Analizar sus datos con reportes y tableros

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Entender la relación entre reportes y tableros.
Crear y leer reportes Lightning.
Crear y visualizar tableros Lightning.

Descubrir los reportes y tableros

Los reportes y tableros responden a preguntas sobre métricas de negocios clave para que pueda realizar un seguimiento de su pipeline y casos, cerrar acuerdos y ver hacia dónde se dirige su negocio. Cree reportes que revelan la información que busca, a continuación, añada tableros que se basan en los datos que ha revelado para contar una historia visual convincente.

Crear un reporte

Ahora que sabe cómo encontrar sus reportes favoritos en Lightning Experience, crearemos uno nuevo. En la ficha Analytics (Análisis), seleccione Create | Report (Crear | Reporte), o en la ficha Reports (Reportes), haga clic en New Report (Nuevo reporte). Elija un tipo de reporte (¿Qué le parece Oportunidades?) y haga clic en Iniciar reporte. El tipo de reporte es importante porque determina qué campos y objetos están disponibles en su reporte.

Ventana Crear reporte que muestra el botón Iniciar reporte

Se abre el generador de reportes y puede iniciar la agrupación, el filtrado y la elaboración de gráficos de datos. Ésta es una descripción general visual rápida de cómo analizar sus datos en el generador de reportes de Lightning Experience.

Ejemplo de creación de reporte con llamadas numeradas

Filtre registros desde su reporte hasta obtener exactamente lo que desea (1).
Desde la barra de menú, deshaga o rehaga acciones, muestre u oculte un gráfico, guarde y ejecute el reporte (2).
Renombre el reporte (3).
Cree y personalice un gráfico de reporte (4).
Agrupe filas y columnas (5). Se necesita la agrupación para la elaboración de gráficos y otras funciones importantes de los reportes y tableros, por lo que es una buena idea añadir al menos una agrupación a todos los reportes.
Añada o elimine columnas de reporte (6).
Añada una columna de agrupación para agrupar registros en función de las condiciones que defina o evalúe los datos del reporte con fórmulas de resumen o a nivel de fila (7).
Realice acciones en una columna seleccionada (8).
Muestre u oculte recuentos de filas, filas detalladas, subtotales y el total general (9).

Leer un reporte

Leer no es la palabra correcta. Sí, puede leer un reporte para conocer, digamos, el valor de oportunidades cerradas a lo largo del tiempo. Sin embargo, puede hacer mucho más que leer.

Ejemplo de reporte que muestra un gráfico de reporte, una tabla de reporte, opciones de alternancia y selecciones de filtro.

Estas son algunas de las cosas que puede hacer mientras lee un reporte en la página de ejecución del reporte.

Revise registros individuales y ordénelos haciendo clic en el encabezado de cada columna (1).
Si el reporte incluye un gráfico, obtenga más detalles pasando el ratón por encima del gráfico interactivo (2).
Personalice su espacio de trabajo con una serie de cambios (3). Muestre u oculte el gráfico o panel de filtros. Actualice el reporte para ver la información más actualizada. Haga clic en Modificar para modificar el reporte en el generador de reportes (4). También puede hacer clic en el icono desplegable del menú Acciones para copiar el reporte, guardarlo, suscribirse a él, exportarlo o eliminarlo.
Filtre el reporte de forma diferente (5). Haga clic en un filtro para modificarlo. Excepto los filtros estándar, también puede eliminar un filtro. Tras modificar un filtro, asegúrese de hacer clic en Aplicar.

No tendrá que preocuparse por cambiar permanentemente el reporte y confundir a sus compañeros. Los cambios que realiza mientras lee un reporte no se guardan a menos que haga clic en Más acciones y luego seleccione Guardar.

¿Qué hay de la impresión? Existen dos maneras de imprimir un reporte en Lightning Experience. Una forma es utilizar la función de impresión de su navegador. La otra forma es exportar el reporte con formato haciendo clic en el icono desplegable del menú de acciones Icono desplegable del menú Acciones y luego seleccionar Exportar | Reporte con formato | Exportar. El reporte se descarga como un archivo .xlsx. Abra el archivo y luego imprímalo.

Crear un tablero

Un tablero es una presentación visual de tendencias y mediciones clave para registros en su organización.

Cuando haya creado varios reportes, reúnalos en un tablero. Empiece desde la pestaña Análisis de datos y seleccione Crear | Tablero Lightning, o desde la pestaña Tableros y haga clic en Nuevo tablero.

Después de asignar un nombre y crear su tablero, el generador de tableros se abre como un lienzo en blanco que está listo para su obra maestra de análisis.

Los tableros constan de widgets, cada uno de los cuales presenta los datos de un informe de origen en forma de tabla, gráfico o métrica.

Para agregar un widget, haga clic en + Widget, seleccione Chart or Table (Gráfico o tabla) y elija un informe en el menú Select Report (Seleccionar informe).
En la ventana Add Widget (Agregar widget), seleccione un formato de visualización y configure las propiedades del widget. Las opciones de visualización de gráficos y métricas están disponibles para los reportes de origen que incluyen al menos una agrupación.
Después de agregar widgets, cambie su tamaño y muévalos por el tablero para maximizar su impacto visual y contar una historia convincente.
Para filtrar los datos que ven los espectadores, haga clic en + Filtro y, a continuación, elija un campo y los valores del filtro.

Para las propiedades que se aplican a todo el tablero, haga clic en Icono de propiedades .

Cambie el nombre y la descripción del tablero.
Mueva el tablero a otra carpeta y configure las opciones de “ver como”.
En Tamaño de la cuadrícula del tablero, elija un diseño de 12 columnas (predeterminado) o de 9 columnas.
En Dashboard Theme and Palette (Tema y paleta del tablero), elija el tema claro u oscuro, y la paleta de colores para todos los widgets del tablero. Si desea utilizar un tema diferente para un widget específico, modifique sus propiedades.

Ventana de propiedades del panel de control que muestra los ajustes de visualización, tamaño de la cuadrícula y tema.

Ver un tablero

Esto es lo que puede hacer mientras visualiza un tablero.

Ejemplo de tablero con llamadas numeradas.

Visualizar tableros como otra persona (1). Si el generador de tableros configuró el tablero para mostrarse como el visor del tablero y permitió a los visores (o sea, usted) cambiar como quién visualizan el tablero, pueden hacer justo eso. Haga clic en Cambiar para ver el tablero como otra persona.
Actualizar, modificar, colaborar (2). Realice tareas comunes, como la actualización de datos de tablero, desde la barra de herramientas.
Visualizar reportes de origen (3). Para ver el informe de origen de un widget, haga clic en View Report (Ver informe). Cualquier filtro aplicado al tablero, incluyendo filtros de gráfico, se aplica al reporte de origen.
Interactuar con gráficos (4). Pase el cursor sobre segmentos de gráficos para ver más detalles. Haga clic en un segmento de gráfico o punto de datos para abrir el reporte de origen filtrado por su selección.
Ampliar un widget (5). ¿Desea obtener una imagen más grande? Haga clic en para ampliar un widget. ¡Funciona muy bien para presentar sus datos en reuniones!

Ejemplo de tablero en el que se indica cómo mostrar una imagen ampliada de un widget.

Mantener su equipo enlazado con noticias en tiempo real y suscripciones

Los reportes y los tableros son perfectos para la colaboración en objetivos medidos, como cumplir una cuota o cerrar casos. Es fácil hacer un bucle en su equipo con noticias y suscripciones.

Una vez que su administrador de Salesforce activa el seguimiento de noticias en tiempo real para reportes y tableros, cada reporte y tablero presenta sus propias noticias en tiempo real. Ábralo haciendo clic en el botón colaborar . En las noticias en tiempo real, puede mencionar personas y grupos para asegurarse de que todos permanezcan alineados.

Para llamar la atención o hacer una pregunta sobre un widget específico, también puede publicar una instantánea del widget en las noticias mientras visualiza el tablero.

Para compartir un widget de tablero, primero amplíelo. Para ello, haga clic en Ampliar . A continuación, haga clic en Colaborar , redacte una publicación y haga clic en Compartir.

Las suscripciones le permiten actualizar reportes y tableros, luego envíelos por email automáticamente en una programación que establece. ¿Tuvo una reunión de Operaciones de ventas la mañana del lunes? ¿Necesita proporcionar una actualización acerca de las oportunidades en curso? Suscríbase a su tablero Oportunidades en curso de ventas y defínalo para actualizar la mañana del lunes a las 8:00 a. m. El tablero estará listo y en su bandeja de entrada de email cuando llegue a la oficina. ¿Desea que su equipo lo revise antes de la reunión? Suscriba a los miembros también.

Ventana Editar suscripción.

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