Explorar las nuevas herramientas de ventas

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar los beneficios de los nuevos espacios de trabajo de oportunidades y prospectos para sus usuarios
  
• Crear una ruta y personalizar sus campos y etapas
  
• Comprender las funciones y características de la vista Kanban para oportunidades
  
• Explicar las ventajas de trabajar con cuentas personales y de negocio y contactos en Lightning Experience
  

Oportunidades, prospectos y ventas en Lightning Experience 

Hemos tomado su proceso de ventas y lo hemos puesto en un espacio de trabajo en el que priman las acciones, diseñado para ayudar a sus representantes de ventas a trabajar en sus negociaciones de forma más rápida e inteligente. Puede personalizar las secuencias de apoyo para cada paso del proceso de ventas, crear registros rápidamente con menos clics y cerrar contratos más rápido en última instancia.

Explorar el espacio de trabajo de oportunidades 

¡Se remodelaron las oportunidades! Cuando visita un registro de oportunidad en Lightning Experience, verá algunas estupendas mejoras que ayudarán a sus usuarios de ventas a obtener el máximo provecho de sus oportunidades.

Aquí tenemos algunas acciones que sus usuarios pueden realizar en el espacio de trabajo de oportunidades:

• Crear y actualizar tareas y reuniones, registrar llamadas y enviar email
  
• Visualizar información clave para una negociación, como sus actores clave, cuenta, fecha de cierre, importe, propietario y etapa.
  
• Actualizar la etapa, fecha de cierre e importe de una oportunidad
  
• Vea o agregue miembros a un equipo de oportunidades, incluyendo usuarios socios, o bien eliminar un equipo.
  
• Ver artículos de noticias relevantes para la cuenta y la oportunidad asociadas
  

No tiene que hacer nada para poner el espacio de trabajo de oportunidades en marcha para sus usuarios. Sin embargo, como administrador, puede mejorar el flujo de trabajo de sus usuarios de ventas personalizando la ruta de ventas y la cronología de actividad para coincidir con sus necesidades. Y si su compañía utilice un enfoque de ventas en equipo, puede dividir sus ingresos de oportunidades empleando divisiones de oportunidades en Lightning Experience.

Ruta

Las rutas guían a los usuarios en cada etapa del proceso de ventas de la compañía. Las rutas ayudan los usuarios a concentrar su atención en tareas importantes para poder cerrar negociaciones o completar trabajos rápidamente.

En Setup (Configuración), ingrese Path Settings (Configuración de ruta) en el cuadro de búsqueda rápida, luego seleccione Path Settings (Configuración de ruta). Cree una ruta para cada combinación disponible de objeto, lista de selección y tipo de registro correspondiente a los objetos admitidos.

Mejores prácticas de ruta

• Proporcione contenidos de orientación para el éxito, como vínculos a publicaciones y videos de Chatter, sugerencias o recordatorios de políticas: cualquier cosa que pueda ayudar a los representantes de ventas a acercarse al cierre del contrato.
  
• Mantenga el desempeño óptimo de su sistema creando rutas de ventas que tengan 20 etapas o menos.
  
• Considere la posibilidad de etiquetar las rutas de ventas para regiones o industrias, como “Ruta de ventas de la industria del acero”.
  
• Si configura tipos de registros, puede tener una ruta para cada tipo de registro. Por ejemplo, el tipo de registro Nuevo negocio puede incluir campos más relacionados con los prospectos, mientras que el tipo de registro Cliente existente puede incluir un campo o una etapa para las renovaciones.
  

Cronología de actividad

Con la cronología de actividad, sus representantes de ventas pueden tomarle el pulso a sus negociaciones. La cronología realiza un seguimiento de reuniones, tareas, llamadas y mensajes de email. Los representantes pueden ver lo que hicieron y lo que les queda por hacer para cada oportunidad, prospecto, cuenta y contacto.

Consideraciones acerca de la Cronología de actividad

Cuando trabaje con la cronología de actividad, recuerde lo siguiente.

• La configuración de formatos de página y tipos de registro afecta a las fichas en el redactor de actividad. ¿No ve las fichas para llamadas, tareas, eventos o emails en el redactor de actividad? Ajuste los formatos de página, tipos de registro y permisos de usuario.
  
• En la cronología de actividad, puede personalizar la visualización y el orden de los campos cuando una actividad se amplía para eventos, tareas y llamadas registradas. Realice esta personalización utilizando formatos compactos de evento y tarea. Incluso si elimina determinados campos de un formato compacto, permanecen en la cronología de actividad porque contienen información esencial sobre la actividad. Por ejemplo, supongamos que elimina la fecha de vencimiento, la fecha y hora o los campos de estado de tarea de un formato compacto. La fecha y hora de inicio del evento, la casilla de verificación de la tarea, la fecha de vencimiento de la tarea y la fecha de registro de llamadas siguen apareciendo en actividades en la cronología.
  
• El campo de descripción para eventos y el campo de comentarios para tareas aparecen también siempre en la cronología, aunque no están disponibles en el formato compacto. Los campos restantes visibles en la cronología reflejan los campos que incluye en el formato compacto.
  
• Los iconos de la cronología de actividad no son personalizables. Los iconos para tipos de actividades (eventos, tareas, llamadas y email) de la cronología no se pueden personalizar.
  

Página de inicio de Oportunidad 

La página de inicio de Oportunidad en Lightning Experience tiene una apariencia muy parecida a otras páginas de inicio de objetos la primera vez que se mira. Es posible que no se dé cuenta al principio, pero hay una fantástica función esperando ser descubierta aquí.

Vista Kanban

La vista Kanban para Oportunidades es una representación visual de todas las negociaciones de un representante de ventas, organizada por cada etapa de las oportunidades en curso. Puede llegar a la vista Kanban seleccionando Kanban en el menú Visualizaciones en cualquiera de las vistas de lista Oportunidades.

Los registros de la vista Kanban se basan en la vista de lista seleccionada (1). Cambie fácilmente entre la vista de tabla y la vista de Kanban (2). Filtre registros para seleccionar un único tipo de registro o ver un subconjunto en particular de registros (3). Haga una búsqueda para encontrar oportunidades específicas (4). Los registros se separan según el tipo de registro (5). Los registros se agrupan en columnas (6) basándose en el campo de agrupación seleccionado. Utilice Configuración de Kanban para seleccionar los tipos de información por los que su vista está agrupada y resumida (7). Mueva rápidamente un registro a una columna diferente arrastrando la tarjeta (8). Para las oportunidades, las alertas le indican cómo estar al tanto de negociaciones, como por ejemplo, creando una tarea o un evento (9).

Aquí, sus usuarios pueden gestionar sus oportunidades a través de todas las fases de las oportunidades en curso, arrastrando y soltando oportunidades desde una columna a otra. Un triángulo amarillo en una tarjeta de oportunidad puede indicar tres tipos de alertas: tareas vencidas, sin actividades abiertas o sin actividad durante 30 días. Los usuarios pueden hacer clic en el triángulo para crear tareas y eventos directamente desde la tarjeta. Los elementos del panel varían en base a la vista de lista que esté abierta.

Sugerencia

La vista Kanban no es solo para oportunidades; puede acceder a una para casi cualquier vista de lista.

Explorar el espacio de trabajo de prospectos 

La cualificación y la conversión de prospectos es sencilla para sus representantes de ventas. Lightning Experience incluye un espacio de trabajo de prospectos, que es un centro de mando donde sus usuarios pueden realizar seguimientos, actualizar y convertir prospectos en oportunidades.

Del mismo modo que las oportunidades, el espacio de trabajo de prospectos contiene Ruta. Debe configurar rutas para que incluyan campos e instrucciones específicos para llegar con éxito a cada etapa del proceso de cualificación de prospectos.

Para convertir un prospecto, sus representantes hacen clic en la etapa Convertido en la ruta. A continuación, pueden seleccionar una cuenta o crear una cuenta de inmediato. Los representantes también pueden crear una oportunidad.

Cuentas y contactos en Lightning Experience 

En Lightning Experience, optimizamos las cuentas personales y de negocio y los contactos para la referencia rápida con el fin de facilitar la búsqueda de información y la recopilación de perspectivas de un vistazo. Esta imagen muestra algunos de los componentes útiles de un registro de contacto.

1. Panel de aspectos destacados: consulte información importante, como el puesto, el número de teléfono y la dirección de email del contacto, en la parte superior del registro.
   
2. Ficha News (Noticias) e integración de X (anteriormente Twitter): haga clic en la ficha News (Noticias) para mantenerse al tanto de las noticias más recientes que afectan a los clientes y permanezca conectado a través de redes sociales.
   
3. Plantilla optimizada: consulte fácilmente oportunidades, casos y otra información relacionada.
   
4. Cronología de actividad: vea los emails, las tareas y los eventos en paneles separados, agrupados por pasos siguientes y actividad anterior.
   

Como con los equipos de oportunidades, sus usuarios pueden ver o agregar miembros a un equipo de cuenta, incluyendo usuarios socios, o bien eliminar un equipo.

Hay además otras funciones útiles, como visualizar las relaciones de las cuentas en una jerarquía de cuentas, ver quién rinde cuentas a quién en una jerarquía de contactos y relacionar contactos individuales con múltiples cuentas sin duplicar registros. Echemos un vistazo.

Jerarquías de cuentas y contactos

Al igual que en Salesforce Classic, una jerarquía de cuentas permite a los representantes de ventas observar a vista de pájaro las relaciones entre una cuenta principal y sus cuentas secundarias. Una jerarquía de contactos permite a los representantes de ventas generar un gráfico de organización para una cuenta.

En Lightning Experience, vea una jerarquía de cuentas utilizando el menú desplegable Acciones.

Los usuarios pueden ampliar o contraer partes de una jerarquía mientras navegan por ella. Pueden ver hasta 2.000 cuentas en cada ubicación desde la que acceden a una jerarquía. Las jerarquías de cuentas vienen derivadas del campo Cuenta principal en las cuentas.

En Lightning Experience, puede ver la jerarquía de contactos en el menú desplegable Acciones de la página de registro de contacto.

Al pasar el ratón sobre el nombre de un contacto, se muestran más detalles.

Las jerarquías de contactos se derivan del campo Reporta a en los registros de contacto.

El uso de las jerarquías en Lightning Experience ofrece además una ventaja adicional, ya que puede personalizar las columnas de la jerarquía para mostrar la información más útil para sus representantes de ventas.

Para personalizar las columnas de la jerarquía de cuentas, desde Configuración en Lightning Experience, haga clic en la ficha Gestor de objetos. En Cuenta, haga clic en Columnas de jerarquía y, a continuación, modifique las columnas. Esta personalización es independiente de la vista de lista estándar Cuentas vistas recientemente.

Del mismo modo, para personalizar las columnas de la jerarquía de contactos, haga clic en Columnas de jerarquía y modifique las columnas.

Contactos para múltiples cuentas

La función Contactos en múltiples cuentas le permite relacionar un único contacto con varias cuentas para que pueda supervisar fácilmente las relaciones entre las personas y los negocios sin crear registros duplicados. Cuando la función está configurada, los registros de cuenta incluyen la lista relacionada Contactos relacionados y los registros de contacto incluyen la lista relacionada Cuentas relacionadas.

Cambiar la propiedad de cuentas y oportunidades 

Otra ventaja de utilizar Lightning Experience: Cuando un representante transfiere una cuenta o una oportunidad a un propietario diferente, también tiene la flexibilidad de transferir registros relacionados como casos, del mismo modo que en Salesforce Classic.

Recursos 

• Video: Trabajar en sus oportunidades y gestionar su canalización (centrado en usuarios finales)
  
• Video: Cualificar y convertir sus prospectos de forma eficiente (centrado en usuarios finales)
  
• Ayuda de Salesforce: Configurar jerarquía de cuentas en Lightning Experience 
  
• Ayuda de Salesforce: Configurar jerarquía de cuentas en Lightning Experience 
  
• Ayuda de Salesforce: Contactos para múltiples cuentas