títulos y fechas haciendo clic en Acciones de columna (4).

    Cambiar el tamaño de columnasAjustar o recortar texto

  • Para realizar otras acciones, como modificación, suscripción o eliminación, haga clic en Más acciones. Para mover un reporte o tablero a una carpeta diferente, haga clic en Mover (5).
  • Para ver otras vistas de sus tableros, cambie carpetas de lista o ámbito. Por ejemplo, si está buscando un tablero que creó y no ve en la lista reciente, haga clic en Creado por mi para encontrarlo (6).

¿Qué hay de los reportes y tableros que ya utilizo en Salesforce Classic?

¡Imaginó bien! Todos los reportes y tableros que cree en Salesforce Classic son completamente compatibles en Lightning Experience. Del mismo modo, cualquier reporte o tablero que cree en Lightning Experience es compatible en Salesforce Classic…

... excepto, y ésto es importante…

Importante

Importante

Cuando crea un tablero en Lightning Experience, no puede modificarlo en Salesforce Classic.

Existen demasiadas columnas y gráficos interactivos que gestionar por el generador de tableros de Salesforce Classic. Además, si utiliza el generador de tableros de Lightning Experience para modificar y guardar un tablero que creó en Salesforce Classic, luego avanza, no podrá modificarlo en Salesforce Classic. Es importante, también, por lo que lo diremos otra vez:

Importante

Importante

Cuando crea un tablero en Salesforce Classic, luego lo modifica y guarda en Lightning Experience, nadie puede modificarlo en Salesforce Classic. Debe modificarlo en Lightning Experience desde ese momento.

Mientras que los reportes son completamente compatibles hacia delante y hacia atrás, la creación de un tablero en Lightning Experience es un poco parecida a hornear un bizcocho. Una vez se hornea, no puede separar los ingredientes de nuevo. (Pero puede, y debe, comerlo.)

Crear un reporte

Ahora que sabe cómo encontrar sus reportes favoritos en Lightning Experience, ¡creamos uno nuevo! En la ficha Reportes, haga clic en Reporte nuevo. He aquí el generador de reportes en Lightning Experience.

Generador de reportes en Lightning Experience

Continúe y seleccione un tipo de reporte. (¿Qué hay de Oportunidades?) A continuación, haga clic en Continuar.

Ahora está listo para iniciar la agrupación, el filtrado y la elaboración de gráficos de datos. Ésta es una descripción general visual rápida de cómo analizar sus datos en el generador de reportes de Lightning Experience.

Generador de reportes en Lightning Experience

  • Filtre registros desde su reporte hasta obtener exactamente lo que desea (1).
  • Desde la barra de menú, deshaga o rehaga acciones, muestre u oculte un gráfico, guarde y ejecute el reporte (2). Haga clic en Propiedades para cambiar el nombre, agregar una descripción o cambie carpetas (3).
  • Personalice el gráfico de reporte (4).
  • Agrupe filas y columnas (5).
  • Agregue columnas de reportes o elimínelas. Busque campos disponibles desde el panel de campos a la izquierda (6).
  • Agregue una columna de depósito a registros de grupo basándose en condiciones que define. Evalúe datos de reporte de forma lógica y matemática con una columna Fórmula de resumen (7).
  • Obtenga acceso rápido a clasificación, agrupación, resumen, depósitos y organización desde el menú de columna (8).
  • Muestre u oculte conteos de fila, filas de detalles, subtotales y el gran total con cambios (9).

Leer un reporte

Lectura podría no ser la palabra correcta. Sí, puede leer un reporte para conocer, digamos, el valor de oportunidades cerradas a lo largo del tiempo. Pero realmente, puede hacer mucho más que solo leer. Tras ejecutar un reporte, verá algo parecido a ésto:

Lectura de un reporte en Lightning Experience

Ahora puede comenzar a trabajar con sus datos. Modifique filtros, agregue un gráfico, muestre subtotales, todo sin abrir el generador de reportes. A continuación se describe lo que puede hacer mientras lee un reporte.

  • Revise registros individuales y ordénelos haciendo clic en el encabezado de cada columna (1).
  • Obtenga más detalles pasando el ratón sobre el gráfico interactivo (2).
  • Personalice su espacio de trabajo con una serie de cambios (3). Muestre u oculte el gráfico (Mostrar u ocultar un gráfico de reportes), o panel de filtros (Panel Filtros). Actualice el reporte para ver la información más actualizada (Actualizar). Además modifique propiedades de reporte (Propiedades de reporte).
  • Haga clic en Modificar para modificar el reporte en el generador de reportes (4). O bien, haga clic en el icono desplegable del menú de acciones (Icono desplegable del menú Acciones) para duplicar, guardar, suscribirse, exportar o eliminar el reporte.
  • Filtre el reporte de forma diferente (5). Haga clic en un filtro para modificarlo. Excepto los filtros estándar, también puede eliminar un filtro. Tras modificar un filtro, asegúrese de hacer clic en Aplicar.

¿Le preocupan los cambios permanentes en el reporte y confundir a sus colegas? ¡No se preocupe! Los cambios que realiza mientras lee un reporte no se guardan a menos que haga clic en Más acciones y luego seleccione Guardar.

¿Qué hay de la impresión? Existen dos maneras de imprimir un reporte en Lightning Experience. Una forma es simplemente utilizar la función de impresión de su navegador. La otra es exportar el reporte con formato haciendo clic en el icono desplegable del menú de acciones (Icono desplegable del menú Acciones), luego seleccionado Exportar | Reporte con formato | Exportar. El reporte se descarga como un archivo .xlsx. Abra el archivo y luego imprímalo.

En este punto, se estaría preguntando, “¿Existe algo que la página de ejecución de reportes de Lightning Experience no pueda hacer?” Bien, no hace patatas fritas. Además, si está acostumbrado a leer reportes en Salesforce Classic, deseará saber más acerca de esta diferencia de Lightning Experience. Estos filtros están disponibles al crear o modificar un reporte, pero no se muestran en el panel de filtros al visualizar un reporte. Aunque no vea los filtros, aún filtran el reporte.

  • Filtros de límite de filas
  • Filtros de campos históricos
  • Filtros cruzados
  • Filtros estándar (excepto para filtros de fecha, lista de selección y de cadena)

Crear un tablero

Tras crear algunos reportes, querrá reunirlos en un tablero. El generador de tableros de Lightning Experience se mejoró mucho en comparación con el de Salesforce Classic. Empiece desde la ficha Tableros y haga clic en Tablero nuevo.

Después de asignar un nombre y crear su tablero, el generador de tableros se abre como un lienzo en blanco que está listo para su obra maestra de análisis.

  • Agregar componentes y filtros, modificar propiedades, guardar

    Para llenar el lienzo en blanco, comience desde la barra de herramientas.

    Para agregar un componente, haga clic en + Componente y seleccione un reporte desde el menú Seleccionar reporte bastante mejorado. Encuentre reportes fácilmente desde la vista Reciente. Cada componente aflora datos desde un reporte de origen como un gráfico, una tabla o una medición.

    Selección de un reporte de origen

    Para agregar un nuevo filtro, haga clic en + Filtro, luego seleccione un campo y valores de filtro. ¡En Lightning Experience, puede agregar hasta 50 valores de filtro, comparado con 10 en Salesforce Classic!

    Adición de un filtro en Lightning Experience

    Deshacer modificaciones no deseadas (Deshacer). ¡Por eso los lápices tienen gomas! Ahora, vuelva a hacerlas (Rehacer). ¡Esa es la razón por la que los lápices escriben!

    Para modificar propiedades de tablero, haga clic en Propiedades. Desde el menú propiedades, puede cambiar el nombre y la descripción de tablero, mover el tablero en una carpeta diferente y establecer opciones de “ver como” (conocidas como el usuario que ejecuta en Salesforce Classic).

    Propiedades de tablero

    Exclusivo de Lightning Experience, también puede personalizar el tema del tablero (colores de fondo) y los colores de gráfico.

    Cambio del tema de tablero y los colores de gráfico

  • Modificar filtros o componentes del tablero

    Si le gustaría cambiar el reporte de origen, cambiar el tipo de componente o cambiar las agrupaciones y mediciones, haga clic en Modificar. Para eliminar un componente, haga clic en X.

    Modificación de un componente de tablero

    Para cambiar el modo en que un filtro afecta a un componente, haga clic en Filtro. A continuación, seleccione un campo compatible desde el reporte de origen por el que filtrar.

  • Nueve columnas, filas ilimitadas

    Tableros Lightning subyacentes tienen un formato de nueve columnas con filas ilimitadas. Puede arrastrar el borde de cualquier componente para ajustar su tamaño entre múltiples columnas y múltiples filas. Arrastre y suelte componentes alrededor del tablero. Si otro componente está en medio, se mueve automáticamente a una nueva posición. ¡Continúe y sea creativo con su formato de tablero!

  • Tablas Lightning, un componente de tablero

    Un nuevo componente de tablero, solo disponible en Lightning Experience, le permite poner una mejor tabla en su tablero. ¿Qué tanto mejor? Ésto es lo que ofrece.

    • Hasta 10 columnas y 200 filas.
    • Las columnas proceden del tipo de reporte del reporte de origen. Eso significa que no tiene que agregar un campo al reporte de origen para mostrarlo en la tabla.
    • Muestre resaltado condicional y fotos de Chatter.
    • Las tablas Lightning son compatibles con el filtro de tablero.
    • Registros de grupos y mediciones en tablas de Lightning. Por ejemplo, muestre una suma de importe y probabilidad media por etapa.

    Tenga en cuenta que las tablas Lightning no aparecen cuando visualiza el tablero en Salesforce Classic.

    Desplazamiento por una tabla de tablero Lightning

Leer un tablero

Los tableros son la forma perfecta de mantener un seguimiento de información importante. En Lightning Experience, preservamos lo que hizo que los tableros sean tan útiles y agregamos algunas herramientas nuevas también.

Lectura de un tablero en Lightning Experience

  • Visualizar tableros como otra persona (1)

    Si el generador de tableros configuró el tablero para mostrarse como el visor del tablero y permitió a los visores (o sea, usted) cambiar como quién visualizan el tablero, pueden hacer justo eso. Haga clic en Cambiar para ver el tablero como otro usuario.

  • Actualizar, modificar, colaborar (2)

    Realice tareas comunes, como la actualización de datos de tablero, desde la barra de herramientas.

  • Visualizar reportes de origen (3)

    Para ver el reporte de origen de un componente, haga clic en Ver reporte. Cualquier filtro aplicado al tablero, incluyendo filtros de gráfico, se aplica al reporte de origen.

  • Interactuar con gráficos (4)

    Pase el ratón sobre segmentos de gráficos para ver más detalles. Haga clic en un segmento de gráfico o punto de datos para abrir el reporte de origen filtrado por su selección.

    Haga clic en un segmento de gráfico o punto de datos para abrir el reporte de origen filtrado por su selección.

  • Ampliar un componente (5)

    ¿Desea obtener una imagen más grande? Haga clic en Ampliar para ampliar un componente. ¡Funciona muy bien para presentar sus datos en reuniones!

    Ampliación de un componente en Lightning Experience

Mantener su equipo enlazado con noticias en tiempo real y suscripciones

Los reportes y los tableros son perfectos para la colaboración en objetivos medidos, como cumplir una cuota o cerrar casos. En Lightning Experience, es fácil pasar de forma cíclica en su equipo con noticias en tiempo real y suscripciones.

Una vez que su administrador de Salesforce activa el seguimiento de noticias en tiempo real para reportes y tableros, cada reporte y tablero presenta sus propias noticias en tiempo real. Ábralo haciendo clic en el botón colaborar (Colaborar). En las noticias en tiempo real, puede mencionar personas y grupos para asegurarse de que todos permanezcan alineados.

Desde un tablero, para llamar la atención o formular una pregunta acerca de un componente específico, también puede publicar una instantánea de componente en las noticias en tiempo real.

Publicación de un componente de tablero en las noticias en tiempo real

Para compartir un componente de tablero, primero amplíelo haciendo clic en Ampliar. A continuación, haga clic en Colaborar, redacte una publicación y haga clic en Compartir.

Las suscripciones le permiten actualizar reportes y tableros, luego envíelos por email automáticamente en una programación que establece. ¿Tuvo una reunión de Operaciones de ventas la mañana del lunes? ¿Necesita proporcionar una actualización acerca de las oportunidades en curso? Suscríbase a su tablero Oportunidades en curso de ventas y defínalo para actualizar la mañana del lunes a las 8:00 am. El tablero estará listo y en su bandeja de entrada de email cuando llegue a la oficina. ¿Desea que su equipo lo revise antes de la reunión? ¡Suscríbalos también!

Suscribirse a tableros

Los gráficos son mapas para datos

Llegados a este punto, es posible que haya observado que Lightning Experience presenta gráficos diferentes a Salesforce Classic. Nos encantan los gráficos de Lightning Experience porque son interactivos y atractivos, y esperamos que le gusten también. Existe algunas buenas cosas que saber acerca de la diferencia de los gráficos de Lightning Experience y los gráficos de Salesforce Classic.

  • En reportes, los gráficos muestran hasta 2.000 grupos. En componentes de tablero, los gráficos de línea y de barra muestran hasta 1.000 grupos. Todos los otros gráficos muestran hasta 200 grupos.
  • En el editor de gráficos, los usuarios no pueden:
    • Cambiar unidades de medición (por ejemplo, desde metros a centímetros)
    • Agregar más de cuatro mediciones
  • Los gráficos circulares configurados en Salesforce Classic aparecen como gráficos de anillos en Lightning Experience.

Estamos continuamente trabajando en mejoras en nuestros gráficos, por lo que asegúrese de comprobar las notas de versión para futuras mejoras de gráficos y funciones.