Trabajar con sus datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Localizar la información que necesita en páginas de registro.
  
• Seleccionar la acción crear registro o modificar registro que más se ajusta a su objetivo.
  
• Encontrar lo que busca en una aplicación de consola Lightning.
  

Obtener orientación para trabajar con registros en Lightning Experience

En Salesforce Classic, los detalles de registro, las listas relacionadas y las noticias en tiempo real de registro aparecen todos en una sola página larga. Este formato puede llevar a multitud de desplazamientos, especialmente para registros con muchos campos y otros datos. Lightning Experience simplifica los registros compensando las cosas entre diferentes fichas. Este nuevo enfoque reduce los desplazamientos y acelera la tarea de buscar y centrarse en la información deseada. Así que veamos qué aspecto tienen los registros en Lightning Experience.

Actualmente, es complicado mostrarle el aspecto de sus registros, porque existen varias formas en que su administrador puede posicionar información en la página. Además, los registros se pueden presentar de forma diferente entre objetos también. Por lo que lo mejor que podemos hacer es revisar el formato de registro predeterminado en Lightning Experience. Solo recuerde que algunas cosas pueden estar en diferentes sitios en sus páginas de registro y algunas funciones podrían no estar activadas para su organización.

Vaya, existen muchas diferencias a adoptar aquí. Además, como el objetivo de Lightning Experience es permitirle hacer su trabajo de forma rápida y sencilla, los cambios que ve son más que algo superficial.

• De forma predeterminada, Prospectos y Oportunidades se abren en lo que llamamos un espacio de trabajo. El espacio de trabajo se optimiza para la acción e incluye todo lo que necesitan los equipos de ventas para calificar y convertir prospectos o cerrar negociaciones.
  
• Cuentas y Contactos incluyen varios de los mismos elementos que espacios de trabajo. Pero cuando está trabajando con cuentas y contactos, desea encontrar información de forma rápida. Por lo que se optimizan estos registros para una referencia rápida y perspectivas de un vistazo.
  

Ahora echemos un vistazo más detallado a la información que probablemente vea en la mayoría de registros, independientemente del objeto.

• Panel de aspectos destacados (1): Consulte un resumen de los detalles más importantes de un registro en la parte superior de la página. El nombre del registro está siempre aquí. Los otros campos que ve están determinados por su administrador.
  
• Detalles (2): Todos los campos de un registro están agrupados juntos en la ficha Detalles.
  
• Lista relacionadas (3): ¿Recuerda el desplazamiento y el desplazamiento a la parte inferior de registros en Salesforce Classic para encontrar listas relacionadas? Haga clic justo en ellos en Lightning Experience, porque están agrupados juntos, ya sea en el lado izquierdo de la página (para oportunidades y prospectos) o en la ficha Relacionado. Echamos un vistazo más detallado a listas relacionadas en breve.
  
• Actividades y Chatter (4): Puede registrar actividades y colaborar en registros, justo como en Salesforce Classic. Nos adentramos en estas funciones con un cambio de concepción en el módulo Productividad de Lightning Experience.
  

Éste es el ahorrador de tiempo de Lightning Experience que le encantará: pasos del ratón con vista rápida (5). Simplemente pase su ratón sobre cualquier vínculo de registro en la página y vea multitud de detalles e información relacionada sin alejarse. O bien cambie rápidamente a un nuevo registro desde la vista rápida.

Buscar información relacionada

Con Lightning Experience, todos los desplazamientos para buscar listas relacionadas al final de registros son cosa del pasado. Ahora, la información relacionada aparece en tarjetas de listas relacionadas condensadas. Cuando las listas relacionadas están ubicadas en una amplia parte de la página, como es el caso para cuentas y contactos, las tarjetas aparecen en la ficha Relacionado (1). Cuando las listas relacionadas están en una parte restringida de la página, como en el espacio de trabajo de oportunidad y para grupos y personas, las tarjetas se agrupan juntas en la página, a menudo en el lado derecho (2).

• Cuando las listas relacionadas están en una amplia parte de la página, cada tarjeta de lista relacionada muestra hasta seis registros. En una parte restringida, las tarjetas de listas relacionadas muestran hasta tres registros. Para una exploración sencilla, verá un aspecto destacado de hasta cuatro campos para cada registro en la lista.
  
• Si el registro relacionado que está buscando está enumerado en la tarjeta, desglose sus detalles haciendo clic en su nombre (1).
  
• Para ver la lista relacionada completa, con todos sus registros y todos sus campos, haga clic en Ver todo (2).
  
• Los botones de lista relacionada (3) se encuentran en la esquina superior derecha de cada tarjeta de lista relacionada.
  

Su administrador dispone de varias opciones para la personalización de cómo y cuándo aparecen listas relacionadas en registros. Una opción de ahorro de tiempo es Vínculos rápidos de lista relacionada, que le libra de la necesidad de hacer clic en Ver todo para ver todos los campos y los registros de una lista. En su lugar, puede simplemente pasar el ratón sobre vínculos rápidos y ver todos los detalles de múltiples listas relacionadas en rápida sucesión. Además, puede completar acciones justo desde el panel de paso de ratón. Compruebe con su administrador si su organización no está aprovechando esta función.

Personalizar las listas relacionadas que ve en un registro

Cuando empezó a trabajar con Salesforce Classic, es posible que haya empleado tiempo personalizando las páginas de registro de sus objetos de modo que ve solo las listas relacionadas que necesita para hacer su trabajo. Afortunadamente, esta configuración se aplica también en Lightning Experience. Por lo que la recopilación y la disposición de listas relacionadas en sus registros deberían ser justo como le gusta.

Pero es posible que su administrador haya realizado cambios de formato para la implementación de Lightning Experience de su compañía y haya anulado sus personalizaciones de lista relacionada personal. No se preocupe. Puede ajustar las cosas rápidamente a su gusto seleccionando Personalizar mis páginas desde la sección Visualización y formato en su configuración personal.

Algunas listas relacionadas de Salesforce Classic, como Estado de email HTML, Entregas de contenido y Transcripciones de Live Chat no están disponibles en Lightning Experience. Si no puede encontrar una lista relacionada que utiliza en Salesforce Classic, consulte Cuáles son los brechas entre Lightning Experience y Salesforce Classic en la Ayuda de Salesforce.

Emprender acciones en registros

Salesforce Classic engloba acciones de Chatter, acciones de actividad y acciones de creación rápida juntas en el publicador de Chatter, mientras que los botones relacionados con el registro en sí aparecen en la sección de detalles. Para optimizar su flujo de trabajo, Lightning Experience utiliza un enfoque diferente, agrupando acciones y botones juntos por función.

Las acciones en registros en Lightning Experience aparecen en una de tres ubicaciones.

• La ficha Chatter (1) proporciona acciones estándar de Chatter: Publicar, Votación Pregunta, (y si tiene Grupos, la acción Anuncio).
  
• La ficha Actividad (2) incluye todas las acciones relacionadas con la actividad, incluyendo Nueva tarea, Nuevo evento, Registrar una llamada e Email.
  
• El resto de las acciones que está acostumbrado a encontrar en el publicador de Chatter en Salesforce Classic (y todos los botones que está acostumbrado a encontrar en la sección de detalles) se encuentran en el menú de acción del registro (3). Busque el botón de Chatter Seguir aquí también.
  

¿Qué hay de los vínculos personalizados? Como en Salesforce Classic, están incluidos con los detalles del registro, en la parte inferior de la página en la ficha Detalles.

Crear y actualizar registros

Usted crea registros y actualiza registros todo el día de forma permanente. Llevar a cabo estas acciones rutinarias es en gran parte igual en Lightning Experience. A continuación se incluye una revisión rápida.

¿Necesita lanzar un nuevo registro?

Tiene multitud de opciones, todas a un clic o dos de la página en la que esté.

Crear registros para un objeto específico

• Rápido y sucio: Utilice las acciones de creación rápida desde el menú Acciones globales (1) para iniciar un registro solo con los detalles esenciales. Puede modificar el registro más adelante para agregar otra información.
  

• Todos los detalles: Utilice los acceso directos en la barra de navegación (2) o haga clic en Nuevo en páginas de inicio de objeto (3) para rellenar todos los campos para un registro cuando lo crea.
  

Crear registros relacionados

• Utilice una acción de creación desde el menú de acción de un registro (4) o haga clic en Nuevo en listas relacionadas (5).
  

¿Necesita actualizar los detalles en registros existentes?

Tiene las mismas opciones que conoce en Salesforce Classic, con algunas sorpresas.

Modificar registros que está visualizando

• Todos los campos: Haga clic en Modificar en el menú de acción del registro (6). Dependiendo de su organización, la opción podría estar en el menú desplegable. No tiene que cambiar a la ficha Detalles en primer lugar.
  
• Solo algunos campos específicos con modificación en línea: En la ficha Details (Detalles), haga clic en el ícono (7) junto al campo que desee.
  

¡Aquí le mostramos algo que apreciará! Actualmente puede modificar cualquiera de los campos en el registro en este punto, solo en caso de que observe otros detalles que también necesitan actualización.

Modificar registros desde otras ubicaciones

• En vistas de lista o listas relacionadas, seleccione Modificar desde el menú desplegable para el registro que desee (8).
  

Sugerencia

Existe una pequeña pero importante diferencia en Lightning Experience al utilizar la modificación en línea para agregar texto a un campo Descripción u otra área de texto largo. Pulsar Intro confirma el texto que escribió. Para agregar nuevas línea al campo, pulse Mayús + Intro.

Estilo de consola Obtener orientación para trabajar en aplicaciones de consola Lightning

Trabajar con las aplicaciones de consola Lightning es sencillo porque están diseñadas para entornos rápidos como centros de llamadas y centros de contacto. Al trabajar con aplicaciones de consola, tenga dos cosas en mente.

1. Las aplicaciones de consola le permiten ver múltiples registros (y registros relacionados) en una pantalla con fichas. Las fichas le ayudan a trabajar con menos desplazamientos y cambios de texto de modo que no se interrumpa su flujo de trabajo.
   
2. Las aplicaciones de consola le ayudan a trabajar directamente en listas con vista dividida. La vista dividida le permite mantener las listas que necesita a mano mientras trabaja en muchos registros diferentes.
   

Con aplicaciones de consola, puede saltar entre listas y registros sin perder la pista de su trabajo. Para abrir una aplicación de consola Lightning, utilice el Iniciador de aplicación.

A continuación se describe el proceso de trabajo con una aplicación de consola.

• Para seleccionar objetos en una aplicación, utilice el menú de elementos en la barra de navegación (1).
  
• Los registros se abren como fichas de espacio de trabajo (2). Cuando hace clic en registros relacionado en una ficha de espacio de trabajo, esos registros se abren como subfichas (3). En este ejemplo, existen dos fichas de espacio de trabajo abiertas para casos 00001000 y 00001010. Bajo la ficha de espacio de trabajo 00001010, existen tres subfichas abiertas, incluyendo registros de cuenta y contacto relacionados.
  
• La vista dividida (4) le ayuda a gestionar múltiples registros y elementos relacionados al mismo tiempo. Puede mantener una vista de lista abierta en un lado de la pantalla, y seguir trabajando con subfichas y fichas de espacio de trabajo en el otro lado. Cierre o abra vistas divididas siempre que lo desee, haga clic en cualquier parte en el divisor vertical (5) entre el panel de vista dividida y la página de registro.
  
• La barra de utilidades es un pie de página fijo que proporciona acceso rápido a herramientas de productividad, como Notas e Historial (6). En la utilidad Historial, puede acceder fácilmente a sus registros recién abiertos. Las utilidades se abren en paneles anclados que permanecen abiertos cuando navega alrededor.
  

El modo en que se organiza la información en dichas de espacio de trabajo depende del objeto, y el modo en que su administrador configuró las cosas. Algunos objetos, como casos en la aplicación Consola de servicio y cuentas, contactos, prospectos y oportunidades en la aplicación Consola de ventas, pueden sacar provecho de un formato útil de tres columnas que le permite ver todo a la vez.

• En la primera columnas, los detalles de registro se muestran utilizando los componentes Registro relacionado y Lista relacionada (7).
  
• La segunda columna incluye un componente Panel de aspectos destacados en el centro de atención y muestra información clave de un vistazo (8). Las noticias en tiempo real permiten a cualquiera ver actualizaciones y colaboraciones (9).
  
• La tercera columna incluye más listas relacionadas o artículos de Knowledge útiles cuando se configura una base de conocimientos (10).
  

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Encontrar lo que busca en registros en Lightning Experience
• Ayuda de Salesforce: Crear y actualizar registros
• Ayuda de Salesforce: Consola de servicio Lightning
• Ayuda de Salesforce: Consola de ventas Lightning