Consultar reportes, tableros, noticias en tiempo real y mucho más

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá hacer lo siguiente:

• Ejecutar un reporte y agregar un filtro.
  
• Visualizar un tablero.
  
• Crear una vista de lista y agregar un gráfico.
  

Realizar una lista (vista) y revisarla dos veces

Cuando hace clic en páginas desde el menú de navegación, llega a la página de inicio de un objeto. En la página de inicio de ese objeto, tiene opciones para las listas de registros para ver. Estas listas se denominan vistas de lista.

Cada vista de lista devuelve un conjunto de registros basado en los filtros definidos. Esta vista de lista muestra todas las cuentas que tiene permiso para ver.

Algunas vistas de lista son estándar, lo que significa que Salesforce las creó y están disponibles para todos los usuarios. Su administrador también puede crear vistas de lista para su uso. Dependiendo de sus permisos, podrá crear una vista de lista personalizada o modificar una vista de lista existente.

Practiquemos agregando un gráfico de vista de lista.

Crear una vista de lista

Cree una vista para ver una lista infinitamente desplegable de registros que cumplen sus criterios de filtro.

Estos pasos funcionan en Lightning Experience. Sabrá que está utilizando Lightning Experience si visualiza el logotipo de Salesforce en la parte superior de la página donde inició esta tarea. Si visualiza un gráfico temporal, está en Salesforce Classic.

Las acciones que puede realizar para vistas de lista están disponibles en el menú Controles de vista de lista, al que se accede haciendo clic en .

1. Desde Controles de vista de lista, seleccione Nueva. Aparecerá un cuadro de diálogo,
   
2. Escriba un nombre para su lista.
   
3. Seleccione quién puede ver esta vista de lista: solo usted u otros usuarios, incluyendo los usuarios de Portal de socios y Portal de clientes.
   
4. Haga clic en Guardar. Aparece el panel Filtros.
   
5. Haga clic en Filter by Owner (Filtrar por propietario) y, a continuación, seleccione All objects (Todos los objetos), por ejemplo All Accounts (Todas las cuentas), o My objects (Mis objetos).
   
6. Haga clic en Listo.
   
7. Agregue y establezca filtros para ver solo los registros que cumplen sus criterios. Tiene diferentes opciones dependiendo del campo que desea filtrar y el operador que seleccione.
   

• Haga clic en Agregar filtro.
  
• Seleccione el campo que desea filtrar, el operador y el valor. Por ejemplo, seleccione igual a, comienza por o excluye.
  
• Haga clic en Listo.
  
• Para establecer filtros, haga clic en Agregar filtro.
  
• Para eliminar un filtro, haga clic en cerca del nombre del filtro.
  

8. Para agregar lógica que restrinja aún más los registros que aparecen en su vista de lista, haga clic en Lógica de filtro. Utilice el número asignado a cada filtro para hacer referencia a filtros en su declaración de lógica. Asegúrese de incluir cada filtro en su declaración de lógica.
   

9. Supongamos que desea encontrar todas las oportunidades creadas en una determinada fecha o con posterioridad, que estén en las etapas finales de negociación o que tengan una alta probabilidad de cierre, o ambas. Elija cualquier Fecha de creación y luego aplique los siguientes filtros: 1. Fecha de creación mayor o igual a cualquier fecha que elija 2. Etapa contiene Propuesta/Precio del presupuesto, Negociación/Revisión 3. La probabilidad equivale a 50. Luego agregue la declaración de lógica: 1 Y 2 Y 3. 
   
10. Haga clic en Guardar. La vista aparece en la lista desplegable de la vista de lista para que pueda tener acceso a ella posteriormente.
    
11. Opcionalmente, seleccione y ordene las columnas en su vista de lista.
    

• Desde el menú Controles de la vista de lista, seleccione Seleccionar campos para mostrar.
  
• Para agregar columnas, seleccione uno o más campos en Campos disponibles y utilice la flecha para moverlos a Campos visibles.
  
• Para eliminar columnas, seleccione uno o más campos en Campos visibles y utilice la flecha para moverlos a Campos disponibles.
  
• Ordene las columnas seleccionando uno o más campos de Campos visibles y utilizando las flechas para moverlos hacia arriba o hacia abajo.
  
• Haga clic en Guardar.
  

Agregar un gráfico a una vista de lista

Cree un gráfico para visualizar datos de la vista de lista. Existen tres tipos de gráficos: barra vertical, barra horizontal y anillo. Para cualquier gráfico de la vista de lista, puede cambiar la visualización de datos a otro tipo, si lo desea. Cuando crea un gráfico de la vista de lista para un objeto, como Oportunidades o Prospectos, se asocia el gráfico con el objeto. El gráfico está disponible para cualquier vista de lista que tiene permiso para ver en ese objeto, excepto la lista Vistos recientemente.

Estos pasos funcionan en Salesforce Lightning Experience. Sabrá que está utilizando Lightning Experience si visualiza el logotipo de “Salesforce” en la parte superior de la página donde inició esta tarea. Si visualiza un gráfico temporal, está en Salesforce Classic.

1. En la página Inicio de un objeto, seleccione una vista de lista con datos que desea visualizar.
   
2. Haga clic en .
   
3. En el panel Gráficos que aparece, haga clic en .
   
4. Seleccione Nuevo gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo,
   
5. Ingrese un nombre de gráfico.
   
6. Seleccione un tipo de gráfico: barra vertical, barra horizontal o anillo.
   
7. Seleccione el tipo de agregación, el campo de agregación y el campo de agrupación. El tipo de agregación especifica cómo se calcularon los datos del campo:por suma, conteo o media. El campo de agregación especifica el tipo de datos para calcular. El campo de agrupación etiqueta los segmentos del gráfico.
   
8. Para ver su gráfico, haga clic en Guardar.
   

Ver y desglosar los datos que necesita

Los reportes en Salesforce le permiten ver un conjunto de registros mostrado como un tabla, formato resumido o matriz similar a lo que podría ver en una hoja de cálculo.

Para ir a reportes, haga clic en Reportes desde el menú de navegación.

Seleccione un reporte para activarlo.

Además, puede agregar un gráfico de reporte fácilmente haciendo clic en el icono . Cambie el formato del gráfico haciendo clic en el icono de engranaje y seleccionando opciones de visualización.

Agregar filtros y un gráfico a su reporte puede ayudarle a visualizar sus registros y revelar perspectivas clave. En este ejemplo, puede ver que tenemos un buen agosto y septiembre se perfila aún mejor, pero necesitamos algunos nuevos prospectos para octubre.

Visualizaciones altamente atractivas con tableros

Los tableros son representaciones visuales de sus reportes. Se pueden representar múltiples reportes en un solo tablero, utilizando múltiples componente de tablero.

Los tableros permiten acceder de forma instantánea a datos resumidos y pueden ser una herramienta potente para ejecutar comunicaciones y reuniones de ventas en sus ejecutivos acerca de lo que se cerró y lo que hay en las oportunidades en curso.

Su siguiente parada en la visita guiada

Ahora sabe cómo empezar a trabajar con Salesforce, desde dónde iniciar sesión hasta cómo .utilizar Lightning Experience para impulsar sus procesos de ventas ¿Qué es lo siguiente?

Durante la visita guiada, vio algunas de las formas en que se puede personalizar Salesforce con las etapas de ventas de su compañía, sugerencias de orientación útiles y reportes y tableros. Su organización de Salesforce se personalizará de forma similar. Conserve lo que aprendió aquí y dé una vuelta por su cuenta en su organización de Salesforce y vea las formas en que su administrador personalizó la experiencia para usted.

Recuerde, puede hacer clic en la marca de interrogación en cualquier momento para (1) obtener ayuda contextual, (2) acceder a ayuda, capacitación y artículos de conocimiento así como (3) proporcionar comentarios.

Le damos la bienvenida una vez más a Salesforce.