Agregar nuevos usuarios

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir una cuenta de usuario y el tipo de información que contiene.
  
• Agregar un solo usuario o varios usuarios.
  
• Inmovilizar o desactivar usuarios.
  

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y utilice las traducciones entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto dependen de los datos en ese idioma. Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

¿Qué es un usuario?

Como administrador, realiza tareas de gestión de usuarios como crear y editar usuarios, restablecer contraseñas, conceder permisos, configurar el acceso a datos, y mucho más. En esta unidad, aprenderá acerca de los usuarios y cómo agregarlos a Salesforce.

Entonces, ¿quién es usuario? Un usuario es una persona que inicia sesión en Salesforce. Los usuarios son empleados de su compañía, como representantes de ventas, gestores y especialistas de TI que necesitan acceder a registros de la compañía. También puede tener usuarios externos, como clientes finales, clientes potenciales y socios que accedan a sitios de Experience Cloud.

Existe una cuenta de usuario para cada usuario en Salesforce. La cuenta de usuario identifica el usuario y la configuración de la cuenta de usuario determina a qué funciones y registros puede acceder el usuario. Cada cuenta de usuario contiene al menos lo siguiente.

• Nombre de usuario
  
• Dirección de email
  
• Nombre del usuario (opcional)
  
• Apellido del usuario
  
• Alias
  
• Apodo
  
• Licencia
  
• Perfil
  
• Función (opcional)
  

No se preocupe si nada le suena familiar. Lo cubriremos con más detalles más adelante.

Los usuarios se ven y se gestionan desde la página Users (Usuarios) en Setup (Configuración). La lista de usuarios muestra todos los usuarios de Salesforce. Desde la lista, puede:

• Crear uno o más usuarios.
  
• Restablecer las contraseñas para usuarios seleccionados
  
• Consultar la página de detalles de un usuario al hacer clic en el nombre, alias o nombre de usuario.
  
• Modificar los detalles de un usuario.
  
• Iniciar sesión como cualquier usuario si el permiso del sistema está activado o si el usuario le otorgó el acceso de inicio de sesión de administrador.
  

Términos clave

Utilizamos muchos términos para describir la información que necesita para empezar a agregar usuarios. Estos son algunos términos clave que debe conocer y sus definiciones.

Nombres de usuario

Cada usuario tiene un nombre de usuario y una dirección de email. El nombre de usuario debe tener el formato de una dirección de email y debe ser único en Salesforce. Puede ser la dirección de email del usuario, siempre que sea única.

Licencias de usuario

Una licencia de usuario determina a qué funciones puede acceder el usuario en Salesforce. Por ejemplo, puede permitir a los usuarios acceder a funciones estándar de Salesforce y Chatter con la licencia estándar de Salesforce. Sin embargo, si desea conceder a un usuario acceso solo a algunas funciones de Salesforce, tiene una gran variedad de licencias entre las que elegir. Por ejemplo, si tiene que otorgar a un usuario el acceso a Chatter sin permitirle ver ningún dato en Salesforce, puede otorgarle una licencia gratuita de Chatter.

Para obtener más información sobre las licencias en Salesforce, consulte Licencias de Salesforce.

Profiles

Cada usuario tiene un perfil que define la configuración predeterminada. Es posible usar perfiles para conceder permisos y acceso a los usuarios. Sin embargo, le recomendamos que conceda a los usuarios el perfil Acceso mínimo - Salesforce y, a continuación, use conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos para conceder a los usuarios los permisos que necesiten.

¿Qué debe contener un conjunto de permisos frente y un perfil?

Funciones

Las funciones determinan lo que los usuarios pueden ver en Salesforce según su ubicación en la jerarquía de funciones. Los usuarios en la parte superior de la jerarquía pueden ver todos los datos propiedad de usuarios por debajo de ellos. Los usuarios en niveles inferiores no pueden ver datos propiedad de usuarios por encima de ellos o en otras sucursales, a menos que las reglas de colaboración les otorguen el acceso. Las funciones son opcionales pero cada usuario puede tener solo una. Si tiene una organización con varios usuarios, es posible que encuentre sencilla la asignación de funciones al agregar usuarios. Sin embargo, puede configurar una jerarquía de funciones y asignar funciones a usuarios en cualquier momento. Las funciones solo están disponibles en Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition, Performance Edition y Developer Edition de Salesforce.

Alias

Un alias es un nombre corto para identificar al usuario en páginas de lista, reportes u otras ubicaciones donde no cabe su nombre completo. De forma predeterminada, el alias es la primera letra del nombre del usuario y las primeras cuatro letras de sus apellidos.

Directrices para agregar usuarios

Tiene muchas opciones para agregar usuarios y varias herramientas a su disposición en Salesforce. A continuación encontrará algunas directrices que le serán de mucha ayuda para comenzar.

• Nombre de usuario: Cada usuario debe tener un nombre de usuario que sea único en todo Salesforce.
  
• Formato del nombre de usuario: los usuarios deben tener un nombre de usuario en el formato de una dirección de email (jdoe@domain.com), pero no tienen que utilizar una dirección de email real. Pueden usar su dirección de email si lo desean, siempre y cuando sea única en todo Salesforce.
  
• Email: Los usuarios pueden tener la misma dirección de email en las organizaciones.
  
• Contraseñas: Los usuarios deben cambiar su contraseña la primera vez que inicien sesión.
  
• Vínculo de inicio de sesión: los usuarios solo pueden utilizar el vínculo de inicio de sesión en el email de inicio de sesión una vez. Si un usuario sigue el vínculo y no establece una contraseña, usted (el administrador) debe restablecerla antes de que el usuario pueda iniciar sesión.
  

Agregar usuarios

Es posible que ya haya agregado algunos usuarios si inició el Asistente de configuración. Sin embargo, probablemente necesitará agregar usuarios en el futuro, sobre todo cuando su compañía crezca y contrate más empleados.

Según el tamaño de la organización o del proceso de incorporación de nuevos contratos, es posible que agregue usuarios uno por uno o varios al mismo tiempo. Puede hacerlo en Salesforce. El número máximo de usuarios que puede agregar se determina por su edición de Salesforce y el número de licencias de usuario que adquiere.

Para agregar usuarios:

1. Desde Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), ingrese Users (Usuarios) y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en New User (Nuevo usuario) para agregar un solo usuario o en Add Multiple Users (Agregar varios usuarios) para sumar hasta 10 usuarios a la vez.
   
3. Ingrese el nombre y la dirección de email de cada usuario y un nombre de usuario único en el formato de una dirección de email. De forma predeterminada, el nombre de usuario es el mismo que la dirección de email, pero puede sobrescribir esto.
   
4. Seleccione la licencia de usuario con la que desea asociar los usuarios que crea (la licencia determina qué perfiles están disponibles para cada usuario).
   
5. Seleccione un perfil.
   
6. Seleccione Generate password and notify user immediately (Generar contraseña y notificar al usuario inmediatamente) a fin de enviar por email un nombre para iniciar sesión y una contraseña temporal a cada usuario nuevo.
   
7. Haga clic en Guardar.
   

Ahora que agregó usuarios a Salesforce, ¿terminó su trabajo como administrador? ¡No exactamente! La gestión de usuarios es una tarea continua. A continuación, aprenderá sobre otras acciones que quizás deba realizar para los usuarios.

Inmovilizar un usuario

Prueba sorpresa: recibe un email que indica que es posible que la cuenta de Salesforce de un usuario se encuentre en riesgo. ¿Qué hace?

Bueno, como usted es un administrador con experiencia, no entra en pánico. Sabe que puede ir directamente a Setup (Configuración) y asegurarse de que no haya ningún riesgo en la cuenta de ese usuario.

1. Desde Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), ingrese Users (Usuarios) y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en el nombre de usuario de la cuenta que desea inmovilizar.
   
3. Haga clic en Freeze (Inmovilizar) para evitar que el usuario inicie sesión en la cuenta.
   

Ahora la cuenta en peligro del usuario está inmovilizada para evitar cualquier problema y puede relajarse al saber que su organización está segura. Inmovilizar cuentas también puede ser útil si un usuario abandona su compañía y no quiere que inicie sesión, pero necesita hacer una limpieza antes de desactivarlas.

Desactivar un usuario

¿Cuál es la diferencia entre inmovilizar y desactivar usuarios? Ambas acciones impiden que el usuario inicie sesión en su cuenta. Sin embargo, inmovilizar cuentas de usuario no significa que sus licencias de usuario estarán disponibles en su organización. Por este motivo, querrá desactivar a un usuario después de que abandone su compañía.

1. Desde Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), ingrese Users (Usuarios) y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en Edit (Modificar) junto al nombre de un usuario.
   
3. Anule la selección de la casilla Active (Activo) y haga clic en Save (Guardar).
   

Puede desactivar usuarios, pero no eliminarlos. ¿Por qué? Eliminar un usuario puede generar registros huérfanos y la pérdida de información importante de la empresa. En su lugar, desactive los usuarios para garantizar que se conserven los registros y datos del usuario.

Ver a qué pueden acceder los usuarios

En la página de detalles del usuario hay otra función útil, User Access Summary (Resumen de acceso de usuario), donde puede ver los permisos que tiene asignado el usuario y las funciones de acceso a registros a las que se agregó el usuario.

1. Desde Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), ingrese Users (Usuarios) y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en el nombre del usuario cuyo acceso desea ver.
   
3. Haga clic en View Summary (Ver resumen).
   
4. Haga clic en las fichas para ver los permisos asignados de un usuario o los grupos públicos y las colas a las que está agregado. Para ver qué perfil, conjuntos de permisos o grupos de conjuntos de permisos otorgan un permiso específico al usuario, haga clic en la acción en el nivel de fila del permiso y, luego, en Access Granted By (Acceso otorgado por).
   

Ahora ya sabe cómo agregar usuarios a Salesforce, y cómo inmovilizar y desactivar usuarios cuando sea necesario. También sabe cómo ver el acceso que tiene un usuario. En la siguiente unidad, aprenderá cómo mantener sus datos seguros al configurar a qué pueden acceder los usuarios.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Gestionar usuarios
• Ayuda de Salesforce: Ver y gestionar usuarios
• Ayuda de Salesforce: Descripción general de licencias