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Agregar nuevos usuarios

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir una cuenta de usuario y el tipo de información que contiene.
  • Agregar un solo usuario o varios usuarios.
  • Utilizar la aplicación móvil Salesforce para gestionar usuarios sobre la marcha.

¿Qué es un usuario?

Como un nuevo administrador, realiza tareas de gestión como la creación y modificación de usuarios, restablecimiento de contraseñas, otorgación de permisos, configuración de acceso de datos y mucho más. En esta unidad, obtendremos más información acerca de usuarios y cómo agregar usuarios a su organización de Salesforce.

¿Qué es un usuario entonces? Un usuario es una persona que inicia sesión en Salesforce. Los usuarios son empleados de su compañía, como representantes de ventas, gestores y especialistas de TI que necesitan acceder a registros de la compañía.

Cada usuario en Salesforce tiene una cuenta de usuario. La cuenta de usuario identifica el usuario y la configuración de la cuenta de usuario determina a qué funciones y registros puede acceder el usuario. Cada usuario contiene al menos lo siguiente:
  • Nombre de usuario
  • Dirección de email
  • Nombre y apellidos de usuario
  • Licencia
  • Perfil
  • Función (opcional)

No se preocupe si nada le suena familiar. Lo cubriremos con más detalles más adelante.

Para ver y gestionar los usuarios en su organización, en Configuración, ingrese Usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Usuarios. La lista de usuarios muestra todos los usuarios en su organización. Desde la lista, puede:
  • Crear uno o más usuarios.
  • Restablecer las contraseñas para usuarios seleccionados
  • Ver la página de detalles de un usuario haciendo clic en el nombre, alias o nombre de usuario.
  • Modificar los detalles de un usuario.
  • Iniciar sesión como cualquier usuario si el permiso del sistema está activado o si el usuario le otorgó el acceso de inicio de sesión de administrador.

Términos clave

Le hemos incluido varios términos cuando describimos la información teórica que necesita obtener para empezar a agregar usuarios. Estos son algunos términos clave que debe conocer y sus definiciones.

Nombres de usuario
Cada usuario tiene un nombre de usuario y una dirección de email. El nombre de usuario debe tener el formato de dirección de email y debe ser único en todas las organizaciones de Salesforce. Puede ser la dirección de email del usuario, siempre que sea única.
Licencias de usuario
Una licencia de usuario determina a qué funciones puede acceder el usuario en Salesforce. Por ejemplo, puede permitir a los usuarios acceder a funciones estándar de Salesforce y Chatter con la licencia estándar de Salesforce. Pero, si desea otorgar a un usuario el acceso a solo algunas funciones en Salesforce, tiene multitudes de licencias desde las cuales elegir. Por ejemplo, si tiene que otorgar a un usuario el acceso a Chatter sin permitirle ver ningún dato en Salesforce, puede otorgarle una licencia gratuita de Chatter.
Perfiles
Los perfiles determinan qué usuarios pueden actuar en Salesforce. Incluyen un conjunto de permisos que otorga el acceso a objetos, campos, fichas y registros concretos. Cada usuario puede tener un solo perfil. Seleccione perfiles basándose en la función laboral de un usuario (el perfil Usuario estándar es la mejor elección para la mayoría de usuarios). No proporcione a un usuario un perfil con más acceso del que necesita el usuario para hacer su trabajo. Puede otorgar el acceso a más elementos que el usuario necesita con un conjunto de permisos
Funciones
Las funciones determinan lo que los usuarios pueden ver en Salesforce basándose en su ubicación en la jerarquía de funciones. Los usuarios en la parte superior de la jerarquía pueden ver todos los datos propiedad de usuarios por debajo de ellos. Los usuarios en niveles inferiores no pueden ver datos propiedad de usuarios por encima de ellos o en otras sucursales, a menos que las reglas de colaboración les otorguen el acceso. Las funciones son opcionales pero cada usuario puede tener solo una.
Si tiene una organización con varios usuarios, es posible que encuentre sencilla la asignación de funciones al agregar usuarios. Sin embargo, puede configurar una jerarquía de funciones y asignar funciones a usuarios en cualquier momento. Las funciones solo están disponibles en Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition, Performance Edition y Developer Edition de Salesforce.
Alias
Un alias es un nombre corto para identificar al usuario en páginas de lista, reportes u otras ubicaciones donde no cabe su nombre completo. De forma predeterminada, el alias es la primera letra del nombre del usuario y las primeras cuatro letras de sus apellidos.

Directrices para agregar usuarios

Dispone de varias opciones para agregar usuarios y varias herramientas a su disposición en Salesforce. A continuación encontrará algunas directrices que le serán de mucha ayuda para comenzar.
  • Nombre de usuario: Cada usuario debe tener un nombre de usuario que sea único en todas las organizaciones de Salesforce (no solo en la suya).
  • Formato del nombre de usuario: Los usuarios deben tener un nombre de usuario en el formato de una dirección de email (que es , jdoe@domain.com), pero no tienen que utilizar una dirección de email real. (Pueden utilizar su dirección de email si desean siempre que su dirección de email sea única en todas las organizaciones de Salesforce.)
  • Email: Los usuarios pueden tener la misma dirección de email en las organizaciones.
  • Contraseñas: Los usuarios deben cambiar su contraseña la primera vez que inicien sesión.
  • Vínculo de inicio de sesión: Los usuarios solo pueden utilizar el vínculo de inicio de sesión en el email de inscripción una vez. Si un usuario sigue el vínculo y no establece una contraseña, usted (el administrador) debe restablecer su contraseña antes de que pueda iniciar sesión.

Agregar usuarios

Es posible que ya haya agregado algunos usuarios si inició el Asistente de configuración. Sin embargo, necesitará probablemente agregar usuarios en el futuro, especialmente cuando crezca su compañía y contrate más empleados.

Dependiendo del tamaño de su organización o de su proceso de incorporación de nuevos contratos, es posible que seleccione agregar usuarios uno por uno o varios al mismo tiempo. Puede hacerlo en Salesforce. El número máximo de usuarios que puede agregar se determina por su edición de Salesforce y el número de licencias de usuario que adquiere.

Para agregar usuarios:
  1. En Configuración, ingrese Usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Usuarios.
  2. Haga clic en Nuevo usuario para agregar un solo usuario o haga clic en Agregar múltiples usuarios para agregar hasta to 10 usuarios a la vez.
  3. Ingrese el nombre y la dirección de email de cada usuario y un nombre de usuario único en el formato de una dirección de email. De forma predeterminada, el nombre de usuario es el mismo que la dirección de email, pero puede sobrescribir esto.
  4. Seleccione la licencia de usuario con la que desea asociar los usuarios que crea (la licencia determina qué perfiles están disponibles para cada usuario).
  5. Seleccione un perfil.
  6. Seleccione Generar contraseñas y notificar al usuario por medio del email para enviar un email con el nombre de inicio de sesión a cada usuario nuevo.
  7. Haga clic en Guardar.

Ahora sabe cómo agregar usuarios a su organización de Salesforce. En la siguiente unidad, le enseñaremos cómo mantener sus datos seguros configurando lo que pueden acceder los usuarios.

Realizar la gestión de usuarios desde cualquier lugar

El acceso a la gestión de usuarios y a la configuración no está limitado a la interfaz de escritorio. Si no se encuentra en su escritorio y necesita tener a mano sus labores de administración, puede llevarse Configuración en sus desplazamientos con la aplicación móvil SalesforceA.

Puede realizar tareas de administración esenciales como restablecer contraseñas, inmovilizar usuarios y visualizar el estado actual del sistema desde su dispositivo móvil.

Puede obtener SalesforceA para dispositivos móviles iOS y Android. Descargue SalesforceA desde App Store™ o Google Play™.

Inicio de sesión en la aplicación móvil Salesforce

El inicio de sesión en la aplicación móvil Salesforce es sumamente fácil. Solo necesita un par de ingredientes clave para iniciar sesión en la aplicación móvil con éxito.
  • Nombre de usuario
  • Contraseña súpersecreta
  • Instancia correcta

El último elemento es importante. La instancia puede variar desde producción, sandbox o un dominio personalizado. De forma predeterminada, la aplicación móvil Salesforce se conecta con el entorno de producción. Puede conectarse a un entorno sandbox para fines de prueba o un dominio personalizado si está configurado para su organización. Cuando tiene todos los ingredientes listos, estará listo para iniciar sesión.

Pantalla de inicio de sesión
  1. Abra la aplicación móvil Salesforce.
  2. Toque Iniciar sesión.
    • Para iniciar sesión en un entorno sandbox o un dominio personalizado, los usuarios de iOS tocan Icono Configuración para seleccionar el entorno correcto. Los usuarios de Android tocan Icono Desbordamiento para seleccionar el entorno correcto.
  3. Ingrese el nombre de usuario y contraseña.
  4. Toque Iniciar sesión.

Monitorear el estado de confianza

Después de iniciar sesión en SalesforceA, verá la página Descripción general que muestra el estado reciente del sistema y los usuarios vistos recientemente.

Pantalla Descripción general

La sección Estado reciente del sistema muestra información desde trust.salesforce.com acerca del desempeño del sistema de su instancia en las últimas 24 horas. Trust.salesforce.com es el sitio Web de Salesforce para proporcionar transparencia sobre disponibilidad, desempeño, seguridad, privacidad y conformidad. El estado de confianza le proporciona una forma sencilla y rápida de ver si el desempeño de su organización se vio afectado, de modo que puede informar a sus usuarios de cualquier cambio.

Inmovilizar un usuario desde cualquier lugar

Prueba sorpresa: Está fuera de su escritorio tomando un café y recibe un email diciendo que la cuenta de Salesforce de un usuario puede no ser ya segura. ¿Qué hace?

Bien, como tiene la aplicación SalesforceA instalada, puede dar un sorbo a su café tranquilamente y cuidar su negocio desde su dispositivo móvil.

Vaya a la página de perfil del usuario en peligro, luego toque y seleccione Inmovilizar.

Inmovilizar usuario

Ahora la cuenta en peligro del usuario está inmovilizada para evitar cualquier problema y puede volver a disfrutar de su descanso y de su café.

Ha visto lo que puede hacer llevándose Configuración en sus desplazamientos con SalesforceA. Puede monitorear el estado de confianza de su organización o inmovilizar un usuario cuya cuenta dejó de ser segura. Cuando vuelva de su descanso a su escritorio, profundizaremos en lo que puede hacer Configuración en el escritorio por usted.